在同事的日曆中新增Outlook時間

步驟 1：新增您的休假時間至同事的日曆

當您在日曆上將時間標記為「不在辦公室」時，同事在嘗試排程會議時會看到時間。 但如果您能事先通知每個人，而不影響他們的空閒/忙碌狀態或干擾他們的日曆，這不一定很棒嗎？ 您可以設定您的資訊以全天活動方式顯示在其日曆上，但不同于一般全天事件 ，通常設為「忙碌」，此全天事件會顯示為閒置時間。 您同事的空閒/忙碌狀態不受影響。

1. 在 [ 檔案」 功能表上，指向 [新增，然後按一下 [會議要求> 。

   鍵盤快速鍵  若要建立新會議要求，請按 CTRL+SHIFT+Q。

2. 在主題方塊 中輸入描述 ，並視需要在位置方塊中 輸入 位置。

3. 在開始時間和結束時間清單中，選取您離開辦公室的開始時間和結束時間。 對於假期，這通常涉及整天。 如果是這種情況，請選取全天 活動 核取方塊。

   附註: 根據預設，Outlook使用您電腦上目前的時區設定進行排程。 如果您想要根據不同的時區來排程您離開辦公室的時間，請在 [會議」 的[會議> 選項卡上，按一下 [選項>群組中的[時區>。

4. 在 [ 選項」 群組中，針對 [顯示方式」， 按一下下 拉式清單方塊中的 [免費選項> 。 如果您已經指定這是全天活動，則系統會自動將顯示為免費。

   重要: 

   • 請確定顯示 為 設定 為免費。 這可讓會議邀請收件者接受會議邀請，並為您的休假時間新增到他們的日曆，但不得隨時封鎖他們的日曆。 收件者的日曆仍然會顯示空閒狀態，以在休假期間進行排程。

   • 選擇全天活動時，活動的開始時間為午夜。 若要避免同事在奇數時收到通知，請設定為無提醒。

5. 輸入您想要與收件者共用的任何資訊。

6. 將預定收件者新增到收 件 者行。

7. 如果您要提醒人員您離開辦公室的一系列週期性時間，請在 [會議」 的 [會議> 選項卡上，按一下 [選項群組中的週期性時間，選取週期模式，然後按一下[確定> 。

   當您將循環模式新增至會議邀請時，[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]。

8. 在 [ 會議」 選項卡的 [顯示 群組 中，按一下 [約會>。

9. 按一下 [傳送]。

當您傳送此會議要求時，活動會顯示在同事的 Outlook 日曆中，每天的頂端，這是一種視覺提醒，不會封鎖任何工作時間。

步驟 2：封鎖您的日曆上的休假時間

如果您遵循上一節中的步驟，您送出的會議要求會標示為閒置時間，以防止其他人的日曆上封鎖時間。 不過，時間也會在您自己的日曆上標示為免費。 您現在需要為自己建立額外的約會，讓其他人可以看到您指定期間無法使用。

常見的錯誤是開啟您日曆上的會議要求專案，並在您送出原始要求之後，將Office顯示為空閒狀態設定。 不過，當您這麼做時，更新會寄給會議要求寄到的每個人，將免費變更為離開辦公室，並失敗您為避免這麼做所執行的步驟。 您必須在日曆上建立重複的約會，而將顯示 為 設定為離開 辦公室。

當人員使用 Outlook 日曆排程會議和其他活動時，他們會看到您的可用狀態，除非您變更您的日曆許可權以防止此情況發生。 一般而言，約會、會議和事件都有一個顯示 為 忙碌 的設定。 您也可以使用 Office 外顯示 設定 來 建立專案。 設定為不在辦公室的專案會被視為與設定為忙碌的專案類似，其他人不應預期您此時可以使用。 從視覺上來說，這兩種類型不同：設定為離開 辦公室 的專案會以紫色顯示，設定為忙碌 的專案會以 藍色主題識別。 外觀的差異有助於強調為何您沒有使用。 例如，您可能可以移動衝突的忙碌專案，但您可能無法或不願意變更休假等不在辦公室的專案。

1. 在 [日曆中，在 [檔案 > 功能表上，指向 [ 新增，然後按一下 [約會> 。

2. 在主題 方塊 中，輸入您離開時間的名稱。

3. 在[開始時間與結束時間> 中，按一下您離開時間開始與結束的日期。

4. 選取 全天活動 核取方塊。

5. 將顯示 為 設定變更為 離開辦公室。

6. 按一下 [儲存並關閉]。