在工作流程中傳送電子郵件

在工作流程中傳送電子郵件

在某些 SharePoint 版本中新增清單專案時傳送電子郵件需要許多步驟,其詳細資料如下。 不過,如果您使用的是最新版本的 SharePoint,您可以直接從清單中新增流程新增清單專案時傳送電子郵件的流程範本包括快速入門所需的基本步驟。

從工作流程傳送電子郵件

從工作流程傳送基本電子郵件訊息

以動態方式選取接收郵件的使用者或群組

包含目前項目的相關資訊

包含靜態超連結

包含指向目前項目的超連結

包含影像

識別不受支援的選項

從工作流程傳送基本電子郵件訊息

觸發傳送電子郵件訊息工作流程的新項目

您可以使用 [工作流程設計工具] 中的 [傳送電子郵件] 動作來設定您的自訂工作流程,以傳送電子郵件給您或任何其他指定的使用者或群組。 電子郵件的可用欄位[收件]、[主旨] 和 [正文]。 這些欄位可以同時包含靜態文字和從工作流程查閱動態產生的文字。

您可以使用 [傳送電子郵件] 動作來產生多種電子郵件,包括當工作流程達到指定階段時的通知,或執行指定的動作(包括工作流程的整體開始與停止),以及其到期日未完成之任務的提醒。

附註: 您必須先在伺服器上設定外寄電子郵件設定,您的工作流程才能傳送電子郵件。 如果您不清楚伺服器目前的電子郵件設定,請向伺服器管理員核實。 如需外寄電子郵件設定的詳細資訊,請參閱另請參閱一節

在這個範例中,您將設定您的工作流程,在每次開始在新的專案上執行時,傳送電子郵件通知給您。 使用符合您 SharePoint Server 版本的 SharePoint Designer 版本。 例如,若是 SharePoint Server 2010,請使用 SharePoint Designer 2010。 至於 SharePoint Server 2010 之後的所有版本,包括 SharePoint Server 2016 與 SharePoint Online,請使用 SharePoint Designer 2013。 從Microsoft 下載中心下載 SharePoint Designer 2013 。如需詳細資訊,請參閱另請參閱

開啟 SharePoint Designer 2013 並連線到 SharePoint 網站

SharePoint Designer 2013 安裝為 Office 2013 app。 若要開啟 SharePoint Designer 2013 並聯機至 SharePoint 網站,請依照下列步驟執行:

  1. 若要開啟 SharePoint Designer 2013,請在 [開始] 功能表上選取它。 在Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013>,選取 [開始] 圖示>所有程式

  2. 在 SharePoint Designer 2013 [開始] 頁面上,選取 [開啟網站]。

  3. 輸入您要連線的 SharePoint 網站,例如 [HTTP://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site]。

  4. 若要開啟網站,請選取 [開啟]。

  5. 如果出現提示,請輸入您的認證。 (如果安全性未與您登入的電腦整合,系統會提示您輸入您的認證。) 請務必使用可存取 SharePoint 網站的認證。

根據 SharePoint 工作流程平台建立清單工作流程

  1. 在 [功能窗格] 中,選取 [工作流程節點]。

  2. 在 [工作流程] 索引標籤的區段中,選取 [清單工作流程] 下拉式清單。

  3. 選取您想要與新工作流程建立關聯的清單

  4. 在 [建立清單工作流程] 對話方塊中,輸入工作流程的名稱和描述,然後務必將 [平臺類型] 設定為 [ SharePoint 2013 工作流程]。

  5. 若要建立工作流程,請選取[確定]

既然已經建立工作流程,您可以新增 [動作]、[條件]、[階段]、[步驟] 與 [迴圈],以建立您的工作流程。 這些工作流程元件可在 SharePoint Designer 2013 功能區中取得。

