將來賓新增到 Microsoft 365 群組

來賓存取 Microsoft 365 群組 可讓您與小組與組織外部人員共同合作,他們可存取群組交談、檔案、日曆邀請和群組筆記本。 任何群組擁有者都可以將存取權授予來賓,例如合作夥伴、廠商、供應商或顧問。

運作方式

使用這些 Microsoft 365 群組 使用者 Outlook 網頁版Windows 版 Outlook 群組中新增和管理 Microsoft 365 來賓。 來賓可以使用任何電子郵件地址,而他們的電子郵件帳戶可以是公司、個人或學校帳戶。

附註: 來賓存取是由 IT 系統管理員設定。

  • 步驟 1    群組擁有者 會將來賓新增到群組, 或由群組成員指定來賓。 群組擁有者核准群組。

  • 步驟 2    群組擁有者會通知來賓可以在群組中存取哪些內容和資源。 文字和圖示的組合可清楚表示所有群組成員有來賓參與。

  • 步驟 3    來賓會收到歡迎電子郵件,並可以 參與群組交談、接收及回復日曆邀請,以及 存取群組檔案

  • 步驟 4    來賓 可以透過所有群組電子郵件 訊息和日曆邀請的頁腳連結,隨時離開群組。

系統管理員可以使用 PowerShell 管理來賓和 Microsoft 365 群組資源的存取權。 請參閱 管理 Microsoft 365 群組中的來賓存取權以 取得指示。

當來賓受邀加入群組時,他們會收到一封歡迎電子郵件訊息,其中包含一些有關群組的資訊,以及他們成為成員後可以預期的事。 郵件也包含一組連結,可協助他們開始使用並連結至群組資源。

群組來賓的歡迎訊息影像

來賓成員的所有互動都會透過其電子郵件收件匣。 他們無法存取群組網站,但可以收到日曆邀請、參與電子郵件交談,而且如果系統管理員已開啟設定,他們可以使用連結或附件開啟共用檔案。

來賓收到的所有群組電子郵件訊息和日曆邀請都會提醒您,在群組的回復中,使用全部回復,以及查看群組檔案和離開群組 的連結。 以下是範例:

來賓所收到來自群組成員的所有電子郵件都會包含帶有指示和連結的頁尾。

下列表格摘要說明來賓能與不能做哪些事。

功能

是否允許來賓執行?

建立群組

新增/移除群組成員

刪除群組

加入群組

是,透過邀請

開始交談

回覆交談

搜尋交談

@提及群組中的人員

將群組固定/加入我的最愛

刪除交談

對訊息「按讚」

管理會議

檢視群組行事曆

修改行事曆事件

在個人行事曆中新增群組行事曆

檢視和編輯群組檔案

是 (如果租用戶系統管理員啟用的話)

存取群組 OneNote 筆記本

是,可存取歡迎電子郵件

瀏覽群組

常見問題集

來賓是指非您組織員工、學員或成員的人。 他們在貴組織中沒有公司或學校帳戶。

否。 只有組織外部的人,像是合作夥伴或顧問,才能被新增為來賓。 您可以邀請貴組織的內部人員加入成為一般群組成員。

是,您可以這麼做。 外部郵件連絡人是列在貴組織全域通訊清單中的連絡人。 這類連絡人的例子是定期向貴組織提供服務的廠商。

您的系統管理員必須開啟來賓功能,您才能新增來賓。 當您看到訊息要連連絡人您的系統管理員時,很可能是來賓功能尚未開啟。 請參閱 管理 Microsoft 365 群組中的來賓存取權以 取得詳細資訊。

來賓成員無法查看受到資訊版權管理或 IRM (保護) 。

當您使用與加入群組時所使用的不同電子郵件地址回復群組郵件時,可能會收到未傳遞報告。 比方說,如果您以 seanc@contoso.com 加入群組,但卻嘗試從 seanc@service.contoso.com 回覆您收件匣中的群組郵件,您就會收到未傳遞回報。

可以。 群組成員 (來賓) ,Microsoft 365 使用共用控制項,並選取特定人員做為物件,即可與組織外部人員共用群組檔案。 接著,請輸入要共用檔案之人員的名稱或電子郵件地址。

詳細資訊請參閱使用Microsoft 365 商務版共用檔案和資料夾。

新式附件是儲存在 公司用或學校用 OneDrive。 一個連結會連至所有收件者。 因為檔案是儲存在雲端,所有收件者都可以讀取和編輯檔案,而不需要協調個別複本。 

在 Microsoft 365 群組中,新式附件只會與群組成員共用。 當具有現代化附件的郵件轉會給群組中的來賓成員時,該使用者在以使用者名稱和密碼進行登錄後,將能夠存取附件。 如果郵件轉會轉給不是群組成員的人,該人員將無法開啟附件。

來賓可能會因為多種原因而沒收到群組交談。 如需相關資訊,請參閱來賓使用者沒收到群組交談 (機器翻譯)。

來賓如何檢查和管理組織收集的個人資料?

來賓可以選取他們收到的歡迎電子郵件底部的組織隱私權聲明連結,瞭解組織保留哪些個人資訊,以及如何要求刪除所有或部分個人資訊。

Office 365 群組來賓歡迎訊息頁腳

另請參閱

以來賓的名次使用 Microsoft 365 群組

深入了解 Microsoft 365 群組

來賓不會收到群組電子郵件交談

深入了解 Outlook.com 群組

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