使用資料表或查詢做為合併列印的資料來源

您可以使用 Microsoft Word 合併列印嚮導來建立合併列印作業。您也可以從 Access取得此嚮導，您可以在 Access 資料庫中設定使用資料表或查詢做為套印信件、電子郵件訊息、郵件標籤、信封或目錄的資料來源的合併列印程式。

本主題說明如何從 Access 啟動 [合併列印] 嚮導，並在資料表或查詢與 Microsoft Word 檔之間建立直接連結。本主題涵蓋書寫字母的程式。如需如何設定合併列印程式的逐步說明，請參閱 Microsoft Word 說明。

使用資料表或查詢做為資料來源

開啟源資料庫，然後在 [功能窗格] 中，選取您要用來做為合併列印資料來源的資料表或查詢。
在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中，按一下 [ Word 合併]。

[Microsoft Word 合併列印嚮導] 隨即啟動。
選取是否要在現有檔或新檔中建立連結，然後按一下[確定]。
如果您選擇連結至現有的檔，請在 [選取 Microsoft Word 檔] 對話方塊中，找出並選取該檔案，然後按一下 [開啟]。

Word 隨即啟動。根據您的選擇，Word 會開啟您指定的檔或新檔。
在 [合併列印] 窗格中的 [選取檔案類型] 底下，按一下 [字母]，然後按一下[下一步：開始檔] ，繼續進行步驟2。
在步驟2中，按一下[下一步：選取收件者]。

在步驟3中，您會在 Access 和 Word 檔中建立資料來源之間的連結。因為您是從 Access 啟動嚮導，所以會自動建立此連結。在 [選取收件者] 底下，請注意選取 [使用現有清單]，而且您的資料來源名稱會顯示在 [使用現有清單] 下。
如果您想要自訂資料表或查詢的內容，請按一下 [編輯收件者清單]。

您可以篩選、排序及驗證資料。按一下 [確定] 以繼續進行。
按一下[下一步：撰寫信函以繼續]。依照 [合併列印] 窗格中的其餘指示操作，然後在步驟5中，按一下[下一步：完成合併]。

您可以以其他方式將資料表或查詢指定為數據源。例如，您可以將資料表或查詢從 Access 匯出至 ODBC 資料庫、Microsoft Excel 檔案、文字檔或任何其他與 Word 相容的檔案格式，然後使用 [Word 合併列印嚮導] 連結到產生的檔案。

如果您還沒有匯出資料表或查詢，請執行此動作。在 Access 的 [功能窗格] 中，選取您要使用的資料表或查詢，然後在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中，按一下您要匯出的格式，然後依照指示進行。
在 Word 中，如果沒有顯示 [合併列印] 窗格，請在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中，按一下 [開始合併列印] 底下的箭號，然後按一下 [合併列印分步] 嚮導。 [合併列印] 窗格隨即出現。
在 [合併列印] 窗格的步驟3中，按一下 [使用現有清單] 底下的[流覽] 或 [編輯收件者清單]。
在 [選取資料來源] 對話方塊中，指定您在 Access 中建立的資料檔案，然後按一下 [開啟]。
依照下列任何一個對話方塊中的指示進行。在 [合併列印收件者] 對話方塊中，檢查並自訂檔案的內容。繼續進行之前，您可以篩選、排序及驗證內容。
按一下[確定]，然後按一下 [下一步：在合併列印] 窗格中撰寫信件。如需自訂合併列印的詳細指示，請參閱 Word 說明。

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