使用立即搜尋尋找郵件或項目

使用立即搜尋尋找郵件或項目

需要在一堆收件匣或資料夾中尋找重要的郵件? [立即搜尋] 可協助您快速地找到 Outlook 中的項目。 您可以在所有的 Outlook 資料夾中隨時使用 [立即搜尋] 窗格,例如 [郵件]、[行事曆] 和 [工作]。

如要在使用 [立即搜尋] 時獲得更準確的搜尋結果,相關祕訣請參閱了解如何縮小搜尋準則的範圍

您想要做什麼?

  1. 在靠近畫面底部的瀏覽列中,按一下 [郵件]。

    瀏覽列為文字檢視

    如果您看到的不是如此,表示可能已開啟「精簡瀏覽」,而您看到的會是像這樣的圖示:

    瀏覽列為圖示檢視

    或者,除了已開啟「精簡瀏覽」外,資料夾窗格可能已最小化,因此圖示會以垂直方向排列。 按一下 [最小化/展開] 按鈕,您可以展開資料夾窗格,如下所示:

    最小化資料夾窗格中的圖示檢視

  2. 尋找搜尋方塊。 找到位於郵件頂端,如下所示:

    郵件上方的 [立即搜尋] 方塊

  3. 若要尋找您知道存在於郵件中的字詞,或是來自特定人員的郵件,請在搜尋方塊中輸入該字詞或人員的名稱 (姓、名、部分名稱皆可)。 包含指定字詞或名稱的郵件隨即顯示,並在結果中醒目提示所搜尋的文字。

    符合單一字詞的搜尋結果

  4. 您可以變更搜尋的內容,進一步縮小結果的範圍。 以下是一些常見的範例:

    • 輸入「"費用報表"」(包括引號),以尋找完整包含「費用報表」這個詞的郵件。

    • 輸入「費用 AND 報表」(「AND」要全大寫),即會尋找同時包含費用和報表兩個詞的郵件,但不一定是以費用和報表這個順序排列。 您也可以使用「OR」。

    • 輸入「費用 NOT 報表」(「NOT」要全大寫),可尋找包含費用,但不包含報表一詞的郵件。

  5. 注意:如果您要搜尋整個單字或單字的開頭,搜尋只會尋找項目;如果您搜尋單字的中間或結尾,將找不到項目。 例如,如果郵件主旨包含「關於 Office365 的電子郵件」,以下搜尋將不會找到該項目:

    • 「郵件」 -- 因為這是電子郵件這個字的結尾。

    • 「365」 -- 因為這是「Office 365」這個字的結尾

    • 「ice」--因為這是「Office 365」這個字的中間。

  6. 完成後,您可按一下搜尋方塊中的 X 清除搜尋。

如果找不到您要找的項目,請使用功能區上的搜尋工具,縮小搜尋範圍。 按一下搜尋方塊之後,您可以選取功能區左側的範圍選項。 一旦決定範圍之後,就可以選取主旨行或寄件者等選項,進一步精簡搜尋。

範圍 (要在哪裡搜尋):您可以在這裡選擇您要搜尋特定的資料夾 (例如您所有的信箱),還是只搜尋您已選取的目前資料夾 (大部分是指 [收件匣])。

選取範圍以縮小搜尋結果範圍

縮小搜尋範圍 (要搜尋的項目):當您已選取範圍之後,您可以在 [縮小搜尋範圍] 群組中新增其他條件。 當您選取選項時,Outlook 會將特殊指令碼新增到搜尋方塊中以限制搜尋。

利用 [精簡] 群組選項來縮小搜尋結果範圍

讓我們看看這些選項。

  • 寄件者:只顯示特定人士傳送的郵件來篩選搜尋結果。 例如,您可以搜尋所有由吳欣雯傳送的郵件。

  • 主旨:根據電子郵件的主旨行來篩選搜尋結果。 例如,您可以搜尋所有主旨行中含有「報告」這個關鍵詞的郵件。

  • 含附件︰提供您包含附件的所有訊息。

  • 已分類:選擇一種類別,查看所有您已標幟特定類別的郵件。

  • 本週︰在下拉式功能表上,根據您接收訊息的時間,選擇時間範圍來縮小您的搜尋結果。

  • 收件者:在下拉式功能表上,根據電子郵件收件者選擇選項來篩選結果。 例如您曾是副本收件者的訊息,或傳送給特定人員的訊息。

  • 未讀取:顯示您所選取的資料夾中,所有未讀的郵件。

  • 已標幟:顯示您加上標幟準備處理的郵件。

  • 重要事項:顯示所有標記為非常重要的郵件。

  • 更多:在功能表上選擇一個選項,進一步縮小搜尋結果。 例如,您可以根據機密程度或郵件大小加以篩選。

請記住,您可以混合並比對這些選項。

以下是範例: 您可以搜尋上個月從「淑芬」收到的所有郵件,並在主旨列上使用關鍵字「報告」。

若要設定此範例的搜尋:

  1. 務必選取 [收件匣],然後按一下 [搜尋] 方塊。

  2. 選取 [範圍] 群組中的 [子資料夾]。

  3. 按一下 [寄件者] 然後在搜尋方塊中輸入「淑芬」代替醒目提示的文字。

  4. 按一下 [主旨] 然後在搜尋方塊中輸入「報告」代替醒目提示的文字。

  5. 從 [本週] 旁邊的下拉式功能表,選取 [上個月]。

    搜尋工具選項的範例

搜尋結果太多嗎? 或是找不到想要的內容?

