在 SharePoint Online 中設定 eDiscovery 中心

附註: 您將無法再於 SharePoint Online (包含於 Microsoft 365 和 Microsoft 365 中的 SharePoint 獨立方案) 中建立新的電子文件探索案例。 若要建立電子文件探索案例和電子文件探索保留,請開始使用 Office 365 安全性與合規性中心。 如需詳細資訊,請參閱在安全性與合規性中心中管理電子文件探索案例。 請注意,您仍然可以在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中修改現有的電子文件探索案例。

您必須是 Microsoft 365 組織中的 Microsoft 365 全域系統管理員,才能設定 eDiscovery,並在 SharePoint Online中設定 eDiscovery 中心。 在您設定 eDiscovery 之後,擁有所需許可權的使用者可以建立 eDiscovery 案例、保留內容、執行 eDiscovery 搜尋,以及匯出搜尋結果。

以下是在 Microsoft 365中設定 eDiscovery 中心的步驟:

步驟1:建立 eDiscovery 中心

步驟2:將 Exchange Online 設定為結果來源

步驟3:為 eDiscovery 管理員建立安全性群組

步驟4:在 SharePoint Online 中指派 eDiscovery 許可權

步驟5:指派 Exchange Online 中的電子檔探索許可權

步驟1:建立 eDiscovery 中心

在 SharePoint Online中,eDiscovery 中心是以網站集合的方式建立,而且是該網站集合的根網站。 eDiscovery 案例是在此網站集合中建立為子網站。

請依照這些步驟來建立 eDiscovery 中心網站集合。

  1. 以全域系統管理員或 SharePoint 系統管理員的身分登入 Microsoft 365。

  2. 選取左上角的應用程式啟動器圖示 Office 365 中的應用程式啟動器圖示 ,然後選擇 [系統管理] 以開啟 Microsoft 365 系統管理中心 (如果您沒有看到 [系統管理] 磚,表示您在貴組織中沒有 Microsoft 365 系統管理員權限)。

  3. 在左側窗格中,選擇 [系統管理中心] > [SharePoint]。

  4. 在 [網站集合] 索引標籤上,按一下 [新增],然後按一下 [私人網站集合]。

  5. 在 [新網站集合] 頁面上,完成下列方塊或區段:

    • 標題:輸入 eDiscovery 網站集合的名稱;例如, Contoso EDiscovery 中心

    • 網站位址:執行下列動作,為 eDiscovery 中心建立網站位址:

      • 在功能變數名稱的下拉式清單中,選取功能變數名稱。

      • 在 URL 路徑的下拉式清單中,您可以使用/sites/或指定任何受管理的路徑。

      • 在 [URL 名稱] 方塊中,輸入 eDiscovery 中心的 URL 名稱;例如,eDiscovery。

    • 範本選取:在本節中,請執行下列動作:

      • 選取網站集合的語言。

      • 在 [選取範本] 底下,按一下 [企業],然後按一下 [ eDiscovery 中心]。

    • [時區]:從下拉式清單中選取 [時區]。

    • 系統管理員:輸入將成為 eDiscovery 中心之網站集合管理員的人員名稱。 您可以按一下 [檢查名稱] 或 [流覽]以尋找人員。 考慮選取組織中負責管理 eDiscovery 保留和搜尋查詢的人員。

    • [儲存配額]:輸入您要為此網站集合配置的百萬位元組(mb)數。 針對 eDiscovery 案例、搜尋查詢和保留的中繼資料,會儲存在網站集合儲存配額上。 實際搜尋結果不會儲存在 eDiscovery 中心網站集合中。 建議使用 1 gb 的儲存空間(大約 1024 MB)。

    • 伺服器資源配額:請將300的預設值保留在 eDiscovery 中心網站集合中。

  6. 按一下[確定]以建立新的網站集合。

幾分鐘之後,新的 eDiscovery 中心網站集合就會顯示在網站集合的清單中。

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步驟2:將 Exchange Online 設定為結果來源

若要從 eDiscovery 中心搜尋 Exchange Online 信箱,您必須設定搜尋,以包含 Exchange Online 作為 eDiscovery 中心網站集合的結果來源。 如需詳細資訊,請參閱管理結果來源