附註: 如果您沒有看到 [ SharePoint 2013 工作流程] 做為可用的平臺類型,就不會將工作流程管理員設定為與 SharePoint 伺服器陣列搭配使用。 若要解決此問題,請參閱設定工作流程管理員以與 SharePoint Server 2013 伺服器陣列搭配使用。

如需可用工作流程動作清單的詳細資訊,請參閱另請參閱

建立傳送電子郵件的動作

  1. 選取 [動作],然後選取 [傳送電子郵件]。

  2. 在 [動作] 中,選取 [這些使用者]。

  3. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,從現有的使用者和群組選取 [使用者],或在 [寄件者] 欄位中輸入您自己的電子郵件地址。

    附註: 

    • 若要將電子郵件傳送到外部電子郵件地址, 您必須能夠從個別的電子郵件伺服器中取得資訊。

    • 電子郵件的 [發件人位址] 可以是特定的靜態位址(例如, NORTHWINDTRADERS\junminjunmin@northwindtraders.com),或工作流程查閱來查看變數資訊。 如需使用工作流程查尋動態地處理從工作流程傳送的電子郵件的詳細資訊,而不是使用靜態位址,請參閱動態選取使用者或群組以接收郵件

    • 所轉譯電子郵件的寄件者位址將永遠是伺服器系統管理員的電子郵件地址,除非伺服器管理員變更目前 web 應用程式或所有 web 應用程式的寄件者位址。 若要深入了解,請閱讀針對特定的 Web 應用程式設定外寄電子郵件 (英文)。

  4. 在 [主旨] 欄位中,輸入電子郵件的主旨,或將工作流程查閱定義到您想要的文字,然後選取 [顯示資料繫結] 按鈕影像

    附註: 若要讓工作流程正確編譯,您必須在 [主旨] 欄位中進行一些輸入。

  5. [主旨] 欄位下方的 [大方塊] 中,輸入或貼上電子郵件的文字。

  6. 選取[確定]。

  7. 選取 [動作]>移至階段。

  8. 選取 [工作流程結束]。

  9. 選取 [發佈]。

如需更多高級選項來修改電子郵件的內容,請參閱下列各節。

頁面頂端

以動態方式選取接收郵件的使用者或群組

如果您在電子郵件的 [收件者] 和 [副本] 欄位中提供靜態位址,則在您任何需要變更收件者的時間,都必須在工作流程設計工具中開啟工作流程,並手動進行變更。 如果地址將會經常變更,更好的做法是在 [收件者] 和 [副本] 欄位中使用工作流程查閱。 查閱可以從目前項目中的欄位、另一個清單或文件庫的項目中的欄位,或工作流程變數參照地址。

使用自訂清單儲存收件者地址

如果收件者會定期變更,但不經常必須在每次啟動工作流程時,在初始表單上指定,您可以建立自訂收件者清單,其中包含每個引用它之工作流程的清單專案,然後建立欄,您可以在其中儲存每個工作流程要傳送的電子郵件地址。 當任何工作流程郵件的收件者變更時,您只需要在該工作流程的收件者清單項目中,變更適當欄位內的地址即可。

重要: 儲存工作流程電子郵件地址的欄可以是單行文字、多行文字,或 [人員] 或 [群組類型] 欄。 如果您使用 [人員] 或 [群組] 欄,在工作流程將針對電子郵件地址所參照的每個欄位中,只能有一個專案。 建立欄時,請務必在 [允許複選] 底下選取 [否]。 如果您想要使用這種類型的欄來指定多個收件者,您可以建立一個 SharePoint 群組,其中包含您想要工作流程將電子郵件傳送到哪個人員,然後在該欄位中指定該群組。 建立欄時,請務必在 [允許選取] 底下選取 [人員與群組]。 如需建立清單及新增欄的詳細資訊,請參閱另請參閱

附註: 建立 SharePoint 群組時,請確定每個群組都至少有網站的 [讀取] 許可權,並在 [新增群組] 頁面的 [群組設定] 區域中,選取 [誰可以查看群組的成員資格],然後選取 [所有人]。

