使用 Project Online 中的小組資源 (英文)

使用 Project Online 中的小組資源 (英文)

團隊資源是指派給專案的人資產,負責完成特定工作。 [資源管理員] 會先將可供專案工作的所有人員新增至 [ Project Online 資源中心]。 專案經理接著從該資源庫中選擇以建立其專案小組。 專案小組加入後,專案經理會將資源指派給任務。 小組資源完成其工作,而且可以使用 Project Online 來提交時程表及進度更新。

本主題內容

將團隊資源新增為 Project Online 使用者

大多數小組資源需要存取 Project Online (以及授權),才能查看其已指派的工作、提交時程表,並輸入進度。 因此,設定小組資源所需的第一個步驟就是將他們新增為 Project Online 使用者。 您可以新增內部永久員工以及外部合同工或暫時員工。

提示: 下列程式說明如何將使用者新增至 Project Online 一次。 如果您的組織使用的是 Active Directory 或 Exchange,您可能可以自動匯入大部分或所有使用者,以及其連絡人資訊。 請與您的 Project Online 管理員聯繫,以取得詳細資料。

  1. 移至 [ Microsoft 365 admin center]。 如果您在瀏覽器中開啟 Project Online 或任何您的 Microsoft 365 應用程式,請選擇頁面左上角的應用程式啟動器,然後選擇 [管理員]。 如果您想要在瀏覽器中的另一個索引標籤中開啟系統管理中心,請按住 Ctrl,然後選擇 [管理員]。

    提示: 如果 Project Online 或另一個 Microsoft 365 應用程式未開啟,請在瀏覽器的網址列中輸入HTTP://portal.office.com ,然後按 enter。 登入後,就會開啟 Office 網頁版 首頁,並在左上角提供 app 啟動器。

  2. 在左窗格中,選擇 [使用者],然後選擇 [作用中的使用者]。

  3. 在 [作用中的使用者] 頁面上,選擇 [新增使用者]。

  4. 完成 [新增使用者] 對話方塊中的欄位,包括名稱、連絡人資訊、帳戶密碼資訊、 Project Online 角色,以及 Project Online 授權資訊。 選擇 [儲存]。

  5. 在 [新增使用者] 對話方塊中,確認已選取 [以電子郵件傳送密碼] 核取方塊。 在文字方塊中輸入電子郵件地址,然後選擇 [傳送電子郵件並關閉]。 如果您不想在電子郵件中傳送密碼,請清除該核取方塊,然後選擇 [關閉]。

    提示: 如果您選擇傳送密碼電子郵件,新的使用者會收到來自 Microsoft Online 服務小組的電子郵件,且其主題為「新增或修改的使用者帳戶資訊」。 或者,您可以將密碼電子郵件傳送給您,然後給予新的使用者。

  6. 針對您要新增至 Project Online的所有使用者重複此程式。

頁面頂端

在 Project Online 資源中心中設定資源

新增使用者之後,請返回 Project Online ,並將其識別為組織專案資源池中的資源。 將其識別為資源,即可將其新增至專案小組,並將任務指派給他們。

提示: 如果您的組織使用 Active Directory,您可以透過 Active Directory 同步處理,自動將您的使用者識別為資源。 如需詳細資訊,請參閱設定資源中心。 不過,如果沒有 Active Directory 同步處理,您需要一次設定一個資源。

  1. 選擇頁面左上角的應用程式啟動器,然後選擇 [ Project]。

  2. 在 Project Online的 [快速啟動] 上,選擇 [資源]。

  3. 在 [資源] 索引標籤上,選擇 [新增]。

  4. 在 [識別資訊] 區段中,選取 [與使用者帳戶關聯資源] 核取方塊。

  5. 在 [使用者驗證] 區段的 [使用者登入帳戶] 方塊中,輸入您在系統管理中心輸入的使用者名稱或電子郵件地址。

  6. 輸入您任何其他您擁有的資源資訊。 選擇 [儲存]。 資源即會新增至資源中心。

  7. 針對您想要識別為資源的所有使用者重複此程式。

您可能沒有資源的所有相關資訊可開始使用,但您隨時可以返回並新增或進一步提煉資訊。 小組資源及其專案經理的特別重要性,就是技能集、可用性、成本、部門及工作代碼的相關資訊。 您可以使用此程式來編輯已列在資源中心中的資源。

  1. 在 Project Online的 [快速啟動] 上,選擇 [資源]。 [資源中心] 頁面隨即開啟。 [資源中心] 會列出貴組織資源資料庫中在 Project Web App 中設定的所有資源。

  2. 選取您要更新其資訊之資源名稱旁的核取方塊。

  3. 在 [資源] 索引標籤的 [資源] 群組中,選擇 [編輯]。 [編輯資源] 頁面隨即開啟,並顯示所選資源的詳細資料。

  4. 在整頁的欄位中新增資訊。 完成後,請選擇 [儲存]。

    提示: 團隊資源會依 Project Online(就是裝置資源)而被視為工時資源。 其他類型的資源包括材料資源和成本資源。 請參閱將資源新增至 Project Web App ,以深入瞭解不同類型的資源。

