使用 Excel 和 Microsoft 群組建立及共用儀表板

儀表板是主要度量單位的視覺效果,可讓您快速地在單一位置中查看及分析資料。 儀表板不僅提供整合的資料檢視,而且還提供自助商務智慧商機,使用者可以在其中篩選資料,只顯示對他們而言重要的內容。 在過去,Excel 報告通常會要求您根據自己的需求,為不同的人員或部門產生多個報告。

含交叉分析篩選器和 Timline 的 Excel 儀表板範例

概觀

在本主題中,我們將討論如何使用多個樞紐分析表、樞紐分析圖與樞紐分析表工具來建立動態儀表板。 接著,我們會讓使用者以所需的交叉分析篩選器和時程表快速篩選資料,讓您的樞紐分析表和圖表自動展開並收縮,只顯示使用者想要查看的資訊。 此外,當您新增或更新資料時,您可以快速重新整理儀表板。 這樣做很方便,因為您只需要建立一次儀表板報表即可。

在這個範例中,我們將從單一資料來源建立四個樞紐分析表和圖表。

在您的儀表板建立之後,我們會向您示範如何建立 Microsoft 群組來與他人共用。 我們也有一個互動式 Excel 活頁簿,您可以下載並依照自己的步驟進行。

下載 Excel 儀表板教學課程活頁簿。

取得您的資料

  1. 您可以直接將資料複製並貼到 Excel 中,也可以從資料來源設定查詢。 在本主題中,我們使用 [羅斯文商貿] 範本中的 [銷售分析] 查詢來取得 Microsoft Access。 如果您想要使用它,您可以開啟 Access 並移至 [檔案] > [新增] > 搜尋「Northwind」,然後建立範本資料庫。 完成之後,您就能存取範本中包含的任何查詢。 我們已將這個資料放入 Excel 活頁簿,所以如果您沒有存取權,就不需要擔心。

  2. 驗證資料的結構是否正確,且不缺少任何列或欄。 每個資料列都應該代表個別的記錄或專案。 如需設定查詢的說明,或如果您的資料需要操作,請參閱在 Excel 中取得 & 轉換

    Excel 表格中要作為樞紐分析表資料源使用的範例資料
  3. 如果還沒有,請將資料格式化為Excel 表格。 從 Access 匯入資料時,資料會自動匯入至表格。

建立樞紐分析表

  1. 選取資料範圍內的任何儲存格,然後移至 [插入> 資料透視表>新工作表]。 如需詳細資訊,請參閱建立樞紐分析表以分析工作表資料

  2. 新增所需的樞紐分析表欄位,然後依需要設定格式。 這個樞紐分析表將是其他人的基礎,因此您應該花些時間來變更樣式的任何必要調整、報告版面配置及一般格式設定,讓您不需要多次執行。 如需詳細資訊,請參閱:設計樞紐分析表的版面配置與格式

    在這種情況下,我們會依產品類別建立最上層銷售額摘要,並依 [銷售] 欄位以遞減順序排序。

    依類別分類的範例樞紐分析表,銷售額 & 總計的百分比

    如需詳細資訊,請參閱排序樞紐分析表或樞紐分析圖中的資料

  3. 建立主樞紐分析表之後,請選取它,然後根據需要將它複製並貼到工作表中的空白區域。 在我們的範例中,這些樞紐分析表可以變更列,但不能變更欄,因此我們將其放在同一列,並在每個資料列之間加上一個空白欄。 不過,您可能會發現您需要將樞紐分析表放在彼此的下方,才能展開欄。

    重要: 樞紐分析表無法相互重迭,因此請確定您的設計能夠在它們之間留出足夠的空間,以允許它們在篩選、新增或移除值時進行擴充和收縮。

    此時,您可能會想要讓樞紐分析表有意義的名稱,讓您知道它們的功能。 否則,Excel 會將其命名為 PivotTable1、PivotTable2 等等。 您可以選取每一個專案,然後移至 [樞紐分析表工具] >分析> 在 [樞紐分析表名稱] 方塊中輸入新名稱。 當您將樞紐分析表連線至交叉分析篩選器和時程表控制項時,這將是很重要的。

    從樞紐分析表工具中重新命名樞紐分析表 > 分析 > 樞紐分析表名稱方塊

建立樞紐分析圖

  1. 按一下第一個樞紐分析表中的任何位置,然後移至 [樞紐分析表工具] >分析>樞紐分析圖> 選取圖表類型。 我們選擇將 Sales 作為群組直條圖的組合式圖表,以及在副座標軸上繪製的折線圖總計的百分比。

    含群組直條圖和折線圖的組合圖表之 [圖表 seelction] 對話方塊
  2. 從 [資料工作表工具] 索引標籤中選取圖表,然後依需要調整大小和格式。 如需詳細資訊,請參閱我們在格式化圖表中的資料數列。

