共用和共同撰寫

追蹤修訂

在 Word 中使用追蹤修訂

開啟 [追蹤修訂] 能讓您與同事以易於辨識的方式進行變更。 變更就像是您可以檢閱的建議,然後可以移除或永久保留這些內容。

您的瀏覽器不支援視訊。

提示: 影片顯示的字幕不是您的語言嗎? 請嘗試選取隱藏式輔助字幕 [隱藏式輔助字幕] 按鈕

開啟或關閉追蹤修訂

  • 在檢查的定位點上, 前往追蹤並 選取追蹤修訂

    在追蹤面板中追蹤修訂

    • 當追蹤修訂為啟用時,刪除專案會以刪除線標示,而新增專案會以加號標示。 不同作者的變更會以不同的色彩表示。

    • 關閉追蹤修訂時,Word 會停止標記變更,但您變更的彩色的網底和刪除線會保留在檔中,直到您接受或拒絕這些修訂。

附註: 如果 無法使用追蹤修訂 功能,您可能需要關閉檔案保護。 請前往檢查>限制編輯,然後選取停止保護。 (您可能需要提供檔密碼。)

顯示或隱藏註解或追蹤修訂

在文字間顯示所有變更

預設 Word是在檔邊緣以批註批註框顯示刪除和批註。 不過,您可以變更顯示方式,在文字間顯示註解並以刪除線標示所有刪除內容,而不是顯示在球型文字說明內。

  1. 在檢查的定位點上,前往追蹤。

  2. 選取顯示標記

    在追蹤面板中顯示標記

  3. 指向 批註框,然後選取 顯示所有內嵌修訂

以工具提示來查看內嵌批註。

  • 請將指標放在文件的註解上。 註解會顯示在 [工具提示] 中。

    具有提示的內嵌批註

依編輯類型或依檢閱者顯示變更

  1. 在檢查的定位點 上,前往追蹤並選取顯示標記

    在追蹤面板中顯示標記

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 選取您想要顯示的修訂類型。

      例如,選取批註插入和刪除,或格式。 項目旁邊的核取記號表示該項目為已選取的狀態。

      顯示標記清單選項

      重要: 即使您透過取消選取 [顯示標記] 功能表來隱藏一種標記類型,每當您或檢閱者開啟文件時,標記仍會自動顯示。

    • 指向 特定人員,然後清除所有核取方塊,除了要顯示其變更和批註之檢稿者名稱旁邊的核取方塊。

      附註: 若要選取或清除清單中所有檢稿者的所有核取方塊,請選取所有 檢稿者

顯示特定檢閱者的修訂和註解

編輯者或檢閱者通常會想要檢視文件在納入其修訂後的外觀。 此程序能夠讓編輯者或檢閱者有機會看到文件在納入修訂後有何變化。

  1. 請前往查看>追蹤>顯示以供評論

      追蹤所有標記的修訂

  2. 選擇您想要的選項:

    • 若要檢閱邊界中以紅色表示的變更,請選擇 [簡易標記]。

    • 如需變更的詳細檢視,請選擇 [所有標記]。

    • 如需將文件的所有建議永久變更的外觀預覽,請選擇 [無標記]。

    • 若要檢視像是已移除所有建議變更的原始文件,請選擇 [原稿]。

在列印時隱藏追蹤修訂和註解

隱藏修訂並不會移除文件中的修訂。 若要移除檔標記,請使用變更群組中的接受和拒絕命令。

  1. 請前往檔案>列印>設定>列印所有頁面

  2. 檔資訊下,選取 列印標記 以清除勾選標記。

    列印標記選項

檢閱、接受、拒絕及隱藏追蹤修訂

檢閱追蹤修訂的摘要

使用審查窗格,您可以快速確保已移除檔的所有追蹤修訂。 [檢閱窗格] 頂端的摘要區段會顯示文件中保留追蹤變更和註解的實際數目。

[檢閱窗格] 也可讓您閱讀註解泡泡無法容納的冗長註解。

附註: [檢閱窗格] 與文件或註解泡泡不同,並不是最適合用來進行文件變更的工具。 與其在 [檢閱窗格] 中刪除文字或註解或進行其他變更,不如在文件中進行所有編輯上的變更。 變更將會顯示在 [檢閱窗格] 中。