頁面頂端

建立專案小組

將 Project Online 使用者新增至資源中心之後,就會將它們識別為資源,而專案經理現在可以將他們新增至他們的特定專案做為小組資源。

  1. 在 Project Online的 [快速啟動] 上,選擇 [專案]。

  2. 在 [專案中心] 中,選擇您要為其建立團隊的專案名稱。

  3. 在 [專案] 索引標籤的 [導覽] 群組中,選擇 [建立團隊]。 [組建小組] 頁面左側會列出整個 Project Online 資源庫。 右側是空白的,但不久會列出目前專案所選取的小組資源。

    Build_Project_Team

    提示: 您可以指定清單顯示符合特定特性的資源。 例如,若要只顯示工時資源(且不顯示任何材料或成本資源),請在 [團隊] 索引標籤上的 [資料] 群組中,選擇 [視圖] 方塊([所有資源]),然後選擇 [工時資源]。 同樣地,若要依據某個特徵進行篩選,請在 [團隊] 索引標籤的 [資料] 群組中,選擇 [篩選] 方塊,然後指定您的篩選。 最後,若要依據某個特徵將資源分組,請在 [團隊] 索引標籤上的 [資料] 群組中,選擇 [群組依據] 方塊,然後選擇一個分組方式,例如最早可用預訂類型

  4. 在左邊的表格中,選取您要新增至小組之資源之名稱旁的核取方塊。

    提示: [建立小組] 表格會顯示特定欄位,可協助您決定要將哪些人員新增至您的小組。 範例包括「類型」、「成本中心」及 [最早可用]。 如需資源的詳細資訊,尤其是其技能集及成本,請移至資源中心。 在 [快速啟動] 上選擇 [資源]。 選取資源名稱旁的核取方塊。 在 [資源] 索引標籤的 [資源] 群組中,選擇 [編輯]。 [編輯資源] 頁面隨即開啟,並顯示所選資源的詳細資料。

  5. 在兩個數據表之間,選擇 [Add] (新增)。

  6. 在 [團隊] 索引標籤的 [小組] 群組中,選擇 [儲存] & 關閉]。 您所選取的資源現在會新增為您的專案在頁面右側的小組資源。 現在,這些資源已準備好分派任務。

    Build_Project_Team_2

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為任務分派資源

您的小組建立完畢後,您就可以開始將小組成員定向至專案,並舉行您的啟動會議。 在 Project Online中,您可以將資源指派給任務。

  1. 在 Project Online的 [快速啟動] 上,選擇 [專案]。

  2. 在 [專案中心] 中,選擇您要將資源指派給任務的專案名稱。

  3. 安排甘特圖,讓您可以輕鬆使用 [資源名稱] 欄。 您可以將分割列拖曳到右側,這樣您就可以同時查看任務名稱和資源名稱。 或者,將滑鼠放在 [資源名稱] 欄上方,直到指標變成四向箭號,然後將該列向左拖曳,移至 [任務名稱] 欄。

  4. 若要開始指派資源給任務,請在任務的 [資源名稱] 欄位中按一下。 再次按一下它,即可開啟列出所有團隊資源的下拉式功能表。

    Assign_Resource_To_Task_1

  5. 選取您要指派給目前任務之資源名稱旁的核取方塊。 按 Enter。

  6. 針對所有需要指派的工作,重複此程式。 請注意,您只能將資源指派給任務大綱中最低層級的子任務,而不是將其上方的摘要任務層級指派給它們。 深入瞭解子任務與摘要任務

  7. 在 [任務] 索引標籤的 [專案] 群組中,選擇 [儲存]。

  8. 在 [任務] 索引標籤的 [專案] 群組中,選擇 [發佈]。 發佈專案後,小組資源就能存取其指派的工作。 登入 Project Online之後,他們可以選擇 [快速啟動]上的 [工作] 來查看其作業。

    Assign_Resource_To_Task_2

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設定小組資源的時間與進度報告

您可以使用下列三種方式,設定 Project Online 讓小組資源報告工作更新:

  • 在時程表中,實際工時在每個已指派的工作上

  • 在任務進度中,每個已分派任務的完成百分比

  • 在包含每個已指派任務的實際工時和完成百分比的單一輸入時程表中

您也可以設定團隊資源是否可以使用其實際工時或完成百分比來更新專案排程,以及是否需要核准其更新。

  1. 在 Project Online中,選擇 [設定],然後選擇 [ PWA 設定]。

  2. 在 [時間與任務管理] 底下,選取 [會計週期] 或 [時間報告期間] 等連結,以設定報告的時間參數。

    Setup_Time_And_Progress

  3. 選擇 [時程表設定] 和 [預設值] 及 [任務設定],並顯示以指定您想要的時程表顯示方式、小組資源應報告的資訊,以及他們是否需要提交報告以供核准。

  4. 在每個頁面的底部,選擇 [Save] (儲存)以實施變更。

頁面頂端

另請參閱

設定資源中心

將資源新增至 Project Web App

縮排或凸排您專案中的任務

設定時程表

小組成員可以在 Project Online 中做什麼?

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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