在 SharePoint 中建立專案共同作業空間

SharePoint 可讓組織使用現成的網頁元件和應用程式尋找常見業務問題的解決方案。 您獨特的商務案例將決定要使用的網站與網頁元件類型。 您可以使用下列故事,查看組織內部不同類型的角色與部門如何共同合作,以符合其使用者與業務目標的需求。 

查看其他有益資源:

案例:產品小組需要建立共用及安全空間來儲存檔、共用狀態更新,以及溝通 

Megan 是一個專案經理,負責在未來6個月中,致力於發佈新產品的小組。 她知道她需要一個位置來儲存小組檔、在內容上共同作業、共用專案中的更新,以及與小組進行溝通。 目前,Megan 的小組使用電子郵件作為主要通訊方式,而某些專案檔案則儲存在共用位置,但無法在 office 以外或行動裝置上安全地存取。

案例目標:

  • 為專案新聞、團隊共同作業及專案溝通建立一個整合的位置

  • 使用即時聊天與視訊會議,以更有效率的方式進行溝通

  • 統一團隊資源,例如團隊行事曆、電子郵件地址、 OneNote任務管理工具

  • 將檔案和資料夾安全地儲存在一個位置,讓您可以在任何裝置上遠端存取這些檔案和資料夾

建立網站的步驟:

規劃網站-1/2 日

Megan 會開始與另一個專案經理,在過去建立類似的網站。 她學習了啟動她的專案網站的最佳方式,就是向她的小組提出有關他們喜歡溝通、共同作業,以及最適合新專案網站的功能類型的意見反應。 Megan 會識別她的小組的最高優先順序,並開始收集檔、影像及其他內容。

Megan 會判斷SharePoint 小組網站最符合其小組與專案的需求。 不過,除非您整合Microsoft 團隊,否則 SharePoint 小組網站不允許即時聊天。 Megan 與 SharePoint 租使用者管理員一起運作,以確保 Microsoft 團隊可供使用。 她認為她的組織已經有使用 Microsoft 團隊的許可權,而所有人都想要做的是,請確認她的小組網站已連線至Office 365 群組。  

現在,Megan 已準備好開始建立她的 Office 365 連線的專案空間和小組網站

建立網站-1/2 天

Megan [建立 SharePoint 小組網站],將網站連接至 Office 365 群組,然後建立已連線的 Microsoft 團隊。 透過連線到群組,她會自動讓她的小組存取共用資源,例如群組行事曆、 OneNotePlanner及電子郵件地址。

管理網站例行

  • 每週、Megan 以可搜尋的新聞文章格式(在 [新聞] 網頁元件中顯示,並自動張貼至 [小組] 頻道)來張貼專案狀態更新

  • Megan 查看小組網站半年,以確保專案期限和新聞是最新的

  • 當專案啟動時,請 Megan 方案來修正網站內容和網頁元件的部分,以調整為支援產品的新律動

  • 每月、Megan 主機 [即時] Q&由Microsoft Stream託管的會話,並自動同步處理到 [團隊] 頻道中的 [資料流程] 索引標籤 

這樣

  • 讓小組成員能在重要更新中保持連線,並透過持續聊天與視訊會議延伸交談

  • 讓小組成員能夠在團隊或 SharePoint 中的內容上共同作業,在他們可能正在運作的情況下,增加團隊生產力

  • 透過增加資訊意識,減少會議和電子郵件的數量,然後再啟動小組網站。

  • 已讓遠端小組成員更有效率地運作

新小組網站:

含倒計時計時器、新聞文章及 Planner 的小組網站影像

其他網站建立靈感:

SharePoint 查看書籍

引導式演練:建立網站

Microsoft 365 生產力文件庫

現代化工作場所訓練 

Microsoft 技術社區-推動採用

規劃 SharePoint 網站

影片:建立小組或通訊網站

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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