  1. 請在搜尋方塊中按一下。

  2. 在 [搜尋] 索引標籤上,按一下 [搜尋工具] > [進階尋找]。

    [搜尋工具] 下的 [進階尋找]

您可以在 [進階尋找] 方塊中指定更複雜的準則,或甚至在您的行事曆、連絡人清單、記事及工作中進行搜尋。

  1. 按一下 [進階] 索引標籤。

  2. 在 [定義其他準則] 下,按一下 [欄位] 按鈕,然後按一下 [所有郵件欄位]。 您將看到您可搜尋的欄位功能表,例如 [寄件者]、[收件者]、[收到日期]、[主旨],及其他數十種選項。

    進階搜尋欄位功能表

  3. 先選擇欄位,再選擇條件及值進行測試。 例如:

    寄件者/包含/Katie 會搜尋名稱包含「Katie」的人員所傳送的郵件。 請注意,我們使用「包含」做為條件,而不是使用「正是」,因此我們不需要尋找完全符合的項目。 因此,如果 Katie 的電子郵件名稱為「Katie Jordan」,則寄件者/正是/Katie 便無法運作,因為我們必須指定 Katie 的全名 Katie Jordan,才能取得完全相符的項目。 在此狀況下,「包含」條件非常好用。

  4. 視您的需要或想要測試的方式,盡可能新增其他條件。 我們將多新增三個條件:

寄件者 | 包含 | Katie 會搜尋名稱包含「Katie」的人員所傳送的郵件。 請注意,我們使用「包含」做為條件,而不是使用「正是」,如此我們就不需要尋找完全符合的項目。 因此,如果 Katie 的電子郵件名稱為「Katie Jordan」,則寄件者 | 正是 | Katie 便無法運作,因為我們必須指定 Katie 的全名「Katie Jordan」,才能取得完全相符的項目。 在此狀況下,「包含」條件非常好用。

接著,我們假設您也新增以下條件:

  • 收到 | 介於 | 13/5/01 and 13/5/31

  • 郵件 | 包含 | 預算

  • 收件者 | 包含 | Rob

    建立搜尋條件清單

現在,Outlook 會搜尋符合下列條件的郵件:寄件者名稱包含「Katie」、送到收件匣的時間為 2013 年 5 月、郵件內文含有「預算」一詞,且除了您之外,郵件同時也傳送給名稱含有「志鴻」的收件者。 以下我們放大顯示新增的四個準則清單。

欄位、條件和值

最後,請按一下 [立即尋找] 執行搜尋。

進階搜尋結果

如果您能接受超過 250 筆搜尋結果,即可略過該限制:

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [搜尋]。

  2. 在 [結果] 底下,清除 [限制顯示結果數以改善搜尋速度] 核取方塊。

您想要做什麼?

  1. 在瀏覽窗格中,按一下您要搜尋的資料夾。

  2. 在 [立即搜尋] 方塊中,輸入搜尋文字。

    [立即搜尋] 方塊

    • 含有所輸入文字的項目隨即顯示,並醒目提示搜尋文字。

    • 若要縮小搜尋範圍,請輸入更多字元。

  3. 若要擴大搜尋以包含所有資料夾,請按一下位於搜尋結果底端的 [再搜尋一次]。

    附註: 

    • 若要讓插入點回到 [立即搜尋] 方塊,請按 CTRL+E。

    • 當您完成搜尋時,可以按一下 [立即搜尋] 方塊旁的 [關閉搜尋] [關閉搜尋] 按鈕 以清除此搜尋。

    • 附件也會列入搜尋,但不會醒目提示附件的搜尋結果。

您可以新增準則以縮小搜尋範圍。 當您在 [立即搜尋] 方塊中按一下或進行輸入時,會建立 [搜尋工具] 索引標籤。 [調整] 群組中提供一些準則選項,可協助您進行更特定的搜尋。

功能區上的 [搜尋工具] 索引標籤

附註: 您新增的搜尋欄位與您在 Outlook 中的位置有關,例如 [郵件]、[行事曆]、[連絡人]、[工作]、[記事]、[資料夾清單] 或 [日誌]。 搜尋欄位也與目前使用的 Outlook 電子郵件設定檔有關。 結束並重新啟動 Outlook 之後,這些搜尋欄位會一直存在。 搜尋查詢則不會一直存在。

程式會儲存最近的 10 次搜尋,可供您重複使用。

  • 按一下 [立即搜尋] 方塊,接著在 [搜尋工具] 索引標籤的 [選項] 群組中按一下 [最近搜尋],然後按一下您要再次使用的搜尋文字或片語。

    功能區上的 [最近搜尋] 命令

另請參閱

了解如何在 Outlook 中縮小搜尋準則以獲得更佳的搜尋結果

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