您可以在您的日曆中,輕鬆地將時間標記為「忙碌」或「Outlook」。 但如果您沒有使用 Microsoft 365 且未啟用日曆共用,但您必須將時間從辦公室明顯可見度給予同事,該怎麼辦? 本文說明如何在同事的日曆中新增自訂的全天會議要求,而不會影響其日曆上的可用閒置時間。

  • 若要瞭解您可以與其他人共用您的日曆的各種方式,請參閱與其他人Outlook共用您的日曆

  • 若要瞭解如何在辦公室外傳送回復,請參閱從 Office 傳送自動Outlook。

使用會議要求排程休假時間是一個雙步驟程式。 首先,將休假時間新加到他們的日曆,讓同事知道您將缺席。 接著,在您自己的日曆上封鎖您的假期。

步驟 1:新增您的休假時間至同事的日曆

當您在日曆上將時間標記為「不在辦公室」時,同事在嘗試排程會議時會看到時間。 但如果您能事先通知每個人,而不影響他們的空閒/忙碌狀態或干擾他們的日曆,這不一定很棒嗎? 您可以設定您的資訊以全天活動方式顯示在其日曆上,但不同于一般全天事件 ,通常設為「忙碌」,此全天事件會顯示為閒置時間。 您同事的空閒/忙碌狀態不受影響。

附註: 會議要求是設計成在使用者之間Outlook。 若要在會議中撰寫會議Outlook查看其他人的排程,貴組織必須Microsoft Exchange Server。

  1. 在 [日曆中,在 [首頁 的選項卡上,按一下 [新增會議> 。

    鍵盤快速鍵  若要建立新會議要求,請按 CTRL+SHIFT+Q。

  2. 在主題方塊 中輸入描述 ,並視需要在位置方塊中 輸入 位置。

  3. 開始時間和結束時間清單中,選取您離開辦公室的開始時間和結束時間。 對於假期,這通常涉及整天。 如果是這種情況,請選取全天 活動 核取方塊。

    附註: 根據預設,Outlook使用您電腦上目前的時區設定進行排程。 如果您想要根據不同的時區排程離開辦公室的時間,請按一下 [選項> 群組中的[時區>

  4. 在出席者群組中,針對回應選項,清除下拉式按鈕中的要求回復。

  5. 在 [ 選項」 群組中,針對 [顯示方式」, 按一下下 拉式清單中的 [免費選項> 。 如果您已經指定這是全天活動,則系統會自動將顯示為免費

    重要: 

    • 請確定顯示 設定 為免費。 這可讓會議邀請收件者接受會議邀請,並為您的休假時間新增到他們的日曆,但不得隨時封鎖他們的日曆。 收件者的日曆仍然會顯示空閒狀態,以在休假期間進行排程。

    • 選擇全天活動時,活動的開始時間為午夜。 若要避免同事在奇數時收到通知,請設定為無提醒

  6. 輸入您想要與收件者共用的任何資訊。

  7. 將預定收件者新增到收 者行。

  8. 如果您要提醒人員您離開辦公室的一系列週期性時間,請在 [選項」 群組中,按一下 [週期性模式,選取週期模式,然後按一下[確定> 。

  9. 按一下 [傳送]。

當您傳送此會議要求時,活動會顯示在同事的 Outlook 日曆中,每天的頂端,這是一種視覺提醒,不會封鎖任何工作時間。

附註: 如果您未選取全天 事件,事件會顯示在時間格線中;它不會出現在一天的頂端。 不過,它仍然標示為閒置時間。

步驟 2:封鎖您的日曆上的休假時間

如果您遵循上一節中的步驟,您送出的會議要求會標示為閒置時間,以防止其他人的日曆上封鎖時間。 不過,時間也會在您自己的日曆上標示為免費。 您現在需要為自己建立額外的約會,讓其他人可以看到您指定期間無法使用。

常見的錯誤是開啟您日曆上的會議要求專案,並在您送出原始要求之後,將Office顯示為空閒狀態設定。 不過,當您這麼做時,更新會寄給會議要求寄到的每個人,將免費變更為Office並失敗您為避免這麼做所執行的步驟。 您必須在日曆上建立重複的約會,而將顯示為設定為Office。

當人員使用 Outlook日曆來排程會議和其他事件時,他們會看到您的可用狀態,除非您變更了您的日曆許可權,以防止發生此情況。 一般而言,約會、會議和事件都有一個顯示 忙碌 的設定。 您也可以使用顯示為設定為不顯示或Office。 設定為不在Office的專案會視為與設定為忙碌的專案類似,其他人不應預期您此時可以使用。 從視覺上來說,這兩種類型不同:設定為 Office 的專案會以紫色顯示,而設為忙碌的專案會以藍色主題識別。 外觀的差異有助於強調為何您沒有使用。 例如,您可能可以移動衝突的忙碌專案,但您可能無法或願意變更休假等Office專案。

