將透過電子郵件收集而來的資料新增到 Access 資料庫

Office 2010 的支援已於 2020 年 10 月 13 日終止

升級至 Microsoft 365 即可隨時隨地在任何裝置上工作,並繼續獲得支援。

立即升級

您可以使用 Microsoft Access 2007 或 Access 2010,透過 Microsoft Outlook 2007 或 Microsoft Outlook 2010,收集或更新電子郵件中的資訊。 Access 會引導您建立資料收集表單,並以電子郵件訊息的方式傳送表單。 當您的電子郵件收件者傳回已完成的表單時,您可以選擇讓收集的資料自動處理並儲存在指定的 Access 資料庫中。 這個資料收集方法可節省您的時間與精力,通常是複製及貼上或手動資料輸入程式。 以下是一些您可以使用這個程式來收集資料的案例:

問卷    您可以進行問卷調查並編譯結果,方法是先建立包含儲存結果所需資料表的 Access 資料庫,然後使用嚮導來產生問卷表單,然後將其寄給問卷參與者。 參與者回復時,問卷資料會自動儲存在資料庫中。

狀態報表    不論是否為最新的庫存階層狀態或有關待定問題的最新資訊,您的小組都可以傳送您定期傳送包含目前資訊的電子郵件訊息,讓您知道自己的資訊。

事件管理    組織會議或訓練或其他事件時,您可以傳送一或多個表單做為電子郵件訊息,以收集連絡人資訊、旅遊與賓館喜好設定等。 如果您選擇自動處理回復,參與者可以隨時變更其喜好設定,而不需通知您,而且您隨時都可以存取最新資料以進行決策。

本文說明您需要使用此程式的方式,如何開始使用嚮導,然後提供各種步驟的其他資訊,讓您在使用嚮導時能做出最明智的選取。

附註: 如果您的收件者使用 Hotmail 或 Yahoo 傳送資料收集表單,就不能新增收集的資料。

開始之前

如果這是您第一次使用電子郵件收集資料,請執行下列步驟:

  1. 確定您的電腦上已安裝下列應用程式:

    • Access 2007 或 Access 2010。

    • Outlook 2007 或 Outlook 2010。 您必須在用來傳送電子郵件訊息的電腦上安裝並設定 Outlook。 如果您已安裝 Outlook 但尚未進行設定,請啟動 Outlook,然後依照 Outlook 啟動嚮導中的指示進行。 如需關於嚮導的說明,請參閱 Outlook 說明。

    • 如果您打算使用 InfoPath 表單,請確定您已安裝 InfoPath 2007 或更新版本,且收件者也必須在電腦上安裝 InfoPath。

    • 您的電子郵件收件者必須在電腦上安裝支援 HTML 格式的 InfoPath 或電子郵件用戶端,才能查看及編輯表單。

      用來透過電子郵件收集資料的表單不是 Access 表單。 嚮導會以 HTML 或 InfoPath 格式產生特殊的表單。

      識別目的資料庫。 資料庫可以是 .mdb 或 .accdb 格式。 此外,還支援 .mde 及 accde 檔案。 如果您不想使用現有的資料庫,您必須建立一個新的資料庫。

  2. 找出或建立您想要使用電子郵件回復中的資料填入的資料表。 如果您要收集現有資料表的資料,請確定這些資料表不是唯讀的,而且您擁有新增至或更新其內容的必要許可權。

附註: 無法使用電子郵件訊息收集附件、自動編號、OLE 及多重值欄位類型

如果您的資料收集作業會填入兩個以上的資料表,您必須建立選取查詢,並將它用作表單的記錄來源。 確定查詢包含基礎資料表中的所有必要欄位。 如果您使用的是常設查詢,請確定查詢不是唯讀的,而且您具有新增至或更新其內容的必要許可權。 如需建立以兩個或多個資料表為基礎的查詢的詳細資訊,請參閱查詢簡介一文。

在下列情況下,將資料儲存為新記錄:

