由 Jane Suchan 所提供，PMP
那麼什麼是項目項目關係人呢？ 定義有許多種，來源與公司與公司不同。 全部都建議項目關係人是項目結果具有既得興趣的人員或群組。 項目關係人管理是關係管理的同義字：目標是取得並持續對項目的承諾。
在此處，項目關係人是組織中有興趣或受專案結果影響的個人或群組。 但在開始建立及管理項目關係人清單之前，請先確認您對專案關係人的定義與貴組織的定義一致。
為什麼管理項目關係人很重要？
儘管我們認為情況並非如此，但並非所有人都會對項目充滿百分比熱情，因此我們必須面對這樣的事實。 項目關係人可能需要瞭解新的工具或程式、放棄控制權，或是在某些極端情況下，失去工作。 項目經理和贊助者都感到負擔，以減輕項目關係人的疑慮，而且您不可能一直讓所有人感到快樂。 有些必須以無法完成工作的方式處理。
了解動機可協助您解決疑慮，並避免負面行為和作法，例如：
-
延遲所需的輸入或核准。
-
開始相互競爭的專案。
-
將資源重新分派給其他專案。
-
在後場進行政治活動以破壞專案。
有效管理項目關係人的好處如下：
-
減少項目週期時間，防止其陷入困境。
-
串流式核准程式。
-
協助確保專案資源可供使用並保持專注。
-
讓資訊保持順暢。
開發項目關係人清單
在專案初期，請與項目贊助商合作，建立所有可能的項目關係人清單。 根據您定義這個角色的方式，以及專案對組織的影響而定，這份清單可能會很長。
項目關係人清單是項目經理的工具，也是專案通訊計劃的重要輸入。 根據清單的評估，您可以規劃強大的通訊策略。 而且，您不需要分享項目贊助商以外的清單詳細數據。
大部分專案都成為熱門專案，因此當您評估項目關係人時，預期會陷入一些陰暗的水中。
評估項目關係人清單
決定每個項目關係人的影響力，並依影響層級加以分類。 有些會讓項目繼續向前。 這可能包括項目贊助商或資深經理。 由於他們的位置和決策角色，您需要密切監視這些項目關係人。 其他人可能也會是無法在專案上插上插頭的人，但可能會在幕後作業破壞專案，甚至是結束任務作。
另一個層級的項目關係人是即將居住的人員 搭配產品 —有時候是每天使用。 此群組提供必須符合之商務需求形式的輸入。 如果專案成功，他們就能獲得最大收益，因為這會直接影響到這些專案。 雖然通常無法直接或間接結束專案，但對於專案的成功至關重要。 如果他們的需求或疑慮未符合，他們將會快速從您最大的支援者成為您最大的問題。
組織項目關係人的另一種方法是依參與程度和責任層級將專案分組。 一個群組可能正積极參與專案和進行工作，另一個群組可能在某個時間點參與，另一個可能是未參與但必須接收專案相關通訊的項目關係人。
使用 RACI 將專案關係人分類
負責、負責、查閱及通知 (RACI) 是組織設計中使用的工具，可依項目參與程度和責任層級指派及指定項目關係人。 這是將專案關係人分類的實用方式，讓您可以為每個人員或群組規劃最有效的通訊策略。 這些項目關係人的定義如下：
-
負責 此人負責完成工作。
-
負責 如果工作尚未完成，系統會打電話給此人，並管理負責完成工作的人員。 項目經理通常會有這個角色。
-
諮詢 雖然不負責或不負責完成，但會向此人諮詢工作層面。
-
通知 這個被動角色的擁有者會隨時掌握資訊，但不負責或不負責工作。
一盎司防護 ...
專案管理就是管理期望。 在專案中較早的時間與您的贊助商合作，以識別及評估您的項目關係人。 請務必在項目期間更新您的清單。 您必須知道您的項目關係人及其興趣，才能有效管理項目關係人。 這會讓您從長期遇到的困難中節省時間，並確保您的專案成功。
|
關於作者 Jane Suchan 是計劃經理，擁有管理企業業務計劃及開發專案管理方法的經驗。 簡家住在華盛頓州西雅圖。 |
