使用者目標:規劃您的專案

規劃您的專案使用者目標

建議您先開始規劃,然後再開啟 Microsoft Project。

若要擷取您對專案目標的初步想法,請使用 Word、Excel、OneNote 或 Outlook 等應用程式。

每個人都接受你的點子之後,您就可以開始使用 Project 規劃排程。

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開始之前的專案管理秘訣。 . .

  • 請確定您有專案    確定您要考慮的是實際專案。 專案有三個特性:

    • 暫時且唯一    因為它是一次性活動,所以設計汽車車間作業是一個專案。 在工廠的汽車製造商是重複的一系列活動,因此不是專案。

    • 它有明確定義的可交付專案    交付專案可讓專案成為焦點和用途。 如果未明確指出交付專案,則風險承擔者不會認為他們的專案投資是值得的。

    • 它有開始和結束    如果沒有專案的結束日期,風險承擔者和投資者就不能充分享受其投資所帶來的專案結果和優點。

      以下是幾個範例,可協助您判斷自己是否具有專案。

非專案的活動

明確定義的專案

製造汽車

  • 升級製造廠房以提升效率的專案。

  • 尋找更接近製造設備之維護廠房的專案。

降低競爭風險

  • 取代安全性軟體的專案。

  • 從相關產業聘雇風險專家的專案。

  • 識別專案限制    限制式是限制專案經理在設計及管理專案上方案選擇的因素。 大多數的專案都有三種限制:

    • 有限的時間範圍    主要交付專案的結束日期通常會修正專案的整體長度。

    • 有限的人員及其他資源    專案經理通常擁有有限數量的人員來執行專案工作,或使用有限的預算。

    • 小型範圍    專案通常受到團隊可以完成的程度的限制。 如果專案有太多的可傳送作業或功能,排程中可能沒有足夠的時間來完成所有作業。

其中一個限制式的變更通常會影響另外兩個限制式,並且可能會影響整體品質。 例如,縮短專案的工期會迫使專案經理決定完成專案交付項目所需的工作人員數目。 如果工作人員不足,則縮短專案工期可能得有所取捨,例如縮小專案範圍。

  • 儘早識別您的專案關係人    不會對專案有任何影響,無法找出誰是重要的專案關係人,以及如何與他們進行最佳溝通。 如果您無法在專案開始後找出重要的專案關係人,專案可以 grind 到停止,或是隨著新專案目標與方法的建議而成為超過預算。

步驟 1:擷取最初的想法

在 OneNote 中捕捉早期想法

當您思考專案內容以及想要完成的目標時,使用 OneNote 記下筆記。 您的筆記可以包含電子郵件、網站連結、視訊或最初的規格。

將 Excel 資料匯入專案

有時候,專案會以 Excel 中的簡單清單做為開始。 但是當專案成長時,將其匯入到 Project,您就可以更有效率地組織及排程工作。

在任何電腦上使用 Microsoft 365,即可在任何位置捕獲專案筆記

使用 Microsoft 365與早期專案規格搭配使用。 只要您使用具備網際網路連線的電腦,就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。

在網頁瀏覽器中使用 Office Online

使用 Office 網頁版 而不 Microsoft 365。 只要您有 Microsoft 帳戶,就能使用 Web 版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 擷取您最初的專案想法。

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步驟 2:連絡專案關係人

報告早期進度

無論您進行到專案規劃中的哪個部分,主動提交清楚的報告有助於獲得專案關係人對專案交付項目的接受度。

加入線上會議

如果專案關係人不在,請使用線上會議與其連線。 共用 PowerPoint 投影片、Excel 工作表或 OneNote 筆記來討論早期專案計劃。 使用者可以在他們的辦公室、路上或行動裝置上參與 Microsoft 團隊線上會議。

與專案小組成員交談

當您正在處理專案排程時,當您使用專案排程時,請使用小組線上與他們交談。

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步驟 3:開始專案

從 Word、Outlook 或 PowerPoint 複製並貼上到 Project 中

在 Word、Outlook 或 PowerPoint 中複製工作清單,並將其貼到 Project 中,即可快速開始排程。 Project 會保留大綱結構及格式設定(僅適用于 Project 2013 及更新版本)。

從另一個專案或範本建立新的專案

根據從類似專案預先填入任務的範本來建立新專案。 業界專家已建立許多這類專案,可協助您快速入門。

將 Excel 資料匯入專案

將已在 Excel 中開始的任務清單移至 Project。 Project 會保留大綱結構和格式設定。

將 SharePoint 工作清單匯入為初期專案

專案有時會以 SharePoint 中的工作清單開始,以便與沒有 Project 的人員共用。 一旦工作清單增長到特定大小,請將其移到 Project 並繼續處理。

專案管理目標:建立新的專案排程

在 Project 中啟動專案之後,您就可以開始新增任務、組織工作、將其連結、新增人員等等。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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