資訊版權管理 (IRM) 可協助防止敏感性資訊遭到未經授權的人員列印、轉轉或複製。 許可權會儲存在由 IRM 伺服器驗證的活頁簿中。

在 Office 中使用 IRM,您就可以進行 XML 文件規格 (.xps) 檔案及下列檔案類型的版權管理:

  • 活頁簿.xls   

  • 活頁簿.xlsx   

  • 啟用巨集活頁簿   .xlsm

  • 範本   .xlt

  • 範本   .xltx

  • 啟用巨集範本   .xltm

  • 非 XML 二進位活頁簿   .xlsb

  • 啟用巨集附加元件   .xla

  • 啟用巨集附加元件   .xlam

設定電腦以使用 IRM

若要在 Office 中使用 IRM,軟體的最低需求為 Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1)。 RMS 系統管理員可以設定公司專用的 IRM 原則,定義誰可以存取資訊,以及允許的電子郵件訊息編輯層級。 例如,公司系統管理員可能會定義一份名為「公司機密」的版權範本,指定只有位於公司網域內的使用者,才能開啟使用該原則的電子郵件訊息。

下載權限

第一次嘗試開啟具有限制許可權的活頁簿時,您必須連接到授權伺服器,以驗證您的認證並下載使用授權。 使用授權會定義您擁有的檔案存取權層級。 對每個設有限制權限的檔案而言,這是必要的程序。 換句話說,如果沒有使用授權,就無法開啟設有限制權限的內容。 下載權限會要求 Office 傳送您的認證,這包括您的電子郵件地址,以及您的授權伺服器權限的相關資訊。 該活頁簿中包含的資訊不會送到授權伺服器。

限制檔案內容的權限

IRM 可讓您針對每個使用者、每一個檔案或每個群組使用限制 (群組許可權需要 Active Directory 目錄服務才能進行群組) 。 例如,在 Ranjit 所建立之活頁簿中,他可能會給予 Helena 讀取但不變更的許可權。 然後 Ranjit 可以給予 Bobby 編輯活頁簿的許可權。 Ranjit 也可能決定對 Helena 和 Bobby 的活頁簿存取權,適用五天的限制。 

權限

  1. 儲存活頁簿。

  2. 選取 [檔案] > [資訊]。

  3. 選取 保護活頁簿,指向 限制人員的許可權,然後選取限制 存取

  4. 在 [ 許可權」 對話方塊中,選取 [ 限制此活頁簿的許可權,然後指派每個使用者所需的存取等級。

  5. 若要給予某人完全控制許可權,請在 [許可權> 對話方塊中,選取 [其他選項」,然後在 [存取層級資料行> 欄中,選取箭鍵,然後選取 [存取層級清單的完全控制>

    [權限] 對話方塊中的 [其他選項]

  6. 指派許可權等級之後, 請選取確定 。

    出現訊息欄,表示該活頁簿受版權管理。 如果您必須對活頁簿進行任何存取許可權變更,請選取 變更許可權

    Word 中的訊息列

    如果具有限制許可權的活頁簿轉寄給未經授權的人員,則會顯示一則訊息,包含作者的電子郵件地址或網站位址,讓該人員可以要求該活頁簿的許可權。

    顯示具有限制權限之文件已轉寄給未獲授權者的 Word 對話方塊

    如果作者選擇不包含電子郵件地址,未經授權的使用者會收到錯誤訊息。

設定檔案的到期日
  1. 開啟檔案。

  2. 選取 [檔案] > [資訊]。

  3. 選取 保護活頁簿,指向 限制人員的許可權,然後選取限制 存取

  4. 在 [ 許可權」 對話方塊中,選取 [ 限制此 活頁簿的許可權> 核取方塊,然後選取 [ 其他選項

  5. 使用者的其他許可權下,選取此活頁簿 到期核取方塊, 然後輸入日期。

  6. 選取 兩次確定

使用不同的 Windows 使用者帳戶對檔案進行版權管理

  1. 開啟文件、工作表或簡報。

  2. 移至 [檔案] > [資訊]

  3. 選取 保護活頁簿,指向 限制人員的許可權,然後選取管理 認證

  4. 執行下列其中一個動作:

    • [選取使用者 」 對話方塊中,選取您想要使用之帳戶的電子郵件地址,然後選取 [ 確定

    • 在 [ 選取使用者 > 對話方塊中,選取 [ 新增,輸入您新帳戶的認證,然後選取 [ 確定 兩次。

      選取使用者對話方塊

檢視設有限制權限的內容

若要使用許可權來查看您有權使用許可權 Office,只要開啟該活頁簿。

如果您想要查看您擁有的許可權,請選取訊息列中的查看許可權,或選取此活頁簿包含許可權 顯示此文件、活頁簿或簡報具有權限原則的按鈕

Office for Mac 2011 和 Mac 版 Office 2016 中的 IRM 提供三種權限等級。

  • 讀取   閱讀

  • 變更   讀取、編輯、複製、儲存變更

  • 完全控制   讀取、編輯、複製、儲存變更、列印、設定內容到期日、授與權限給使用者、以程式控制方式存取內容

執行下列任一項作業:

手動設定權限等級

  1. 在檢查的 Tab上,選取保護下的,選取許可權,然後選取限制存取

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 如果這是您第一次存取授權伺服器,請輸入您的授權伺服器使用者名稱和密碼,然後選取 [將密碼儲存於 Mac OS 鑰匙圈] 核取方塊。

