共用 Access 桌面資料庫的方法

共用 Access 桌面資料庫的方法

視您的需求和資源可用性而定,共用 Access 資料庫的方法有好幾種。 本文將說明可用的選項、每個選項的好處,以及資源以瞭解更多資訊。

本文內容

共用 Access 資料的方法概觀

資料庫應用程式會隨著時間而改變並成長。 許多因素會影響需求與績效,包括並行使用者數量、網路環境、輸送量、延遲、資料庫大小、尖峰使用時間及預期成長率。 簡而言之,如果資料庫解決方案成功,可能需要演進。 幸好,Access 有從簡單到進一步演進的路徑,您可以花一些時間有效地調整解決方案。 下表摘要列出 Access 案例和工作量,可協助您選擇該路徑。

Access 共用選項概觀

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共用單一資料庫

這是最簡單且需求最低的選項,但提供的功能也最少。 在這個方法中,資料庫檔案會存放在共用的網路磁碟機中,讓所有使用者同時共用資料庫檔案。 如果同時有多個使用者變更資料,則會有可靠性和可用性等限制,因為會共用所有的資料庫物件。 而且,所有資料庫物件都是在網路上傳送,因此這個技術也可能降低效能。

如果預期只有少數幾個人會同時使用資料庫,而且使用者不需要自訂資料庫的設計,則此選項可能適合您使用。 但這個方法較其他共用資料庫的方法更安全,因為每個使用者都有資料庫檔案的完整副本,因此增加未經授權的存取風險。

若要使用共用資料夾共用資料庫:

  1. 在家用或小型企業環境中,與特定人員共用資料夾。 詳細資訊請參閱 Windows 10中的網路檔案共用。

  2. 請確認所有使用者電腦上的 Access 都設定為在共用模式中開啟。 這是預設設定,不過您應該檢查以確認無誤 (如果使用者以獨佔模式開啟資料庫,將會干擾其他人使用資料)。

    1. 啟動 Access,然後按一下 [檔案] 底下的 [選項]。

    2. 在 [Access 選項] 方塊中,按一下 [用戶端設定]。

    3. 在 [ 進一步區 段, 預設 開啟模式, select Shared,click OK,and then exit Access.

  3. 將資料庫檔案複製到共用資料夾。 複製完檔案之後,確認檔案屬性已設為允許資料庫檔案的讀/寫存取權。 使用者必須具備讀/寫存取權,才能使用資料庫。

  4. 在每一台使用者電腦上,建立資料庫檔案的捷徑。 詳細資訊請參閱建立 Office 程式或 檔案的桌面快捷方式

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共用分割資料庫

如果您沒有 SharePoint 網站或資料庫伺服器,這是不錯的選擇。 您可以用區域網路或 LAN (共用) 。 分割資料庫時,您將它重新組織成兩個檔案:即內含資料表的後端資料庫,以及包含所有其他資料庫物件 (例如查詢、表單及報表) 的前端資料庫。 每個使用者都是使用前端資料庫的本機複本與資料互動。

分割資料庫的好處包括:

  • 提升的績效    只有資料會在整個網路中共用,而非資料表、查詢、表單、報表、宏和模組。

  • 提高可用性    資料庫交易 ,例如記錄編輯,會更快速地完成。

  • 增強安全性    使用者透過連結資料表存取後端資料庫;駭客較不可能透過前端資料庫取得未經授權的資料存取權。

  • 提升可靠性    如果使用者遇到問題且資料庫意外關閉,任何資料庫檔案的損壞通常僅限於使用者開啟的前端資料庫副本。

  • 彈性的開發環境    每個使用者都可以獨立開發查詢、表單、報表及其他資料庫物件,而不會影響其他使用者。 您也可以在開發和發佈新版本前端資料庫的同時,繼續存取儲存在後端資料庫中的資料。

詳細資訊請參閱分割 Access 資料庫

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在 SharePoint 網站上共用資料

在 SharePoint 網站上共用 Access 資料的方法有好幾種:

  • 連結    連結程式會連接到另一個程式中的資料,因此您可以在 SharePoint 和 Access 中同時查看和編輯最新資料,而不必在 Access 中建立及維護資料的副本。 如果您不想將 SharePoint 清單複製到 Access 資料庫,但想要執行查詢,並依據該清單的內容產生報表,您可以連結至資料。