請依照下列步驟來設定 Exchange Online 作為您所設定之 eDiscovery 中心的結果來源。

  1. 移至您在步驟1中建立的新 eDiscovery 中心。 使用您所指定的網站位址;例如,HTTPs://contoso.com/sites/eDiscovery。

  2. 移至 [設定] > 的 [網站設定]。

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站集合管理] 底下的 [搜尋結果來源]。

  4. 在 [管理結果來源] 頁面上,按一下 [新增結果來源]。

  5. 在 [一般資訊] 區段的 [名稱] 方塊中,輸入Exchange Online ,也可以選擇輸入描述。

  6. 在 [通訊協定] 區段中,選取 [ Exchange]。

  7. 在 [ Exchange 來源 URL ] 區段中,按一下 [使用自動探索] 核取方塊。

  8. 按一下 [儲存]

在您將 Exchange Online 設定為 eDiscovery 中心的結果來源之後,eDiscovery 管理員就可以使用 eDiscovery 中心搜尋 Exchange Online 信箱。

附註: 請務必將 Exchange Online 設定為 eDiscovery 中心網站集合的結果來源。 如果您在子網站或 eDiscovery 案例階層進行設定,就無法搜尋 Exchange Online 信箱。

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步驟3:為 eDiscovery 管理員建立安全性群組

eDiscovery 管理員需要必要的許可權,才能在 SharePoint Online 網站和 Exchange Online 信箱中搜尋內容、保留內容,以及匯出搜尋結果。 若要將許可權指派給一組人,您可以在 Exchange Online中建立安全性群組,將成員新增到安全性群組,然後將 [eDiscovery 相關的許可權] 指派給 SharePoint Online 和 Exchange Online中的安全性群組。

請依照下列步驟,在 Exchange Online中建立安全性群組。

  1. 使用您的全域系統管理員帳戶登入 Microsoft 365

  2. 選取左上角的應用程式啟動器圖示 Office 365 中的應用程式啟動器圖示 ,然後選擇 [系統管理] 以開啟 Microsoft 365 系統管理中心 (如果您沒有看到 [系統管理] 磚,表示您在貴組織中沒有 Microsoft 365 系統管理員權限)。

  3. 在 Microsoft 365 系統管理中心,選擇 [管理員] > Exchange]。

  4. 在 Exchange 系統管理中心(EAC)中,移至 [收件者] > [群組]。

  5. 按一下 [新增>安全性群組]。

  6. 在 [新增安全性群組] 頁面上,完成下列方塊:

    • 顯示名稱:此名稱會出現在共用通訊錄和 EAC 的 [群組] 清單中。 使用識別群組用途的名稱;例如, EDiscovery 管理員

    • [別名]:輸入安全性群組的別名。 它在您的 Microsoft 365 組織中必須是唯一的。

    • 電子郵件地址:您在 [Alias] (別名)欄位中輸入的名稱會用來自動產生出現在 @ 符號左邊的電子郵件地址部分。 如有需要,您可以變更電子郵件地址的別名部分。

    • 描述:您可以使用此方塊來描述安全性群組的 eDiscovery 相關用途。

  7. 在 [成員] 底下,按一下 [新增]。

  8. 選取您要成為這個群組成員的人員,然後按一下 [新增]。 完成新增成員後,請按一下[確定] ,返回 [新增安全性群組] 頁面。

  9. 按一下 [需要擁有者核准] 核取方塊,即可管理此群組的成員資格,並控制誰可以使用 eDiscovery 中心。

  10. 按一下 [儲存]

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步驟4:在 SharePoint Online中指派 eDiscovery 許可權

下一步是將許可權指派給您在步驟3中建立的安全性群組成員,讓他們可以使用 eDiscovery 中心,並搜尋 SharePoint 網站上的內容。 這需要三種不同的許可權指派:

  • 針對步驟1中建立的 eDiscovery 中心,將擁有者許可權指派給 eDiscovery 管理員安全性群組。 在網站集合擁有者中,eDiscovery 管理員將能夠建立案例、保留內容來源,以及匯出搜尋結果。 網站集合擁有者也可以為其他使用者提供特定 eDiscovery 案例的存取權。

