Excel 簡介

建立下拉式清單

建立下拉式清單

在儲存格中使用下拉式清單,可幫助人們更有效率地使用工作表。 下拉式清單可讓使用者從您所建立的清單中選擇項目。

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  1. 在新工作表中,輸入您要在下拉式清單中顯示的項目。 在理想的情況下,清單項目會以 Excel 表格 (機器翻譯) 的形式顯示。 如果沒有,您可以選取範圍內的任何一個儲存格,然後按 Ctrl+T 以將清單快速轉換成表格。

    用來做為 [資料驗證] 清單來源的 Excel 表格

    附註: 

  2. 選取工作表內您想要有下拉式清單的儲存格。

  3. 移至功能區上的 [資料] 索引標籤,然後按一下 [資料驗證]。

    附註: 如果您無法按一下 [資料驗證],表示工作表可能受保護或已共用。 解除鎖定受保護活頁簿的特定區域 (機器翻譯) 或停止共用工作表,然後再次嘗試執行步驟 3。

  4. 在 [設定] 索引標籤的 [允許] 方塊中,按一下 [清單]。

  5. 按一下 [來源] 方塊,然後選取清單範圍。 我們將內容放在稱為 [城市] 的工作表上,範圍為 A2:A9。 請注意,我們略過標題列,因為我們不希望它變成可選取的選項:

    資料驗證清單選項

  6. 如果讓儲存格空白是沒有問題的,請選取 [忽略空白] 方塊。

  7. 請選取 [儲存格內的下拉式清單] 方塊。

  8. 按一下 [提示訊息] 索引標籤。

    • 如果您要在按一下儲存格時快顯訊息,請核取 [當儲存格被選取時,顯示提示訊息] 方塊,然後在方塊中鍵入標題和訊息 (最多 225 個字元)。 如果您不要顯示訊息,請清除此核取方塊。

      資料驗證輸入訊息選項

  9. 按一下 [錯誤提醒] 索引標籤。

    • 如果您希望在有人輸入非清單中的內容時顯示快顯訊息,請選取 [輸入的資料不正確時顯示錯誤提醒] 方塊,從 [樣式] 方塊中挑選選項,然後輸入標題和訊息。 如果您不想要顯示訊息,請清除此核取方塊。

      資料驗證下拉式清單錯誤訊息選項

  10. 不確定要在 [樣式] 方塊中挑選哪一個選項嗎?

    • 若要顯示訊息,表示不阻止人們輸入不在下拉式清單中的資料,請按一下 [資訊] 或 [警告]。 [資訊] 會顯示具有此圖示 訊息會顯示 [資訊] 圖示,但無法阻止人員從下拉式清單中選擇 的訊息,而 [警告] 會顯示具有此圖示 訊息會顯示 [警告] 圖示,但無法阻止人員從下拉式清單中選擇 的訊息。

    • 若要阻止人們輸入不在下拉式清單中的資料,請按一下 [停止]。

      附註: 如果您不新增標題或文字,標題會預設為「Microsoft Excel」,而訊息會預設為:「您所輸入的值不正確。 您必須在此儲存格內輸入符合資料驗證準則的資料。」

您建立下拉式清單後,請確認它按照您要的方式運作。 例如,您可能想要查看變更欄寬及列高是否可顯示您的所有項目。

如果下拉式清單的項目清單是在另一個工作表上,而您不想要讓使用者看到這個驗證清單或是對它進行變更,則可以考慮隱藏或保護該工作表。 如需如何保護工作表的詳細資訊,請參閱鎖定儲存格以進行保護

如果決定要變更下拉式清單中的選項,請參閱新增或移除下拉式清單中的項目

若要刪除下拉式方塊,請參閱移除下拉式清單

您可以下載含有多種如本文資料驗證範例的範例活頁簿。 您可以遵循範例或建立自己的資料驗證案例。 下載 Excel 資料驗證範例

當您將儲存格中的值限制為從下拉式清單中選擇的選項時,資料輸入會變得更快速且更正確。

含有 [高]、[中] 和 [低] 值的下拉式清單

從製作工作表上的有效項目清單開始,然後排序或重新排列項目,讓項目依您想要的順序顯示。 接著,您可以使用項目做為資料下拉式清單的來源。 如果清單不大,您可以輕鬆參照清單,並直接在資料驗證工具中輸入項目。