若要對自訂的收件者清單使用工作流程查閱:

  1. 在瀏覽器中,建立一個名為 [收件者] 的自訂清單,其中包含下列三欄:

    • 將預設的 [標題] 欄名稱變更為 [工作流程名稱]。 讓其他所有選項保持原樣。 以取得詳細資訊 關於變更清單或文件庫中的欄,請參閱 另請參閱

    • 新增一個名為 [收件者] 的 [個人] 或 [群組] 欄。 在此欄中,允許同時選取 [人員] 和 [群組],但不允許複選。 讓其他所有選項保持原樣。 如需在清單或文件庫中建立欄的詳細資訊,請參閱 另請參閱

    • 新增一個名為 [副本] 的 [單行文字] 欄。 讓其他所有選項保持原樣。

  2. 在收件者清單中,建立新專案,然後執行下列動作:

    • 在 [工作流程名稱] 欄位中,輸入 [檔審閱],這是您在此處使用之範例工作流程的名稱。

    • 在 [收件者] 欄位中,選取 [通訊錄] 按鈕影像 然後在 [選取人員與群組] 對話方塊中,選取要將電子郵件地址位址的單一人員或群組

    • 在 [副本] 欄位中,輸入要位址副本的收件者電子郵件地址,並以分號分隔多個位址。

  3. 建立新的工作流程。

  4. 選取 [動作],然後選取 [傳送電子郵件]。

  5. 在 [動作] 中,選取 [這些使用者]。

  6. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊的 [] 方塊的結尾,按一下 [通訊錄] 按鈕影像

  7. 在 [選取使用者] 對話方塊的 [或從現有的使用者和群組中選取] 清單中,選取使用者的 [工作流程查閱],然後選取 [新增]。

  8. 在 [查閱人員或群組] 對話方塊中,選取下列選項:

    • 資料來源收件者,或是您自訂清單的名稱。

    • 來源為的欄位: [來源],或在 [至] 行中存放您想要位址的欄位。

    • 欄位傳回為:登入名稱。 這會決定電子郵件中的「發件者」欄位格式。

    • 欄位收件者:工作流程名稱

    • []:輸入檔審閱,或目前工作流程的名稱。

      此查閱狀態: [從收件者] 清單中,選取工作流程名稱等於 [檔審閱] 的 [收件者] 欄位值。

      對話方塊的上半部指定清單和資料行。對話方塊的下半部指定資料列。

  9. 在 [查閱人員或群組] 對話方塊中,選取[確定]

  10. 在電子郵件中關於確保唯一查閱,請選取[確定]

  11. 若要關閉 [選取使用者] 對話方塊,請再次選取[確定]。

  12. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,于 [抄送] 欄位的結尾,選取 [通訊錄] 按鈕影像

  13. 在 [選取使用者] 對話方塊的 [或從現有的使用者和群組中選取] 清單中,選取使用者的 [工作流程查閱],然後選取 [新增]。

  14. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選取下列選項:

    • 資料來源收件者,或是您自訂清單的名稱。

    • 來源cc中的欄位,或是在 [抄送] 行中存放您想要之位址的欄位。

    • 欄位傳回為:登入名稱。 這會決定電子郵件中的「發件者」欄位格式。

    • 欄位收件者:工作流程名稱

    • []:輸入檔審閱,或目前工作流程的名稱。

      此查閱狀態: [從收件者] 清單中,選取 [工作流程名稱] 等於 [檔審閱] 的 [抄送] 欄位的值。

  15. 選取[確定],然後在警告訊息中,再次選取[確定]

  16. 若要關閉 [選取使用者] 對話方塊,請選取[確定]。

現在,當工作流程傳送此電子郵件時,會將它傳送到 [自訂收件者] 清單中檔審閱專案的 [收件者] 和 [副本] 欄位中所列的位址。 若要變更收件者,只要在清單項目中進行所需的變更即可。

