在 SharePoint 中規劃檔版本設定、內容核准和取出控制項

合計   瞭解如何使用 SharePoint 2013 中的版本設定、內容核准和取出來控制其整個生命週期中的檔版本。

本文說明如何規劃使用版本設定、內容核准和取出 SharePoint Server 2016 來控制其整個生命週期中的檔版本。

閱讀本文前,您應該瞭解在SharePoint 2013 中的檔管理概述中所述的檔管理規劃程式。

本文內容:

關於版本設定、內容核准和取出

SharePoint Server 2016 包含下列功能,可協助您控制文件庫中的檔:

  • 版本設定是一種將檔的後續小數位編號及儲存的方法。

  • [內容核准] 是由擁有者許可權控制內容發佈的網站成員所依據的方法。

  • [取出] 和 [檢入] 是使用者在建立新版本的檔時能更好地控制的方法,以及當他們在其中簽入檔時所做變更的批註。

您可以在文件庫中設定本文中討論的內容管理功能設定。 若要在您的方案中跨文件庫共用這些設定,您可以建立包含您的內容管理設定的文件庫範本。 這可確保新文件庫會反映您的內容管理決策。

如需有關版本設定的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定

規劃版本設定

文件庫的預設版本控制控制項會視網站集合範本而定。 不過,您可以根據您的特定需求來設定文件庫的版本控制。 每個文件庫都可以有不同的版本控制,最適合文件庫中的檔案類型。 SharePoint Server 2016 有三種版本設定選項:

  • 沒有版本設定      指定不儲存較舊版本的檔。 如果未使用版本設定,則無法檢索較舊版本的檔,而且也不會保留檔歷程記錄,因為每個文檔小版本附帶的批註都不會儲存。 在文件庫中使用此選項,其中包含不重要的內容或永不變更的內容。

  • 建立主要版本      指定使用簡單的版本設定配置(例如1、2、3)來保留檔的編號版本。 若要控制儲存空間的效果,您可以指定要保留多少較舊的版本,以及從目前的版本計數。

    在主要版本設定中,每次儲存檔的新版本時,擁有文件庫許可權的所有使用者都能查看內容。 如果您不想區分檔草稿版本與已發佈版本,請使用此選項。 例如,您可以在由組織中的工作組所使用的文件庫中,如果小組中的每個人都必須能夠查看每個檔的所有小程式,主要版本設定就是一個不錯的選擇。

  • 建立主要和次要(草稿)版本      指定使用主要和次要版本配置(例如1.0、1.1、1.2、2.0、2.1)來保留檔的編號版本。 以.0結尾的版本是主要版本,而以非零延伸結束的版本則是次要版本。 前一個主要及次要版本的檔會與目前的版本一起儲存。 若要控制儲存空間的效果,您可以指定要保留多少舊版的主要版本,並從目前版本進行計數。 您也可以指定保留多少主要版本,包括各自的次要版本。 例如,如果您指定次要版本應該保留兩個主要版本,而目前的主要版本是4.0,則會保留從3.1 開始的所有次要版本。

    在主要和次要版本設定中,任何擁有 [讀取] 許可權的使用者都可以查看檔的主要版本。 您可以指定哪些使用者也可以查看次要版本。 通常,我們建議您授與次要版本的許可權,讓他們能夠編輯專案,並限制只有擁有讀取權限的使用者才可查看主要版本。

    如果您想要區分可供觀眾查看的已發佈內容,以及尚未準備好發佈的草稿內容,請使用主要及次要版本設定。 例如,在描述組織益處的人力資源網站上,使用主要和次要版本設定來限制員工在進行描述時對福利描述的存取權。

