匯出或刪除 Outlook Customer Manager 資料

Outlook Customer Manager 將于2020年6月停用。 您將無法在2020年6月之後使用 Outlook Customer Manager,但是您可以依照本文中的步驟匯出或刪除 Outlook Customer Manager 資料。

匯出 Outlook Customer Manager 資料

使用 Windows 或 Mac PowerShell app-您將使用可從 Outlook Customer Manager 匯出所有資料的腳本。

使用 PowerShell 匯出 Outlook Customer Manager 資料

請遵循下列步驟,在 Outlook Customer Manager 中使用 PowerShell 腳本匯出您的使用者資料。 此腳本可以在 Windows 或 Mac 電腦上執行。

使用OCM-Script.ps1 PowerShell 腳本匯出資料。

使用 Windows PowerShell app 匯出 Outlook Customer Manager 資料

  1. 從這個位置取得腳本: [ Outlook Customer Manager 資料匯出]。

  2. 下載腳本並將它儲存到電腦上的某個位置。 您需要記住此檔案的儲存位置,因為稍後會再次需要。

  3. 從 Windows 桌面,選擇 [開始],然後輸入PowerShell

  4. Windows PowerShell app上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [以系統管理員身分執行]。 選取[是]以允許此應用程式變更您的裝置。

  5. 在 [Windows PowerShell app] 頁面上,您應該會出現在命令提示字元。

    螢幕擷取畫面:在 C:\Windows\System32 上進行 PowerShell commmand 提示

    流覽至OCM-Script.ps1的檔案位置。 例如,如果您將檔案儲存在您的使用者資料夾中,您會輸入下列命令:

    • [ cd ],然後選擇 [ Enter]。

    • cd \Users\your 名稱,然後選擇 [ Enter]。

  6. 輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    Unblock-File .\OCM-Script.ps1

    輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    .\OCM-Script.ps1 export-all-data
  7. 在 [Windows PowerShell 認證] 頁面上,輸入您的 Microsoft 365 電子郵件地址和密碼,然後選擇[確定]。 您應該會看到腳本正在執行。

  8. 您匯出的 Outlook Customer Manager 資料檔會儲存在儲存OCM-Script.ps1檔案的相同檔案位置。 它們會儲存在子資料夾中,其名稱會由您的電子郵件地址及腳本執行的日期及時間所組成: youremailaddress@contoso com_20191108T1124287436。 檔案將會是 CSV 格式。 您可以使用 CSV 檔案讀取器(例如 Microsoft Excel)來查看您的資料。

如果您想要將連絡人匯入 Outlook,請閱讀 [從 Excel 試算表將連絡人匯入到 outlook]。

取得腳本說明

您可以透過在 PowerShell app 中執行下列命令,在腳本中找到有關命令的說明。 請依照上述步驟執行 PowerShell app。

get-help .\OCM-Script.ps1 -online

然後選擇 [ Enter]。

使用 Mac PowerShell 匯出 Outlook Customer Manager 資料

遵循下列步驟,在 Outlook Customer Manager 中使用 Mac PowerShell 腳本匯出您的使用者資料。 在 Mac 電腦上執行此腳本。 使用OCM-Script.ps1 PowerShell 腳本匯出資料。

在執行此腳本之前,您必須先安裝 Homebrew。

  1. 從這個位置取得腳本: [ Outlook Customer Manager 資料匯出]。

  2. 下載腳本並將它儲存到您的電腦。

  3. 在您的 Mac 電腦上,開啟 [終端]。 複製並貼上下列命令以安裝 Homebrew:

    /usr/bin/ruby -e "$(curl -fsSL https://raw.githubusercontent.com/Homebrew/install/master/install)
  4. 在 [終端] 中複製並貼上下列命令,以安裝Mac 版 PowerShell

    brew cask install powershell
  5. 類型:

     pwsh

    然後選擇 [ Enter]。

  6. 複製並貼上下列命令,然後輸入您的 Microsoft 365 電子郵件地址和密碼。

     $cred=get-credentials
  7. 在您的終端視窗中,流覽至OCM-Script.ps1的檔案位置。

  8. 輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    Unblock-File .\OCM-Script.ps1

    輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    .\OCM-Script.ps1 export-all-data 
  9. 您匯出的 Outlook Customer Manager 資料檔會儲存在儲存OCM-Script.ps1檔案的相同檔案位置。 它們會儲存在子資料夾中,其名稱會由您的電子郵件地址及腳本執行的日期及時間所組成: youremailaddress@contoso com_20191108T1124287436。 檔案將會是 CSV 格式。 您可以使用 CSV 檔案讀取器(例如 Microsoft Excel)來查看您的資料。

