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使用註冊Teams排程會議

您可以公開會議並註冊出席者,而不是傳送包含加入會議連結的會議邀請。 您將為出席者投射更寬的網,讓出席者提供他們興趣的重要資訊。

本文內容

關於註冊會議

排程會議

自訂註冊表單

傳送邀請

宣傳會議

查看註冊報告

傳送邀請後新增簡報者

編輯會議詳細資料並通知參與者

取消會議

查看會議後出席報告

關於註冊會議

在有註冊的會議中,召集人和簡報者比在一般會議中擁有更多的控制權。 根據預設,出席者:

  • 在大廳等候,直到召集人或簡報者允許他們加入會議。

  • 無法共用內容。

如果會議是開放給大眾,出席者會靜音,且他們的視像在加入時會關閉。

簡報者在會議期間可能會使用投票來吸引觀眾並收集資訊。

排程會議

  1. 在 Teams中,選取 新增會議

    選取日曆右上方的新增會議

  2. 在新增會議頁面上,選取需要註冊,然後針對貴組織中的人員,或針對所有人 (開啟公開會議) 。

    選取會議選項下的需要註冊

    附註: 

    • 如果您沒看到需要 註冊選項, 請與您的 IT 系統管理員聯繫。

    • 如果您想要排程公用會議,但沒看到針對所有人的選項,請與您的 IT 系統管理員聯繫。

  3. 在新增會議頁面上,輸入會議標題、日期、開始時間和結束時間,以及描述。

    您在此頁面上輸入的資訊僅適用于會議簡報者,出席者不會看到此資訊。 您可以視需要為會議出席者設定不同的開始時間,好在出席者加入之前,有時間與簡報者一起準備。 (請參閱 自訂註冊表單以 尋找指示。)

    附註: 我們建議您將會議政策設定為讓出席者在大廳等候,這樣您或簡報者可以在準備好時讓他們加入會議。 有關指示,請參閱變更會議參與者Teams設定

新增簡報者 (選)

若要允許除了您自己之外的人在會議期間展示內容,請將其列于邀請上。 簡報者不需要註冊會議。

附註: 如果您在傳送會議邀請之後新增簡報者,則需要執行其他步驟;請參閱 傳送邀請後新增簡報者

  1. 在新增 必要的簡報者 空間中,輸入他們的名稱。

    新增必要的和選擇性的簡報者

  2. 如果有選擇性簡報者,請選取 選擇性簡報者 並輸入他們的名稱。

匿名簡報者會以出席者身份加入會議。 您必須讓他們成為簡報者,才能共用內容:

  1. 按一下 [ 在會議控制項中顯示參與者,以查看會議中所有人員的清單。

  2. 指向您想要變更其角色之人員的名稱,然後選取更多選項>成為簡報者

自訂註冊表單

潛在會議出席者在選取會議註冊連結時,會取得此表單。 他們填寫並提交以接收會議加入連結。

  • 若要開始,請選取 查看註冊表單

    選取查看註冊表單

新增自訂圖像 (選項)