  • 針對您的 SharePoint Online 組織中包含可搜尋內容的所有網站集合,讓 eDiscovery 管理員安全群組網站集合管理員。 這可讓 eDiscovery 主管能存取您 SharePoint Online 組織中的所有內容,並在 eDiscovery 中心中查看搜尋結果。

  • 針對您的 SharePoint Online 組織,將 [eDiscovery 管理員] 安全群組的 [讀取] 許可權提供給 [整理記錄]。 這可讓 eDiscovery 主管查看任何 [爬行記錄] 錯誤,在匯出 eDiscovery 搜尋結果時,會包含在報告中。

重要: 如果您或 eDiscovery 管理員必須搜尋儲存在 公司用或學校用 OneDrive 網站上的內容,您必須指派該任務的特定許可權。 如需逐步詳細資料,請參閱在 Microsoft 365 安全性 & 合規性中心中指派 eDiscovery 許可權

請按照這些步驟,將安全性群組的成員設為 eDiscovery 中心的網站集合擁有者。

  1. 在 eDiscovery 中心中,移至 [設定] > 的 [網站設定]。

  2. 在 [網站設定] 頁面的 [使用者與許可權] 底下,按一下 [網站許可權]。

  3. 針對網站集合,按一下 [網站集合>擁有者] 群組的 <名稱。

  4. 在 [新增] 下拉式清單中,按一下 [新增使用者]。

  5. 在 [邀請人員] 方塊中,輸入 eDiscovery 管理員安全群組的名稱,然後按一下 [共用]。

請按照下列步驟,將 [eDiscovery 管理員] 安全群組網站集合管理員的成員設為網站集合的成員。 針對您 SharePoint Online 組織中的每個網站集合,重複這些步驟。

  1. 移至網站集合中的最上層網站,然後按一下 [設定] > 的 [網站設定]。

  2. [網站設定] 頁面的 [使用者與權限] 底下,按一下 [網站集合管理員]

  3. 在 [網站集合管理員] 方塊中輸入 eDiscovery 管理員安全群組的名稱,然後按一下[確定]

請依照下列步驟,給予 eDiscovery 管理員安全性群組的成員讀取您組織的記錄資訊的許可權。

  1. 以全域系統管理員或 SharePoint 系統管理員的身分登入 Microsoft 365。

  2. 選取左上角的應用程式啟動器圖示 Office 365 中的應用程式啟動器圖示 ,然後選擇 [系統管理] 以開啟 Microsoft 365 系統管理中心 (如果您沒有看到 [系統管理] 磚,表示您在貴組織中沒有 Microsoft 365 系統管理員權限)。

  3. 在左側窗格中,選擇 [系統管理中心] > [SharePoint]。

  4. 在 SharePoint 系統管理中心,按一下 [搜尋]。

  5. 在 [搜尋管理] 頁面上,按一下 [爬網記錄] 許可權

  6. 在 [爬行記錄] [許可權] 方塊中,輸入 eDiscovery 管理員安全群組的名稱,然後按一下[確定]

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步驟5:在 Exchange Online中指派 eDiscovery 許可權

最後一個步驟是將 Exchange Online 中的電子檔探索許可權指派給您在步驟3中建立的安全性群組。 您可以在 Exchange Online的 [探索管理] 角色群組中新增安全性群組,以執行此動作。 這會讓安全性群組的成員使用 eDiscovery 中心來搜尋信箱、將其放在暫留中,以及匯出信箱搜尋結果。

請依照下列步驟,將 Exchange Online 中的電子檔探索許可權指派給 eDiscovery 管理員安全性群組。

  1. 使用您的全域系統管理員帳戶登入 Microsoft 365

  2. 選取左上角的應用程式啟動器圖示 Office 365 中的應用程式啟動器圖示 ,然後選擇 [系統管理] 以開啟 Microsoft 365 系統管理中心 (如果您沒有看到 [系統管理] 磚,表示您在貴組織中沒有 Microsoft 365 系統管理員權限)。

