建立、變更或刪除清單或文件庫中的檢視

建立、變更或刪除清單或文件庫中的檢視

您可以建立文件庫和清單的自訂視圖,以整理和顯示您最重要的專案 (例如特定欄) 、新增篩選或排序,或擁有更吸引人的樣式。 您可以建立只有 (才能看到的個人) ,或者,如果您有這麼做的許可權,您可以為使用清單查看的每個人建立公用視圖。

許多清單除了您第一次前往清單時看到的預設視圖之外,還有其他的視圖。 若要查看其他視圖,請選取命令列右上角的 <查看選項功能表,然後選取您想要的視圖。

附註: 在 View 選項功能表中 的功能會持續更新,因此您所看到的某些選項可能會根據您擁有的版本而不同。

查看選項功能表

建立清單或文件庫Microsoft 365視圖,以整理及隱藏或顯示欄。 一個視圖是預設視圖。 您新增的其他視圖可從 View 選項功能表 使用。 您可以建立一個視圖,以儲存您從欄標題或篩選窗格所選取的不同排序、篩選和群組選取專案。 您顯示或隱藏的欄和欄寬也會與該視圖一起儲存。

您的瀏覽器不支援視訊。

附註: 清單的視覺更新正在全球逐步推出,這表示您的體驗可能與本文所述不同。

  1. 在清單的命令列中,選取選取的顯示 清單查看選項圖示

  2. 選取要切換到的視圖名稱。

    圖庫視圖
  3. 從清單、精簡清單或圖庫視圖選項中選取。

    圖庫視圖
  • 當您在格線 模式 時,會看到固定高度和自動調整高度的選項:

    快速檢視選項
  • 當您不在格線模式時,會看到不同的檢視類型:清單、壓縮清單和圖庫。 在所有專案選項下方,您可以選擇任何其他可用的視圖。

您也可以從欄標題或篩選窗格中選擇不同的排序、篩選或群組選取範圍,以自訂您所看到的視圖。 當您喜歡所看到的專案時,您可以儲存新視圖。

提示: 在格線視圖模式中,您可以將欄拖曳到不同的位置,以重新排序欄。 

  1. 在清單的命令列中,選取選取的顯示 清單查看選項圖示
    如果 看不到 清單查看選項圖示 選項,請確定您未編輯清單,或您尚未選取一或多個專案。 此外,您可能沒有許可權。 在這種情況下,請 Microsoft 365 管理員或網站或清單擁有者。

  2. 選取建立新視圖

    建立新視圖

    重要: 如果您沒看到建立 新視圖,表示最新的更新尚未到達您。 請觀看上述影片、參閱本文的變更視圖區段,或閱讀編輯清單視圖

  3. 視圖名稱下,輸入您的視圖名稱。

  4. 顯示為下,選取您想要建立之檢視類型的清單或日曆。

    以清單或日曆顯示

  5. 如果您選取了 日曆 視圖,請在日曆上輸入開始日期和結束日期。

    選擇開始日期和結束日期

  6. 若要變更專案標題在日曆上的顯示方式,請選取更多選項,然後從日曆清單上的專案標題選取日曆上專案的標題

  7. 完成後,請選取 建立

  1. 在清單的命令列中,選取選取的顯示 清單查看選項圖示

    如果 看不到 清單查看選項圖示 選項,請確定您未編輯清單,或尚未選取一或多個專案。 此外,您可能沒有許可權。 在這種情況下,請 Microsoft 365 管理員或網站或清單擁有者。

  2. 選取將視圖另存為

  3. 輸入新名稱,然後選取確定

您可以直接在清單視圖中進行一些變更。 若要這麼做,請按一下欄名稱。 您可以變更專案的順序、篩選、群組、新增欄,以及變更其他欄設定。 完成後,按一下 [ 查看選項 ,然後按一下 [另存為視圖為> 。 以目前的名稱儲存該視圖,或輸入新名稱以建立新視圖。

如要詳細資訊,請觀看上方的影片,或閱讀編輯清單視圖。

若要查看更多進步選項:

  1. 在清單的命令列中,選取選取的顯示 清單查看選項圖示

    如果 看不到 清單查看選項圖示 選項,請確定您未編輯清單,或尚未選取一或多個專案。 此外,您可能沒有許可權。 在這種情況下,請 Microsoft 365 管理員或網站或清單擁有者。

