使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 簽出或簽入文件庫檔案

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 簽出或簽入文件庫檔案

大聲朗讀含有螢幕助讀程式內容標籤的符號。 本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的視力障礙使用者。 如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中使用鍵盤和螢幕閱讀器來取出和存回文件庫中的檔案。 我們已使用朗讀程式和 JAWS 進行測試,但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧,就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。 取出檔案後,您可以在線上或離線編輯,並視需求多次儲存檔案,但其他人無法進行編輯。 存回檔案後,其他小組成員會看到您變更的內容,並且可依照他們所擁有的權限取出及編輯檔案。

附註: 

  • 新的 Microsoft 365 功能會逐漸開放給 Microsoft 365 訂閱者使用,因此您的 App 可能還沒有這些功能。 若要了解如何更快速地取得新功能,請加入 Office 測試人員計畫

  • 若要深入了解螢幕助讀程式,請移至如何在 Microsoft Office 使用螢幕助讀程式

  • 當您使用 Microsoft 365 中的 SharePoint 時,建議您使用 Microsoft Edge 做為您的網頁瀏覽器。 由於 Microsoft 365 中的 SharePoint 會在您的網頁瀏覽器中執行,因此鍵盤快速鍵會與傳統型程式中的有所不同。 例如,若要跳入/跳出命令,您會使用 Ctrl+F6,而不是 F6。 此外,F1 (說明) 和 Ctrl+O (開啟) 等常用快速鍵適用於網頁瀏覽器,但不適用於 Microsoft 365 中的 SharePoint。

本主題內容

取出文件庫中的檔案

  1. 登入貴組織的 Microsoft 365 帳戶,啟動 SharePoint App,然後開啟您的文件庫。

    提示: SharePoint Online 的文件庫提供兩種檢視模式:傳統檢視和 Microsoft 365 中的 SharePoint 體驗。 Microsoft 365 中的 SharePoint 體驗是大多數使用者的預設檢視模式。 不過,如果您在瀏覽文件庫時聽到「立即查看按鈕」,表示您正在使用傳統體驗。 若要檢視 Microsoft 365 中的 SharePoint 文件庫,請在聽到「立即查看按鈕」時按下 Enter。 在您的文件庫檢視變更為 Microsoft 365 中的 SharePoint 體驗,且焦點從 [立即查看] 按鈕移至 [新增] 連結之後,您會聽見您的文件庫名稱,後面接著「新增」。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「[表格]、資料夾、檔案或專案清單」。

  3. 若要在清單中移動,並選取您要取出並編輯的檔案,請使用向上鍵和向下鍵。 如果您所需的檔案位於子資料夾中,請選取該資料夾,然後按 Enter。 按 Tab 鍵,直到您聽見「表格、資料夾、檔案或專案清單」為止,然後使用向上鍵和向下鍵來選取檔案。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift + Tab,直到您聽見:「命令列」。

  5. 按向右鍵或向左鍵,直到您聽見「您可以對選取的專案執行的其他動作」為止,然後按 Enter 鍵。

  6. 若要取出檔案,請按向下鍵,直到您聽見「取出」為止,然後按 Enter。 選取的檔案已取出給您,而檔案則會相應標示。

附註: 若其他小組成員嘗試編輯或取出檔案,系統會發出通知,指出您已取出檔案。 他們仍然可以檢視檔案,但在您存回檔案之前無法看到您所做的變更。

開啟取出的檔案進行編輯

當您取出檔案後,系統會將其標示為已取出,並且禁止他人編輯內容。 您現在可以開啟或下載檔案,然後進行編輯。

  1. 取出檔案之後,焦點就會位於功能表列上。 若要移至取出的檔案,請按 Tab 鍵,直到您聽見該檔案的名稱為止。

  2. 如果焦點不在正確的檔案中,請按 Tab 鍵,直到您聽見檔案名為止,然後按向上鍵和向下鍵,直到您聽見正確的檔案。 若要開啟檔案,請按 Enter。 檔案會在瀏覽器中的另一個索引標籤上開啟,您現在可以進行變更了。 如果是 Microsoft 365 檔,則會在適當的應用程式(例如 Word 網頁版 或 Excel 網頁版)中開啟檔案。

    提示: 如果您想要在桌面應用程式中開啟檔案,請按 Shift + Tab,直到您聽見:「命令列」。 按向右鍵或向左鍵,直到您聽見「[開啟]」為止,然後按 Enter 鍵。 按向下鍵,直到您聽見要開啟檔案的應用程式為止,然後按 Enter。