附註: 當您建立新版本的檔時,增量變更會儲存在 SQL Server 中,而不是檔的完整新複本中。 這可提供最有效率的儲存空間,並協助降低整體儲存需求。

規劃內容核准

使用 [內容核准] 來為物件提供內容的形式,並加以控制。 例如,將內容發佈成其中一個產品或服務的企業,在發佈內容之前,可能需要法律審查及核准。

等待內容核准的檔草稿處於 [擱置中] 狀態。 當核准者審閱檔並核准內容時,可供擁有 [讀取] 許可權的使用者查看。 文件庫擁有者可以啟用文件庫的內容核准,或者,您也可以選擇將工作流程與文件庫建立關聯,以執行核准程式。

提交檔以供核准的方式,視文件庫中的版本設定而有所不同:

  • 沒有版本設定      如果未使用版本設定,且已儲存檔的變更,檔的狀態會變成擱置中。 SharePoint Server 2016 保留較舊版本的檔,因此擁有 [讀取] 許可權的使用者仍然可以進行查看。 在待定的變更經過核准之後,您就可以透過擁有 [讀取] 許可權的使用者來查看新版本的檔,而且較舊版本不會保留。

    如果未使用版本設定,且新檔會上傳至文件庫,則會將其新增至文件庫中的檔程式庫,且擁有讀取權限的使用者就無法透過其查看,除非已獲核准。

  • 建立主要版本      如果使用主要版本設定,且已儲存檔的變更,則檔的狀態會變成擱置,且檔的前一個主要版本可供具備讀取權限的使用者進行查看。 檔變更經過核准之後,就會建立新的檔主要版本,並將其提供給擁有 [讀取] 許可權的使用者,而舊版的主要版本則會儲存在檔的 [歷程記錄] 清單中。

    如果使用主要版本設定,且新檔會上傳至文件庫,則會將它新增至文件庫中的 [擱置中] 狀態,且在核准為版本1之前,擁有讀取權限的使用者就不能看到。

  • 建立主要和次要(草稿)版本      如果使用主要及次要版本設定,且已儲存檔的變更,作者可以選擇將檔的新次要版本儲存為草稿或建立新的主要版本,這會將檔的狀態變更為 [待處理]。 檔變更一經核准之後,就會建立新的檔主要版本,並供擁有 [讀取] 許可權的使用者使用。 在主要和次要版本設定中,檔的主要及次要版本都會保留在檔的 [歷程記錄] 清單中。

    如果使用主要和次要版本設定,且新檔上傳至文件庫,則可以將其新增至文件庫中的草稿狀態,就像版本0.1 一樣,或者作者可以立即要求核准。 在這種情況下,檔的狀態會變成 [擱置中]。

規劃取出及簽入

您可以要求使用者先取出文件庫中的檔,然後再編輯檔。 要求取出和存回的好處包括下列各項:

  • 更好地控制檔版本的建立時間。 檔簽出後,作者就可以儲存檔,而不需將其存回。 文件庫的其他使用者將無法看到這些變更,而且不會建立新的版本。 新版本(對其他使用者可見)只會在作者簽入檔時建立。 這可讓作者更具彈性和控制能力。

  • 更好地捕獲中繼資料。 檔簽入時,作者可以撰寫批註來描述對檔所做的變更。 這會建立對檔所做變更的即時歷史記錄。

如果您的方案需要使用者存回及取出檔來進行編輯,您可以使用 Office 2016 用戶端應用程式中支援這些動作的功能。 使用者可以從 Office 2016 用戶端應用程式取出檔、復原簽出及存回檔。

檔簽出時,會將它鎖定,以供使用者獨佔編輯。 當使用者將編輯權儲存至此檔案時,會將變更上傳並儲存到伺服器。 變更是使用者專用的,對其他人則看不到。 當使用者準備好要簽入檔時,最新變更就會顯示給其他人併發布。

在 Office 2016 用戶端應用程式中,使用者也可以透過變更內容編輯選項,選擇在伺服器上留下取出的檔。

附註: 您不應該在使用共同撰寫功能時取出檔。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

請參閱

SharePoint 2013 中的檔管理規劃

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×