  1. 在工作表的單欄或單列中輸入內容 (不可以有空白儲存格),為下拉式清單建立有效項目清單。

  2. 選取您要限制資料輸入的儲存格。

  3. 在 [資料] 索引標籤的 [工具] 底下,按一下 [資料驗證] 或 [驗證]。

    含有已選取 [資料驗證] 的 Excel 工具列資料功能表

    附註: 如果驗證命令無法使用,表示工作表可能受保護或活頁簿可能已共用。 如果活頁簿已共用或工作表受保護,則無法變更資料驗證設定。 如需有關活頁簿保護的詳細資訊,請參閱保護活頁簿

  4. 按一下 [設定] 索引標籤,然後按一下 [允許] 快顯功能表中的 [清單]。

  5. 按一下 [來源] 方塊,然後在工作表上選取有效項目清單。

    對話方塊隨即最小化,以讓工作表更易於查看。

  6. 按 RETURN 或按一下 [展開] 資料驗證展開按鈕 按鈕以還原對話方塊,然後按一下 [確定]。

    提示: 

    • 您也可以在 [來源] 方塊中直接輸入值,並以逗號分隔。

    • 若要修改有效項目清單,只要變更來源清單中的值或編輯 [來源] 方塊中的範圍即可。

    • 您可以自行指定錯誤訊息以回應無效的資料輸入。 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [資料驗證] 或 [驗證],然後按一下 [錯誤提醒] 索引標籤。

另請參閱

將資料驗證套用到儲存格

  1. 在新工作表中,輸入您要在下拉式清單中顯示的項目。 在理想的情況下,清單項目會以 Excel 表格 (機器翻譯) 的形式顯示。

    附註: 

  2. 選取工作表內您想要有下拉式清單的儲存格。

  3. 移至功能區上的 [資料] 索引標籤,然後按一下 [資料驗證]。

  4. 在 [設定] 索引標籤的 [允許] 方塊中,按一下 [清單]。

  5. 如果您已製作含有下拉式清單項目的表格,請在 [來源] 方塊中按一下,然後按一下並拖曳包含這些項目的儲存格。 不過,請不要包含標題儲存格。 只需包含應顯示於下拉式清單中的儲存格。 您也可以直接在 [來源] 方塊中輸入項目清單,並以逗號分隔,就像這樣:

    水果,蔬菜,穀類,乳製品,點心

  6. 如果讓儲存格空白是沒有問題的,請選取 [忽略空白] 方塊。

  7. 請選取 [儲存格內的下拉式清單] 方塊。

  8. 按一下 [提示訊息] 索引標籤。

    • 如果要在按一下儲存格時就顯示快顯訊息,請選取 [顯示訊息] 核取方塊,然後在方塊中輸入標題和訊息 (最多 225 個字元)。 如果您不想要顯示訊息,請清除此核取方塊。

  9. 按一下 [錯誤提醒] 索引標籤。

    • 如果您希望在有人輸入非清單中的內容時顯示快顯訊息,請選取 [顯示提醒] 核取方塊,選擇 [類型] 中的選項,然後輸入標題和訊息。 如果您不想要顯示訊息,請清除此核取方塊。

  10. 按一下 [確定]。

在您建立下拉式清單後,請確認它可按照您希望的方式運作。 例如,您可能想要查看變更欄寬及列高是否可顯示您的所有項目。 如果決定要變更下拉式清單中的選項,請參閱新增或移除下拉式清單中的項目。 若要刪除下拉式方塊,請參閱移除下拉式清單

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另請參閱

將資料驗證套用到儲存格

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