  2. 選取要變更的視圖名稱。

  3. 選取一次 查看選項,然後選取 編輯目前的視圖

  4. 在編輯檢視頁面上,進行變更。 您可以新增或移除欄、新增排序或篩選準則、設定資料夾等。

  5. 完成變更後,請選取確定

  1. 在清單的命令列中,選取在 中 清單查看選項圖示

  2. 選取要做為預設值的視圖名稱。

  3. 選取一次查看選項,然後選取編輯目前的視圖

  4. 在編輯檢視頁面上,選取將此選項做為預設視圖核取方塊,然後選取 確定

  1. 在清單的命令列中,選取選取的顯示 清單查看選項圖示

  2. 選取要刪除的視圖名稱。

  3. 選取一次 查看選項,然後選取 編輯目前的視圖

  4. 在編輯檢視頁面上,選取刪除然後選取確定

  1. 在清單的命令列中,選取選取的顯示 清單查看選項圖示

  2. 選取 圖庫。 

已選取的顯示下拉清單庫

重要: 如果您沒 看到圖庫,表示您尚未取得最新的更新。

3. 選取格式化目前視圖

格式化目前視圖

4. 選取卡片設計工具

格式化目前視圖

5. 使用卡片設計工具顯示或隱藏欄、重新排列欄,或顯示或隱藏預覽。

卡片設計工具

附註: 如果您要建立由電話和其他行動裝置存取的視圖,您必須考慮行動裝置的功能。 若要深入瞭解,請參閱為行動SharePoint設定網站

若要建立視圖:

  1. 請前往您想要建立視圖的清單或文件庫,按一下 [清單或文檔庫) Tab,然後按一下 [建立視圖。

    附註: 如果 停用建立視圖,您沒有建立視圖的許可權。 若要瞭解建立個人及公開視圖所需的許可權,請參閱設定視圖選項> 一節。

    功能區上的 SharePoint 文件庫 [建立] 檢視按鈕。

  2. 設定頁面上,選擇一種檢視類型。 有關每種類型的資訊,請參閱 下方您可以選擇的視圖 類型。

  3. 在 View Name 方塊 中,輸入您的視圖名稱。 如果您想要 將此選項 做為清單或文件庫的預設視圖,請選取將此選項做為預設視圖。 只有公用視圖可以是清單或文件庫的預設視圖。

    建立視圖設定頁面
  4. 在物件 段的 <查看物件>下,選取 建立個人檢視建立公用視圖。 當您只想為自己建立一個視圖時,請建立個人檢視。 當您想要讓使用清單的每個人都看到時,請建立公用視圖。

    附註: 如果 已停用建立公用 視圖,您沒有許可權為此清單或文件庫建立公用視圖。

  5. 在欄 段,選取您想要在視圖中的欄,並清除您不想出現的欄。 在欄號旁,選取您希望欄顯示在視圖中的順序。

  6. 設定您視圖的其他設定,例如 [排序及篩選」,然後按一下頁面底部的 [確定。 有關您可以選擇的所有設定的描述,請參閱設定視圖

使用下列步驟來變更視圖,例如將其做為預設視圖、新增或移除欄,以及變更視圖中專案的排序次序。

附註: 建立視圖後,您無法變更檢視類型 (例如,您無法從標準視圖切換到資料表視圖,或將甘特圖視圖切換到日曆視圖,反之亦然) 。 您必須使用您想要的檢視類型來建立新視圖。 不過,如果您只想快速編輯清單或文件庫中的欄和列,您可以使用格線視圖中的編輯功能,暫時將標準視圖變更為資料表視圖。 若要這麼做,請前往功能區 中的 [清單或 文檔 庫> Tab,然後按一下 [ 在格線視圖中編輯。 完成後,該視圖會回到先前。 請注意,您無法針對專案分組的視圖使用格線視圖中的編輯功能。 有關資料表視圖的詳細資訊,請參閱下方您可以選擇的檢視類型中的資料表 視圖一節

  1. 請前往您想要變更視圖的清單或文件庫,然後按一下 [清單或文件庫> Tab。

  2. 按一下 [修改視圖

    附註: 如果 停用修改視圖,您沒有修改目前視圖的許可權。 不過,您可以修改您的個人檢視。 若要瞭解建立個人及公開視圖所需的許可權,請參閱本文稍後設定視圖的章節。

  3. 從目前視圖下拉式清單中選取您想要變更的視圖。

  4. 進行變更, 然後按一下頁面底部的 [確定。 有關您可能要修改的所有設定的描述,請參閱設定視圖

    附註: 目前視圖下拉式清單中的視圖會按字母順序排序,且無法變更。 不過,您可以變更您的視圖名稱,讓第一個字母按照您想要的字母順序排列。

使用下列步驟刪除視圖。

  1. 請前往您想要刪除視圖的清單或文件庫,然後按一下 [清單或文件庫> Tab。

  2. 從目前視圖下拉式清單中選取您想要刪除的視圖。

    目前清單檢視的下拉式清單

  3. 按一下 [修改視圖

    附註: 如果 停用修改視圖,您沒有修改目前視圖的必要許可權。 不過,您可以修改您的個人檢視。 若要瞭解建立個人及公開視圖所需的許可權,請參閱設定本文稍後的視圖資訊。