  1. 在 "評論" 定位 點上,前往追蹤並選取檢查窗格

    追蹤面板中的檢查窗格

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 若要在畫面側邊查看摘要,請選取的窗格垂直

    • 若要在畫面底部查看摘要,請選取畫面底部的評論窗格。

根據預設,校閱窗格會顯示檔的總修訂數。 若要查看修訂的數量和類型,請選取修訂次數旁的編號

具有詳細修訂的校閱窗格

連續檢查每個追蹤修訂

  1. 按一下或點一下檔開頭。

  2. 在檢查的選項卡上,前往變更。

  3. 選取接受或拒絕 當您接受或拒絕變更時,Word 會移至下一個變更。

    變更面板

  4. 重複上述步驟,直到檔中不再有追蹤修訂或批註。

提示: 若要在不接受或拒絕修訂的情況下,在檔中查看修訂,請選取下一個或上一個。

接受或拒絕單一變更

您可以接受或拒絕單一變更,而不是順序地移動變更。 當您接受或拒絕變更時,Word 不會移到檔的下一個變更。

  • 以滑鼠右鍵按一下變更,然後選取選項以接受或拒絕變更。

    以滑鼠右鍵按一下變更

依編輯類型或依特定檢閱者檢閱變更

  1. 按一下或點一下檔開頭。

  2. 在檢查的定位點上,前往追蹤。

    在追蹤面板中顯示標記

  3. 在顯示 標記清單中 ,執行下列其中一項操作:

    • 清除所有核取方塊,但您想要檢閱的變更類型旁的核取方塊除外。

    • 指向特定人員,然後清除所有核取方塊,除了您想要查看修訂之檢稿者名稱旁的核取方塊,或選擇選取或清除清單中所有檢稿者的核取方塊。

  4. 在檢查的選項卡上,前往變更。

  5. 選取接受或拒絕 當您接受或拒絕變更時,Word 會移至下一個變更。

    變更面板

  6. 重複上述步驟,直到您查看檔的所有變更。

一次接受所有變更

  1. 請前往查看>變更。

  2. 在接受 清單中 ,選取接受所有修訂接受所有修訂並停止追蹤

    接受所有變更

一次接受或拒絕所有變更

  1. 在檢查的選項卡上,前往變更。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 在接受拉式清單中,選取接受所有變更

    • 在拒絕 拉式清單中,選取 拒絕所有變更

      拒絕所有變更

刪除註解

  1. 選取註解。

  2. 在檢查的選項卡上,前往批註然後選取刪除

    刪除批註按鈕

  3. 按一下[下一個或上一個動作以移至另一個批註。

刪除所有註解

  1. 選取註解。

  2. 在檢查的選項卡上,前往 批註

  3. 在刪除 拉式清單中,選取 刪除檔的所有批註

    刪除所有批註
     

下載此 Word 學習指南中的共同合作,以在 Word 中練習 追蹤修訂和其他共同合作功能

開啟追蹤修訂時,Word 會標記檔的任何作者進行的任何變更。 當您與其他作者共同合作時,這項功能很有用,因為您可以查看哪些作者做了特定的變更。

開啟 [追蹤修訂]

  • 在檢查 的選項卡 上,開啟追蹤修訂

    畫面上醒目提示 [開啟追蹤修訂]

Word 會以在邊緣顯示一行來顯示檔變更。 如果您切換到 [所有標記] 檢視,就會看到文字間或註解方塊中的修訂。

在邊界附近醒目提示標記

每當有人新增批註時,批註就會以批註批註框顯示。

畫面上醒目提示邊界中的註解

顯示內嵌修訂

若要在內嵌而非批註框內查看變更,請執行下列操作:

  1. 在檢查Tab 上,選取標記選項

  2. 指向 批註框, 然後選取顯示所有內嵌修訂

    畫面上醒目提示 [在文字間顯示所有修訂]

維持開啟 [追蹤修訂]

若要防止其他人關閉追蹤修訂,請以密碼鎖定追蹤修訂。

重要: 請務必記住密碼,以便在您準備好接受或拒絕修訂時關閉 [追蹤修訂]。

使用密碼鎖定 [追蹤修訂]

