使用資料工作表

當您開啟資料表或查看查詢結果時, Access 資料表視圖顯示資料表或查詢結果。 資料表視圖中顯示的資料表資料或查詢結果通常稱為資料工作表。 您可以自訂資料工作表的外觀,以顯示特定資料做為簡易報表使用。

您想要做什麼?

瞭解資料工作表

資料工作表是資料表中資料或查詢所返回之結果的視覺表示。 它會顯示資料表、表單或查詢結果中每一個記錄的欄位, (列和欄) 格式,如下所示。

[資料工作表] 檢視中的 [員工] 表格

根據預設,資料表和查詢會以資料工作表視圖開啟。 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下資料表或查詢,然後按一下快捷方式功能表上的 [開啟以資料表開啟資料表或查詢。

當您將特定格式適用于列和欄或新增合計列時,資料工作表也可以做為簡單的報表。

修改及移動欄或列以整理資料

您可以整理資料,讓資料工作表更容易查看,或只顯示特定時間所需的資料。 本節將說明您可以達成此目的的數種方法。

調整欄或列的大小

有時候,並非資料工作表中的所有欄都會符合您的螢幕或列印工作,或是個別欄佔用的空間可能超過其內容所需的空間。 此外,您可能想要變更列高,讓不符合欄的文字繼續新的一行。

在資料工作表視圖中開啟資料表、查詢或表單後,您可以手動調整個別欄的大小,或自動調整欄大小以配合其內容。

手動調整欄大小

  1. 將指標放在要調整大小的欄邊緣。

  2. 當指標變成雙頭箭號時,請拖曳欄的邊緣,直到它變成您想要的大小。

    在資料工作表中調整欄大小

自動調整欄大小

  1. 若要調整欄大小以最符合其內容,將指標放在要調整大小的欄邊緣。

  2. 當指標變成雙頭箭號時,按兩下欄的邊緣。

    將欄調整為最符合其文字的大小

調整多個欄的大小

  • 若要同時調整多個欄的大小,請按住 SHIFT 鍵、選取多個連續的欄,然後調整所選欄的大小。 您也可以選取整張資料表,並調整所有欄的大小。

調整列大小

  • 若要調整列大小,請將指標放在資料工作表中的任兩筆記錄選取器之間,然後拖曳直到列變成您想要的大小。

您無法個別調整每一列的大小,當您調整列大小時,所有列會調整大小。

在資料工作表中調整列大小

將列重設成預設高度

  1. 若要將列重設成預設高度,請以滑鼠右鍵按一下記錄選取器,然後按一下 快捷方式功能表上的 [列高。

    以滑鼠右鍵按一下 [記錄選取器]

    按一下捷徑功能表的 [列高度]

  2. 在 [ 列高」 對話方塊中,選取 [標準 高度」 核取方塊,然後按一下 [確定

附註: 您無法按一下快速存取工具列上的復原按鈕,復原欄寬或列高變更。 若要復原變更,請關閉資料工作表,然後在系統提示您儲存變更至資料工作表的版面配置時按一下 [否。 按一下 No 也會復原您進行的其他版面配置變更。

移動欄

您可以將欄拖曳到資料工作表中的不同位置,以快速變更資料工作表中的欄順序。 例如,您可以這麼做以確保特定欄一直維持在視野中。

  • 按一下欄標題以選取欄,或按住 SHIFT 鍵以選取多個連續的欄,然後將欄或欄拖曳到新的位置。

    將「名字」欄移到最左邊位置

重新命名資料行

有時您可能會想要重新命名資料行,以便更描述其包含的資料。 例如,如果包含電子郵件地址的欄名為 EMAdd,您可能會想要將欄標題變更為電子郵件地址,使其更容易理解。 若要這麼做,請以滑鼠右鍵按一下欄標題,按一下快捷方式功能表上的 [ 重新命名欄,然後輸入新名稱。 例如,輸入 電子郵件地址

重新命名欄

顯示或隱藏欄

如果您只想顯示或列印資料工作表中的特定欄,您可以隱藏您不想顯示的欄。 例如,如果您使用連絡人資訊資料庫,您可能只想查看每個連絡人的完整名稱和電子郵件地址。 您可以隱藏所有其他欄來建立此視圖。