  3. 在 Microsoft 365 系統管理中心,選擇 [管理員] > Exchange]。

  4. 在 EAC 中,移至 [許可權] > [管理員角色]。

  5. 按一下 [探索管理],然後按一下 [編輯]。

  6. 在 [成員] 底下,按一下 [新增]。

  7. 選取您為 eDiscovery 管理員建立的安全性群組,按一下 [新增],然後按一下[確定]

  8. 按一下 [儲存]

[EDiscovery 管理員安全性] 群組會列在詳細資料窗格中的 [成員] 底下。

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後續步驟

在您的 Microsoft 365 組織中設定 eDiscovery 之後,eDiscovery 管理員可以使用 eDiscovery 中心來建立 eDiscovery 案例、保留內容和信箱、執行 eDiscovery 搜尋,以及匯出搜尋結果。 如需執行這些工作的詳細資訊,請參閱:

規劃及管理 eDiscovery 案例

將內容新增至 eDiscovery 案例並保留來源

在電子檔探索https://docs.microsoft.com/SharePoint/governance/searching-and-using-keywords-in-the-ediscovery-center中搜尋和使用關鍵字

建立及執行 eDiscovery 查詢

匯出 eDiscovery 內容並建立報表

其他資訊

  • 您無需執行其他步驟,就能為 eDiscovery 設定 Lync Online。 根據預設,Lync 交談會儲存至人員 Exchange Online 信箱中的 [交談記錄] 資料夾,如果符合搜尋準則,就會在 eDiscovery 搜尋結果中傳回。 不過,使用者可以刪除 [交談記錄] 資料夾中的專案,或關閉將 Lync 交談儲存到其信箱的設定。 如果您想要保留電子檔探索的 Lync 交談,您將必須在使用者的信箱上進行就地保留或訴訟封存。 請參閱建立或移除就地保留

  • SharePoint Online 管理員可以設定其 SharePoint Online 組織中所有網站集合和網站的結果來源。 網站集合管理員或網站擁有者可以分別管理網站集合或網站的結果來源。

  • 為什麼要在 Exchange Online中使用安全性群組? 如果您在 Exchange Online中建立安全性群組,您可以使用這個相同的群組,在 SharePoint Online 與 Exchange Online中指派許可權。 此外,將許可權指派給群組,而不是指派給個別的使用者,您就能輕鬆管理 eDiscovery 中心的存取權。 例如,若要讓新員工存取 eDiscovery 中心,您只需將其新增為 eDiscovery 管理員安全性群組的成員即可。

  • 若要可探索,SharePoint 網站或其他網站上的內容必須由與 eDiscovery 中心相關聯的搜尋服務進行爬行。 無法爬行的內容不會包含在 eDiscovery 搜尋的結果中。

  • 為什麼 eDiscovery 管理員會讀取 SharePoint Online 爬行記錄資訊的許可權,如先前在步驟4中所述。 編目記錄會追蹤編目內容狀態的相關資訊。 [爬行記錄] 錯誤會作為搜尋結果的一部分下載到一個名為 SharePoint Index 錯誤的 Excel 檔案中,該檔案位於 [報表] 資料夾中。 這可讓 eDiscovery mangers 查看有關失敗的索引的錯誤。

  • 網站集合擁有者擁有 [eDiscovery 中心] 和所有 eDiscovery 案例子網站的 [完全控制]。 他們也可以建立 eDiscovery 案例子網站。 因此,eDiscovery 中心擁有者可以建立 eDiscovery 案例,並選擇將唯一許可權指派給每一個案例。 這可讓擁有者賦予特定 ediscovery 系統管理員或安全性群組,方法是指派其擁有者許可權來完全控制該電子檔探索案例。

  • 如果您在步驟3中建立的安全性群組主要用途是指派 eDiscovery 許可權給一組使用者,您可能會想要在組織的通訊錄中隱藏這個群組。 若要這樣做,請選取 EAC 中的群組,然後按一下 [編輯]。 在 [一般] 頁面上,按一下 [從地址清單隱藏此群組] 核取方塊,然後儲存變更。 使用者仍然可以在 [收件者 ] 方塊中輸入群組的電子郵件地址,以傳送電子郵件給群組,但通訊錄中不會顯示該群組。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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