單一工作流程可能會傳送多封電子郵件,而且電子郵件可能不會全部傳送至相同的收件者。 若要儲存此工作流程傳送之其他電子郵件的其他位址,您可以將欄新增至清單,以儲存其他位址。 在此情況下,您可以將欄命名為 "First message To"、"Second message To" 等等。

或者,您也可以設計清單,讓您為工作流程傳送的每封電子郵件建立一個專案,而不是每個工作流程的一個專案。 在這種情況下,請確定用來識別每個電子郵件的名稱是唯一的,因此檢索位址的查閱會傳回您想要的唯一值。

使用工作流程初始表單指定收件者

如果您希望在每次手動啟動工作流程時指定收件者,您可以自訂工作流程初始表單,向啟動工作流程的人員收集地址。 之後工作流程只需要直接使用輸入的地址,或是將這些地址複製到目前項目中的欄位,讓這些地址在工作流程完成其目前的執行個體之後,仍然可供參考之用。 如果將工作流程設定為也可以自動啟動,您可以在初始表單中,指定每次自動啟動時的預設地址。

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包含目前項目的相關資訊

到目前為止,範例電子郵件中的本文就是靜態的:每當工作流程建立電子郵件的實例時,文字都會完全相同。

但是,包含與工作流程目前正在執行項目相關之變更的文字可能很有用。 例如,在電子郵件本文中包含需要審閱之檔的標題,可能會很有用。 若要包含這類動態資訊,您要使用工作流程查閱。 查詢會從不同的資料來源 (例如清單、文件庫及工作流程資料) 擷取資料。

若要將檔標題新增至電子郵件文字:

  1. 輸入或貼上您要顯示查閱資訊的靜態文字。

  2. 將插入點置於您希望查閱所在之處。

    提示: 插入查閱之後,您就無法將它拖曳到新的位置。 (但是,將其他文字拖曳到查閱周圍,就可以「重新安置」其位置)。 同樣地,您無法剪下、複製或貼上查閱或包含查閱的任何文字。

  3. 選取 [新增] 或 [變更查閱]。

  4. 在 [查詢字串] 對話方塊的 [資料來源] 欄位中,選取 [目前專案],然後在 [來源] 欄位的 [欄位] 中,選取 [名稱]。

  5. 選取 [確定]。

  6. 插入的查閱會出現在電子郵件內文中。

  7. 若要發佈工作流程,請選取 [發佈]。

當工作流程執行並產生電子郵件時,會將查閱取代為檔標題。

插入標題 5

包含文件標題很實用,但是包含可帶您直接前往文件本身的超連結可能更實用。 若要這麼做,您要在超連結中包含查閱。

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包含靜態超連結

若要在工作流程電子郵件中加入靜態超連結(永遠連結至相同的位址或位置),請在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊的 [格式設定工具] 面板右上角,選取 [編輯超連結] 按鈕。

  1. 輸入或貼上您要顯示連結的靜態文字。

  2. 選取文字,然後選取 [編輯超連結]。

  3. 在 [編輯超連結] 對話方塊中,輸入網站的位址。

  4. 選取[確定]

    插入的超連結會出現在電子郵件的內文中。

附註: 以文字為基礎的電子郵件程式不會轉譯超連結。

若要瞭解如何使用工作流程查閱來建立動態超連結,以根據工作流程目前執行的專案,指向不同的位址,請參閱包含目前專案的超連結

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包含指向目前項目的超連結

在前一節中,包含靜態超連結,範例超連結中的位址不包含任何變數資訊:每當工作流程傳送電子郵件時,超連結會指向相同的頁面。

不過,您可以使用工作流程查閱建立動態連結,此連結會使用目前項目的相關資訊,決定要指向哪一個 URL。

如果目前的項目是文件庫中的一個文件

在工作流程啟動通知範例中,您可以提供一個新文件本身的連結:

