Microsoft Access 提供數種不同的選項,讓您建立包含儲存在 Access 資料表中的資料之標籤。 最簡單的方法就是使用 Access 中的標籤精靈來建立及列印已格式化以配合標籤的報表。 這些標籤可以包含儲存在 Access 資料表中的資料,或是從 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft Outlook 連絡人清單等其他來源所匯出或連結的資料。 您可以在 Access 中建立以報表方式建立這些標籤,或將資料與 Microsoft Word 檔「合併」,然後從 Word 列印這些標籤。 本文概述相關步驟。

您想要做什麼?

使用 Access 建立及列印標籤

在 Access 中,您可以建立標籤做為報表,並採用較小的頁面大小來配合所需的標籤。 標籤最常見的用途是郵寄,但任何 Access 資料都可以列印為標籤格式,以便用於各種用途。 在郵寄標籤的情況下,報表會從包含位址的資料表或查詢中,獲得位址資料。 列印報表會針對基礎記錄來源的每個位址提供單一標籤。

有關連結或匯出來自其他來源的資料 (例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) ,以用於您的標籤,請參閱資料匯出 簡介一文

標籤精靈會詢問一系列關於標籤以及您想要在標籤上顯示的資料的問題。 精靈會建立報表,然後您可以自訂報表 ,如果需要的話。

使用 Access 中的標籤精靈建立標籤

  1. 在功能窗格中,選取包含要顯示在您的標籤上之資料的物件。 這通常是資料表、連結資料表或查詢,但您也可以選取表單或報表。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。

    Access 會開機磁碟區標精靈。

    [標籤精靈] 的第一頁

    1. 如果您知道這些標籤的製造商和產品編號:

      • 在按製造商篩選 方塊中選擇製造商

      • 在您喜歡的標籤大小?方塊 中選取您的標籤

        否則,請嘗試尋找在欄的維度和數值中符合您的標籤的產品。

        如果您找不到類似的標籤:    

      • 按一下 [自訂 >,然後按一下 [新增

        [ 新增標籤> 對話方塊即會顯示。

        [標籤精靈] 的 [新增標籤] 頁面

      • 測量標籤,然後于 [新增標籤> 對話方塊中的適當方塊 中輸入 度量單位。

      • 在 [標籤名稱」 文字方塊中輸入自訂標籤的名稱,選擇您想要的標籤類型和方向,然後按一下[確定

        如果您已經建立自訂標籤,而且想要選取它:    

      • 按一下 [顯示自訂標籤大小,然後按一下您想要的自訂標籤。

    2. 選取標籤類型下的工作表進紙連續,然後按一下 [下一步

    3. 選取標籤上想要的字型名稱、大小、粗細和文字色彩,然後按一下 [下 一步

    4. 精靈的郵件標籤頁面上,從 [可用欄位清單> 選擇標籤上您想要的欄位,然後按兩下這些欄位以新加到 [製作工具標方塊中。

      在 [標籤精靈] 中新增欄位至標籤

      • 若要在樣板標籤方塊中的欄位之間 新增空間, 請按空格鍵。

      • 若要建立新行,請按 ENTER。

      • 若要在欄位和行之間移動,請使用方向鍵。

      • 若要從方塊移除欄位,請按倒退鍵。

      • 若要新增其他文字或標點符號 (例如城市名稱) 後面加上逗號,請按一下以將游標置於您希望文字出現的位置,然後開始輸入。 每一個標籤上的文字都會相同。

        附註:  您僅能使用標籤精靈新增下列資料類型的欄位:簡短文字 (文字) 、長文字 (備忘) 、數位、日期/時間、貨幣、是/否或附件。 若要新增其他資料類型的欄位,請完成標籤精靈之後,在設計檢視中開啟標籤報表,然後使用欄位 清單 窗格新增欄位。 若要在報表 [設計檢視> 中開啟時開啟 [欄位清單窗格>,請按 ALT+F8。

        當您將欄位以您想要的方式排列在標籤上時,請按一下 [下 一步

    5. 您可以在下一頁選擇要排序您的標籤的欄位。 例如,您可能會想要根據大型郵件的郵遞區號排序。 從 [可用欄位清單> 選擇您想要排序的欄位,然後按兩下這些欄位以新加到 [排序方式方塊中。 完成時按一下 [下一步]

      [標籤精靈] 中設定排序順序

    6. 在最後一頁上,輸入您的標籤名稱,然後按一下 [ 完成

      [標籤精靈] 的最後一頁

      如果您選擇了 標籤列印 在標籤精靈的最後一頁,Access 就會在預覽列印中顯示標籤。 您可以按一下標籤來放大和縮小,或使用狀態列上的縮放控制項。

      縮放控制項

      如果您選擇在標籤 精靈 的最後一頁修改標籤設計,Access 會在設計檢視中顯示標籤報表。

      附註:  預覽列印是唯一一個您可以在排列欄時查看欄的視圖。 如果您在報表檢視或版面配置視圖中查看報表,Access 會在單一欄中顯示所有資料。

自訂標籤的外觀

如果產生的標籤外觀與您想要的不一樣,您可以在設計檢視中開啟報表並進行變更,以自訂版面配置。 使用標籤時,通常更容易使用設計檢視,您可以在其中更精確地控制版面配置。 若要查看在設計檢視中進行變更的結果,請切換至預覽列印。