  1. 在工具功能表上,選取保護檔

  2. 保護下選取保護檔,然後選取追蹤 修訂

    畫面上醒目提示 [保護] 區段

  3. 在密碼方塊中輸入密碼,然後選取 確定

  4. 重新輸入您的密碼,然後選取 確定

鎖定追蹤修訂時,無法關閉追蹤修訂,也無法接受或拒絕修訂。

解除鎖定 [追蹤修訂]

  1. 在工具功能表 上,選取 保護檔

  2. 保護下,取消 勾選保護檔

  3. 輸入您的密碼,然後選取 確定

追蹤修訂仍然會保持為打開,但您可以接受或拒絕變更。

關閉追蹤修訂

  • 在 [檢閱] 索引標籤上,關閉 [追蹤修訂]。

Word 會停止標記新的修訂,但所有已追蹤的修訂仍會保留在文件中。 詳情請參閱移除追蹤 修訂和批註

開啟或關閉追蹤修訂

開啟追蹤修訂時,Word 會標記檔的任何作者進行的任何變更。 當您與其他作者共同合作時,這項功能很有用,因為您可以查看哪些作者做了特定的變更。

  1. 開啟您要編輯的文件。

  2. On the Review tab, under Tracking, select the Track Changes switch to turn on track changes.

    [檢閱] 索引標籤、[追蹤] 群組

    提示: 

    • 每位檢閱者的變更會以不同的色彩顯示。 如果有八位以上評論者,Word 將會重複使用色彩。

    • 若要為您自己的追蹤修訂指定特定色彩,請在Word功能表上選取喜好設定,然後在輸出和共用下,選取追蹤修訂 Word [追蹤修訂偏好設定] 按鈕 。 在 [色彩] 方塊中,選取所要的色彩。

    • 檢閱者的名稱、進行變更的日期與時間、所做的變更類型 (例如刪除) 也會顯示在各項變更的標記註解方塊中。 如不顯示標記註解方塊,則此資訊會在您將游標停留在變更時顯示。

    • [工具] > [追蹤修訂] 功能表上的 [標示修訂處] 選項 ([在螢幕上標示修訂處] 與 [在列印文件上標示修訂處]) 以及 [檢閱] 索引標籤快顯功能表上的選項 ([顯示完稿變更]、[完稿]、[原始原稿標記]、[原稿]) 都不是已儲存的設定。 如果不想在重新開啟文件時顯示追蹤修訂,您必須接受或拒絕修訂。 如要記錄修訂,請在接受或拒絕修訂之前儲存文件的複本。

依類型或檢閱者顯示追蹤修訂或註解

您可以顯示或隱藏文件的註解、進行格式設定、插入或刪除,或僅檢視所選檢閱者的註解。

  • 在檢查的定位點上,前往追蹤,

  • 在顯示 標記 下拉式清單中,選取您想要的選項。

    [檢閱] 索引標籤、[追蹤] 群組

    提示: 若要在右側邊界的追蹤修訂或註解區後方顯示網底背景,請在 [顯示標記] 快顯功能表中選取 [標記區域醒目提示]。 此網底區域也會隨文件一併列印,以便區分文件文字與追蹤修訂或註解。

關閉註解方塊中的追蹤修訂

根據預設,插入、刪除、註解、檢閱者名稱及時間戳記都會顯示在文件邊界上的註解方塊中。 您可以變更設定,以在文件本文中顯示追蹤修訂。

  1. 請前往>追蹤,在顯示標記快顯功能表上,選取喜好設定

    [檢閱] 索引標籤、[追蹤] 群組

  2. 執行下列其中一個動作:

若要

執行此動作

在文件本文 (而非註解方塊) 中顯示追蹤修訂

清除 [使用註解方塊來顯示變更] 核取方塊。

在註解方塊中隱藏檢閱者的名稱及時間與日期戳記

清除 [包含檢閱者、時間戳記和動作按鈕] 核取方塊。

附註: 當註解方塊關閉時,有註解的文字會被括弧包圍、以色彩醒目提示,並顯示檢閱者的名稱縮寫。 當您將滑鼠指標停在有註解的文字上方時,註解會在小型的快顯視窗中顯示;但如果您的文件使用發佈版面配置檢視時,用這種方式操作便不會顯示註解。

