共用清單或清單項目

清單和清單專案通常可供擁有網站許可權的每個人使用,但在某些情況下,您可能會想要與沒有清單存取權的人共用特定專案。

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本文會限制共用清單或清單專案,讓您決定是否允許人員編輯或只查看內容,以及與您共用的人是否可以與其他人共用。 您隨時都可以管理清單和清單專案的許可權,就像處理檔案 一樣

附註: 您的螢幕看起來是否與此處的範例不同? 網站預設可能會設定為使用傳統體驗,或者您可能使用的是較舊版本的 SharePoint。 如果您是清單擁有者、網站擁有者或系統管理員,請參閱切換清單或文件庫 的預設體驗,從新體驗或傳統文件庫切換為設定預設體驗的步驟。

共用清單

  1. 前往您想要共用的清單,然後選取 共用

    授予存取權

  2. 輸入要共用清單之人員的名稱。

  3. 如果您想要的話,請選取清單存取層級的選項:

    可檢視

    可編輯

    完全控制

    查看清單中的專案

    編輯清單中的專案

    新增專案至清單

    共用清單

    設定清單 (例如新增或移除欄、建立視圖、變更欄或)

  4. 如果需要,請包含訊息。

  5. 選取 授予存取權

附註: 

  • 如果您想要授予人員存取權,但不想傳送通知,請取消勾選通知 人員

  • 共用清單需要 「管理許可權」許可權才能在 SharePoint。 根據預設,這表示只有網站擁有者可以共用清單。

  • 如果網站成員或網站訪客 (或任何非擁有者) 嘗試共用清單, SharePoint 網站允許存取要求時,傳送核准要求給網站擁有者。

  • 如果網站已 關閉存取要求,非擁有者會收到一則訊息,通知他們沒有共用許可權。

  • 您的公司系統管理員可能會限制貴組織外部的使用者共用。

共用清單專案

  1. 選取您想要共用的清單專案,然後選取共用

    在清單中共用SharePoint

  2. (選) 選取下拉式清單以變更連結類型。 隨即 開啟 詳細資料窗格,您可以在其中變更誰可以存取連結,以及人員是否可以編輯您共用的專案。

  3. 針對您想要提供連結存取權的使用者選取一個選項, (視系統管理設定) :

    附註: 如果共用選項呈現灰色停用狀態,則貴組織的系統管理員可能已限制使用該功能。 例如,他們可能會選擇停用 [任何人] 選項,以防止將可使用的連結轉寄給其他人。

    •  [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

      附註: 此選項在 Server 2019 SharePoint 中提供。

    • 貴<中的 人員>您組織中擁有清單專案連結存取權的任何人員,無論他們是直接從您接收清單專案,還是轉自其他人。

    • 具有現有存取權 的人,可以由已擁有清單專案或清單存取權的人使用。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員,請使用這個選項。

    • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員,不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請,則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

  4. 如果您希望人員只能查看您的清單專案,請取消勾選允許 編輯 核取方塊。 (預設會開啟允許編輯) 。

  5. 完成後,請選取 Apply

  6. 如有需要,請輸入要共用的人員名稱和訊息。

  7. 準備好傳送連結時,請選取 傳送

附註: 

  • 共用連結所授予的許可權只有在連結存在時才能持續。 例如,連結停用時,會撤銷存取權 (但人員可能仍可透過其他方式存取清單) 。

  • 選取允許編輯時 (在人員登錄後) 組織人員可以編輯清單專案的欄值。 未選取允許編輯時,貴組織人員可以查看專案及其欄值,但他們無法編輯。

  • 網站系統管理員可以限制共用,以便只有擁有者可以共用。

  • 如果網站系統管理員未限制網站擁有者共用,任何擁有清單專案編輯許可權的人,都可以選取共用或複製連結與其他人共用該清單專案。 沒有編輯許可權的使用者可以使用複製連結取得已擁有清單專案許可權之人員易於取得的連結。

使用「複製連結」共用清單專案

  1. 選取清單專案,然後在命令列上選取複製 連結。 如果 無法使用複製連結 按鈕,請確定您未編輯清單,或尚未選取多個專案。

  2. 按一下 [ 複製以複製剪貼簿的連結。

  3. 傳送給您想要的人。 連結僅適用于已擁有清單許可權的人。

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