使用查詢計算資料

使用查詢計算資料

本文說明如何計算查詢所傳回的資料。 例如,在表單或報表上,您可以計算一或多個資料表欄位或控制項中的專案數。 您也可以計算平均值,並尋找最小值、最大值、最早值及最新值。 此外, Access 提供一個名為 [合計] 列的功能,您可以用來計算資料工作表中的資料數目,而不必變更查詢的設計。

您想要做什麼?

瞭解計算資料的方式

使用 [合計] 列計算資料的數目

使用合計查詢計算資料

Aggregate 函數參照

瞭解計算資料的方式

您可以使用count函數計算欄位中的專案數(值的資料行)。 Count函數屬於一組稱為匯總函數的函數。 您可以使用匯總函數對資料行執行計算,然後傳回單一值。 除了Count之外,Access 還提供一些匯總函數,例如:

  • 表示一欄數位的合計。

  • 平均,用於計算一欄數位的平均值。

  • Maximum (最大值),用於尋找欄位中的最大值。

  • 最小值,用於尋找欄位中的最小值。

  • 標準差,用於測量值在平均值(均值)中散佈的範圍。

  • 變化,用於測量欄中所有值的統計方差。

Access 提供兩種方式,可將Count與其他匯總函數新增至查詢。 您可以:

  • 在 [資料工作表視圖] 中開啟查詢,然後新增 [合計] 列。 [合計] 資料列可讓您在查詢結果集的一或多個資料行中使用匯總函數,而不必變更查詢的設計。

  • 建立合計查詢。 合計查詢會跨記錄群組計算小計。 例如,如果您想要以 [城市] 或 [季度] 來小計所有銷售量,您可以使用合計查詢,按照您想要的類別來分組記錄,然後加總銷售資料。 相反地,[合計] 列會計算資料的一或多個資料行(欄位)的總計。

附註: 本檔中的 [操作說明] 區段強調使用Count函數,但請記住,您可以在合計列和查詢中使用其他匯總函數。 如需使用其他匯總函數的詳細資訊,請參閱本文稍後的匯總函數參考

如需使用其他匯總函數之方法的詳細資訊,請參閱在資料工作表中顯示資料行總計一文。

下列各節中的步驟說明如何新增 [合計] 列,以及如何使用合計查詢來計算資料。 當您繼續執行時,請記住, Count函數所使用的資料類型比其他匯總函數還要多。 例如,您可以針對任何類型的欄位執行Count函數,除了包含複雜、重複的標量資料(例如多值清單欄位)以外。

相反地,許多匯總函數只適用于欄位中設定為特定資料類型的資料。 例如, Sum函數只適用于設定為數字、小數或貨幣資料類型的欄位。 如需有關每個函數所需資料類型的詳細資訊,請參閱本文稍後的匯總函數參考

如需資料類型的一般資訊,請參閱修改或變更欄位的資料類型設定一文。

頁面頂端

使用 [合計] 列計算資料的數目

您可以在 [資料工作表視圖] 中開啟查詢、新增列,然後選取Count函數或其他匯總函數(例如SumMaximum、MaximumAverage),在查詢中新增 [合計] 列。 本節中的步驟說明如何建立基本的選取查詢及新增 [合計] 列。

建立基本的選取查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    在查詢設計工具的上半部區段中,選取的一個或多個資料表會顯示為 windows。 下圖顯示 [查詢設計工具] 中的一個典型資料表:

    在設計格線有三個欄位的查詢

  3. 按兩下您要在查詢中使用的資料表欄位。

    您可以加入包含描述性資料的欄位(例如名稱和描述),但您必須包含包含要計算之值的欄位。

    每個欄位都會出現在查詢設計格線的資料行中。

  4. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    查詢的結果會顯示在 [資料工作表視圖] 中。

  5. 或者,回到 [設計檢視] 並調整您的查詢。 若要這樣做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引標籤,然後按一下 [設計檢視]。 然後,您可以在必要時新增或移除資料表欄位,以視需要調整查詢。 若要移除欄位,請選取設計格線線中的資料行,然後按 DELETE 鍵。

  6. 您也可以選擇 [儲存查詢]。

新增 [合計] 列

  1. 在 [資料工作表視圖] 中開啟查詢。 若要針對 .accdb 檔案格式的資料庫執行此動作,請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引標籤,然後按一下 [資料工作表視圖]。

