若要協助確保您的 Office 檔案易於存取，請使用協助工具檢查程式， Word、 Excel、 Outlook、 OneNote，以及 Windows、Office Online 或 Mac 上的 PowerPoint ，以及 windows 上的 Visio 。 它會找出最常見的協助工具問題，並說明為什麼每一個殘障人士都可能會遇到這種潛在問題。 此外，協助工具檢查程式也會提供如何解決每個問題的相關建議。
雖然協助工具檢查程式會捕捉大多數的協助工具問題類型，但無法偵測到某些問題。 這就是為什麼必須對您的工作進行視覺化檢查，才能找到隱藏在協助工具檢查程式的問題。 若要深入瞭解，請參閱協助工具檢查程式的限制。
本主題內容
協助工具檢查程式規則
協助工具檢查程式會根據一組可為身心障礙使用者識別問題的規則來檢查您的檔案。 根據問題的嚴重性，協助工具檢查程式會將每個問題分類為錯誤、警告或提示。
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出錯. 使檔難以或無法閱讀並瞭解殘障人士的內容
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警告. 大部分（但非全部）案例中的內容會讓殘障人士難以理解檔
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技巧. 殘障人士能夠瞭解的內容，但可能會以不同的方式呈現以改善使用者的使用體驗
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智慧型服務。 透過 AI 自動讓您存取的內容，以及您應該檢查其準確性與內容
協助工具檢查程式的錯誤、警告和提示
以下表格列舉出各項協助工具檢查程式規則、各項規則檢查的項目、可從哪裡了解如何修正每個問題的方法，以及必須修正這些問題的原因。
錯誤
如果檔案中的內容會讓身心障礙使用者難以使用或無法使用，協助工具檢查程式會將之分類為錯誤。
規則 | 協助工具檢查程式會檢查的項目 | 為何要修正此問題？ | 適用於這些應用程式 |
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所有非文字內容都有替代文字。 |
所有物件都有替代文字，且替代文字不含圖像名稱或副檔名。 |
螢幕助讀程式會朗讀替代文字，說明使用者無法查看的影像和其他非文字內容。 根據替代文字，使用者可以瞭解所述內容的用途和意義。 |
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表格指定欄標題資訊。 |
表格和/或儲存格區塊包含選取的標題方塊或指定的標題列。 |
使用者必須仰賴表格標題，以理解螢幕助讀程式接下來要朗讀的內容。 此外，輔助技術通常會利用表格標題列告知使用者滑鼠游標目前在表格中的位置，以及提供相關資訊讓使用者瀏覽表格。 |
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所有章節都有有意義的名稱。 |
所有章節的名稱都不是預設值或預留位置名稱，例如「預設區段」、「未命名區段」或「第3節」。 |
在縮圖窗格、[投影片流覽] 視圖和 [格線] 視圖中，章節名稱能讓使用者更輕鬆地流覽大型簡報中的內容。 |
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所有投影片都有標題。 |
投影片有標題。 |
投影片標題可讓使用者瀏覽簡報內容，包括尋找及選取要立即移至的單一投影片。 |
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Excel 工作表中的儲存格不會針對負數使用純式格式設定。 |
已設定為 [數位格式] 的儲存格，只使用紅色的數位（例如，以紅色顯示1000，而不是-1000）。 |
難以區分色彩的使用者將無法分辨正值和負值之間的差異。 |
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影像或物件會與文字內嵌。 |
影像或物件會與周圍文字內嵌位置。 |
如果影像或物件沒有內嵌，可能很難讓螢幕閱讀程式使用者與物件互動。 您也可能難以知道物件相對於文字的位置。 |
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檔存取不受限制。 |
已停用檔許可權設定中的 [以程式設計方式存取內容] 選項的任何檔： [查看] > [限制許可權] > [限制許可權 ...]。 選取 [限制此檔的許可權] > [其他選項]。 |
資訊版權管理（IRM）保護可能會使裝置（例如螢幕閱讀程式）無法存取此檔。 如需詳細資訊，請移至允許變更受保護檔的某些部分。 |
警告
如果身心障礙使用者在大部分 (並非全部) 情況下難以理解某項內容，協助工具檢查程式就會顯示警告。
規則 | 協助工具檢查程式會檢查的項目 | 為何要修正此問題？ | 適用於這些應用程式 |
|---|---|---|---|
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表格結構單純。 |
表格是簡單的矩形，沒有分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格。 |
使用者會透過鍵盤快速鍵和輔助技術瀏覽表格，而輔助技術僅支援結構單純的表格。 |
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工作表索引標籤具備有意義的名稱。 |
活頁簿中的工作表包含描述性資訊，而且活頁簿中沒有空白的工作表。 |
相較於預設的工作表名稱 (例如「工作表1」)，描述性的工作表名稱 (例如「10 月銷售總額」) 可協助使用者輕鬆瀏覽活頁簿。 |
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在文字與背景之間有足夠的對比。 |
文字和背景的色彩會有足夠的差別，讓文字更容易查看。 |
弱視使用者常常覺得難以閱讀與背景對比不足的文字。 如果您的檔在文字與背景之間的對比較高，則更多人可以查看和使用內容。 |
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插入的音訊和視訊含有隱藏式輔助字幕。 |
所有音訊和視訊物件都有隱藏式輔助字幕。 |
如果沒有字幕，身心障礙使用者可能會遺漏視訊或音訊片段中的資訊。 |
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投影片簡報上物件的讀取順序是合乎邏輯的。 |
投影片上的物件有合乎邏輯的順序。 |
輔助技術會以指定順序讀取投影片和其中的元素。 如果讀取順序不符邏輯，整體內容就會不具意義。 |
提示
雖然身心障礙使用者能夠理解內容，但編排或呈現方式可再改善，進而提升使用經驗，就會顯示提示。
規則 | 協助工具檢查程式會檢查的項目 | 為何要修正此問題？ | 適用於這些應用程式 |
|---|---|---|---|
