在編輯前儲存一份副本,以防止變更原始檔案

提示: 您是否在保存副本之前做了不想要的變更? 別擔心! 您可以回到原始檔案,選取功能區上方的檔標題,然後使用版本歷程記錄 還原檔案的先前版本

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在 Microsoft 365之前,您可以編輯檔案,然後使用另存新檔將變更儲存為新檔。 這些天使用自動儲存功能,您的變更一直在儲存中,因此您不會失去工作。 若要確保您不會不小心將變更儲存到原始檔案中,請使用在開始編輯之前先儲存一份副本,以確保您處理的是新副本,而不會覆寫原始檔案。

使用雲端中的現有檔案做為使用儲存副本建立新檔案的範本。

Todd 關於自動儲存和儲存副本的故事

開啟您想要複製的檔案

Inga 會使用她所建立之每月 Excel 預算報表,以追蹤小組的退款支出。

Todd 最近已成為自己團隊的主管,並想要追蹤自己的每月支出。 他決定使用 Inga 的預算報表做為範本會更有效率,而不是從頭開始工作。

Todd 想要使用現有的報表做為自己的報表範本。

儲存副本以做為起點

Todd 會進入 Inga 小組 SharePoint 網站,並開啟最新一個月的 Excel 預算報告。 由於試算表位於雲端,Todd 知道自動儲存會自動 將變更儲存到檔案中,只要他變更檔案。

由於他不想覆寫 Inga 的資料,因此在做出任何變更之前,他請到 [檔案>,然後按一下 [儲存副本以將報表的一份副本下載到他的 OneDrive 中。

Todd 會使用 [儲存副本> 來將自己的報表版本儲存到他的 OneDrive 中。

變更複製的檔案

將檔案存到 OneDrive 後,Office 會自動在 Excel 中開啟檔案。 現在,Todd 正在處理他的 Inga 報告版本,而且可以安全地進行變更,而不用擔心變更資料。

他變更報表的標題和成本中心編號,並清除讓他準備好填寫所需的欄位。 Todd 知道使用 自動儲存功能,他的報告一定會儲存最新的變更。

使用自動儲存功能,Todd 知道他在報告中所進行變更是安全的。

使用版本歷程記錄捨棄不想要的編輯

Todd 已製作數份預算報告複本,準備未來幾個月。 不過,他剛剛發現,他以下個月的數位更新的報告,其實是上個月的報告。 雖然他的變更已自動存到資料上,但 Todd 並不擔心,因為可以還原具有版本歷程記錄 之檔案的先前版本

他選取其預算報表的標題,然後選取 版本歷程記錄。 他可以看到 Excel 已建立檔案版本的不同時間點,而且他開啟檔案時不會在新視窗中意外變更。 現在,他可以輕鬆還原檔案,且不會損毀!

[另存新檔] 位於何處?

使用版本歷程記錄回到檔案的先前版本。

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