  • 如果資料會填入多個資料表。

  • 如果目的資料表沒有主鍵欄位。 若要將每個回復對應至現有的記錄,必須有主要鍵值。 如果您的目的資料表沒有主鍵欄位,請立即新增,或指派具有唯一值的現有欄位做為主鍵。

  • 如果目的資料表沒有任何記錄。 如果資料表是空的,嚮導會假設您要新增記錄。

  • 如果收件者的電子郵件地址未儲存為資料庫中的欄位。 收集資料以更新記錄時,您將無法手動輸入嚮導產生的訊息中的位址。 [位址] 欄位必須位於目的資料表中,或在與目的資料表有關聯的資料表中。

頁面頂端

開始使用

  1. 開啟將儲存收集資料的資料庫。

  2. 若要將資料新增到單一資料表,請在 [功能窗格] 中選取資料表。 若要填入多個相關資料表,請選取系結至這些資料表的查詢。

  3. 請執行下列其中一項動作,以啟動嚮導:

    • 在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料] 群組中,按一下 [建立電子郵件]。

    • 以滑鼠右鍵按一下資料表或查詢,然後按一下 [透過電子郵件收集並更新資料]。

      附註: 如果資料表不包含任何欄位,或者只有 [自動編號]、[OLE 物件]、[附件] 或 [多重值查閱] 欄位類型,Access 會顯示下列訊息:所選取的資料表或查詢沒有任何支援使用電子郵件收集資料的欄位

如果資料表包含支援資料收集的欄位,則會啟動嚮導。 如果目的資料表同時支援新增和更新資料,嚮導會逐步引導您完成透過電子郵件訊息收集資料所需的步驟。

針對您可能會透過下列七個程式主要步驟的問題,使用下列各節做為參考。

  1. 選擇您要傳送的資料輸入表單類型

  2. 選擇是否要收集新資料或更新現有的資料

  3. 指定您要收集的資料

  4. 指定自動或手動資料處理

  5. 選取您要如何指定收件者的電子郵件地址

  6. 審閱並指定收件者清單

  7. 建立及傳送電子郵件訊息

頁面頂端

選擇您要傳送的資料輸入表單類型

根據自己和收件者的易用性,選取表單類型。

選取 HTML 表單    電子郵件用戶端支援 HTML 的任何使用者都可以查看及編輯 HTML 表單

選取 [Microsoft InfoPath 表單]    只有在您的電腦上安裝 InfoPath 時,才會看到這個選項。 只有在您的收件者已在其電腦上安裝 InfoPath 和 Outlook 時,才選取此選項。 InfoPath 表單提供更好的資料輸入與編輯環境,

[下一步顯示] 的 [嚮導] 頁面視目的物件是否支援更新資料而定。 如果物件是以兩個或多個資料表為基礎的查詢,或者如果它是沒有主鍵欄位或不含任何記錄的資料表,則嚮導會假設您要新增記錄,並提示您選取表單欄位。 在其他所有情況下,嚮導會提示您指定是否要在要求您選取表單欄位之前新增或更新資料。

頁面頂端

選擇是否要收集新資料或更新現有的資料

指定您要對資料執行的動作。 您所使用的表單類型會影響收件者可以在單一回復中傳送給您的新記錄數。 更新資料時,收件者必須更新的記錄數會識別郵件中所包含的預先完成表單數目。

附註: 若要新增記錄,請在建立郵件時,在電子郵件訊息的 [位址] 方塊中輸入電子郵件地址。 若要更新現有的資料,收件者的電子郵件地址必須儲存為基礎資料表或查詢中的欄位,或儲存在相關資料表中。

頁面頂端

指定您要收集的資料

在表單中選擇要包含的欄位時,不需要在表單中包含基礎資料表或查詢中存在的每個欄位。 不過,必須符合下列條件:

  • 必要欄位:    以星號(*)符號標示的欄位為必要欄位。 如果您要收集新記錄,此嚮導會自動包含 [必要] 屬性設定為[是]的所有欄位。 如果有任何記錄的必要欄位為空白,Access 將無法將記錄新增至資料表。