將檔案存回文件庫

  1. 在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中,瀏覽至您的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「[表格]、資料夾、檔案或專案清單」。

  3. 若要在清單中移動,並選取您要存回的檔案,請使用向上鍵和向下鍵。 如果檔案位於子資料夾中,請選取該資料夾,然後按 Enter。 按 Tab 鍵,直到您聽見「表格、資料夾、檔案或專案清單」為止,然後使用向上鍵和向下鍵來選取檔案。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift + Tab,直到您聽見:「命令列」。

  5. 按向右鍵或向左鍵,直到您聽見「您可以對選取的專案執行的其他動作」為止,然後按 Enter 鍵。

  6. 若要存回檔案,請按向下鍵,直到您聽見「[簽入]」為止,然後按 Enter。

    [存回] 對話方塊隨即出現。

  7. 在 [存回] 對話方塊中,輸入一段文字來總結您所做的變更。 若有多人在處理同一份檔案,存回檔案時加上註解會相當有幫助。 註解會列在文件的版本歷程記錄中,假使您需要將文件還原至較舊的版本,這項資訊就相當實用。

  8. 按 Tab 鍵,直到您聽見「[簽入]」為止,然後按 Enter。 您編輯過的檔案版本會取代文件庫中的版本,並且為已存回狀態。 其他人現在可檢視您所做的變更,以及取出檔案並進行變更 (如果有相關權限的話)。

捨棄對取出的檔案所做的變更

如果您決定不在檔案中進行任何變更或保留任何變更,您可以放棄取出,這不會影響版本歷程記錄。

  1. 在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中,瀏覽至您的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「[表格]、資料夾、檔案或專案清單」。

  3. 若要在清單中移動,並選取您想要放棄取出的檔案,請使用向上鍵和向下鍵。 如果檔案位於子資料夾中,請選取該資料夾,然後按 Enter。 按 Tab 鍵,直到您聽見「表格、資料夾、檔案或專案清單」為止,然後使用向上鍵和向下鍵來選取檔案。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift + Tab,直到您聽見:「命令列」。

  5. 按向右鍵或向左鍵,直到您聽見「您可以對選取的專案執行的其他動作」為止,然後按 Enter 鍵。

  6. 若要捨棄取出,請按向下鍵,直到您聽見「[放棄取出]」為止,然後按 Enter。

    [確認] 對話方塊隨即出現。

  7. 如果您確信要放棄對檔案所做的變更,請按 Tab 鍵,直到您聽見「是」,然後按 Enter。 您對文件所做的所有變更都會遭到捨棄,且檔案會維持取出時的狀態。 其他人現在可以取出並編輯該檔案(如果有的話)。

另請參閱

使用螢幕助讀程式將檔案上傳至 SharePoint Online 的文件庫中

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 的文件庫中建立新的文件

SharePoint Online 中的鍵盤快速鍵

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 中執行基本工作

使用螢幕閱讀程式探索和流覽 SharePoint Online

在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中使用鍵盤和螢幕閱讀器來取出和存回文件庫中的檔案。 我們已使用朗讀程式和 JAWS 進行測試,但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧,就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。 您也可以瞭解如何開啟已取出的檔案以進行編輯,或捨棄您對已取出檔案所做的變更。

附註: 

  • 新的 Microsoft 365 功能會逐漸開放給 Microsoft 365 訂閱者使用,因此您的 App 可能還沒有這些功能。 若要了解如何更快速地取得新功能,請加入 Office 測試人員計畫

  • 若要深入了解螢幕助讀程式,請移至如何在 Microsoft Office 使用螢幕助讀程式

  • 當您使用 Microsoft 365 中的 SharePoint 時,建議您使用 Microsoft Edge 做為您的網頁瀏覽器。 由於 Microsoft 365 中的 SharePoint 會在您的網頁瀏覽器中執行,因此鍵盤快速鍵會與傳統型程式中的有所不同。 例如,若要跳入/跳出命令,您會使用 Ctrl+F6,而不是 F6。 此外,F1 (說明) 和 Ctrl+O (開啟) 等常用快速鍵適用於網頁瀏覽器,但不適用於 Microsoft 365 中的 SharePoint。

本主題內容

取出文件庫中的檔案

當您取出檔案時,檔案會標示為已取出,且已鎖定,無法編輯給其他人。

如果其他人嘗試編輯或取出檔案,系統會通知您該檔案已由您取出。 他們仍能查看檔案,但在您存回檔案之前,您所做的變更將不會顯示。

  1. 開啟您要取出檔案的 Microsoft 365 中的 SharePoint 文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「切換所有專案的選取專案」。