  1. 輸入或貼上您要顯示連結的靜態文字。

  2. 選取文字,然後選取 [編輯超連結]。

  3. 在 [編輯超連結] 對話方塊中,選取 [函數(fx)]。

    提示: 插入查閱之後,您就無法將它拖曳到新的位置。 (但是,將其他文字拖曳到查閱周圍,就可以「重新安置」其位置)。 同樣地,您無法剪下、複製或貼上查閱或包含查閱的任何文字。

  4. 在 [查詢字串] 對話方塊的 [資料] 欄位中,選取 [目前專案]。

  5. 在 [來源] 欄位中,選取 [編碼的絕對 URL],然後選取[確定]

    插入目前項目 1 的超連結 插入目前項目 2 的超連結 插入目前項目 3 的超連結

當電子郵件的收件者選取連結時,檔會開啟以供查看或編輯。

如果目前項目為清單項目

當您建立清單專案的連結(例如宣告或行事曆活動)時,您可以選擇讓連結開啟顯示表單(Dispform.aspx),或清單專案的編輯表單(Editform.aspx 網頁)。

若要建立一個開啟清單項目的連結:

  1. 在瀏覽器中,流覽至您要在其中建立此工作流程的清單。

  2. 如果您想要連結開啟顯示表單,請使用 [視圖專案] 開啟文件庫中任何現有檔的清單專案,如果您想要連結開啟編輯表單,請使用 [編輯專案]。

  3. 將位址列中的位址複製到 [開始 HTTP:] 或 [HTTPs:] (在第一個等號(=)中)。

    插入清單項目 1 的超連結

  4. ?ID= 文字是一個查詢字串參數,可指示網頁顯示目前清單或文件庫中,等號 (=) 後面有清單識別碼之項目的表單,在此範例中將是工作流程查閱所識別之目前項目的清單識別碼。

    附註: 如果目前專案是由三個工作流程工作動作所建立的工作,且您想要連結開啟自訂工作表單(而不是工作清單的預設顯示或編輯表單),請查看目前專案是否為自訂工作表單。 對於非工作流程工作動作所建立的工作,甚至是由其中一個工作流程工作動作所建立之工作的顯示表單,目前的程序就是您所需要的程序。

  5. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,輸入或貼上您要顯示連結的靜態文字,例如,若要查看清單專案,請按一下這裡

  6. 選取文字,然後選取 [編輯超連結]。

  7. 在 [編輯超連結] 方塊中的 [位址] 欄位中,選取 [字串建立器]。

  8. 在 [字串建立器] 對話方塊中,貼上位址。

  9. 在等號(=)後面直接放置插入點,然後選取 [新增] 或 [變更查閱]。

  10. 在 [查詢字串] 對話方塊的 [來源] 欄位中,選取 [目前專案],然後在[來源]欄位的 [欄位] 中,選取 [識別碼]。

    插入清單項目 3 的超連結

  11. 選取 [確定]。

    字串建立器中的最終字串應以 http://https:// 開頭,並以 [%Current Item:ID%].結束 插入清單項目 4 的超連結

    重要: 雖然目前的專案識別碼查閱在建立目前清單專案的連結時很有用,但下列查閱可能會在所轉譯的路徑中呈現錯誤,因此我們不建議您在電子郵件連結中包含這些錯誤: Path、Server 相對 URL、來源 URL 及 URL 路徑。