變更追蹤修訂的格式設定

您可以自訂修訂標記在 Word 中的顯示和運作方式。

  1. 在檢查的定位點上,前往追蹤。

  2. 在顯示 標記 下拉式清單中,選取 喜好設定

    [檢閱] 索引標籤、[追蹤] 群組

  3. 選取您要的選項。 下表列出幾項常用的格式設定選項。

若要

執行此動作

變更 Word 用來識別變更的色彩等格式設定

[標記] 底下,選取要在快顯功能表上顯示的格式設定選項。

指示刪除,但不顯示已刪除的文字

標記下,在刪除的快顯視窗上,選取# 或^。

刪除的文字將以字元 # 或 ^ 取代。

變更修改樣式的外觀

[標記] 底下的 [修改樣式][色彩] 快顯功能表中,選取所要選項。

追蹤移到其他位置的文字

移動下,選取追蹤移動,然後在移至、移至和色彩快顯功能表上,選取您想要的選項。

變更 Word 用來標示對表格儲存格所做變更的色彩

[表格儲存格反白顯示] 底下的 [插入儲存格][刪除儲存格][合併儲存格][分割儲存格] 快顯功能表中,選取所要選項。

檢閱追蹤修訂和註解

您可以依序檢閱並接受或拒絕各個追蹤修訂、一次接受或拒絕所有變更、一次刪除所有註解,或檢閱由特定檢閱者建立的項目。

  1. 如果檔中沒有顯示修訂標記,請在工具功能表上指向追蹤修訂,選取強調修訂,然後選取畫面上的螢光筆修訂核取方塊。

  2. 執行下列其中一個動作:

若要

在 [校閱] 索引標籤上,執行此動作

接著執行此動作

檢閱下一個變更

變更下,選取下 一步

選取接受或拒絕

檢閱上一個變更

變更下,選取上 一個

選取接受或拒絕

一次接受所有變更

變更下,選取接受旁 的箭鍵

選取 接受檔的所有變更

一次拒絕所有變更

變更下,選取拒絕旁邊的

選取 拒絕檔的所有變更

一次刪除所有註解

批註下,選取 Delete 旁 的箭鍵

選取 刪除檔的所有批註

檢閱特定檢閱者建立的項目

追蹤下,選取 顯示標記

指向 [檢閱者],然後清除所有核取記號,僅保留您要檢閱修訂的檢閱者名稱旁的核取記號。

若要選取或清除清單中所有檢稿者的核取方塊,請選取所有 檢稿者

附註: 將滑鼠指標停留在追蹤修訂上方時,會出現工具提示顯示作者名稱、進行變更的日期與時間,以及進行的變更類型。

列印追蹤修訂

在文件的列印版本中加入追蹤修訂,是很實用的做法。

  1. 開啟包含您要列印追蹤修訂的文件。

  2. 在檔案功能表,選取列印

  3. 在頁面的&功能表上,選取Microsoft Word。

    提示: 如果您沒看到頁面&功能表,請選取印表機彈出式功能表右邊的藍色向下箭鍵。

  4. 在列印 內容 快顯視窗上,選取 顯示標記的檔

開啟追蹤修訂

您可以設定 Word 網頁版本來追蹤在檔上共同處理之所有使用者的修訂,或只追蹤您的變更。 

  1. 在檢查的定位點上,前往追蹤。

  2. 在追蹤 修訂 下拉式清單中,執行下列其中一項操作:

    • 若要只追蹤您對檔進行變更,請選取僅 Mine。

        開啟僅自己的追蹤修訂。

    • 若要追蹤所有使用者對檔的變更,請選取適用于 所有人

      開啟每個人的追蹤修訂。

關閉追蹤修訂

  1. 在檢查的定位點上,前往追蹤。

  2. 在追蹤修訂下拉式清單中,選取關閉


    關閉追蹤修訂。

審查、接受或拒絕變更

您可以連續檢查每個追蹤修訂,並決定要接受或拒絕修訂。

  1. 按一下或點一下檔開頭。

  2. 在檢查的定位點上,前往追蹤。

  3. 選取接受或拒絕 當您接受或拒絕變更時,Word 會移至下一個變更。

    包含接受、拒絕、上一個和下一個命令的追蹤窗格。

    提示: 若要在檔中不接受或拒絕修訂,請 選取下一 個或上 一個

  4. 重複上述步驟,直到您查看檔的所有變更。

接受或拒絕單一變更

您可以接受或拒絕單一變更,而不是順序地移動變更。 當您接受或拒絕變更時,Word 不會移到檔的下一個變更。

  • 以滑鼠右鍵按一下變更,然後選取選項以接受或拒絕變更。

    以滑鼠右鍵按一下以接受或拒絕變更。

開啟或關閉 iPad (Word 的追蹤修訂)