  1. 在 [日曆中,在 [首頁 > 選項卡上,按一下 [新增約會> 。

  2. 在主題 方塊 中,輸入您離開時間的名稱。

  3. [開始時間與結束時間> 中,按一下您離開時間開始與結束的日期。

  4. 選取 全天活動 核取方塊。

  5. 將顯示設定變更為Office。

  6. 按一下 [儲存並關閉]。

附註: 您可能會考慮只 (您) 第一次會議要求時,刪除您的日曆。 或者,您可以將它留在您的日曆中,以便當您的計畫變更時,使用它輕鬆傳送更新或取消。

重要:  不再支援 Office 2007. 升級至 Microsoft 365 即可隨時隨地在任何裝置上工作,並繼續獲得支援。

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步驟 1:新增您的休假時間至同事的日曆

當您在日曆上將時間標記為「不在辦公室」時,同事在嘗試排程會議時會看到時間。 但如果您能事先通知每個人,而不影響他們的空閒/忙碌狀態或干擾他們的日曆,這不一定很棒嗎? 您可以設定您的資訊以全天活動方式顯示在其日曆上,但不同于一般全天事件 ,通常設為「忙碌」,此全天事件會顯示為閒置時間。 您同事的空閒/忙碌狀態不受影響。

附註: 會議要求是設計成在使用者之間Outlook。 若要在會議中撰寫會議Outlook查看其他人的排程,貴組織必須Microsoft Exchange Server。

  1. 在 [ 檔案」 功能表上,指向 [新增,然後按一下 [會議要求> 。

    鍵盤快速鍵  若要建立新會議要求,請按 CTRL+SHIFT+Q。

  2. 在主題方塊 中輸入描述 ,並視需要在位置方塊中 輸入 位置。

  3. 開始時間和結束時間清單中,選取您離開辦公室的開始時間和結束時間。 對於假期,這通常涉及整天。 如果是這種情況,請選取全天 活動 核取方塊。

    附註: 根據預設,Outlook使用您電腦上目前的時區設定進行排程。 如果您想要根據不同的時區來排程您離開辦公室的時間,請在 [會議」 的[會議> 選項卡上,按一下 [選項>群組中的[時區>

  4. 在 [ 選項」 群組中,針對 [顯示方式」, 按一下下 拉式清單方塊中的 [免費選項> 。 如果您已經指定這是全天活動,則系統會自動將顯示為免費

    重要: 

    • 請確定顯示 設定 為免費。 這可讓會議邀請收件者接受會議邀請,並為您的休假時間新增到他們的日曆,但不得隨時封鎖他們的日曆。 收件者的日曆仍然會顯示空閒狀態,以在休假期間進行排程。

    • 選擇全天活動時,活動的開始時間為午夜。 若要避免同事在奇數時收到通知,請設定為無提醒

  5. 輸入您想要與收件者共用的任何資訊。

  6. 將預定收件者新增到收 者行。

  7. 如果您要提醒人員您離開辦公室的一系列週期性時間,請在 [會議」 的 [會議> 選項卡上,按一下 [選項群組中的週期性時間,選取週期模式,然後按一下[確定> 。

    當您將循環模式新增至會議邀請時,[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]

  8. 在 [ 會議」 選項卡的 [顯示 群組 中,按一下 [約會>

  9. 按一下 [傳送]。

當您傳送此會議要求時,活動會顯示在同事的 Outlook 日曆中,每天的頂端,這是一種視覺提醒,不會封鎖任何工作時間。

附註: 如果您未選取全天 事件,事件會顯示在時間格線中;它不會出現在一天的頂端。 不過,它仍然標示為閒置時間。

步驟 2:封鎖您的日曆上的休假時間

如果您遵循上一節中的步驟,您送出的會議要求會標示為閒置時間,以防止其他人的日曆上封鎖時間。 不過,時間也會在您自己的日曆上標示為免費。 您現在需要為自己建立額外的約會,讓其他人可以看到您指定期間無法使用。

常見的錯誤是開啟您日曆上的會議要求專案,並在您送出原始要求之後,將Office顯示為空閒狀態設定。 不過,當您這麼做時,更新會寄給會議要求寄到的每個人,將免費變更為離開辦公室,並失敗您為避免這麼做所執行的步驟。 您必須在日曆上建立重複的約會,而將顯示 設定為離開 辦公室

當人員使用 Outlook 日曆排程會議和其他活動時,他們會看到您的可用狀態,除非您變更您的日曆許可權以防止此情況發生。 一般而言,約會、會議和事件都有一個顯示 忙碌 的設定。 您也可以使用 Office 外顯示 設定建立專案。 設定為不在辦公室的專案會被視為與設定為忙碌的專案類似,其他人不應預期您此時可以使用。 從視覺上來說,這兩種類型不同:設定為離開 辦公室 的專案會以紫色顯示,設定為忙碌 的專案會以 藍色主題識別。 外觀的差異有助於強調為何您沒有使用。 例如,您可能可以移動衝突的忙碌專案,但您可能無法或不願意變更休假等不在辦公室的專案。

  1. [日曆中,在 [檔案 > 功能表上,指向 [ 新增,然後按一下 [約會> 。

  2. 在主題 方塊 中,輸入您離開時間的名稱。

  3. [開始時間與結束時間> 中,按一下您離開時間開始與結束的日期。

  4. 選取 全天活動 核取方塊。

  5. 將顯示 設定變更為 離開辦公室

  6. 按一下 [儲存並關閉]。

附註: 您可能會考慮只 (您) 第一次會議要求時,刪除您的日曆。 或者,您可以將它留在您的日曆中,以便當您的計畫變更時,使用它輕鬆傳送更新或取消。

另請參閱

開始使用 Outlook 日曆

排程與其他人的會議

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