如何建立 FindTime 投票

FindTime是一個用於排程會議的 Outlook 增益集。 召集人可以透過 FindTime 傳送多個時間選項,並將 [排程] 中的前後電子郵件最小化。

在 Outlook中使用 FindTime 排程會議:

  1. 建立新的電子郵件,或選取要回復的電子郵件。

  2. 列出 [收件者] 和 [抄送] 中的會議所需的人員。 

  3. 選取 [常用] 索引標籤中的 [回復會議投票]。

    FindTime > 使用會議投票進行回復

  4. 選取會議設定:

    FindTime 會議持續時間

    • 工期:從清單中選取一個持續時間。

      • 針對全天會議選取8個小時。

      • 選取 [時間] 下拉式功能表中的 [自訂] 來設定您自己的時間。 最大持續時間為23小時59分鐘。

    • 工作時間:檢查以將建議的會議時間限制為僅限工作日和僅限時數。

      附註: 預設使用的工作時間是從您的召集人設定中檢索,並將您的 Exchange 設定失敗。 如果找不到任何設定,則預設為 8 am 到 5 pm。

    • [時區]:選取[時區] 下拉式功能表,以變更會議的時區。

      附註: 

      • 所使用的時區是從您的 [召集人設定] 中檢索,但您可以從清單中選取一個新時區。

      • 在年度切換顯示正確的時間後,會考慮夏時制時間

  5. FindTime 會查看出席者的排程(如果有的話),並建議合適的會議時間。

    附註: FindTime 會使用您的Office 365 商務帳戶來存取您的行事曆,以及貴組織中出席者的行事曆,以判斷是否有空。 不支援與 Office 365 帳戶相關聯的行事曆。

    使用連結來排序會議選項。

    FindTime 日期的可用性與時間選項。

    • 可用性:請先列出最佳選項(在所有必要的會議參與者都是免費的時間)。 用來判斷最佳選項的因素,包括有多少出席者空閒、需要多少人,以及選用的出席者,而不是有衝突的出席者在其行事曆上擁有暫定或忙碌的承諾。

    • 時間:依時間順序列出選項。

      注意:您可以使用箭號在日期和月份間滾動。 [可用天數] 會以綠色標示。 較深的綠色表示有最多選項的天數、較淺的綠色,紅色則表示大多數的衝突。 如果未選取 [工作時間],則會將 [週末] 標示為 [可用]。

    • [人員] 圖示會顯示是否需要會議參與者以及其可用性。

      人員圖示鍵

      • 上底線:必要

      • 綠色:可用

      • 黃色:可能占線

      • 紅色:忙碌

      • 灰色:未知

    • 您可以使用圖示來存取詳細資訊。

      • 選取 [ 受邀者狀態圖示 ] 以開啟出席者的狀態列。

      • 將游標暫留在每個人員圖示上,或查看其可用性資訊。

      • 選取 [ 行事曆圖示 ] 來查看您的行事曆。

  6. 選取幾個合適的會議時間。

    • 選取此選項時,[時間] 方塊會改為 [藍色]。

    • 您最多可以選取20次。

      選取的會議選項

  7. 選取 [下一步]。

  8. 輸入會議位置。

    • 預設會啟用 [線上會議]。 選取 [線上會議] 核取方塊以將它停用。 

      [新增會議輪詢] 窗格的螢幕擷取畫面

      當您選取 [線上會議] 時,FindTime 會排程商務用 Skype 或Microsoft Teams 會議。 FindTime 會使用貴組織設定為預設線上會議頻道的任何人。 

      附註: 如果您在儀表板中儲存了商務用 Skype設定,FindTime 將會使用該設定,而不是 Microsoft Teams。 如果您想要使用Microsoft Teams,請在您的儀表板中刪除 [商務用 Skype] 設定。

  9. 選取 [投票設定],然後切換 [開啟/關閉] 選項。

    • 通知我輪詢更新:每次出席者投票時,您都會收到一封電子郵件。 此訊息包含目前的 [投票] 狀態與 [排程] 選項。

    • 排程出席者的意見:如果所有必要的出席者都已投票,且優選特定時間選項,行事曆事件會自動排程。 如果有多個選項可供使用,則會排程最早的選項。

    • 在我的行事曆上保留選取的時間: Entative 事件會放置在您的行事曆上,以供您建議的每個時間選項使用。 [所有保留] 會在排程或取消投票時移除。

      附註: 您也可以在選取的時間清單中選取 [ X ],在此時刪除選取的會議時間。

  10. 選取 [插入至電子郵件]。

  11. FindTime 會在您的電子郵件中插入建議的會議時間。 如有需要,請選取 [編輯選項] 來變更會議設定。

    附註: 如果您進行變更並重新插入會議時間,您必須手動刪除原始邀請。

  12. 選取 [傳送] 以傳送會議邀請,並啟動投票程式。

  13. 您會收到會議的 [投票] 頁面的直接連結。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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