如果 Access 顯示一則訊息,表示沒有足夠水準空間來顯示資料

出現這則訊息時,是某些標籤度量的副作用。 通常當標籤非常接近標籤紙的左右邊緣時,會發生此情況。 這可能會導致精靈指定一些超出一般列印範圍的度量,進而導致郵件在您預覽或列印時顯示。

如果您對頁面上文字的對齊方式感到滿意,而且無法每隔一頁看到一個空白頁,那麼您可能會想要保留報表的設計,只要每次出現郵件時按一下 [確定。 否則,您可以嘗試調整部分頁面設定選項,如下一節所述。

如果資料與標籤對齊不正確

在許多情況下,您可以在設計檢視中進行調整,以修正標籤版面配置的小問題。 您可以移動控制項,也可以變更詳細資料區段的寬度或高度來調整標籤大小。

若要切換到 [設計檢視>,請在 [功能窗格> 中以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下 快捷方式功能表上的 [設計檢視。

如果您需要變更標籤之間的邊緣或間距,您可以在 [設計檢視:

  • 在 [版面設定>索引鍵的 [版面配置群組中,按一下 [

    [ 頁面設定 > 對話方塊會顯示,並選取 [欄 索引鍵

[版面設定] 對話方塊中的 [欄] 索引標籤

您可以在 [設定頁面設定> 對話方塊的三個區段變更下列設定:

區段

選項

描述

格線設定

欄數

這應該等於頁面上的標號數目。

列距

輸入新的值來增加或減少各列的垂直空間。

欄間距

輸入新的值以增加或減少欄與標籤之間的水準空間。

欄大小

Width

設定此值時,請記住邊距設定和欄距。

您可以按一下 [設定頁面設定> 對話方塊中的列印選項,來檢查調整邊距。

Height

請根據需要調整每一個標籤的高度。

與詳細資料相同

選取時,將欄寬和高度設定為等於設計檢視中詳細資料區段的寬度和高度。

欄版面配置

向下,然後跨

選取時,您的標籤資料會向下列印第一欄,再向下列印第二欄,以此類比。

越過,然後向下

選取時,您的標籤資料會先列印過第一列,然後再列印第二列,以此類比。

附註:  您也可以在 [列印預覽版》中按一下 [預覽列印圖》 索引鍵上的 [欄」,開啟 [設定頁面設定> 對話方塊。 當您按一下 [確定 > 關閉對話方塊時,您的變更會立即反映在 [預覽列印中。

列印這些標籤

  1. 在任何一個視圖中開啟報表 (或在功能窗格中選取報表) 。

  2. 在 [ 檔案> 的選項卡 上,按一下 [列印,然後按一下 [ 列印

    Access 會顯示 [列印] 對話方塊。

  3. 輸入您選擇的選項,例如印表機、列印範圍及列印份數。

  4. 按一下 [確定]。

頁面頂端

在 Microsoft Word 中使用合併列印精靈列印 Access 資料

如果您的位址是儲存在 Access 中,但您想要將它們匯出至 Word,以便使用其合併列印功能來格式化及列印您的標籤,您可以使用 Word 中的合併列印精靈。

  1. 在功能窗格中,選取包含要列印之資料的資料表或查詢。

  2. 在 [外部資料」的[匯出群組中,按一下 Word合併

  3. Microsoft Word 合併列印精靈對話方塊中,如果您已經建立檔,而且想要將資料連結至該檔,請按一下 [連結您的資料至現有的 Microsoft Word 檔。 否則, 請按一下 [建立新檔,然後將資料連結至該檔

  4. 按一下 [確定]

    如果您選擇將資料 連結至現有的 Microsoft Word 檔,[選取 Microsoft Word 檔」 對話方塊隨即開啟。 選取您想要的檔,然後按一下 [ 開啟。 檔將在 Word 中開啟。

    如果您選擇建立新檔,Word 會以空白檔開啟。

  5. 在 Word 中,按照合併列印工作 窗格中 的指示進行。 當您到達 Word 合併列印程式的步驟 3 (選取收件者 ) 時,本程式步驟 1 中選擇的資料來源將會選取。

    有關 Word 合併列印精靈的資訊,請參閱 Word 協助。

附註:  無論您的位址儲存在何處,都可以使用 Word 列印位址。 從 Word,您可以連接到儲存在各種程式中的地址清單,例如 Excel、Outlook 和 Access。 或者,如果您沒有地址清單,您可以在 Word 中建立一份,然後列印出來。 詳細資訊請參閱 Word 協助。

頁面頂端

需要更多協助?

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Microsoft 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

您對翻譯品質的滿意度為何?
會影響您使用體驗的因素為何?

感謝您的意見反應!

×