    已開啟下拉式按鈕的修改視圖按鈕

  4. 向下卷起設定頁面至 [視圖 > 區段,然後按一下您想要刪除的視圖。

  5. 在視圖的上方區域中,按一下 [刪除。

    刪除視圖按鈕

    附註: 如果 Delete 不是選項,這可能是清單或文件庫的預設視圖,而且您無法刪除預設視圖。 您必須先修改另一個視圖,並做為預設值。

  6. 出現提示之後,按一下 [確定]

[檢視類型] 頁面

附註: 建立之後,您無法變更視圖的格式,例如從日曆變更為甘特圖。 不過,您可以針對您想要使用的每一種新格式,建立相同資料的其他視圖。

以下是您可以選擇的檢視類型:

標準視圖    此視圖會顯示清單和文件庫專案,一列又一列。 標準視圖是大多數清單和文件庫類型的預設值。 您可以用多種方式自訂視圖,例如從該視圖新增或移除欄。

標準檢視

日曆視圖    此視圖會以類似牆曆的格式顯示清單和文件庫。 您可以使用此格式來申請每日、每週或每月的查看。 如果您想要根據時間順序查看清單或文件庫中的專案,此視圖會很有説明。 若要使用此視圖,您的清單或文件庫必須包含含有開始日期和結束日期的欄。。

行事曆檢視

資料工作表視圖    此視圖會在格線中顯示清單和文件庫專案,類似試算表。 如果您必須同時編輯清單或文件庫中的許多專案,此視圖也稱為快速編輯會很有説明。 如果您要將資料匯出至試算表或資料庫程式,此視圖也很有用。 資料表視圖有一些限制,例如Excel所有可用的功能。 如果欄中的專案呈灰色,表示該欄類型無法編輯。

資料工作表檢視

甘特圖    此視圖會在追蹤進度的長條中顯示清單和文件庫專案。 甘特圖的視圖可協助您管理專案。 例如,您可以使用這個視圖來查看哪些工作彼此重迭,以及以視覺化方式呈現整體進度。 若要使用此視圖,您的清單或文件庫必須包含具有開始日期和結束日期的欄。

甘特圖檢視

Access View    使用 Microsoft Access 建立以清單或文件庫為基礎的表單和報表。 只有在安裝 Microsoft Access 時才能使用。

使用 Microsoft Access 建立檢視

設計工具中的SharePoint視圖    啟動並使用設計工具SharePoint建立進位自訂視圖。 這需要進一步的許可權,SharePoint設計工具。

設計工具SharePoint 2013 首頁的影像。

現有視圖     如果現有視圖幾乎就是您想要的視圖,您可以使用現有視圖做為建立新視圖的起點來節省時間。 在標題為從現有視圖開始,您會看到目前視圖的清單。 按一下某個視圖以建立新視圖。

從現有的視圖開始

視圖有許多設定,可協助您更輕鬆地在清單或文件庫中快速找到您需要的資訊。 以下是您流覽SharePoint設定。 所有設定都不適用於所有類型的視圖。 日曆視圖的設定與其他類型的視圖不同。

視圖中的專案數量上限為 5000。 您可以使用篩選和專案限制設定來管理檢視中的專案數。 請參閱 管理包含許多專案的清單和 文件庫以瞭解更多資訊。

  • 預設視圖    所有清單和文件庫都有預設視圖,這是人員前往清單或文件庫時所看到的視圖。 您可以將預設視圖變更為該清單或文件庫的任何公用視圖。 但您無法將個人檢視設為預設視圖。 若要刪除預設視圖的視圖,您必須先將另一個公用視圖做為該清單或文件庫的預設。

    附註: 如果 建立 或編輯檢視頁面上未顯示此預設視圖,表示您沒有建立公用視圖的許可權,或該視圖是個人檢視。 若要建立公用視圖,您必須在清單或文件庫的設計工具群組中,或擁有同等的許可權。 請參閱瞭解 SharePoint許可權等級以深入瞭解。

  • 觀眾    當您建立視圖時,您可以將該視圖的物件 設為個人檢視公用視圖。 個人檢視是只有您能看到的視圖。 公用視圖是任何人都可以看到的視圖。

    您無法將個人檢視變更為公用視圖,或將公用視圖變更為個人檢視。 您可以使用公用視圖做為個人或公開視圖的起點。 您可以使用個人檢視做為唯一的個人檢視起點。

    如果您 嘗試 建立視圖時已停用建立視圖,您沒有建立視圖的適當許可權。 如果 可以使用建立視圖 ,但已停用建立 公用 視圖選項,您必須位於設計工具群組或同等許可權中。 使用 建立個人檢視,您必須在清單或文件庫的成員群組中,或擁有同等的許可權。