如果您想要將連絡人匯入 Outlook,請閱讀 [從 Excel 試算表將連絡人匯入到 outlook]。

刪除您的 Outlook Customer Manager 資料

有多個 Outlook Customer Manager 資料類型,以及可用於刪除它們的多個工具。 

資料類型

Outlook

Powershell

交易(私人及共用)

公司(私人及共用)

連絡人(共用)

活動/文章

深入資訊

工作

Yes

連絡人(私人)

Yes

  • 透過 [人員] 應用程式和 [工作] app 可透過 Outlook 刪除私人連絡人和工作。

  • PowerShell app-您可以使用腳本來刪除除任務和私人連絡人以外的所有 Outlook Customer Manager 資料。  這是由於速度的原因所建議的方法。

使用 Windows PowerShell app 刪除 Outlook Customer Manager 資料

使用此腳本來移除 Outlook Customer Manager 資料。

附註: 共用 Outlook Customer Manager 資料位於Microsoft 365 群組信箱中,而私人 Outlook Customer Manager 資料則位於使用者的信箱中。 
我們建議您在每個 Outlook Customer Manager 使用者的信箱上執行此腳本,並在 [ Microsoft 365 ] 群組信箱上執行。 

  1. 從這個位置取得腳本: [ Outlook Customer Manager 資料匯出]。

  2. 從這個位置下載腳本並將其儲存至您的電腦: Outlook Customer Manager 資料匯出

  3. 從 Windows 桌面,選擇 [開始],然後輸入PowerShell

  4. Windows PowerShell app上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [以系統管理員身分執行]。 選取[是]以允許此應用程式變更您的裝置。

  5. 在 [Windows PowerShell app] 頁面上,您應該會出現在命令提示字元。

    螢幕擷取畫面:在 C:\Windows\System32 上進行 PowerShell commmand 提示

    流覽至OCM-Script.ps1的檔案位置。 例如,如果您將檔案儲存在您的使用者資料夾中,您會輸入下列命令:

    • [ cd ],然後選擇 [ Enter]。

    • cd \Users\your 名稱,然後選擇 [ Enter]。

  6. 輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    Unblock-File .\OCM-Script.ps1

    輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    .\OCM-Script.ps1 purge-all-data <email address of the Microsoft 365 group mailbox>
  7. 若要尋找 Microsoft 365 群組信箱的電子郵件地址,請登入Outlook Web app,移至群組信箱,以滑鼠右鍵按一下以選取群組信箱,然後選取 [複製電子郵件地址]。 然後,您可以將電子郵件地址名稱貼到上方的 PowerShell 命令中。

  8. 在 [Windows PowerShell 認證] 頁面上,輸入您的 Microsoft 365 電子郵件地址和密碼,然後選擇[確定]。 您應該會看到腳本正在執行。

  9. [ Microsoft 365 ] 群組 Outlook Customer Manager 資料將會被移除。

執行下列命令以移除單一使用者的資料:

注意使用者的電子郵件地址是選用的。 如果沒有任何電子郵件地址,PowerShell app 會提示您輸入您要移除之資料之使用者的電子郵件地址和密碼。

.\OCM-Script.ps1 purge-all-data <email address of the user>

執行下列命令,以移除使用者或 Microsoft 365 群組信箱的連絡人資料:

.\OCM-Script.ps1 purge-contacts-data <email address of the user or Microsoft 365 group mailbox>

使用全域系統管理員帳戶從使用者的信箱中移除資料

請依照下列步驟,允許全域管理員存取使用者的信箱,讓系統管理員可以刪除使用者的 Outlook Customer Manager 資料。

您必須先確認您的電腦允許基本驗證,才能追蹤這些程式。 預設為開啟,但您必須確認基本驗證已開啟。 若要確認它在:

  1. 在您的 Windows 電腦上,按一下 [Windows] 圖示,然後輸入:

    cmd
  2. 從 [命令提示字元] 視窗中,輸入:

    winrm get winrm/config/client/auth

    您應該會看到這個值,基本 = True。 如果您沒有看到這個值,請輸入下列專案來開啟 WinRM 的基本驗證:

    winrm set winrm/config/client/auth @{Basic="true"}
  3. 從 Windows 桌面,選擇 [開始],然後輸入PowerShell

  4. 按一下 [ Windows PowerShell] app即可開啟。

  5. 輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    $UserCredential = Get-Credential
  6. 在 [Windows PowerShell 認證] 頁面上,輸入您的 Microsoft 365 全域系統管理員電子郵件地址和密碼,然後選擇[確定]

  7. 輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
  8. 如果上述命令正常執行,您應該回到命令列。 輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    Import-PSSession $Session -DisableNameChecking

    附註: 完成時,請務必中斷遠端 PowerShell 會話的連線。 如果您在沒有中斷會話連線的情況下關閉 Windows PowerShell 視窗,您可以使用所有可供您使用的遠端 PowerShell 會話,您必須等待會話過期。

