在小型企業中開始使用 Microsoft Teams

過去幾週以來我們的工作和生活方式起了巨大變化,而許多小型企業也正快速移轉為遠端工作。 當企業試圖使員工有能力進行遠端工作並與客戶虛擬聯繫時,以下是一組簡短的指引,可協助您使用 Microsoft Teams 立即啟動並執行。 

如果您才剛開始要將業務轉為遠端處理,您來對了地方。 有了 Microsoft 365,您就可以透過 Microsoft Teams 中的線上會議、聊天、檔案共用及通話功能,以虛擬的方式管理企業並與員工、合作夥伴和客戶保持聯繫。 

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如需遠端工作的說明,我們建議先執行下列三個步驟:

1. 準備就緒

快速入門很容易。 如果您已經有 Microsoft 365 訂閱,請確認每個人都有包含 Microsoft Teams的授權。 如果貴公司還沒有 Microsoft Teams,可以註冊 6 個月 Microsoft 365 商務基本版的 免費試用,其中還包含 Microsoft Teams 的完整功能版本。 

為您的客戶準備好 Microsoft Teams

來賓存取功能允許您組織中的團隊與組織外部的人員進行共同作業,方法是授與他們 Microsoft Teams 中現有團隊和頻道的存取權限。 擁有企業或消費者電子郵件帳戶的任何人 (例如 Outlook、Gmail 或其他) 都可以以來賓身分參與 Microsoft Teams,並具備團隊聊天、會議及檔案的完全存取權。 您身為 Microsoft Teams 系統管理員,可控制來賓可以 (和不可以) 在 Microsoft Teams 中使用的功能 - 請參閱 管理來賓存取 (英文)。

2.開始使用 Microsoft Teams

現在是開始使用 Microsoft Teams 的時候。 您可以從網路使用、或將應用程式安裝 到電腦、膝上型電腦或行動裝置上。

隨時隨地都能開會

有了 Microsoft Teams,大家都可以使用具有 HD 視訊的視訊會議安全地進行通訊,同時能即時看到並與其他參與者對話。 這將為對話新增參與跟互動層級,因為身體語言和臉部表情可促進更高的共同作業與理解。

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隨時隨地聊天

在私人一對一聊天、群組聊天或整個團隊皆可看到的頻道交談中即時聯繫。 您可以隨時取得聊天記錄,以重新叫用過去的討論和決定。 這會為新加入團隊的人員,或想要再次檢閱交談內容的團隊成員帶來許多好處。

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與客戶和員工共同作業

Microsoft Teams 提供一個可讓您與員工和客戶保持聯繫的最佳方法。

請協助組織中所有人在他們的裝置上安裝 Microsoft Teams。 如需詳細資訊,請參閱下載 Microsoft Teams

有了 Microsoft Teams,您可以傳送立即訊息、共用檔案以及主持會議。 您可以邀請任何人加入會議,即使他們沒有 Microsoft Teams。 若要透過聊天、文件共用和通話進行即時共同作業,您可以邀請公司外部的人員成為您團隊的成員。

建立與組織團隊

Microsoft Teams 中團隊的設計宗旨在於匯集一群人密切合作完成任務。 Teams 可以根據貴公司部門或辦公室位置,以動態方式進行專案基礎工作 (如產品上市) 或持續的作業。 您也可以設定包含貴組織中所有人的全組織團隊。

頻道是團隊內的專屬區段,可讓您依特定主題、專案或學科進行組織以持續交談。 每個頻道的交談、檔案和備註僅適用於該群組的成員。

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儲存與共用檔案

在團隊遠端工作的同時,無論是公司內外都會有需要共用並在其上共同作業的檔案。 Microsoft Teams 可讓您輕鬆共用檔案,並共同作業檔案。 如果您的文件是 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案,您的同事和客戶甚至可以直接在 Microsoft Teams 中對其進行檢閱、編輯和共同作業。

請確認公司的重要文件都儲存在雲端,並準備好與用戶端、客戶、合作夥伴、供應商和企業中的其他人員共用。 將檔案保留在雲端中同時代表獲取備份的優點,以及從硬碟故障、勒索軟體攻擊及其他不幸狀況復原檔案的功能。

3.讓每個人準備就緒

若要協助員工充分利用 Microsoft Teams,請與他們共用以下終端使用者訓練資源的連結:

後續步驟

若要深入了解 Microsoft Teams 的功能...

在企業遠端執行時加強業務安全

強烈建議使用的安全功能為多重要素驗證 (MFA)。 新增 MFA 的遠端員工在登入 Microsoft 365 時,系統會要求他們輸入由簡訊、電話通話或驗證應用程式收到的安全性代碼。 如果駭客透過網路釣魚攻擊來取得某人的密碼,他們就無法使用它來存取貴公司的帳戶和資料。 您可以從 Microsoft 365 系統管理中心 新增 MFA 防護:設定適用於行動裝置的 MFA

Microsoft Teams 範本

若要更輕鬆且更簡化貴組織中的部署,請參閱專為小型企業提供的範本。 Microsoft Teams 範本提供了設定、頻道和預先安裝應用程式的預先定義範本,可讓您輕鬆快速地建立團隊,並同時讓使用者能更有效率地開始使用 Microsoft Teams。 請參閱 開始使用中小型企業的 Teams 範本。

公司電話系統

新增 Microsoft 365 商務語音到您的訂閱中,以將所有 PC、Mac 或行動裝置變成運作的商務電話。 提供員工自己的公司電話號碼以撥打及接聽電話、設定通話功能表系統來路由通話、新增音訊會議,以及為您的企業設定付費和免付費電話號碼。 進行這些所有作業的同時,取代了昂貴且難以管理的傳統電話語音提供者和內部作業電話系統。

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