將企業關鍵字欄新增至清單或文件庫

將企業關鍵字欄新增至清單或文件庫

您可以新增企業關鍵字至 SharePoint Server 或 Microsoft 365 中的 SharePoint 網站上的專案,以標記中繼資料,並開發將線上內容分類及組織成不同類別的系統。 關鍵字和中繼資料可讓您收集部分使用內容之人員的知識。 詳細資訊,請參閱SharePoint 中受管理的中繼資料簡介

您可以新增企業關鍵字欄至清單或文件庫。 接著,您可以選取要新增關鍵字的清單或文件庫專案,然後在專案屬性中輸入您想要顯示的字詞或片語。

下圖顯示已新增企業關鍵字的欄範例。

使用者可在文件內容對話方塊中新增關鍵字。

若要新增企業關鍵字欄至清單或文件庫:

  1. 流覽至要新增企業關鍵字欄的清單或文件庫。

  2. 從文件庫或清單的功能 SharePoint Server ,選取文檔庫設定清單設定。

    從網站 Microsoft 365 中的 SharePoint ,選取 設定圖示 ,然後選取文檔庫設定清單設定

  3. 在 [ 許可權與管理> 欄中,選取[企業中繼資料和關鍵字設定>

  4. 在設定頁面上的 [新增企業關鍵字> 區段,選取 [新增企業關鍵字欄至此清單的核取方塊,並 啟用關鍵字同步處理

停用或啟用中繼資料發佈

您可以控制新增到清單或文件庫中的 [受管理中繼資料或企業關鍵字> 欄的字詞或關鍵字是否可做為社交標記的關鍵字。 例如,如果您的清單包含敏感性資訊,您可能不希望看到關鍵字值。 若要限制關鍵字的存取權,請考慮停用中繼資料發佈。

附註: 根據預設,從特定網站集合上下文所建立之本地字詞集的字詞會排除在中繼資料發佈中。 當地字片語不適用於社交標記或企業關鍵字。

若要停用或啟用中繼資料發佈,請遵循下列步驟:

  1. 請前往要設定中繼資料發佈的清單或文件庫。

  2. 從文件庫或清單的功能 SharePoint Server ,選取文檔庫設定清單設定。

    從網站 Microsoft 365 中的 SharePoint ,選取 設定圖示 ,然後選取文檔庫設定清單設定

  3. [許可權與管理>下,選取[企業中繼資料和關鍵字設定>

  4. 在中繼資料 發佈區 段的將此清單上的中繼資料另存 為社交 標記下,執行下列其中一項操作:

    • 若要將受管理的中繼資料和企業關鍵字欄位中的值發佈至社交標記和 [我的網站設定檔>,請選取核取方塊。

    • 若要避免受管理的中繼資料和企業關鍵字欄位中的值暴露在社交標記和 [我的網站設定檔中,請清除此核取方塊。

  5. 選取 [確定]。

進一頁企業關鍵字

SharePoint 將企業關鍵字轉換成單一的非階層式字詞集。 您可以使用字詞庫管理工具,找到這個稱為 [關鍵字集> 的特殊字詞集。 詳細資訊,請參閱建立、設定及管理群組和術語組

當使用者存取清單或文件庫時,其他人 SharePoint 關鍵字。 例如,當使用者在清單的 [企業關鍵字> 欄中輸入類似的字元時,SharePoint 會在建議訊息中顯示關鍵字。 如果您新增企業關鍵字欄至清單或文件庫, SharePoint 檔上傳到清單或文件庫時,將任何現有的檔標籤複製到企業關鍵字欄。 這有助於將現有的關鍵字與受管理的中繼資料功能同步處理。

字詞庫系統管理員可以開啟或關閉關鍵字集。 集是開啟或關閉,都會影響使用者在清單或文件庫中處理企業關鍵字欄的作業。 如果您新增企業關鍵字欄至清單或文件庫,網站使用者可以輸入關鍵字值。 如果關鍵字集已關閉,使用者就無法提交新的關鍵字,但必須使用現有的企業關鍵字或受管理的字詞。 如果網站的關鍵字字片語已開啟,使用者可以在此欄中新增任何文字值。

如果適用,具有管理許可權的系統管理員可以變更 SharePoint 關鍵字的方式,並移至特定的受管理字詞集。 接著,關鍵字就會用於與該字片語其他字詞相同的使用類型。

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