在 Outlook 中新增和移除群組成員

由於專案會進進出出,您的群組成員也一樣。 毫無疑問,您需要在群組的整個生命週期中新增和移除成員;您甚至還可能需要新增或移除群組擁有者。

群組中的任何成員都可以邀請其他人加入群組,但只有群組擁有者才能移除它們。 群組擁有者通常是建立群組的人員,但也可以將此角色指派給其他人。 建議群組應該至少有兩個擁有者,以防其中一個擁有者無法使用。

選取與您的 Outlook 版本相對應的索引標籤,以取得新增和移除成員 (包括來賓成員) 的相關指示。

將成員新增至您的群組

  1. 開啟 Windows 版 Outlook。

  2. 在左側資料夾窗格中,於 [群組] 下選取您的群組。

    在左側瀏覽列上選取群組

  3. 在 [群組] 功能區上,選取 [新增成員]。

  4. 在 [新增成員] 方塊中,以人員的全名或電子郵件地址搜尋組織內的人員,然後選取您要新增的名字。

  5. 按一下 [確定]。

附註: 您無法使用通訊錄來編輯群組成員資格。  如果您嘗試使用通訊錄新增或移除成員,可能會看到錯誤。

將來賓新增至群組

將來賓 (又稱為外部使用者) 新增至群組時,您會授與來賓該群組內所有資訊的存取權。 這包括電子郵件、行事曆、專案資訊、專案檔案和專案計劃。 來賓在其 Outlook 的瀏覽窗格中看不到 [群組] 節點,但會透過其收件匣接收群組電子郵件和檔案連結。

將來賓使用者包含在群組中時,會在群組標題中指出,如此範例所示。

來賓成員資格會在您的群組標題中指出

邀請來賓加入群組時,系統會透過電子郵件通知來賓,已將他們新增至群組。 他們會開始在他們的收件匣中收到群組交談和行事曆活動。 但來賓成員可以在群組中查看和執行的動作,的確有其限制。 例如,來賓無法:

  • 成為群組擁有者

  • 檢視全域通訊清單

  • 檢視群組成員連絡人卡片上的所有資訊

  • 檢視群組的成員資格

群組擁有者可以隨時撤銷來賓存取權。

將來賓新增至群組

  1. 開啟 Windows 版 Outlook。

  2. 在左側資料夾窗格中,於 [群組] 下選取您的群組。

    在左側瀏覽列上選取群組

  3. 在 [群組] 功能區上,選取 [新增成員]。

  4. 在 [新增成員] 方塊中,輸入來賓的電子郵件地址,然後按 Enter

  5. 選取 [確定]。

從群組移除成員

只有群組擁有者可以移除成員。

  1. 在左側資料夾窗格中,於 [群組] 下選取您的群組。

    在左側瀏覽列上選取群組

  2. 在功能區上,選取 [編輯群組]。

  3. 在 [編輯群組] 方塊中,指向您要移除之成員的名稱,然後按一下 X

    移除成員

附註: 此功能透過 Microsoft 365 訂閱提供給 Office 測試人員參與者使用。 如果您是 Microsoft 365 訂閱者,請確定您有最新版的 Office

