將郵件儲存為檔案

Outlook 提供您幾個選項來保存電子郵件訊息。 例如,您收到的郵件可以儲存為電腦或 Outlook 中其他資料夾中的檔案。 您撰寫的郵件可以儲存為草稿,稍後再完成。

提示: 您想要將電子郵件訊息儲存為 PDF 檔案嗎? 在 Windows 10 中, 使用列印命令 將郵件列印成 PDF。 有關其他 Windows 版本的指示或其他版本,請參閱將郵件 另存為 PDF 檔案

將郵件儲存為電腦或雲端的檔案

  1. 按兩下以開啟您想要儲存的郵件,然後按一下 [檔案> 功能表上的[另存新檔案

    選取檔案功能表,然後選取另存新檔案。
  2. 在 [另存新用資料夾」對話方塊中的 [資料夾窗格>中,選擇一個資料夾,然後選擇要儲存檔案之所選資料夾中的位置。

    您可以將現有的電子郵件訊息儲存為檔案。
  3. [檔案名稱] 方塊中,輸入此檔案的名稱。

  4. 在儲存 為類型 清單中,接受預設類型,或挑選清單中的其他檔案類型。

您想要做什麼?

Outlook 不包含 PDF 做為預設儲存為類型之一。 Windows 10 中包含的 Microsoft Print To PDF 公用程式可讓您直接將任何電子郵件訊息列印至 PDF。 如果您沒有 Windows 10,您可以將電子郵件訊息儲存為 HTML 檔案,在 Word 中開啟該檔案,然後使用 Word 中的另存新格式功能將電子郵件儲存為 PDF 檔案。

在 Windows 10 中 (或列印) PDF

  1. 開啟您想要儲存的訊息,然後按一下 [檔案」選項卡上的 [列印> 。

    選取檔案功能表,然後選取另存新檔案。
  2. 從印表機 拉式選項,選擇 Microsoft Print to PDF

    使用 [列印] 命令將電子郵件列印成 PDF 檔案。
  3. 選擇 [列印]。

  4. 在儲存 列印輸出為 方塊中,選擇 PDF 的資料夾,然後輸入檔案名。 然後選擇 [儲存]

在其他版本的 Windows 中儲存為 PDF

  1. 開啟您想要儲存的訊息,然後按一下 [檔案>選項卡上的[另存新檔案

    選取檔案功能表,然後選取另存新檔案。
  2. 在 [另存新用資料夾」對話方塊中的 [資料夾窗格>中,選擇一個資料夾,然後選擇要儲存檔案之所選資料夾中的位置。

  3. [檔案名稱] 方塊中,輸入此檔案的名稱。

  4. 在儲存 為類型清單中 ,選擇 HTML, 然後選擇儲存

  5. 開啟Word,然後選擇檔案>開啟

  6. 選取您儲存于步驟 4 中的 HTML 檔案。

  7. 選擇 > 另存新 格式,然後選擇PDF (*.pdf ) 從檔案類型下拉式選項選擇 ,再 選擇儲存

如果您想要將郵件儲存到另一個 Outlook 資料夾,最簡單的方法是將郵件移動或複製到目的地資料夾。 請參閱 將專案移動或複製到另一個資料夾

Outlook 無法直接將郵件儲存為 Word 檔案。 不過,您可以將郵件儲存為 HTML 檔案,然後在 Word 中開啟該檔案。 將電子郵件訊息存為 HTML 檔案會保留所有格式、影像和連結,以及標題資訊,包括從、到、Cc主題資訊。