  • 不支援的欄位類型:    您將無法在表單中包含特定的欄位類型,例如 [自動編號]、[附件]、[OLE 物件] 或 [多重值查閱] 欄位。

  • 主鍵欄位:    當您新增記錄時,使用者就可以在欄位中輸入值,但如果指定的值已在使用中,將不會處理回復。

    附註: 針對每個包含的欄位,在 [欄位屬性] 底下,指定一個標籤,如果您不想讓使用者變更該欄位中的資料,請按一下 [唯讀]。

頁面頂端

指定自動或手動資料處理

您可以選取 [自動] 或 [手動處理回復]。 自動處理:表示當您取得回復時,Outlook 和 Access 共同作業,以將資料匯出至資料庫中的目的資料表。 自動處理可節省您的時間與精力。 [手動處理] 只代表您啟動匯出作業,以將 Outlook 中指定資料夾的資料傳輸到 Access 中的目的資料表。

只要在回復到達您的信箱時符合下列條件,就能成功地將回復匯出到目的地表格:

  • Outlook 必須已在您的電腦上執行。 如果 Outlook 未在執行,下次您啟動 Outlook 時就會開始進行處理。

  • 存取權不得受密碼保護,且不應在獨佔模式中開啟。 在您傳送電子郵件訊息後,資料庫的名稱或位置一定不能變更。

  • 在您傳送電子郵件訊息後,表格和查詢的名稱,以及表單中包含的欄位屬性,都無法變更。

  • 您必須具備新增或更新基礎資料表和查詢內容所需的許可權。

    附註: 如果自動處理失敗,請嘗試修正任何問題,然後手動匯出失敗的回復。 當您解決問題之後,在您的收件匣中收到的任何回復,都會繼續自動處理。

設定屬性以控制回復的自動處理

若要指定其他儲存回復的 Outlook 資料夾,請在 [指定您要處理回復的方式] 頁面上,按一下資料夾名稱。 在 [選取資料夾] 對話方塊中,選取不同的資料夾,或按一下 [新增] 來建立新資料夾。

如果您按一下[設定屬性] 來控制回復的自動處理變更或微調匯入設定,請參閱下表以取得可用選項的相關資訊:

選項

結果

捨棄沒有傳送郵件之人員的回復   

如果您只想要自動處理郵件原始收件者所傳送的回復,請選取此核取方塊。 來自其他人的回復會儲存在目的地資料夾中,但不會自動進行處理。

接受來自每個收件者的多個回復   

如果您只想要自動處理每個收件者的第一個回復,請選取此核取方塊。 第二個及後續的回復會儲存在目的地資料夾中,但不會自動進行處理。

附註: 這個設定只控制回復數,而不是處理單一回復中的記錄數。 換句話說,如果您傳送 InfoPath 表單,使用者可以在單一回復中傳送多筆記錄,而 Access 會自動處理回復中的所有記錄,即使未選取此核取方塊也一樣。

只允許更新現有的資料   

當收件者使用 InfoPath 表單更新資料時,除了更新現有的記錄之外,他們還可以傳送新記錄。 選取此核取方塊即可只處理現有記錄的更新。

要處理的回復數    

輸入您想要自動處理的回復總數(來自所有收件者)。 如果您希望自動處理所有回復,請在文字方塊中輸入一個較大的值,例如 [5000]。 在到達指定值之後收到的回復會儲存在目的地資料夾中,但不會自動處理。

停止日期和時間    

指定此電子郵件訊息的自動回復處理應如何停止。 此日期和時間之後收到的回復會儲存在目的地資料夾中,但不會自動進行處理。

若要在日後變更這些選項,請在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料] 群組中,按一下 [管理回復]。 在 [管理資料收集郵件] 對話方塊中,選取您要變更其設定的郵件,然後按一下 [郵件選項]。 您在對話方塊中所做的變更會影響該郵件所收到的所有後續回復。