  • 移動    當您將資料從 Access 移至 SharePoint 網站時,您可以在 SharePoint 網站上建立清單,並維持連結至資料庫中的資料表。 匯出資料表至 SharePoint 精靈可協助您同時移動所有資料表中的資料,並維持其關聯。

詳細資訊請參閱將資料匯出、連結或移動至 SharePoint。

警告    雖然您可以將 Access 資料庫檔案儲存到 OneDrive 或 SharePoint 文件庫,但建議您避免從這些位置開啟 Access 資料庫。 檔案可能會下載到本地進行編輯,然後在您將變更儲存到 SharePoint 後再次上傳。 如果有多個人員從 SharePoint 開啟 Access 資料庫,可能會建立多個資料庫複本,而且可能會發生一些意外的行為。 這項建議適用于所有類型的 Access 檔案,包括單一資料庫、分割資料庫,以及 .accdb、.accdc、.accde 和 .accdr 檔案格式。 有關部署 Access 的資訊,請參閱 部署 Access 應用程式

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使用資料庫伺服器共用資料

您可以搭配使用 Access 資料庫伺服器產品 (例如 SQL Server) 來共用資料庫。 這個方法有許多好處,但是需要額外的軟體 (資料庫伺服器產品)。

這個方法類似於分割資料庫,因為資料表會儲存在網路上,而且每個使用者都擁有 Access 資料庫檔案的本機複本 (資料庫檔案中包含資料表的連結,以及查詢、表單、報表和其他資料庫物件)。 此共用方法的好處取決於您使用的資料庫伺服器軟體,但一般而言,好處包含使用者帳戶及選擇性資料存取、絕佳的資料可用性,以及整合完備的資料管理工具。 此外,大部分的資料庫伺服器軟體都可搭配舊版的 Access 運作,所以並非所有使用者都必須使用相同版本。 只有資料表會共用。 若要取得詳細資訊,請參閱將 Access 資料庫移轉到 SQL Server、SQL Server資料庫中的資料匯出或連結至資料,以及連結至或從 Azure SQL Server 資料庫匯出資料

使用資料庫伺服器來共用資料庫的優點

  • 高績效和擴充性    在許多情況下,資料庫伺服器比單一 Access 資料庫檔案提供更佳的績效。 許多資料庫伺服器產品也支援相當大型的 TB 大小資料庫,約是 Access 資料庫檔案目前限制 (2 GB) 的 500 倍。 資料庫伺服器產品會平行處理查詢 (在單一處理程序中使用多重原生執行緒來處理使用者要求),並能將新增更多使用者時的額外記憶體需求降至最低,因此通常能非常有效率地運作。

  • 提高可用性    大部分的資料庫伺服器產品都允許您在資料庫使用期間備份資料庫。 因此,您不需要強制使用者離開資料庫,即可備份資料。 此外,資料庫伺服器產品通常可以非常有效率地處理並行編輯與記錄鎖定。

  • 提升安全性    沒有任何資料庫可以完全安全。 不過,資料庫伺服器產品提供強大的安全性功能,可協助保護您的資料免於未經授權使用。 大部分的資料庫伺服器產品都提供以帳戶為基礎的安全性,可讓您指定誰可以查看哪些資料表。 即使 Access 前端遭他人不當取得,以帳戶為基礎的安全性可遏止未經授權使用資料。

  • 自動復原性    如果系統失敗 (例如作業系統當機或電源中斷) ,有些資料庫伺服器產品有自動復原機制,只要幾分鐘的時間,資料庫就恢復為最後一致的狀態,而不需要資料庫系統管理員介入。

  • 伺服器端處理    在用戶端/伺服器組配置中使用 Access,可先在伺服器上處理資料庫查詢,再將結果傳送給用戶端,有助於減少網路流量。 由伺服器進行處理通常比較有效率,尤其是在處理大型資料集時。

  • Azure SQL Server    除了 SQL Server 的好處外,還提供動態擴充性且沒有停機時間、智慧優化、全域擴充性和可用性、消除硬體成本,以及減少系統管理。

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