    附註: 如果您沒有選取在 Mac OS鑰匙鏈中儲存密碼,您可能需要輸入使用者名稱和密碼多次。

  3. 在 [讀取]、[變更] 或 [完全控制] 方塊中,輸入要為其指派存取層級之個人或群組的電子郵件地址或名稱。

  4. 如果您想要在通訊錄中搜尋電子郵件地址或名稱,請選取 連絡人按鈕

  5. 如果您想要將存取層級指派給通訊錄中的所有人,請選取新增所有人 新增所有人

  6. 指派許可權等級之後, 請選取確定 。

    訊息欄會出現並顯示一則訊息,指出該活頁簿受版權管理。

使用範本來限制權限

系統管理員可以設定公司專屬的 IRM 原則,定義能夠存取資訊權限等級的人員。 這些版權管理內容是使用 Active Directory Rights Management Services (AD RMS) 伺服器範本所定義。 例如,公司系統管理員可能會定義稱為「公司機密」的權限範本,指定使用該原則的活頁簿只能由公司網域內的使用者開啟。

  • On the Review tab, under Protection, select Permissions, and then select the rights template that you want.

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

變更或移除您所設定的權限等級

如已套用範本來限制權限,您將無法變更或移除權限等級;這些步驟只有在您手動設定權限等級時才有作用。

  1. 在訊息欄上,選取 變更許可權

  2. 在 [讀取]、[變更] 或 [完全控制] 方塊中,輸入要為其指派存取層級之個人或群組的新電子郵件地址或名稱。

  3. 若要從存取層級移除一或一組人員,請選取電子郵件地址,然後按 DELETE。

  4. 若要從 許可權等級 移除所有人,請選取 新增 所有人 新增所有人

設定受限檔案的到期日

作者可以使用 [設定權限] 對話方塊來設定內容的到期日。

  1. 在檢查的 Tab上,選取保護下的,選取許可權,然後選取限制存取

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 其他選項,然後選取這份檔的到期 日期,然後輸入 日期

    在授權人員的文件權限到期後,文件僅可由作者或具有「完全控制」權限的人員開啟。

允許具備「變更」或「讀取」權限的人員列印內容

根據預設,具備「變更」與「讀取」權限的人員無法列印。

  1. 在檢查的 Tab上,選取保護下的,選取許可權,然後選取限制存取

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 更多選項,然後選取允許具有變更或讀取權限的人 列印內容

允許具備「讀取」權限的人員複製內容

根據預設,具備「讀取」權限的人員無法複製內容。

  1. 在檢查的 Tab上,選取保護下的,選取許可權,然後選取限制存取

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 更多選項,然後選取允許具有 讀取權限的人複製內容

允許指令碼在受限檔案中執行

作者可以變更設定以允許 Visual Basic 巨集在文件開啟時執行,以及允許 AppleScript 指令碼存取受限文件中的資訊。

  1. 在檢查的 Tab上,選取保護下的,選取許可權,然後選取限制存取

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 其他選項,然後以 程式化方式選取 Access 內容

需要連線以驗證權限

根據預設,人員必須在首次開啟受限文件時連線至 AD RMS 伺服器進行驗證。 然而,您可以將此設定變更為要求人員每次開啟受限文件時都要進行驗證。

  1. 在檢查的 Tab上,選取保護下的,選取許可權,然後選取限制存取

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 其他選項,然後選取 需要連接以驗證許可權

移除限制

  1. On the Review tab, under Protection, select Permissions, and then select No Restrictions.

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 在對話方塊中,選取 [ 移除限制>

相關主題

限制檔案內容的許可權

新增認證以開啟受版權管理的檔案或郵件
使用 IRM 的檔案格式

在 iOS 版 Office 中,如果您以具有檔案權限的帳戶登入,將會開啟任何您收到受 IRM 保護的檔案。 當您開啟受 IRM 保護的檔案時,您會看見提供的頂端資訊列,可讓您檢視此檔案已獲派的權限。

如果您是具有 Azure 版權管理的 Office 365 訂閱者,而且您的 IT 部門已定義一些 IRM 範本供您使用,您可以將這些範本指派給 iOS 版 Office 中的檔案。

若要保護檔案,請點選您 [編輯] 圖示 中的編輯按鈕,請前往檢查 tab,然後點選限制許可權按鈕。 您會看到可用的 IRM 原則清單,請選取您想要的原則,然後點選 [完成] 以套用該原則。

附註: 如果您尚未啟用 App 中的 [限制權限] 按鈕,請開啟任何現有受 IRM 保護的文件以將它初始化。

在 Android 版本的 Office中,如果您以具有檔案許可權的帳戶登錄,您收到的任何受 IRM 保護的檔案都會開啟。 當您開啟受 IRM 保護的檔案時,您會看見提供的頂端資訊列,可讓您檢視此檔案已獲派的權限。

當您在 Android 版 Office 中開啟受 IRM 保護的檔案時,您可以檢視您已獲派的權限。

資訊版權管理 (IRM) 可協助執行下列功能:

  • 防止經授權的限制內容收件者轉寄、複製、變更、列印、傳真或貼上無權使用的內容

  • 無論內容的傳送位置為何,一律加上限制

  • 提供檔案到期功能,讓文件中的內容在指定的時間之後無法再檢視

  • 強制執行公司政策,控管公司內部內容的使用與傳播

IRM 無法防止受限制的內容免於:

  • 惡意程式 (例如特洛伊木馬程式、按鍵記錄程式與特定類型的間諜軟體) 清除、竊取或擷取與傳輸

  • 電腦病毒的動作所造成的遺失或損壞

  • 從收件者的螢幕手動複製或重新鍵入

  • 收件者以數位方式拍照 (顯示在螢幕上時)

  • 使用第三方廠商的畫面擷取程式進行複製

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