將企業關鍵字欄新增至清單或文件庫

將企業關鍵字欄新增至清單或文件庫

您可以將企業關鍵字新增至 SharePoint Server 或 Microsoft 365 中的 SharePoint 網站上的專案,以進行元資料標記,並開發一份分類並將線上內容組織成不同類別的系統。 [關鍵字及中繼資料] 可讓您捕獲使用內容之人員的一些知識。 如需詳細資訊,請參閱SharePoint 中受管理的中繼資料簡介

您可以新增企業關鍵字欄至清單或文件庫。 接著,您可以選取要新增關鍵字的清單或文件庫專案,然後在專案屬性中輸入您想要顯示的單字或片語。

下圖顯示已新增企業關鍵字的欄範例。

使用者可在文件內容對話方塊中新增關鍵字。

若要新增企業關鍵字欄至清單或文件庫:

  1. 流覽至您要新增企業關鍵字欄的清單或文件庫。

  2. 從 SharePoint Server 文件庫或清單的功能區,選取 [文檔庫設定] 或 [清單設定]。

    從 Microsoft 365 中的 SharePoint 網站,選取 [設定] 設定圖示 ,然後選取 [文檔庫設定] 或 [清單設定]。

  3. 在 [許可權與管理] 欄中,選取 [企業中繼資料及關鍵字設定]。

  4. 在 [設定] 頁面上的 [新增企業關鍵字] 區段中,選取 [新增企業關鍵字] 欄的核取方塊,並啟用關鍵字同步處理。

停用或啟用中繼資料發佈

您可以控制新增至 [Managed 中繼資料] 或 [企業關鍵字] 欄(在清單或文件庫中)的字詞或關鍵字,是否會成為社交標記的關鍵字。 例如,如果您的清單包含機密資訊,您可能不想要顯示關鍵字值。 若要限制對關鍵字的存取,請考慮停用中繼資料發佈。

附註: 根據預設,來自特定網站集合之內容中所建立之當地字片語的字詞,不會從中繼資料發佈中排除。 在社會性標籤或企業關鍵字中不能使用當地字片語。

若要停用或啟用中繼資料發佈,請遵循下列步驟:

  1. 移至您要設定中繼資料發佈的清單或文件庫。

  2. 從 SharePoint Server 文件庫或清單的功能區,選取 [文檔庫設定] 或 [清單設定]。

    從 Microsoft 365 中的 SharePoint 網站,選取 [設定] 設定圖示 ,然後選取 [文檔庫設定] 或 [清單設定]。

  3. 在 [許可權與管理] 底下,選取 [企業中繼資料及關鍵字設定]。

  4. 在 [中繼資料發佈] 區段中,于 [將此清單中的中繼資料儲存為社會性標記] 底下,執行下列其中一項操作:

    • 若要將 Managed 中繼資料和企業關鍵字欄位中的值發佈至社會性標記和 [我的網站] 設定檔,請選取該核取方塊。

    • 若要防止受管理的中繼資料和企業關鍵字欄位中的值暴露在社會性標記和 [我的網站] 設定檔中,請清除該核取方塊。

  5. 選取 [確定]。

深入瞭解企業關鍵字

SharePoint 將您的企業關鍵字轉換成單一、不階層的字片語。 您可以使用「字詞庫管理」工具,找到這個特殊的字片語,這個字稱為 [關鍵字] 設定。 如需詳細資訊,請參閱建立、設定及管理群組和字片語。

當使用者存取 SharePoint 清單或文件庫時,其他人可以使用您所新增的關鍵字。 例如,當使用者在清單的 [企業關鍵字] 欄中輸入類似的字元時,SharePoint 會在建議訊息中顯示關鍵字。 而且,如果您將企業關鍵字欄新增至清單或文件庫, SharePoint 會在檔上傳到清單或文件庫時,將任何現有的檔標記複製到 [企業關鍵字] 欄中。 這有助於將現有的關鍵字與受管理的中繼資料功能同步處理。

[詞商店管理員] 可將關鍵字設定為 [開啟] 或 [關閉]。 不論該集合是開啟或關閉,都會影響使用者使用清單或文件庫中的企業關鍵字欄的方式。 如果您新增企業關鍵字欄至清單或文件庫,網站使用者可以輸入關鍵字值。 如果關鍵字集已關閉,使用者就無法提交新的關鍵字,但必須使用現有的企業關鍵字或受管理的詞彙。 如果已開啟網站的關鍵字字片語,使用者可以在此欄中新增任何文字值。

如有需要,擁有管理許可權的管理員可以變更 SharePoint 處理這些關鍵字的方式,並將它們移至特定的受管理字片語。 接著,關鍵字就會成為與該字片語中其他字詞相同的用法類型。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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