  1. 開啟您想要儲存的訊息,然後按一下 [檔案>選項卡上的[另存新檔案

  2. 在 [另存新用資料夾」對話方塊中的 [資料夾窗格>中,選擇一個資料夾,然後選擇要儲存檔案之所選資料夾中的位置。

  3. [檔案名稱] 方塊中,輸入此檔案的名稱。

  4. 在儲存 為類型清單中 ,選擇 HTML, 然後選擇儲存

  5. 開啟Word,然後選擇檔案>開啟

  6. 選取您儲存于步驟 4 中的 HTML 檔案。

  7. 選擇>另存新 (,然後選擇檔案類型下拉式 (*.docx) Word 檔,再選擇儲存

使用電子郵件範本傳送包含不會從郵件變更為郵件的資訊的郵件。 您可以建立郵件並儲存為範本,然後使用該範本。 在以郵件傳送範本之前,先新增任何資訊。

提示: 若要瞭解如何使用範本,請參閱根據範本傳送 電子郵件訊息

  • 您使用哪個版本的 Outlook​​?
  • 2013-2021
  • 2010
  1. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [新增電子郵件]。

  2. 在郵件內文中,輸入您想要的內容。

  3. 在郵件視窗中,按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [另存新檔]

  4. 在 [ 另存新 版」 方塊中,按一下 [另 新類型清單的 Outlook 範本

  5. 在 [ 檔案名」 方塊中,輸入範本的名稱,然後按一下 [ 儲存

  1. 在 [ 首頁」 的 [新增組> 中,按一下 [新增 電子郵件>, 或按 Ctrl+Shift+M。

  2. 在郵件內文中,輸入您想要的內容。

  3. 在郵件視窗中,按一下 [檔案>選項卡上的[另存新名。

  4. 在 [ 另存 新圖樣圖》 對話方塊中的 [另 新類型清單上,選擇 Outlook 範本

  5. 在 [ 檔案名」 方塊中,輸入範本的名稱,然後按一下 [ 儲存

根據預設,範本會儲存于下列資料夾中:

  • Windows 7 和 Vista   
    C:\Users\Username\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates

  • Windows XP   
    C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Roaming\Microsoft\Templates

Outlook Unicode,這是一種字元編碼標準,可讓世界上大部分的書寫語言使用單一字元集來表示。 如果您在跨國組織中工作,或與在其他語言的電腦上使用 Outlook 的人共用郵件和專案,您可以利用 Outlook中的 Unicode 支援。

預設以 Unicode 編碼儲存郵件

  1. [檔案] 索引標籤上, 選擇郵件>選項

  2. 儲存郵件下,選取使用 Unicode 格式 核取方塊。

您建立但不傳送的任何郵件都會自動儲存 到草稿資料夾 。 您可以稍後返回 Outlook ,並尋找未接收的郵件。

若要手動儲存郵件草稿

  • 請執行下列其中一項操作:

    • 在快速存取工具列上,按一下 [儲存。

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]

若要返回已儲存的郵件草稿

  • [郵件中, 資料夾窗格, Click Drafts, 然後按兩下郵件.

根據預設,未完成的郵件每隔三分鐘會儲存到 您的草稿 資料夾。 您可以變更此時間間隔或位置。

  1. 在 [ 檔案」 選項卡上,按一下 [郵件 > 選項

  2. 儲存郵件下,執行下列一或多個操作:

    • 若要變更草稿的儲存位置,在儲存至此資料夾清單中,選擇草稿、信箱、寄件或寄件匣。  

    • 若要變更草稿的儲存頻率,在自動儲存在此多分鐘之後尚未寄件的專案方塊中,輸入從 1 到 99 的號碼。

您想要做什麼?

Outlook Unicode,這是一種字元編碼標準,可讓世界上大部分的書寫語言使用單一字元集來表示。 如果您在跨國組織中工作,或與在其他語言的電腦上使用 Outlook 的人共用郵件和專案,您可以利用 Outlook中的 Unicode 支援。