將成員新增至您的群組

  1. 開啟 Mac 版 Outlook

  2. 開啟您要新增成員之群組的群組卡片。

  3. 選擇 [成員]。

    顯示新增成員

  4. 輸入一或多個名稱或電子郵件地址,或從清單中選取成員。 您可以將貴校或組織外的人員做為來賓新增至群組中。 顯示在群組內新增成員

  5. 選擇 [新增成員]。

從群組移除成員

  1. 開啟 Mac 版 Outlook

  2. 開啟您要從中移除成員之群組的群組卡片。 只有群組擁有者可以移除成員。

  3. 選擇 [成員]。

  4. 按一下您要從群組移除的人員名稱旁的 X。 顯示移除群組成員

  5. 選擇 [移除]。

附註: 如果指示與您看到的不相符, 您可能使用的是舊版Outlook 網頁版。 請參閱適用於傳統版 Outlook 網頁版的指示

身為擁有者,您會收到來自不屬於您的群組、但想要成為群組成員的人員加入您的群組的要求。 

  1. 人員可以透過兩個方式要求加入您的群組:如果是私人群組,請選取 [要求加入],如果是公用群組,請選取 [加入]。

  2. 群組擁有者/擁有者會收到含有加入要求的電子郵件。 擁有者可以從電子郵件內核准拒絕加入要求。

其他所有擁有者也會看到已核准該要求,因此他們不需要對其採取動作。 使用者可以探索群組並可能想要加入群組。 如果是私人群組,則擁有者會收到含有要求的電子郵件。 擁有者可以核准或拒絕要求。

群組成員也可以傳送要求,以將其他使用者新增至您的群組

身為擁有者,您會收到來自群組成員的電子郵件,其想要將其他使用者新增至您的群組。 相同電子郵件也會寄送給其他擁有者 (如果有的話)。 電子郵件將會根據採取的動作更新,並顯示要求的狀態。 

您可以邀請人員加入您的群組。 如果是私人群組,群組擁有者將會收到來自受邀者加入群組的要求。 您也可以邀請來賓加入群組。 他們會在他們的收件匣中收到群組交談和行事曆活動。 不過,來賓不能是群組擁有者,無法檢視全域通訊清單、檢視群組成員連絡人卡片上的所有資訊,或檢視群組的成員資格。

  1. 開啟 Outlook 網頁版。

  2. 在資料夾窗格中,於 [群組] 下選取您的群組。

    瀏覽窗格中群組的螢幕擷取畫面

  3. 在群組標題中,選取 [ SPO 移轉工具的設定 旁邊的成員數目。

    群組成員按鈕的螢幕擷取畫面

  4. 在群組相片旁,選取 更多選項 > 邀請其他人

    群組卡片中 [邀請其他人] 選項的螢幕擷取畫面

  5. 執行下列其中一個動作:

    • 選取 [複製] 以將加入群組的連結貼上您已開始撰寫的電子郵件中。

    • 選取 [電子郵件] 以開始新郵件,郵件中含有加入群組的連結。 收件者必須按一下該連結才能加入群組。

      如果是私人群組,郵件中的連結會將加入群組的要求提交給群組擁有者。

  6. 完成撰寫郵件,然後按一下 [傳送]。

您必須是群組擁有者才能移除成員。 如果您不確定您是否為群組擁有者,請參閱下方的「檢視群組擁有者」。

  1. 在群組標題中,選取 [ SPO 移轉工具的設定 旁邊的成員數目。

    群組成員按鈕的螢幕擷取畫面

  2. 在您要移除的成員名稱旁邊,選取 [從群組移除] 從群組移除

  1. 在群組標題中,選取 [ SPO 移轉工具的設定 旁邊的成員數目。

    群組成員按鈕的螢幕擷取畫面

  2. 在 [角色] 欄下,您可以查看群組中的人員為擁有者或成員。

您必須是群組擁有者,才能將您的其中一個群組成員升級。

  1. 在群組標題中,選取 [ SPO 移轉工具的設定 旁邊的成員數目。

    群組成員按鈕的螢幕擷取畫面

  2. 尋找您想要升級為擁有者的人員。

  3. 在 [角色] 欄下,選取 [成員] > [升級為擁有者]。

將擁有者降級為成員狀態時,請記住,群組必須至少有一個擁有者。 只有群組擁有者可以執行降級。

  1. 在群組標題中,選取 [ SPO 移轉工具的設定 旁邊的成員數目。

    群組成員按鈕的螢幕擷取畫面

  2. 尋找您想要降級為成員的人員。

  3. 在 [角色] 欄下,選取 [擁有者] > [移除擁有者狀態]。

適用於舊版 Outlook 網頁版 的指示

您可以邀請人員加入您的群組。 如果是私人群組,群組擁有者將會收到來自受邀者加入群組的要求。 您也可以邀請來賓加入群組。 他們會在他們的收件匣中收到群組交談和行事曆活動。 不過,來賓不能是群組擁有者,無法檢視全域通訊清單、檢視群組成員連絡人卡片上的所有資訊,或檢視群組的成員資格。

