使用 [自動完成] 管理 [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 方塊中的建議收件者

當您在 Outlook 中的 [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 欄位中開始輸入時,將會看到根據您輸入的內容所顯示的建議。 這些建議可分為兩種類別:[最近的人員] 和 [其他建議]。 顯示在 [最近的人員] 中的名稱和地址是儲存在 [自動完成清單] 中。 其他建議中顯示的名稱和地址,是在 Microsoft 365 服務中使用寄件者先前通訊編製索引的資訊產生的。

Outlook 的 [自動完成清單] 是藉由儲存您先前傳送郵件時,使用過的名稱和地址所建立。 您在 [最近的人員] 清單中會看到最多兩個建議,而在 [其他建議] 區段中會看到最多三個建議。 您可以從 [最近的人員] 清單移除地址,或是停用 [自動完成清單] 功能以完全移除 [最近的人員] 區段。

使用 [自動完成清單] 和 [最近的人員] 建議

根據預設,[自動完成清單] 選項為開啟。 當您開始在 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 方塊中輸入名稱時,[自動完成清單] 會在 [最近的人員] 區段中建議最多兩個符合的名稱或地址。

例如,如果您在收件者欄位中輸入字元 "b",清單會提供建議的相符項目。 將根據 [名字] 來搜尋 [最近的人員] 清單,並將根據名字、姓氏和電子郵件地址來搜尋 [其他建議]。 清單會依據您輸入的字詞精簡。 因此,如果您輸入 "Bo",則 [自動完成清單] 會進一步精簡結果,在 [最近的人員] 清單中只顯示 Bob Kelly,而在 [其他建議] 中只顯示 Megan Bowen。

自動完成清單會向您顯示地址設定建議。

您每傳送電子郵件給一個人員,就會將額外的郵件收件者新增至 [自動完成清單]。

在 [自動完成清單] 中刪除一或多個建議的收件者

您可以從 [最近的人員] 清單中移除一或多個項目。 如果您將滑鼠游標移到項目上,將會在人員項目的右邊看到 [X]。 按一下 [X] 即可從 [自動完成清單] 刪除人員的名稱和電子郵件地址。 這不會移除 [連絡人] 資料夾或其他通訊錄中的人員。

您也可以使用方向鍵在清單中移動,找到欲刪除人員的姓名時,可以按下 DELETE 鍵。

移除收件者的名稱之後,[自動完成清單] 中就不會再出現,除非您故意從連絡人清單中選取它,或以手動方式輸入地址。 這些動作會將地址再次新增到 [自動完成清單]。 如果您想要從您的連絡人清單中永久移除收件者,請參閱刪除連絡人 (機器翻譯)。

附註: 您無法移除 [其他建議] 清單中的項目,或是停用此清單。

關閉 [自動完成清單]

如果您不想再看到 [最近的人員] 建議,您可以關閉 [自動完成清單]。

  1. 選取 [檔案] > [選項] > [郵件]。

    選擇 [檔案] 索引標籤。

  2. 在 [傳送郵件] 底下,清除 [鍵入 [收件者]、[副本]、[密件副本] 行時,使用 [自動完成清單] 建議名稱] 核取方塊。

    依序選擇 [檔案]、[選項]、[郵件],然後在 [傳送郵件] 下,清除 [自動完成清單] 核取方塊。

附註: 您無法關閉 [其他建議] 清單。

從 [自動完成清單] 清除所有項目

您可以清除 [自動完成清單] 的所有項目,而不必關閉自動完成功能。

  1. 選取 [檔案] > [選項] > [郵件]。

  2. 在 [傳送郵件] 底下,選擇 [清空自動完成清單]。

    依序選擇 [檔案]、[選項]、[郵件],然後在 [傳送郵件] 下,選擇 [清空自動完成清單] 按鈕。

  3. 選擇 [是] 確認您要清空清單。

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