預設以 Unicode 編碼儲存郵件

  1. 在工具 功能表 上。 按一下 [選項> 。

  2. 在 [ 其他選項」 上,按一下 [ 進一步選項> 。

  3. 選取在 保存郵件時使用 Unicode 郵件格式核取方塊。

Outlook 無法直接將郵件儲存為 Word 檔案。 不過,您可以將郵件的內容複寫到 Word 檔中。

您只可以複製郵件內文。 但您也可以包含郵件標題資訊,包括 From 、To、CcSubject核取方塊。

複製郵件內文

  1. 開啟郵件或按一下讀取窗格中的郵件內文。

  2. 按 Ctrl+A 以選取郵件的整個內文。

  3. 按 Ctrl+C 將內容複寫到剪 Windows 中。

  4. 開啟 Word 檔。

  5. 按 Ctrl+V,將剪貼 Windows 貼到檔中。

  6. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [儲存檔案]。

儲存頁標題和內

在此程式中,您將郵件標題資訊放入郵件內文,以便稍後的步驟複製這兩項資訊。 您實際上不會轉轉郵件。

  1. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果您尚未在郵件本身視窗中開啟郵件,請在 [首頁」選項卡的 [回應群組中,按一下 [轉轉> 。

    • 如果您已經在郵件自己的視窗中開啟郵件,請在 [郵件」 選項卡的 [回復>群組中,按一下 [轉轉

  2. 按 Ctrl+A 以選取郵件的整個內文。

  3. 按 Ctrl+C 將內容複寫到剪 Windows 中。

  4. 開啟 Word 檔。

  5. 按 Ctrl+V,將剪貼 Windows 貼到檔中。

  6. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [儲存檔案]。

  7. 您可以關閉包含 Outlook 郵件內容的郵件視窗。

您無法直接將電子郵件訊息儲存為 PDF 檔案, Outlook 2007。 不過,您可以使用將收到的郵件儲存為 Microsoft Office Word 檔區段的資訊,以 Microsoft Office Word 2007 格式儲存郵件,然後將新檔儲存為 PDF 檔案。

2007 Microsoft Office 系統提供免費的附加元件來儲存或匯出這類檔案,但您必須先安裝該附加元件,才能使用它。 若要進一 Office Word 2007PDF 和 XPS 檔案格式的支援,請參閱啟用其他檔案格式的支援,例如 PDF 和XPS。

使用電子郵件範本傳送包含不會從郵件變更為郵件的資訊的郵件。 您可以建立郵件並儲存為範本,然後使用該範本。 在以郵件傳送範本之前,先新增任何資訊。

提示: 若要瞭解如何使用範本,請參閱根據範本傳送 電子郵件訊息

  1. 在 [ 檔案」 功能表上,指向 [新增,然後按一下 [郵件訊息> 。

    附註: 您也可以使用鍵盤快速鍵 Ctrl+Shift+M 來建立新電子郵件。

  2. 在郵件內文中,輸入您想要的內容。

  3. 在郵件視窗中,按一下 [Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [另存新用中。

  4. [另存新檔] 對話方塊的 [檔案類型] 清單中,按一下 [Outlook 範本 (*.oft)]

  5. 在 [ 檔案名> 方塊中,輸入範本的名稱,然後按一下 [ 儲存

根據預設,範本會儲存于下列資料夾中:

  • Windows Vista   
    c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

  • Microsoft Windows XP   
    c:\documents and settings\username\application data\roaming\microsoft\templates 

根據預設,Microsoft Office Outlook 會自動嘗試儲存您建立但不傳送的任何電子郵件訊息。 您可以稍後返回 Outlook,並找到未接收的郵件。

若要手動儲存郵件草稿

  • 請執行下列其中一項操作:

    • 在快速存取工具列上,按一下 [儲存。

      快速存取工具列的圖像

    • 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [儲存檔案]。

若要返回已儲存的草稿,以便您可以繼續撰寫郵件

  • 郵件中,按一下 [流覽窗格的 草稿>,然後按兩下郵件。

根據預設,未完成的郵件每隔三分鐘會儲存到 您的草稿 資料夾。 您可以變更此時間間隔或位置。

  1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

  2. 按一下 [電子郵件選項,然後按一下 [ 進一步的電子郵件選項> 。

  3. 執行下列其中一或多個動作:

    • 若要變更是儲存草稿,請在 [儲存郵件> 下,按一下清單中的 [儲存未寄件專案>中的[草稿、[信箱、寄件寄件或寄件匣>。

    • 若要變更草稿儲存的頻率,在儲存郵件的下,在自動儲存每隔n分鐘取消儲存方塊中,輸入從 1 到 99 的號碼。

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