  1. 開啟 Outlook 網頁版。

  2. 在功能窗格中的群組項下選取您的群組。

  3. 在群組標題中,選取成員計數。

    選取成員計數以移至 [成員] 頁面
  4. 選取 [新增成員]。

  5. 輸入您要新增之人員的電子郵件地址。

  6. 選取 [儲存]。

您必須是群組擁有者才能移除成員。 如何得知我是否為群組擁有者?

  1. 在群組標題中,選取成員計數。

    選取成員計數以移至 [成員] 頁面
  2. 選取 [全部] 以查看群組的所有成員。

    選取 [全部] 以查看此群組的成員
  3. 在您想要移除之成員的名稱旁,按一下 [ [其他動作] 圖示 > 從群組移除]。

  1. 在群組標題中,選取成員計數。

    選取成員計數以移至 [成員] 頁面
  2. 選取 [擁有者] 以檢視所有群組擁有者。

    群組標題,將 [擁有者] 連結醒目提示

您必須是群組擁有者,才能將您的其中一個群組成員升級。

  1. 在群組標題中,選取成員計數。

    選取成員計數以移至 [成員] 頁面
  2. 選取 [全部] 以查看群組的所有成員。

    選取 [全部] 以查看此群組的成員
  3. 將游標暫留在您想要升級的成員名稱上,然後選擇 [其他動作] 圖示 >成為擁有者]。

將擁有者降級為成員狀態時,請記住,群組必須至少有一個擁有者。 只有群組擁有者可以執行降級。

  1. 在群組標題中,選取成員計數。

    選取成員計數以移至 [成員] 頁面
  2. 選取 [擁有者]。

    群組標題,將 [擁有者] 連結醒目提示

  3. 將游標暫留在您想要升級的成員名稱上,然後選取 [ [其他動作] 圖示 > 移除擁有者狀態]。

將成員新增至您的群組

  1. 開啟 Outlook Mobile App。

  2. 選取資料夾窗格中的 [群組]。

    瀏覽窗格中的群組資料夾

  3. 點選您要新增成員的群組名稱。

    群組行動裝置應用程式的主畫面
  4. 點選群組名稱,以移至 [群組詳細資料] 頁面。

    點選 [成員] 按鈕以查看成員頁面
  5. 在成員清單底下,點選 [檢視所有] 連結。

    選取 [檢視所有成員] 連結以查看群組成員
  6. 在 [成員] 頁面上,點選 [新增]。

  7. 輸入一或多個名稱或電子郵件地址,或從清單中選取成員。 貴校或組織外的成員,在其名稱下會有「來賓」一詞。

  8. 敲擊 [ 核取記號符號 ]。 您會看到更新的成員清單。

從群組移除成員

只有群組擁有者可以移除成員。

  1. 開啟 Outlook Mobile App。

  2. 選取資料夾窗格中的 [群組]。

    瀏覽窗格中的群組資料夾

  3. 點選您要移除其成員的群組名稱。

    群組行動裝置應用程式的主畫面
  4. 點選群組名稱,以移至 [群組詳細資料] 頁面。

    點選 [成員] 按鈕以查看成員頁面
  5. 在 [群組詳細資料] 頁面上,點選 . . . (在您要從群組移除的人員名稱旁)。

  6. 點選 [從群組移除]。

另請參閱

建立 Outlook.com 群組並新增成員

Microsoft 365 群組中的來賓存取

建立群組

加入群組

刪除群組

離開群組

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