  1. 點一下該 欄的檢查

  2. 點一下追蹤修訂旁的控制項 ,開啟或關閉追蹤修訂。

    開啟或關閉追蹤修訂

在 iPad (Word 中顯示或隱藏)

  1. 在畫面 上, 點一下顯示 供評論 的圖示。

    顯示供評論

  2. 在顯示 供審閱清單中 ,點選您想要的選項:

    • 所有標記 (內嵌) 顯示最終檔,並內嵌顯示追蹤修訂

    • 沒有標記 顯示未追蹤修訂的最終檔

    • 原始 檔顯示原始檔案,沒有追蹤修訂

在 iPad (Word 中, (追蹤修訂)

  1. 在畫面 上, 點一下顯示 供評論 的圖示。

  2. 在顯示 供檢查清單中 ,點 一下顯示標記

    [顯示標記] 功能表

  3. 在顯示 標記清單中 ,點選您想要的選項:

    • 跡顯示或隱藏檔中數位筆跡所畫的任何標記。

    • 刪除& 顯示或隱藏插入或刪除的文字。

    • 格式顯示 或隱藏格式變更。

    • 在批註框內顯示 修訂,在右邊緣以批註框顯示變更。

    • 在批註球型批註中只 顯示格式變更,並保留其他變更做為內嵌追蹤。

在 iPad (Word 中,)

如果檔有多個修訂者,Word 預設會顯示所有變更。 不過,您可以選擇只顯示特定檢視器的變更。

  1. 在畫面 上, 點一下顯示 供評論 的圖示。

  2. 在顯示 供審閱清單中 ,點 一下顯示標記

  3. 在顯示 標記清單中 ,點一下 校對者

  4. 在其他 作者清單中 ,點一下您想要查看修訂的校對者名稱,或點一下所有 修訂者

在 iPad (Word 中接受)

  1. 在檔的變更上點選兩次以選取該變更。

  2. 在 " 評論" 的標記 上, 點一下 接受圖示。

    接受變更功能表

  3. 執行下列其中一個動作:

    • &移至下一個以接受變更,並移至檔中下一個變更。

    • 選接受刪除接受插入或 接受變更,以接受選取的變更、根據類型以內容識別,而不要移至檔的下一個變更。

    • 一下接受全部顯示以接受所有可見的變更,但不接受隱藏的變更。 例如,如果您只檢視特定檢視者所變更的內容,點一下即可接受所有顯示的內容,僅接受該校對者的變更。

    • 一下全部接受以接受檔的所有變更。

    • 一&接受所有修訂以接受檔的所有修訂,並關閉追蹤修訂。

  4. 若要移至另一個變更而不接受或拒絕,請點一下上 一個或一個 圖示。

拒絕 iPad (Word)

  1. 在檔的變更上點選兩次以選取該變更。

  2. 在 " 評論" Tab 上, 點一下拒絕圖示。

    拒絕變更功能表

  3. 執行下列其中一個動作:

    • &移至下一個以拒絕變更,並移至檔中下一個變更。

    • 選拒絕刪除、拒絕插入或拒絕變更以拒絕選取的變更、根據類型以內容識別,而且不會移到檔中下一個變更。

    • 一下拒絕所有顯示,拒絕所有可見的修訂,但不要拒絕隱藏的變更。 例如,如果您只檢視特定檢視者所變更的內容,點一下全部顯示的拒絕只會拒絕該校對者的變更。

    • 一下全部拒絕以拒絕檔的所有變更。

    • 一下所有&停止追蹤以拒絕檔的所有變更,並關閉追蹤修訂。

  4. 若要移至另一個變更而不接受或拒絕,請點一下上 一個或一個 圖示。

在 iPad (Word 中刪除)