手動處理回復

若要控制處理什麼時間及哪些回復,請不要選取 [自動處理] 選項。 回復會儲存在 Outlook 中的指定資料夾,直到您選取並以滑鼠右鍵按一下資料夾中的每個回復,然後按一下快捷方式功能表中的 [匯出資料至 Microsoft Access ]。

在某些情況下,您可能也必須手動處理無法自動處理的回復。

匯出資料前請記住下列注意事項

  • Access 資料庫不應該在獨佔模式中開啟,而且資料庫的名稱或位置在您傳送電子郵件訊息之後,就必須已變更。

  • 在您傳送電子郵件訊息後,表格和查詢的名稱,以及表單中包含的欄位屬性,都無法變更。

  • 您必須具備新增或更新基礎資料表和查詢內容所需的許可權。

頁面頂端

選取您要如何指定收件者的電子郵件地址

如果您只收集新資訊,您可以透過兩種方式指定電子郵件地址:

  • 在 Outlook 電子郵件訊息中個別輸入電子郵件地址,或從通訊錄中選取位址。

  • 使用目前 Access 資料庫之資料表或查詢中的 [電子郵件地址] 欄位。

    附註: 收集資料以更新現有的記錄時,您不會看到這個對話方塊,因為收件者的電子郵件地址必須先作為資料庫中的欄位提供。

直接在 Outlook 中輸入電子郵件地址

如果您是在 Outlook 中指定收件者,您可以在傳送郵件之前先進行預覽和自訂。 在電子郵件的內文中,包含簡要簡介和表單。 建議您不要對表單進行任何變更。 對表單結構所做的變更可能會導致無法處理回復。

使用儲存在資料庫欄位中的電子郵件地址

選取關聯資料表的選項是指相關的資料表。 在資料庫工具中,查看或編輯資料庫中的資料表關聯 索引標籤上,按一下 [關係] 群組中的 [關聯性]

如需關聯的詳細資訊,請參閱資料表關聯指南一文。

頁面頂端

審閱並指定收件者清單

最後一個主要步驟涉及預覽及自訂電子郵件訊息、微調收件者清單,然後傳送您的資料收集訊息。

建立及傳送電子郵件訊息

當嚮導通知您現在可以建立電子郵件訊息,並說明如何使用 [管理回復] 命令來查看電子郵件狀態時,可能會出現一些警告訊息。 下表說明每個警告,以及您可以採取的措施來解決此問題:

警告 訊息

描述

S olution

有些記錄在指定的電子郵件地址欄位中不會包含有效的位址。 將不會針對這些資料列傳回任何資料。

您所選取的 [電子郵件地址] 欄位包含 null 值。

如果您想要收集每一筆記錄的資料,請結束嚮導並將 null 值取代為電子郵件地址。 然後再次啟動嚮導。

您目前已有資料庫的獨佔鎖;在解除鎖定前,自動處理將會失敗。

您的資料庫目前以獨佔模式開啟。

如果您選擇 [自動處理回復],處理就會失敗,因為 Access 無法新增或更新具有獨佔鎖定的資料庫。 在傳送訊息後立即關閉並重新開啟資料庫(非獨佔模式)

這些電子郵件訊息可能會包含機密或敏感性資料本身的資料。

您要收集資料以更新現有的記錄,而您要傳送的表單會預先完成現有的資料。

如果有一些表單欄位包含敏感性資料,請回到您選取欄位的嚮導步驟,並移除表單中包含敏感性資料的欄位

預覽並自訂郵件之後,您可以篩選電子郵件地址欄位,並選取您的收件者。 選取對應的核取方塊,以選擇您要使用的電子郵件地址。 如果您看到一個列出無效電子郵件地址的對話方塊,請記下清單中的位址,然後按一下 [結束]。 確認無效位址、進行任何必要的修正,然後嘗試重新傳送郵件。

頁面頂端

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

需要更多協助?

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×