  •     視圖中的欄包含清單或文件庫專案需要查看的資訊。 欄與其他的視圖功能 ,例如篩選,可以協助您只看到對工作最重要的資訊。 如果清單或文件庫包含許多專案,這會特別有説明。 有關使用欄建立自訂視圖的資訊,請參閱在清單或文件庫中 建立欄

  • 甘特圖欄    選取甘特圖的欄。 標題是必填的文字欄位。 開始日期和到期日是必填日期欄位。 當您選取欄時 ,例如標題,如果沒有選項顯示在下拉式清單中,您必須建立欄以支援此視圖。

  • 排序    設定專案在視圖中顯示的順序。 您最多隻能有兩個準則。 例如,顯示工作清單中的專案,並按優先順序排序,然後按到期日排序。

  • 篩選    設定一個視圖,以在清單或文件庫的欄篩選項目,以顯示清單或文件庫中專案的子集。 例如,一個視圖可以在文件庫中顯示適用于特定專案的檔。

    提示: 您可以使用使用計算的計算欄或篩選,例如 [今天] 在日期符合今天時顯示專案,或使用 [我] 來顯示該視圖使用者的專案。 您也可以將簡單的等式與函數合併。 例如,若要顯示過去七天建立的專案,請篩選 [已建立] 資料行,將運算子設為小於,然後將值設為[Today]-7, (空格) 。 請參閱清單SharePoint常見公式範例以瞭解更多資訊。

  • 表格式視圖    提供每個專案的核取方塊,讓使用者可以選取多個清單或文件庫專案來執行大量作業。 如果清單或文件庫中有許多專案必須變更,這可以節省許多時間。 例如,使用者可以選取並簽出多個檔。

  • 群組者    根據欄資訊將清單和文件庫專案分組。 例如,將工作清單中的專案按優先順序分組,然後按完成百分比分組。

  • 合計    顯示視圖中各欄的摘要計算,例如:計數、平均、最大值、最小值。 例如,將標題列設定為文件庫中的 Count,該視圖就會在視圖和視圖中的群組中顯示檔數目。 根據欄類型 ,例如數位,以及正在建立視圖的清單或文件庫類型,可用於合計的欄和每個欄的可用設定會有所不同。

  • 風格    決定該視圖的版面配置,例如電子報。 並非所有的檢視類型都提供所有樣式。

    • 基本表格    以列顯示專案。
      標準檢視

    • 盒裝    使用類似名片的版面配置顯示清單中的專案。 此樣式僅適用于清單。
      方塊化樣式檢視

    • 盒裝,無標籤    與盒裝樣式類似,但欄的標號不在視圖中。 此樣式僅適用于清單。

    • 預設    預設視圖會視清單或文件庫的類型和組式而不同。

    • 檔詳細資料    使用類似名片的版面配置顯示文件庫中的檔案。 此樣式適用于大部分文件庫,但不適用於清單。
      [文件詳細資料] 檢視

    • 電子報    顯示列間有線條的專案。
      [新聞稿] 樣式檢視

    • 電子報,無行    以交替的網底列顯示專案,而不顯示列之間的線條。
      [新聞稿,無行線] 檢視

    • 預覽窗格 顯示頁面左側的專案名稱。 當您指向專案名稱時,為視圖選取的欄會顯示在頁面右側。
      [預覽窗格] 檢視樣式

    • 陰影    以交替陰影的列顯示專案。
      [網底] 檢視

  • 資料夾    選取 顯示資料夾中的專案 ,以在具有專案的視圖中顯示清單或文件庫資料夾。 選取 顯示不含資料夾的所有 專案,以在視圖中只顯示清單或文件庫專案,也稱為平面視圖。 您也可以選取所建立之視圖是否適用于所有資料夾、僅適用頂層資料夾,或特定資料夾的資料夾 內容類型。

  • 專案限制    您可以指定每一個視圖的批次 (同時顯示) 或該視圖顯示的專案總數。 在瀏覽器中下載的專案批次越大,下載的時間就越長。

  • 行動裝置    您可以指定此視圖適用于行動裝置、是行動裝置的預設行動裝置視圖,以及要在此視圖的清單視圖網頁零件中顯示的專案數目。 此選項不適用於所有清單和文件庫。 該視圖必須是公用視圖。

另請參閱

網站欄類型和選項

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