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投影片組中的章節名稱是唯一的。 |
章節會有唯一的名稱。 |
在縮圖窗格、[投影片流覽] 視圖和 [格線] 視圖中，章節名稱能讓使用者更輕鬆地流覽大型簡報中的內容。 |
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投影片組中每張投影片的標題都是唯一的。 |
非空白投影片都有唯一的標題。 |
使用者必須仰賴標題判斷投影片在投影片組中的位置，以及瀏覽投影片組。 |
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版面配置表格的結構易於瀏覽。 |
版面配置順序合乎語言的邏輯，且定位順序不是循環的。 |
使用者必須仰賴表格版面配置來瀏覽內容。 版面配置的順序必須合乎邏輯，以便使用者理解及瀏覽內容。 |
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檔使用標題樣式。 |
已使用標題和/或目錄 (TOC) 來整理內容。 |
標題和目錄可為使用者提供結構化內容，讓使用者得以瀏覽及輕鬆搜尋文件內容。 |
智慧型服務
[協助工具檢查程式] 會以智慧服務所產生的替代文字列出所有圖片。
規則 | 協助工具檢查程式會檢查的項目 | 為何要修正此問題？ | 適用於這些應用程式 |
|---|---|---|---|
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建議的替代文字。 |
所有圖片，其替代文字是由 Office 的影像識別服務所產生。 |
智慧型服務會自動在檔中產生替代文字（當功能開啟時）。 請仔細查看每個建議，以確保它能正確描述您的圖片。 如果您想要編輯建議，請在 [描述] 方塊中，輸入建議的文字。 若要瞭解如何切換這項功能，請移至開啟自動替代文字。 |
協助工具檢查程式限制
協助工具檢查程式無法偵測到一些協助工具問題。 此外，協助工具檢查程式結果中所列的一些問題不一定是需要修正的協助工具問題。
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色彩：只使用色彩來傳達資訊。
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隱藏式輔助字幕： [協助工具檢查程式] 會在影片中報告遺失的隱藏式輔助字幕，但如果您的影片已有帶內隱藏式輔助字幕、開啟輔助字幕，或沒有對話方塊，則影片可能沒有協助工具問題。
協助工具檢查程式的新功能
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變更類型 |
變更 |
發行版本 |
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已新增錯誤 |
新增 PowerPoint 中的「預設節名稱」錯誤。 |
2019 年 10 月 |
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新增秘訣 |
新增 PowerPoint 中的 [複製節名稱] 秘訣。 |
2019 年 10 月 |
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改良的警告 |
針對閱讀訂單品質不佳的 PowerPoint 投影片進行偵測。 |
2019 年 10 月 |
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已新增警告 |
新增「難以閱讀的文字對比」警告。 |
2018 年 5 月 |
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已移除錯誤 |
移除 [避免使用重複的空白字元] 錯誤。 空白字元本身不會被存取，除非是用來建立版面配置或結構的印象，例如 faking 表格或多重層次清單。 |
2018 年 10 月 |
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已移除秘訣 |
已移除 [所有標題的順序正確] 提示。 使用不是順序的標題層級不能在本質上無法存取。 |
2018 年 10 月 |
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新規則類別 |
已新增智慧型服務規則類別。 |
2018 年 10 月 |
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新的錯誤 |
Excel 工作表中的儲存格不會針對負數使用純式格式設定 已新增錯誤。 |
2018 年 10 月 |
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已升級規則 |
影像或物件是由從警告升級到錯誤的文字內嵌。 |
夏令時2017 |
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降級規則 |
檔使用標題樣式從錯誤降級至秘訣。 |
夏令時2017 |
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已移除警告 |
移除 [超連結文字有意義] 警告。 使用連結 URL 作為超連結的顯示名稱並不一定代表超連結無法存取。 例如，HTTP://www.microsoft.com 不是一個協助工具問題。 |
夏令時2017 |
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已移除警告 |
[表格不使用空白儲存格來設定格式] 警告已移除。 有有效的易於存取的表格包含空白的列和欄，大多數的螢幕閱讀程式都知道如何正確地傳達該資訊。 |
夏令時2017 |
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已升級規則 |
插入的音訊和視訊含有隱藏式輔助字幕。 從秘訣升級為警告。 |
夏令時2017 |
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已升級規則 |
投影片組中的投影片標題是從秘訣升級至警告。 |
夏令時2017 |
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已移除秘訣 |
移除 [沒有使用的影像浮水印] 秘訣。 可將替代文字新增至浮水印影像。 |
夏令時2017 |
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已移除錯誤 |
從協助工具檢查程式檢測中移除「缺少替代文字」錯誤，以確保在不同格式（例如 PDF 或 HTML 5）之間轉換檔的一致體驗。 不過，使用者仍然可以選擇將替代文字新增至表格屬性 > 替代文字中的表格。 |
夏令時2017 |
另請參閱
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