隱藏欄

  1. 按一下要隱藏之欄的標題。

    若要選取連續的欄,請按住 SHIFT 並按一下其他欄標題。

    附註: 您無法選取不旁的欄。 選取任何其他欄,然後個別隱藏這些欄。

  2. 以滑鼠右鍵按一下欄標題, 然後按一下快捷方式功能表 上的 [隱藏欄位。

顯示欄

  1. 以滑鼠右鍵按一下任何欄標題,然後按一下快捷方式功能表上的 [取消 隱藏 欄位。

  2. 在 [ 取消隱藏欄 圖> 對話方塊中,選取要顯示之每一欄旁邊的核取方塊,然後按一下 [ 關閉

變更格線樣式和背景色彩

使用資料工作表時,您可以變更格線樣式或背景色彩等格式,或是為交替列建立不同的色彩,以增強資料的外觀。

設定格線樣式

  1. 在 [ 首頁> 鍵的 [文字 格式格式 群組中,按一下格線按鈕旁 的箭 條。

  2. 按一下您想要的格線樣式。

設定背景色彩

  1. 在 [ 首頁> 的 [文字 格式格式群組 中, 按一下背景色彩 按鈕旁的箭 條。

  2. 按一下您想要的背景色彩。

變更交替列的背景色彩

您可以設定資料工作表中的交替列的背景色彩,而不受預設背景色彩影響。 您可以設定交替的背景色彩,更輕鬆地區分連續的列。

  1. 在 [ 首頁> 鍵的 [文字 格式格式 群組中,按一下 [替代列色彩> 按鈕 旁的箭 號。

  2. 按一下要申請的背景色彩。

變更文字格式

在資料工作表視圖中開啟資料表、查詢或表單後,您可以變更文字的外觀,包括格式。 請注意,您的變更會適用于整個資料工作表。 如果您希望下次開啟資料工作表時自動顯示變更,請記得在關閉資料工作表時按一下[是,並提示您將變更儲存至版面配置。

您可以使用功能區中文字格式選項群組中的其他命令,變更資料工作表的字型大小特性。

  1. 按一下資料工作表的任何儲存格。

  2. 在首頁 的 Tab 上,在文字 格式群組 中,執行下列一或多個操作:

    • 若要變更字型,請在 [字型」 方塊中輸入或 按一下字 型。

    • 若要變更字型大小,請在字型大小方塊中輸入或 按一下字型大小

    • 若要變更字型樣式,請按一下 [粗體 (或三者的任意組合的 [粗體) 。

    • 若要變更字型大小色彩,請按一下 [字型大小色彩> 按鈕旁的箭號,然後從調色盤中選取色彩。

新增合計列以摘要資料

您可以新增合計列至資料工作表中的資料表,快速查看資料行的計算合計。 除了加總數據行之外,您還可以使用合計列執行其他計算,例如尋找平均值、計算欄中的專案數,以及尋找資料行中的最小值或最大值。

若要顯示合計列,請執行下列操作:

  1. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

    新的列會出現在資料工作表中的底部,第一欄是Word Total。

  2. 按一下與包含合計字詞之儲存格同一列的任何 儲存格

  3. 按一下出現的箭號,然後按一下要顯示在該儲存格中的計算類型。

    可用的函數或計算類型清單取決於 資料類型 欄。 例如,如果欄包含貨幣值,則會看到適用于貨幣計算的函數清單,例如最小值和最大值

    資料工作表中的 [合計] 列含函數選擇

有關使用合計列功能的詳細資訊,請參閱使用合計列顯示資料 工作表中的資料行合計一文

使用排序和篩選

還有一些額外的快速變更,可方便您查看或列印資料工作表。 例如,在下列圖例中,公司名稱會按字母順序排序。

以英文字母順序排序欄的資料工作表

  • 若要申請排序,請以滑鼠右鍵按一下欄 (或按一下欄標題列中的箭) ,然後按一下您想要的排序選項。

  • 若要進行篩選,請按一下欄標題中的箭鍵,然後選取要顯示之值的核取方塊。 或者,您可以按一下文字 篩選數位篩選 來建立更詳細的篩選。

儲存版面配置變更

變更資料工作表的版面配置和外觀之後,如果您想要在下次開啟資料工作表時保留變更,則需要儲存變更。 當您變更資料工作表的版面配置之後,系統會提示您儲存這些變更。 如果您按一下 [ ,變更會儲存並下次開啟資料工作表時適用。 如果您按一下 [否 (,變更會隨即捨棄,而資料工作表會以預設版面配置設定開啟) 或上次儲存的設定會在您下次開啟時開啟。

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