在資料庫中尋找特定記錄

您想要做什麼？

• 流覽所有記錄

• 移至特定記錄

• 搜尋特定記錄

• 篩選以查看數量有限的記錄

• 建立查詢以尋找特定記錄

流覽所有記錄

當您想要一次移動一個記錄時，您可以使用 TAB 鍵流覽記錄，以找出特定記錄。 您也可以使用記錄導 資料工作表檢視 流覽資料表中的記錄。 記錄瀏覽按鈕位於資料表或表單的底部。

1. 前往第一個記錄

2. 前往上一個記錄

3. 目前的記錄 方塊

4. 前往下一個記錄

5. 前往最後一個記錄

6. 開啟新 (空白) 記錄

7. 篩選指示器

8. 搜尋方塊

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移至特定記錄

當您知道要尋找的記錄時，可以前往 Access 中的特定記錄。 前往 方塊 可讓您從下拉式清單中選擇特定記錄，通常會新加入表單。

• 若要流覽至特定記錄，請按一下 [前往目標方塊> 右邊的箭點，然後從下拉式清單中選取記錄。

  附註: 如果您知道要流覽之記錄的前幾個字元，可以在前往方塊中輸入這些字元，來説明您快速找到該記錄。

前往 方塊 只會顯示足夠的資料，以唯一識別每一個記錄。 當您從清單中選取記錄時，Access 會在表單的主要區域中顯示該記錄的其餘部分資料。

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搜尋特定記錄

您可以使用 [尋找及取代> 對話方塊中的 [尋找與取代舊資料表10> 索引鍵，在資料表或表單中搜尋特定記錄。 當您要尋找的記錄符合特定準則時，這是尋找特定記錄的有效選擇，例如搜尋字詞，以及比較運算子 ，例如 "equals" 或 "contains"。

1. 開啟資料表或表單，然後按一下要搜尋的欄位。

2. 在 [常用] 索引標籤的 [尋找] 群組中，按一下 [尋找] 或按 CTRL+F。

   [ 尋找及取代> 對話方塊即會顯示，且已選取 [尋找舊頁卡 ）。

3. 在搜尋 方塊 中，輸入要搜尋的值。

4. 若要變更要搜尋的欄位，或搜尋整個基礎資料表，請按一下 [查詢 中 > 清單中的適當選項。

   提示: 「 相符」 清單代表您的比較運算子 (例如「等於」或「包含」) 。 若要讓搜尋成為新的內容，請在 [ 比 對清單上， 按一下 [欄位的任何部分。

5. 在 [搜尋] 清單中，選取 [全部]，然後按一下 [尋找下一筆]。

6. 當要搜尋的專案被突顯出來時，請按一下 [尋找及取代舊用選項> 對話方塊中的取消以關閉對話方塊。 符合您條件的記錄會以強調顯示

有關如何使用 [尋找及取代>對話方塊的詳細資訊，請參閱使用 [尋找及取代> 對話方塊來變更資料」一文。

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篩選以查看數量有限的記錄

當您只想查看符合特定準則和比較運算子的記錄時，您可以篩選以查看數量有限的記錄。 例如，若要快速縮小顯示的記錄範圍，請以滑鼠右鍵按一下要符合值的欄位，然後選取快捷方式功能表底部的 [等於、不等於、包含或不包含內容。 您可以開啟或關閉篩選，方便您切換相同資料的篩選和未篩選的視圖。 與搜尋不同的是，篩選只會限制顯示哪些 記錄。

1. 若要根據選取範圍來申請篩選，請開啟表格或表單。

2. 若要確認尚未篩選資料表或表單，請在 [首頁> 索引鍵的 [排序&篩選群組中，按一下 [進一步篩選，如果可以使用該命令的話，清除所有篩選準則。

3. 流覽至包含要做為篩選一部分之值的記錄，然後在 [資料工作表視圖 (中按一下欄) 或控制 (表單、報表或版面配置視圖) 。 若要根據部分選取範圍進行篩選，請只選取您想要的字元。

4. 在 [首頁&篩選群組中，按一下 [選取範圍，然後按一下您想要的篩選。

5. 若要篩選選取項目的其他欄位，請重複步驟 3 和 4。

有關如何申請篩選的資訊，請參閱在 Access 資料庫中使用篩選 來查看選取的記錄一文。

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建立查詢以尋找特定記錄

您可以用於搜尋和篩選記錄的技術，對於尋找手邊案例的特定記錄非常實用。 不過，您可能會想要定期執行相同的搜尋或篩選作業。 您可以建立一個搜尋和篩選步驟，而不是每次產生一組 查詢。 查詢是尋找特定記錄的強大且彈性的方式，因為它可讓您執行自訂搜尋、使用自訂篩選，以及排序記錄。 您可以建立自己的查詢，説明您專注于特定記錄並回答特定問題。 建立之後，查詢可以儲存並重複使用，也可以用於建立表單和報表。

當您使用查詢進行搜尋或篩選時，會依據要尋找的資料類型來使用準則。 不同類型的資訊會儲存為不同類型的資料。 例如，生日會儲存為日期/時間資料，而名稱則儲存為文字資料。

有時候，您找不到您知道存在的特定記錄。 如果您是在表單或查詢中檢視記錄，但因為特定欄位的值而未顯示特定記錄，就可能發生此情況。 下列範例示範如何使用查詢來尋找記錄。

假設您使用使用 Access 問題範本建立的資料庫來追蹤問題。 問題資料表有一個名為狀態的欄位，指出特定問題為使用中、已解決或已關閉。 您可以遵循下列步驟，建立顯示狀態為關閉之問題的查詢：

1. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

2. 按兩下 [ 問題，然後按一下 [ 關閉。

3. 在查詢設計工具中，按兩下 [問題 (*) 的星號 。 這可協助確保查詢會顯示其所返回記錄的所有欄位。

   問題.* 會出現在設計格線線的第一欄的欄位 列中 。 這表示應該會從問題資料表返回所有欄位。

4. 在查詢設計工具中，按兩下[問題資料表上的狀態。

   狀態 會出現在設計格線線的第二欄的欄位 列中 。

5. 在設計格線線的第二欄中，清除顯示列中 的 核取方塊。 這可協助確保查詢不會顯示狀態欄位。

   如果您沒有清除狀態列中的顯示核取方塊，則查詢結果中會顯示狀態欄位兩次。

6. 在設計格線線的第二欄中，在準則列中輸入="Closed"。 這是您的搜尋準則。 這是您確認查詢只會將狀態值為「已關閉」的記錄所退回。

   附註: 在此範例中，只會使用一個搜尋準則。 您可以針對任何指定搜尋使用許多搜尋準則，方法如下：新增準則至更多欄位，並使用或列，以及下方或下方的其他列。

   您的查詢已準備好執行，看起來像這樣：

   

7. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。

   附註: 除非您已開始追蹤問題，因此在問題資料表中有資料 ，而且您至少將一個問題的狀態設定為「已關閉」，否則查詢不會返回任何結果。 不過，您可以儲存查詢，並隨時使用它。

8. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

9. 在 [另存新位值」 對話方塊中，在查詢名稱欄位中輸入查詢的名稱，例如 [關閉的問題」，然後按一下[確定。

現在，您的查詢會顯示狀態為關閉的問題。

若要深入瞭解如何建立查詢來説明您尋找記錄，請參閱建立簡單的選取 查詢一文。

若要深入瞭解搜尋和篩選準則，請參閱查詢 準則的範例一文。

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