您可以使用表單和宏,追蹤 Access 資料表中的記錄最後修改時間。 當表單用來修改記錄時,宏會儲存資料表中的日期和時間。 只會儲存最新的修改日期和時間。

附註: 本文中的程式適用于桌面 Access 資料庫。

本文內容

概觀

若要記錄資料表中記錄的修改日期和時間,您必須完成下列步驟:

步驟 1:新增欄位至資料表    您需要一個儲存日期和時間的位置,才能進行錄製。 第一個步驟是在資料表中建立包含要追蹤之記錄的欄位。 若要捕獲日期和時間,請為日期建立一個欄位,為時間建立一個欄位。 如果您只想要捕獲其中一個或另一個,您可以只建立您需要的欄位。

步驟 2:建立記錄日期和時間的宏    視您想要記錄日期、時間或兩者不同,宏將會有一或兩個動作。 當您撰寫宏時,請只指定儲存日期和時間的欄位,而不是包含這些欄位的資料表。 如此一來,您可以輕鬆地在其他資料表和表單中重複使用宏。

步驟 3:新增宏至資料輸入表單    您將宏新增到您用於編輯資料表中記錄的表單的 Before Update 表單內容。 如果您使用其他表單來編輯資料表中的記錄,您也可以將宏新增到每一個表單。 如此一來,無論您使用哪個表單來編輯記錄,都可以捕獲日期和時間。

提示: 如果您想要追蹤記錄建立的時間,但不想在意何時修改記錄,只要在資料表中建立欄位來追蹤,並使用 欄位的預設值 屬性,在建立記錄時為每一個記錄建立時間戳記。

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開始之前

開始之前,請考慮下列事項:

  • 使用者必須在資料庫中啟用宏。 如果使用者開啟資料庫,但並未啟用宏,宏將不會為記錄加時間戳記。 如果您將資料庫儲存在 信任的位置,系統會自動啟用宏。

  • 如果使用者編輯記錄,但並未使用包含時間戳記記錄的宏的資料輸入表單,則使用者編輯的記錄將不會有時間戳記。

  • 由於日期和時間是儲存在資料表欄位中,因此每一次修改記錄時,這些欄位中的值都會被覆蓋。 換句話說,您只可以儲存最近修改的日期和時間。

  • 如果您只想要捕獲建立記錄的日期和時間,只要新增欄位至資料表,並設定該欄位的預設值屬性為Now () Date () 。

  • 如果資料庫檔案的檔案格式較舊,且使用使用者層級安全性,您必須擁有許可權,才能變更資料表的設計,以及用來編輯其記錄的表單。

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步驟 1:新增時間戳記欄位至資料表

建立欄位以儲存資訊。

  1. 在 [設計] 檢視中開啟資料表。

  2. 執行下列其中一項或兩項:

    • 建立欄位以儲存日期。    在設計視窗的功能變數名稱欄中,輸入新列中的修改日期,然後在資料類型欄中選取日期/時間。

    • 建立欄位以儲存時間。    在設計視窗的功能變數名稱欄中,輸入新列中的修改時間,然後在資料類型欄中選取日期/時間。

  3. 按 CTRL+S 儲存您的變更。

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步驟 2:建立記錄日期和時間的宏

建立欄位之後,請建立一個宏,為這些欄位建立時間戳記。 若要讓宏可與其他資料表重複使用,請僅參照功能變數名稱,而非資料表名稱。

附註: 如果您只想記錄日期或時間,請省略不需要的宏動作。

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [其他] 群組中的 [巨集]。 如果無法使用這個命令,請按一下 [模組] 或 [類別模組] 按鈕下方的箭號,然後按一下 [巨集]。

  2. 在 [ 設計> 鍵 的 [顯示 /隱藏群組 中,按一下 [顯示所有動作

  3. 在宏視窗中,開啟宏動作清單,然後選取SetValue。

    Access 2010 巨集設計索引標籤。

    1. 首先,顯示所有可用的宏動作。 SetValue 動作會被視為可能不安全且預設為隱藏,因為它可能會變更資料。

    2. 然後,從清單中選取 SetValue 動作。

  4. SetValue 動作方塊的 [專案] 方塊中 ,輸入或貼 上 [修改日期]。

  5. 在運算式方塊中,輸入日期 () 。

  6. 開啟下一個宏動作清單,然後選取SetValue。

  7. SetValue 動作方塊的 [專案] 方塊中 ,輸入或貼 上 [修改時間]。

  8. 在運算式方塊中,輸入時間 () 。

  9. 按 CTRL+S,然後在 [另 存新位值> 對話方塊中,輸入 上次修改日期

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步驟 3:新增欄位和宏至資料輸入表單

建立宏之後,請將其新增到每個使用者輸入表單,以在相關的資料表中輸入資料。

  1. 在設計檢視中開啟資料輸入表單。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

  3. 在欄位清單中,在此視圖可用的欄位下,將日期修改和時間修改欄位拖曳至表單。 請根據需要調整表單上欄位的大小和位置。

  4. 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。

  5. 在屬性工作表上,確認選取類型已設定為Form。

    提示: 若要變更 選取類型,請在下拉式清單中按一下您想要的選取類型。

  6. 在屬性工作表上,按一下 [ 事件> 卷點

  7. 在 [ 事件」 的 Tab 上,按一下 [更新前 前選項 1> 方塊中的箭鍵,然後按一下 [上次 修改日期

  8. 如果您使用多個表單來編輯記錄,請對每個這類表單重複此程式。

  9. 若要確認宏正確無誤,請以表單檢視開啟表單、編輯記錄,然後按 SHIFT+F9。 您應該會顯示您編輯記錄的日期和時間。

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