  3. 針對其餘的每個樞紐分析表重複上述步驟。

  4. 現在是重新命名樞紐分析圖的好時機。 移至 [樞紐分析圖工具] > [分析] > 在 [圖表名稱] 方塊中輸入新名稱。

新增交叉分析篩選器和時程表

交叉分析篩選器和時間軸可讓您快速篩選樞紐分析表和樞紐分析圖,因此您可以只看到有意義的資訊。

交叉分析篩選器與儀表板中的時程表控制項的 [分解] 視圖
  1. 選取任何樞紐分析表,然後移至 [樞紐分析表工具] > 分析 > 篩選 > [插入交叉分析篩選器],然後核取交叉分析篩選器的每個專案。 針對此儀表板,我們選取 [類別]、[產品名稱]、[員工] 和 [客戶名稱]。 當您按一下 [確定] 時,會將交叉分析篩選器新增到畫面中間,以堆疊的方式顯示,因此您必須視需要排列及調整大小。

    從樞紐分析表中插入交叉分析篩選器選項 > 分析 > 篩選
  2. 交叉分析篩選器選項–如果您按一下任何交叉分析篩選器,您都可以移至交叉分析篩選器工具>選項],然後選取各種選項,例如 [樣式] 和 [顯示多少欄]。 您可以使用Ctrl + 滑鼠左鍵來選取多個交叉分析篩選器,然後使用 [交叉分析工具] 索引標籤上的 [對齊工具]。

  3. 交叉分析篩選連線-交叉分析篩選器只會連接到您用來建立它們的樞紐分析表,因此您必須選取每一個交叉分析篩選器,然後移至交叉分析篩選器工具>選項>報告連線,並檢查您要連接的樞紐分析表。 交叉分析篩選器和時程表可以控制任何工作表上的樞紐分析表,即使工作表已隱藏也一樣。

    交叉分析篩選器工具 > 選項的交叉分析篩選器報告連結
  4. 新增時程表–選取任何樞紐分析表並移至 [樞紐分析表工具] >分析>篩選> [插入時程表],然後選取您要使用的每個專案。 針對此儀表板,我們已選取 [訂單日期]。

  5. [時程表選項]-按一下時程表,然後移至 [時程表工具] >選項,然後選取 [樣式]、[頁首] 和 [標題] 等選項。 選取 [報表連線] 選項,將時程表連結到您選擇的樞紐分析表。

深入瞭解交叉分析篩選器和時程表控制項。

後續步驟

您的儀表板現在已完成功能,但您可能仍需要依您想要的方式排列並進行最終調整。 例如,您可能會想要新增報表標題或背景。 針對我們的儀表板,我們已在樞紐分析表周圍新增圖形,並已從 [視圖] 索引標籤關閉標題和格線。

請務必測試您的交叉分析篩選器和時程表,以確保您的樞紐分析表和樞紐分析圖有適當的行為。 您可能會發現,如果一個樞紐分析表想要調整另一個樞紐分析表,並將其重迭,並會顯示錯誤訊息,在某些情況下,某些選取會造成問題。 您必須先修正這些問題,才能發佈您的儀表板。

完成儀表板設定之後,您可以按一下本主題頂端的 [共用儀表板] 索引標籤,以瞭解如何發佈儀表板。

恭喜您建立儀表板! 在此步驟中,我們會示範如何設定 Microsoft 群組來共用您的儀表板。 我們要做的是將您的儀表板釘選到 SharePoint 中的群組文件庫頂端,讓您的使用者隨時都能輕鬆存取。

附註: 如果您尚未設定群組,請參閱在 Outlook 中建立群組

將您的儀表板儲存在群組中

如果您還沒有將儀表板活頁簿儲存在您想要移動的群組中。 如果它已經在群組的 [檔案] 文件庫中,您可以略過這個步驟。

  1. 移至 [ Outlook 2016 ] 或 [ Outlook 網頁版] 中的群組。

  2. 按一下功能區中的 [檔案],以存取群組的文件庫。

  3. 按一下功能區上的 [上傳] 按鈕,並將您的儀表板活頁簿上傳至文件庫。

將它新增到您的群組 SharePoint Online 小組網站

  1. 如果您是從 Outlook 2016存取文件庫,請按一下左側功能窗格中的[常用]。 如果您是從 Outlook 網頁版存取文件庫,請按一下功能區最右端的 [其他>網站]。

  2. 從左側的 [功能窗格] 中按一下 []。

  3. 尋找您的儀表板活頁簿,然後按一下其名稱左邊的選取範圍。

  4. 當您選取儀表板活頁簿時,請選擇功能區上的 [釘選到最上層]。

選取檔案,然後按一下 [釘選到最上層],即可在您的文件庫中輕鬆 acessible

現在,每當您的使用者移至 SharePoint Online 小組網站的 [檔] 頁面時,您的儀表板工作表就會位於最上方。 他們可以按一下它,輕鬆存取目前的儀表板版本。

提示: 您的使用者也可以透過 Outlook Groups 行動應用程式,存取您的群組文件庫,包括您的儀表板活頁簿。

另請參閱

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