  12. 選取[確定]兩次。

您的連結將會以藍色文字顯示,並在電子郵件中加上底線。

插入清單項目 5 的超連結

如果您打算多次使用該連結,請繼續進行下一節。

將清單項目地址儲存為工作流程變數

您可以使用工作流程變數儲存清單項目之顯示表單或編輯表單的 URL,讓您可以將其用於相同工作流程中的多個位置。

  1. 在 [工作流程設計工具] 視窗中,選取 [動作],然後選取 [提取字串索引的子字串]。

    變數 1

  2. 在舞臺中,選取 [字串],然後選取省略號按鈕 [...]。

  3. 在 [字串建立器] 對話方塊中,貼上 URL 的靜態文字部分(但不是 [查閱] 目前的專案識別碼)。

    變數 2

  4. 將插入點放在等號(=)後面,然後選取 [新增] 或 [變更查閱]。

  5. 在 [查詢字串] 對話方塊的 [資料] 欄位中,選取 [目前專案],然後在 [來源] 欄位的 [欄位] 中,選取 [識別碼]。

    變數 3

  6. 選取 [確定]。

    查閱會新增至對話方塊中的文字。

    變數 4

  7. 若要關閉 [字串建立器] 對話方塊,請選取[確定]。

  8. 從0開始選取0 ,並將它取代為1

    附註: 啟動時間大於1的值時,最終字串會移除字元。

  9. 選取 [變數: substring ] 或 [變數: Substring1 ] ,輸出到變數: substring。

  10. 在清單中,選取 [建立新的變數],然後在 [編輯變數] 對話方塊中,輸入新變數的名稱。

  11. 確認 [類型] 設定為 [字串],然後選取[確定]變數 5

  12. 選取您剛建立的動作下方,然後將 [傳送電子郵件] 動作新增至動作,然後在動作中選取這些使用者變數 6

  13. 若要在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中使用新的變數,請輸入或貼上您要連結至電子郵件內文的文字。 選取文字,然後從 [格式] 功能表中,選取 [編輯超連結]。 選取 [fx] 按鈕,或選取省略號按鈕 [...],然後選取 [新增]或 [變更查閱]。

  14. 在 [查詢字串] 對話方塊的 [資料] 方塊清單中,選取 [工作流程變數與參數]。

  15. 在 [ 來源的欄位] 清單中,選取 [變數:變數名稱],然後選取 [確定] 然後選取 [確定]。

    變數 7 定義插入變數之後的電子郵件訊息畫面

您現在可以將此變數插入目前工作流程中您想要的任何位置。

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包含影像

您可以在電子郵件中加入圖形,方法是建立一個變數,並使用 HTML 圖像標籤 <img/> 連結至儲存為 JPEG (.jpg)檔案的影像,並將其上傳到您網站中的圖片庫。

  1. 在 [工作流程設計工具] 視窗中,選取 [動作],然後選取 [設定工作流程變數]。

  2. 選取 [工作流程變數],然後選取 [建立新的變數]。

  3. 在 [編輯變數] 對話方塊中,輸入新變數的名稱,並確認 [類型] 設定為 [字串],然後選取[確定]

  4. 選取 [],然後選取省略號按鈕 [...]。在 [字串建立器] 視窗中,在 HTML 標籤格式中輸入或貼上 JPEG 圖像檔案的 URL- <img src ="URL"/> 影像的字串建立器

  5. 選取 [確定]。

  6. 已插入的動作將會顯示如下。 設定插入影像的變數

  7. 選取您剛建立的動作下方,然後將 [傳送電子郵件] 動作新增到動作,然後選取 [在動作中hese 使用者]。 插入傳送電子郵件動作

  8. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,選取 [新增] 或 [變更查閱]。

  9. 在 [查詢字串] 對話方塊的 [資料來源] 清單中,選取 [工作流程變數與參數]。

  10. 在 [來源的欄位] 清單中,選取 [變數:變數名稱],然後選取[確定]影像工作流程中的電子郵件字串 工作流程電子郵件郵件內文和影像

  11. 若要關閉 [定義電子郵件訊息] 視窗併發布工作流程,請再次選取[確定]

 傳送電子郵件時,會出現來自 JPEG 檔案的影像,而不是連結標記。

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識別不受支援的選項

目前版本的 [傳送電子郵件] 動作不支援下列選項:

  • 在 [寄件者] 行上指定地址 (由工作流程傳送的電子郵件會在 [發件人] 行顯示伺服器系統管理員所指定的電子郵件地址。 只有伺服器管理員可以變更這項功能,而且只能針對目前的 web app 中的所有通知進行變更,而不能針對每個工作流程變更。

