專案管理藍圖

專案管理通常並不簡單。 但本指南可協助您瞭解專案管理,同時使用 Project。 以下各連結均通往探索各專案管理領域的頁面,頁面上提供該專案管理領域的文章和簡短教學課程。

專案藍圖

啟動專案計劃

專案越複雜,您越需要規劃,才能開始使用 Project。 在專案的初始階段期間,可使用 Word、Excel 和 SharePoint 等應用程式來協助您構思。

專案目標

說明

啟動專案計劃

在初始階段期間未及早充分構思的專案通常會失敗。 此時,在您草擬章程報告、初步規格和預算的同時,請思考您的專案關係人及贊助者是誰。

若是較小的專案,這些工作多數都可以在 Microsoft Project 完成。 若是較大的專案,可使用 Word、Excel、SharePoint 或甚至是手機來記下您的構思。

與專案關係人溝通計劃

維護與專案關係人之間的溝通通道並非一件容易的事。 但這對專案的成功至關重要。

建立並共用專案報表

為協助進行耗時的通訊部分,Project 有許多只要輕鬆一按即可使用的報表。 掌握初步計劃、主要專案里程碑、預算需求,人員需求等。

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建立專案排程

建立專案排程可能需要一些時間。 若將步驟分成四個類別,即可更流暢地建立專案:

  1. 新增任務

  2. 進行組合管理

  3. 新增人員

  4. 與您的小組進行溝通

專案目標

說明

建立新專案排程

在您完成初始構思後,就可以啟動 Project 建立新的排程。 您可以從空白專案開始著手,或使用其他專案經理建立的範本,部分乃由專案管理或與您企業類似之領域的專家所建立。

新增任務

任務是指專案中所完成的活動。 瞭解如何新增任務、變更其內容並估計任務的工期。

組織

當您首次新增任務時,他們的順序可能並不適合進行管理。 使用摘要任務和子任務,並將他們連結在一起,以瞭解如何進行組合管理。

新增人員並為人員分派任務

新增任務至專案後,再來要考慮的是分派給這些任務的人員。 請記住,新增人員和為人員分派任務在 Project 中是不同的活動。

使用資源資料庫及主專案共用資源

為協助管理在多個專案之間的人員,請將專案中的所有人員都放入單一專案檔案。 這個檔案可作為資源資料庫使用。 從資源資料庫檔案中,您可在多個專案之間共用資源 (而不使用 Project Server)。

設定專案成本

處理專案成本對任何專案經理來說都很令人感到緊張。 使用 Project 後,您會發現這項工作一點都不困難。 瞭解能協助您不超出預算的各種秘訣。

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管理專案

您的工作並不會在您建立排程之後就停止。 管理專案需要的時間會比建立專案更長。 例如,任務變更、新增人員、需要延後結束日期等等。 Project 為您提供各式各樣可用來監控進度並進行變更的工具,以確保結果圓滿成功。

目標

說明

選擇合適的排程檢視

找到適合的檢視,即可精簡排程的複雜性。 甘特圖可讓您對專案進度一目瞭然。 您也可以使用行事曆檢視、網狀圖或時間表來協助您看到不同層級的詳細資料。

追蹤排程的進度

建立初始排程之後,該開始查看進度了。 建立比較基準及使用正確的視圖,可協助追蹤專案進度。

追蹤任務的完成百分比

追蹤進度看起來可能很複雜,但以下是在甘特圖上使用進度列顯示完成百分比的快速方法。

解決資源配置問題

若要獲得最佳的績效和結果, 資源管理資源工作負載,以避免過度配置和配置不足。

將專案結束日期提前

專案經理最糟的噩夢是調動排程之後無法趕上結束日期。 瞭解控制專案結束日期的各種策略。

報告專案狀態

溝通通常很難進行,尤其是報告壞消息的時候。 為協助您與您的專案關係人及高階主管進行溝通,Project 提供吸引人且專業的報表,只要幾個簡單的步驟就可建立和傳送。

管理專案成本

是否要超出預算了? 是否需要調整成本? 瞭解如何解決排程中的成本問題。

檢視實獲值分析報表

獲得值是進位追蹤方法。 但不只是專家需要。 您也可以使用它來協助監控專案。

管理風險

風險在專案中隨處可見。 及早找出問題點,並及時回應,再將您帶進大麻煩。

處理多個專案

Project 提供工具,可協助您管理跨專案相依性,甚至是一個專案中取決於另一個專案完成的工作。

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