    若要中斷遠端 PowerShell 會話的連線,請輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    Remove-PSSession $Session

    如果您沒有收到任何錯誤,則您已成功連線。 快速測試是執行 Exchange Online Cmdlet (例如,取得信箱),並查看結果。 如需有關執行 Exchange Online Cmdlet 的詳細資訊,請參閱連線至 Exchange Online PowerShell

提供全域系統管理員使用者對使用者信箱的存取權

您必須執行這些命令,才能存取您要從中刪除 Outlook Customer Manager 資料的使用者信箱。

  1. 輸入下列命令,讓管理員使用者存取另一個使用者的信箱:

    Add-MailboxPermission -Identity user-SMTP-address -User admin-SMTP-address -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

    這個範例提供 user1's 信箱的使用者管理員完整存取權。

    Add-MailboxPermission -Identity user1@contoso.com -User admin@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
  2. 輸入下列命令,以取得系統管理員對其他使用者信箱擁有的信箱許可權:

    Get-MailboxPermission -Identity user-SMTP-address -User admin-SMTP-address

    這個範例會檢索正確的使用者管理員必須 user1's 信箱的存取權。

    MailboxPermission-身分識別 user1@contoso.com-使用者 admin@contoso.com

  3. 執行清除之後,請執行下列命令,移除系統管理員對使用者信箱的存取權。 輸入下列內容以移除 access:

    Remove-MailboxPermission -Identity user-SMTP-address -User admin-SMTP-address -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

    這個範例會移除許可權正確的使用者管理員必須 user1's 信箱。

    Remove-MailboxPermission -Identity user1@ contoso.com -User admin@ contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
  4. 輸入下列命令,以驗證已移除 [完全存取] 許可權。 如果許可權已移除,下列命令就不會顯示對使用者信箱的完整存取權。

    Get-MailboxPermission -Identity user-SMTP-address -User admin-SMTP-address

執行腳本以清除使用者信箱的資料

全域系統管理員使用者擁有對使用者信箱的完整存取權之後,請遵循下列步驟,清除使用者信箱的資料。

  1. 從這個位置取得腳本: [ Outlook Customer Manager 資料匯出]。

  2. 下載腳本並將它儲存到電腦上的某個位置。 您需要記住此檔案的儲存位置,因為稍後會再次需要。

  3. 從 Windows 桌面,選擇 [開始],然後輸入PowerShell

  4. Windows PowerShell app上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [以系統管理員身分執行]。 選取[是]以允許此應用程式變更您的裝置。

  5. 在 [Windows PowerShell app] 頁面上,您應該會出現在命令提示字元。

    螢幕擷取畫面:在 C:\Windows\System32 上進行 PowerShell commmand 提示

    流覽至OCM-Script.ps1的檔案位置。 例如,如果您將檔案儲存在您的使用者資料夾中,您會輸入下列命令:

    • [ cd ],然後選擇 [ Enter]。

    • cd \Users\your 名稱,然後選擇 [ Enter]。

  6. 輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    Unblock-File .\OCM-Script.ps1

    輸入下列命令,然後選擇 [ Enter]。

    .\ OCM-Script.ps1 purge-all-data user-SMTP-address
  7. 在 [Windows PowerShell 認證] 頁面上,輸入您的 Microsoft 365 系統管理員電子郵件地址和密碼,然後選擇[確定]。 如此一來,就會移除該使用者的 Outlook 客戶資料。

移除 Outlook Customer Manager 授權

您可能會想要移除 [授權],為您的使用者清理 Outlook Customer Manager。

  1. 在 Microsoft 系統管理中心,移至 [使用者> 作用中的使用者] 頁面。

  2. 在 [作用中的使用者] 頁面上,選取您要解除指派授權的使用者列。

  3. 在右窗格中,選取 [授權及應用程式]。

  4. 展開 [授權] 區段,清除 [Outlook Customer Manager 授權] 的核取方塊,然後選取 [儲存變更]。

從 Outlook 移除 Outlook Customer Manager 增益集

  1. 在瀏覽器中,輸入、 HTTPs://outlook.office365.com/mail/inclientstore

  2. 選取 [我的增益集]。

  3. 在 [我的增益集] 頁面上,找到 [ Outlook Customer Manager],選取 [(...)],然後選擇 [移除]。

一般資料保護規定 (GDPR)

一般資料保護規定(GDPR)會控制個人資料的收集、儲存、處理及共用。 個人資料的定義,在 GDPR 底下,就是與是歐盟(EU)中所識別或辨識之自然人員相關的任何資料。 在 Outlook Customer Manager 停用之後(2020年6月),如果使用者資料仍在那裡,則 GDPR 合規性較具挑戰性。 建議您使用上述方法刪除 Outlook Customer Manager 資料。 如需詳細資訊,請參閱 Microsoft GDRP 概覽頁面

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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