  • 使用內嵌階層式樣式表 (CSS) 設定郵件內容的格式。 您可以使用style屬性來設定文字格式,但我們不支援 <style> 標記和 CSS 類別。

  • 在 [收件者] 或 [副本] 方塊中,使用參照包含多個值的 [個人或群組] 類型之欄的工作流程查閱。

  • 指定電子郵件的密件副本收件者。

  • 使用郵件當作附件的方式,包含另一個檔案。

  • 在郵件中內嵌影像或圖形的檔案。 而不是包含影像

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另請參閱

SharePoint 2013 逐步指示:外寄電子郵件設定

SharePoint Designer 簡介

針對特定的 Web 應用程式設定外寄電子郵件

將工作流程管理員設定為搭配 SharePoint Server 2013 伺服器陣列使用

工作流程動作快速參考

在 SharePoint 中建立清單

建立 SharePoint 清單或文件庫中的欄

變更清單或文件庫中的欄

在 SharePoint Online、 SharePoint 2016 和 SharePoint 2013 中建立提醒或訂閱 RSS 摘要

在 SharePoint 2010 中建立提醒或訂閱 RSS 摘要

基本疑難排解秘訣 

下列問題清單可能會協助您判斷建立工作流程問題的原因:

  1. 是否可以在相同的清單上建立其他任何類型的工作流程? 例如,嘗試建立核准工作流程。

  2. 是否可以建立相同的工作流程:

    • 在相同網站的不同清單上?

    • 在相同網站集合底下的不同網站上?

    • 在相同 Web 應用程式底下的不同網站集合上?

    • 在不同的 Web 應用程式上?

    • 使用不同的帳戶登入?

    • 使用不同的電腦?

 進階疑難排解秘訣

如果沒有任何基本的疑難排解秘訣可協助您判斷工作流程問題的原因,請執行下列步驟:

  1. 請確定您具備網站和工作流程層級所需的的權限。 移至 [網站設定]>網站許可權]>檢查此清單的許可權/清單設定>許可權,並確認檢查許可權結果與下列專案相符:

    1. 設計工作流程的最低權限 (儲存並發佈):

      1. 在 SharePoint 網站上:設計

      2. 在 SharePoint 清單上:編輯

    2. 啟動工作流程的最低權限:

      1. 在 SharePoint 網站上:僅供檢視/讀取

      2. 在 SharePoint 清單上:參與

  2. 確定外寄電子郵件設定設為正確的 Exchange 伺服器。

    1. 以系統管理員身分開啟 [命令提示字元]

    2. 執行 nslookup <Exchange 伺服器位址>。 例如:nslookup exch.contoso.com

    3. 您應該會在輸出中看到 Exchange 伺服器已解析的 IP 位址。 如果沒有,請連絡您的 Exchange 系統管理員,並要求正確的 Exchange 完整的網域名稱 (FDQN)。

  3. 使用SPUtility類別的SendEmail函數,將電子郵件傳送給同一個人員, SharePoint 管理命令介面,請執行下列步驟。

    1. 以系統管理員的身分,開啟 SharePoint 管理命令介面 (以滑鼠右鍵按一下SharePoint 管理 Shell>以系統管理員身分執行

    2. 執行下列指令碼。 如果腳本回應True,且使用者從 SharePoint收到電子郵件,則會在 SharePoint中正確設定 SMTP。

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. 使用 SMTP 功能,從 SharePoint 伺服器傳送電子郵件給同一個使用者。 請依照使用 Telnet 測試 SMTP 通訊中的步驟進行。

附註: 根據預設,SharePoint 不會為外寄郵件建立記錄項目。 SharePoint 永遠不會直接傳送電子郵件。 電子郵件會透過 系統管理中心中設定的 SMTP (Exchange)伺服器進行中繼。 若要針對此類型的工作流程進行疑難排解,請遵循上述步驟。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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