您可以在出席者註冊表單的頂端新增橫幅或其他影像。

  1. 選取 頁面頂端 的新增影像。

  2. 選取Upload影像,找出並選取您用的圖像,然後選取完成

  3. 再次 選取完成

若要移除影像,請選取頁面右上角的 X。

輸入出席者的基本會議詳細資料

  • 輸入會議標題、日期、開始時間和結束時間,以及描述。 您也可以列出演講者及其生物。

    您在此頁面上輸入的資訊適用于會議出席者。 視需要,您可以為會議簡報者設定不同的開始時間,好在出席者加入之前,有時間與簡報者進行準備。

    若要讓出席者先在大廳等候,再獲准參加會議,請參閱變更會議Teams設定。

    活動詳細資料區段

選擇其他欄位

出席者將填寫的表單包含三個必要欄位:名字、姓氏和電子郵件。 由您決定其餘專案。

  1. 註冊此事件的下,選取 新增欄位 以查看一般要求欄位的清單。

    選取新增欄位

  2. 若要新增列出的其中一個欄位,請選取它。

  3. 當欄位出現在表單上時,如果您想要強制出席者提供該資訊,請選取所需的方塊。 (如果他們將行留白,他們將無法註冊您的會議。)組織旁邊有必填核取方塊

  4. 根據需要重複步驟 1-3。 若要刪除欄位,請選取其右邊的 X。

建立自訂欄位

您可以要求任何額外的資訊,或許與會議行銷目標有關,或協助規劃您的訓練課程。

  1. 選取新增>自訂問題,並指示出席者是否要在問卷中輸入資訊 (選取輸入) ,或從您提供的選項 (選取選擇) 。

    選取輸入或選擇

  2. 如果您選擇輸入 請在自訂問題下的欄位中 輸入您的問題

    輸入是頂端選項

  3. 如果您選擇了選項,請在自訂問題下輸入您的問題,選取新增選項,直到您擁有想要提供的選項數,然後輸入選項。

    選項是第二個選項

  4. 若要預覽您的註冊表單 ,請選取 頁面右上方的瀏覽器預覽。

  5. 當您完成時,選取 [儲存]。

  6. 若要關閉表單,請選取右上角的X。

附註: 註冊表單會以網頁表單的形式建立于召集人的我的網站SharePoint。 報名者會透過瀏覽器與服務之間的 TLS 加密SharePoint資料。 報名者提交註冊時,SharePoint將加密的資料直接儲存到貴組織的 SharePoint 資料儲存位置,做為召集人的Mysite 上的清單。
召集人可以直接在 SharePoint 中存取其註冊清單,以回應報名者的要求,以執行資料主體SharePoint。 系統管理員可以使用 GDPR 和 CCPA Office 365資料主體要求所提供的 DSR 指引

傳送邀請

完成簡報者與出席者的基本資訊、新增任何其他簡報者,以及自訂註冊表單之後,傳送邀請。

重要: 即使您是唯一簡報者,您也需要這麼做。

  • 選取 頁面 右上角的傳送。

簡報者會收到邀請。

註冊連結將會變成活動狀態,以便潛在出席者可以註冊。

宣傳會議

與潛在出席者共用詳細資料與註冊連結,為會議建立精彩內容並收集觀眾。 您可能會想要透過社交媒體、網站、電子郵件、聊天等來宣傳活動。 (傳送會議邀請後,連結就會變成)

複製註冊連結

  1. 按兩下您日曆中的會議活動。

  2. 選取 頁面頂端附近的 複製註冊連結。

    選取會議標題下的複製註冊連結

附註: 您也可以從註冊表單複製連結。

現在您可以將連結貼到公告和訊息中。

查看註冊報告

傳送會議邀請並公開會議後,追蹤報名者,以及他們在註冊表單上輸入的資訊。

  1. 在日曆中,按兩下會議。

  2. 選取註冊 按鈕 以下載報表。

    選取註冊按鈕

傳送邀請後新增簡報者

當您將簡報者新增到會議後,您必須授予簡報者進行演示的許可權。 您可以在會議之前變更會議選項,或在會議期間變更其角色,以執行此工作。

附註: 若要新增外部 (來賓) 簡報者,請遵循第二個程式。

若要在會議前新增簡報者:

  1. 按兩下您日曆中的活動。

  2. 新增簡報者至邀請中的演示者或選擇性簡報者行。

  3. 選取 畫面 右上角的傳送更新。

  4. 按兩下您日曆中的活動。

  5. 在前往 會議選項旁,選取 變更 選項

    選取前往會議選項右邊的變更選項

  6. 在會議選項頁面上,神秘可以展示嗎?,輸入其他簡報者的名稱。 

    選取第三個選項 (特定人員)  

  7. 選取 頁面 底部的儲存。

若要讓會議出席者知道新的簡報者,請參閱編輯會議詳細資料,並通知參與者 -若要通知已註冊的出席者

若要在會議期間變更某人的角色:

  1. 將會議加入資訊傳送給要進行展示的人。 這項資訊可在會議日曆中會議活動的底端取得,Microsoft Teams下方

  2. 在會議時間,讓簡報者加入會議。

  3. 按一下 [ 顯示會議控制項中的參與者,以查看會議中所有人員的清單。

  4. 指向您想要變更角色之人員的名稱,然後選取更多選項>成為簡報者

編輯會議詳細資料並通知參與者

若要通知簡報者:

任何基本會議資訊變更 (標題、簡報者、日期和時間) 會以電子郵件通知簡報者。

  1. 在日曆中,按兩下會議活動。

  2. 進行變更。

  3. 選取 頁面右 上方的傳送更新。

若要通知已註冊的出席者:

日期和時間的變更會以電子郵件發送給註冊的出席者。

  1. 在日曆中,按兩下會議活動。

  2. 選取 自訂註冊表單

  3. 選取 表單 左上角的編輯。

  4. 進行變更。

  5. 選取 表單 左上角的儲存。

  6. 重要: 在傳送 更新? 方塊中 ,選取傳送 。

 取消會議

取消電子郵件會寄給簡報者和已註冊的出席者。

  1. 在日曆中,按兩下會議活動。

  2. 選取 頁面 左上方的取消會議。

  3. 新增取消訊息,然後選取 取消 會議

附註: 出席者可以從包含其加入連結的電子郵件取消註冊。

查看會議後出席報告

會議結束後,請下載出席報告,查看誰加入會議,以及加入會議多久。 您可以比較此與註冊報告,以更完整地瞭解會議的成功。

  1. 在日曆中,按兩下會議活動。

  2. 選取出席 按鈕 以下載報告。

    出席下載按鈕

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