  1. 在檔的批註上點選兩次以選取批註。

  2. 點一下該 欄的檢查

    查看 Tab 批註功能表

  3. 點一下刪除圖示以刪除批註,或長按Delete 圖示,直到刪除清單出現,然後執行下列其中一項操作:

    • 選刪除 以只刪除選取的批註。

    • 一下全部 刪除以刪除檔內的所有批註。

  4. 若要移至另一個批註而不將其刪除,請點一下上 一個或一個 圖示。

開啟或關閉 iPhone (Word 的追蹤修訂)

  1. 點一下頂端的觸控筆圖示以開啟功能區。

  2. 點一下該 欄的檢查

    [校閱] 索引標籤

  3. 點一下追蹤修訂旁 的控制項 ,開啟或關閉追蹤修訂。

    開啟或關閉追蹤修訂

在 iPhone (Word 中顯示或隱藏)

  1. 在畫面 上, 點一下顯示 以評論

    顯示供評論

  2. 點選您想要的選項:

    • 所有標記 (內嵌) 顯示最終檔,並內嵌顯示追蹤修訂

    • 沒有標記 顯示未追蹤修訂的最終檔

    • 原始 檔顯示原始檔案,沒有追蹤修訂

在 iPhone (Word 中輸入文字來)

  1. 在畫面 上, 點一下顯示 以評論

  2. 一下顯示標記

    顯示標記

  3. 在顯示 標記清單中 ,點選您想要的選項:

    • 跡顯示或隱藏檔中數位筆跡所畫的任何標記。

    • 刪除& 顯示或隱藏插入或刪除的文字。

    • 格式顯示 或隱藏格式變更。

在 iPhone (Word 中,)

如果檔有多個修訂者,Word 預設會顯示所有變更。 不過,您可以選擇只顯示特定檢視器的變更。

  1. 在畫面 上, 點一下顯示 以評論

  2. 一下顯示標記

  3. 一下校對者

  4. 在其他 作者清單中 ,點一下您想要查看修訂的校對者名稱,或點一下所有 修訂者

接受 iPhone (Word)

  1. 在檔的變更上點選兩次以選取該變更。

  2. 在評論 的選項卡上點一下接受。

    接受追蹤修訂

  3. 執行下列其中一個動作:

    • &移至下一個以接受變更,並移至檔中下一個變更。

    • 選接受刪除接受插入或 接受變更,以接受選取的變更、根據類型以內容識別,而不要移至檔的下一個變更。

    • 一下接受全部顯示以接受所有可見的變更,但不接受隱藏的變更。 例如,如果您只檢視特定檢視者所變更的內容,點一下即可接受所有顯示的內容,僅接受該校對者的變更。

    • 一下全部接受以接受檔的所有變更。

    • 一&接受所有修訂以接受檔的所有修訂,並關閉追蹤修訂。

拒絕 iPhone (Word)

  1. 在檔的變更上點選兩次以選取該變更。

  2. 在 " 評論" Tab,點一下拒絕。

    拒絕追蹤修訂

  3. 執行下列其中一個動作:

    • &移至下一個以拒絕變更,並移至檔中下一個變更。

    • 選拒絕刪除、拒絕插入或拒絕變更以拒絕選取的變更、根據類型以內容識別,而且不會移到檔中下一個變更。

    • 一下拒絕所有顯示,拒絕所有可見的修訂,但不要拒絕隱藏的變更。 例如,如果您只檢視特定檢視者所變更的內容,點一下全部顯示的拒絕只會拒絕該校對者的變更。

    • 一下全部拒絕以拒絕檔的所有變更。

    • &所有追蹤來拒絕檔的所有修訂,並關閉追蹤修訂。

在 iPhone (Word 中刪除)

  1. 在檔的批註上點選兩次以選取批註。

  2. 按一下其中 一個檢查 清單,點一下 Delete,  然後執行下列其中一項操作:

    • 選刪除 以只刪除選取的批註。

    • 一下全部 刪除以刪除檔內的所有批註。

      刪除註解

  3. 若要移至另一個批註而不將其刪除,請點一下上 一個或一個 圖示。

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