  3. 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見想要取出的檔案名為止。

  4. 移至正確的檔之後,按 Shift + F10 來開啟操作功能表。

  5. 按向上鍵,直到您聽見「[更多]、功能表項目」為止,然後按向右鍵來展開功能表。

  6. 若要取出檔案,請按向上鍵,直到您聽見「取出」為止,然後按 Enter。

開啟取出的檔案進行編輯

當您取出檔案後,您可以線上或離線編輯檔案,然後根據您的需要多次儲存檔案,但其他人無法編輯。

  1. 開啟已取出檔案所在的 Microsoft 365 中的 SharePoint 文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「切換所有專案的選取專案」。

  3. 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見已取出檔案的名稱為止。

  4. 在正確的檔案上,執行下列其中一項操作:

    • 若要在瀏覽器中的另一個索引標籤上開啟檔案,請按 Enter。 如果是 Microsoft 365 檔,則會在適當的應用程式(例如 Word 網頁版 或 Excel 網頁版)中開啟檔案。

    • 若要在傳統型應用程式中開啟檔案,請按 Shift + F10。 您會聽見:「[開啟],功能表項目」。 按向右鍵來展開功能表。 按向下鍵,直到您聽見「在應用程式中開啟」為止,然後按 Enter。

將檔案存回文件庫

存回檔案後,其他小組成員會看到您變更的內容,並且可依照他們所擁有的權限取出及編輯檔案。 您編輯並簽入的檔案版本會取代文件庫中的版本。

提示: 

  • 如果您在 Office 網頁版 檔案(例如 Word 網頁版 檔案)中開啟並編輯檔案,則會自動儲存您的變更。 如果您在傳統型應用程式中開啟檔案,請確認您已儲存您的工作,然後再存回檔案。

  • 您也可以新增存回批註,當多人處理檔案時,可能會有説明。 註解會列在文件的版本歷程記錄中,假使您需要將文件還原至較舊的版本,這項資訊就相當實用。

  1. 開啟已取出檔案所在的 Microsoft 365 中的 SharePoint 文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「切換所有專案的選取專案」。

  3. 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見已取出檔案的名稱為止。

  4. 按 Shift+F10 以開啟操作功能表。

  5. 按向上鍵,直到您聽見「[更多]、功能表項目」為止,然後按向右鍵來展開功能表。

  6. 按向下鍵,直到您聽見「[簽入]」為止,然後按 Enter。 [存回] 對話方塊隨即開啟。 焦點會位於 [關閉] 按鈕上。

  7. 若要新增您所做變更的選擇性摘要,或是您的同事可能會覺得有用的筆記,請按 Tab 鍵,直到您聽見「[批註]、編輯」,然後輸入您的文字。

  8. 按 Tab 鍵,直到您聽見「[簽入]」為止,然後按 Enter。

    檔案已存回。 其他人現在可檢視您所做的變更,以及取出檔案並進行變更 (如果有相關權限的話)。

捨棄已取出的變更

如果您決定不在已取出的檔案中進行或保留任何變更,您可以放棄取出,這不會影響版本歷程記錄。

附註: 在您存回檔案之後,您就無法再放棄變更了。

  1. 開啟您想要放棄其變更之已取出檔案所在的 Microsoft 365 中的 SharePoint 文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「切換所有專案的選取專案」。

  3. 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見已取出檔案的名稱為止。

  4. 按 Shift+F10 以開啟操作功能表。

  5. 按向上鍵,直到您聽見「[更多]、功能表項目」為止,然後按向右鍵來展開功能表。

  6. 若要捨棄取出並移除您的變更,請按向下鍵,直到您聽見「[放棄取出]」為止,然後按 Enter。 隨後會出現一個確認對話方塊。

  7. 按 Tab 鍵,直到您聽見「是」,然後按 Enter。

    您對文件所做的所有變更都會遭到捨棄,且檔案會維持取出時的狀態。 其他人現在可以取出並編輯該檔案(如果有的話)。

另請參閱

使用螢幕助讀程式將檔案上傳至 SharePoint Online 的文件庫中

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 的文件庫中建立新的文件

SharePoint Online 中的鍵盤快速鍵

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 中執行基本工作

使用螢幕閱讀程式探索和流覽 SharePoint Online

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