    -或-

    針對使用舊版 Access 建立的 .mdb 檔案格式資料庫,請在 [常用] 索引標籤的 [視圖] 群組中,按一下 [視圖] 下方的箭號,然後按一下 [資料工作表視圖]。

    -或-

    在 [功能窗格] 中,按兩下該查詢。 執行此動作會執行查詢,並將結果載入至資料工作表中。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

    Access 功能區影像

    新的 [總計] 列會顯示在資料工作表中最後一個資料列的下方。

  3. 在 [合計] 列中,按一下您要加總的欄位,然後從清單中選取 [計數]。

隱藏 [合計] 列

  • 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

如需有關使用 [合計] 列的詳細資訊,請參閱在資料工作表中顯示資料行總計一文。

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使用合計查詢計算資料

當您需要計算查詢所傳回的部分或所有記錄數時,您可以使用合計查詢(而不是 [合計] 列)來計算資料。 例如,您可以計算銷售交易的數目,或是單一城市中的交易數。

通常,當您需要在資料庫的其他部分(例如報表)中使用結果值時,您可以使用合計查詢,而不是 [合計] 列。

計算查詢中的所有記錄

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    該表會出現在 [查詢設計工具] 上方區段的視窗中。

  3. 按兩下您要在查詢中使用的欄位,並確認您包含要計算的欄位。 您可以計算大部分資料類型的欄位,也就是包含複雜、重複的標量資料之欄位的例外狀況,例如多值清單的欄位。

  4. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    [合計] 列會出現在設計格線線中,而 [群組依據] 會出現在查詢中每個欄位的列中。

  5. 在 [合計] 列中,按一下您要計算的欄位,然後從產生的清單中選取 [計數]。

  6. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    查詢的結果會顯示在 [資料工作表視圖] 中。

  7. 您也可以選用 [儲存查詢]。

計算群組或類別中的記錄數目

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    資料表會出現在 [查詢設計工具] 上方區段的視窗中。

  3. 按兩下包含您類別資料的欄位,以及包含您要計算之值的欄位。 您的查詢不能包含其他描述性欄位。

  4. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    [合計] 列會出現在設計格線線中,而 [群組依據] 會出現在查詢中每個欄位的列中。

  5. 在 [合計] 列中,按一下您要計算的欄位,然後從產生的清單中選取 [計數]。

  6. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    查詢的結果會顯示在 [資料工作表視圖] 中。

  7. 您也可以選用 [儲存查詢]。

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Aggregate 函數參照

下表列出並說明 Access 提供的匯總函數,以用於 [合計] 列和 [查詢] 中。 請記住,Access 提供的查詢集合函數比 [合計] 資料列的更多。 此外,如果您使用的是 Access 專案(連接到 Microsoft SQL Server 資料庫的 Access 前端),您可以使用 SQL Server 提供的一組較大的匯總函數。 如需該函數集的詳細資訊,請參閱 Microsoft SQL Server 線上書籍。

函數

描述

可搭配使用的資料類型

Sum

加總欄中的項目。 僅適用於數字和貨幣資料。

數字、小數、貨幣

Average

計算某欄的平均值。 該欄必須包含數字、貨幣或日期/時間資料。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

Count

計算欄中的項目數量。

除包含複雜重複標量資料(例如多值清單欄)以外的所有資料類型。

如需多值清單的詳細資訊,請參閱多值欄位指南,以及建立或刪除多重值欄位

Maximum

傳回最高值的項目。 針對文字資料,最高值是最後一個字母值,而 Access 則忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

Minimum

傳回最低值的項目。 對於文字資料,最小值是第一個字母值,而 Access 則忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

標準差

測量值在平均值(均值)中散佈的範圍。

如需有關使用此函數的詳細資訊,請參閱在資料工作表中顯示資料行總計一文。

數字、小數、貨幣

Variance

計算欄中所有值的統計變異數。 此函數僅適用於數字和貨幣資料。 如果資料表包含的資料列少於兩列,Access 會傳回 null 值。

如需方程式函數的詳細資訊,請參閱在資料工作表中顯示資料行總計一文。

數字、小數、貨幣

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