建立可存取的 Office 文件

當使用 Office 建立內容時,您可以透過一些簡單的調整,讓身心障礙使用者方便使用。 您可以使用數個內建的 Office 功能,以確保每個人都能讀取及了解您的文件。 透過增加文件中的協助工具,您可以滿足所有觀眾,而不只是一部分。

您可以使用「協助工具檢查程式」,以確保您的內容確實方便使用。 Windows 或 Mac 的 Word、Excel、Outlook、OneNote 和 PowerPoint 以及 Windows 的 Visio 都有免費的工具可用。 「協助工具檢查程式」會在您的文件中尋找任何協助工具問題,並解釋這些問題對於身心障礙使用者來說可能會成為潛在問題的原因。 它也會對每個問題提供如何解決的建議。

下列表格包含了一些最佳做法,用於建立讓身心障礙使用者易於存取的 Office 文件。 如需有關如何尋找並修正在特定 Office 應用程式中的問題之詳細資訊,請參閱相關的指示:

要修正的內容

為什麼要修正

色彩使用

千萬不要仰賴色彩來傳送資訊,以免您的觀眾無法正確看見色彩。 如果知道確切的色彩很重要的話,請提及色彩(例如在影像標籤中提及)。

避免使用淺藍色,因為當眼睛老化並喪失其敏感度時,這是最先導致問題的色彩。

音效使用

如果您在文件中使用音效,請確定即使您無法聽到聲音,也能存取音效資訊。

若要讓影片和音訊檔案易於存取,您可以在文件中新增隱藏式輔助字幕或翻譯字幕。 它們讓您的文件適用於更廣泛的觀眾,包括有聽力障礙以及使用其他語言(媒體剪輯中所使用語言以外)的使用者。

在視覺效果中缺少替代文字

如果您正在使用螢幕助讀程式,則替代 (Alt) 文字會為看不見的使用者描述視覺元素。 請總是將有效的替代文字套用至所有圖形、影像、圖表、表格和 SmartArt 圖形,讓您的文件更易於存取。 如需適當的替代文字用法的詳細資訊,請參閱 替代文字 (英文)。

複雜書寫樣式

如果觀眾無法理解文件的內容,您的文件會自動失去作用。

請使用簡短的句子和簡單的文法。 如果內容本身適合以項目符號清單表示,請以這種方式呈現。 項目符號清單是強制句子簡短的一種非常簡單的方法。

當面臨選項時,請總是選取最簡單的可用單字,而不是以詞彙來引起觀眾的注意。

文件內的表格

可能的話,請避免在您的文件中使用表格,因為透過螢幕助讀程式可能很難聽懂表格的內容。 如果您必須使用表格,請仔細設計,盡可能簡單。 總是使用標題來介紹表格。

如果您要使用 HTML 為網頁建立表格,請使用適當的標記,以便讓螢幕助讀程式或點字顯示器在內容中提供表格標題資訊和資料。 <TH> 標籤適用於標題 ,<TD> 標籤適用於資料儲存格。 而且別忘了在 <table> 標籤中加入表格摘要,以說明表格的用途。

以表格為基礎的文件的版面配置

在使用 Word 和 Outlook 建立的電子報中,以表格為基礎的版面配置特別常見。 透過建立含有不可見框線的表格,並將不同的電子報文章放在個別的儲存格中,可以輕鬆建立外觀精美的文件。 不過,若讀者遇到協助工具的問題,就不會感到高興了。 千萬不要使用表格做為版面配置工具。

當您使用表格版面配置瀏覽文件時,螢幕助讀程式和點字顯示器會跨欄逐列讀出資料表內容:如果您的電子報設計為必須從上到下逐欄讀出,則閱讀程式將會迷路。

請將不使用表格來配置文件做為目標。 如需想法和可以搭配不同的 Office 應用程式使用的易於存取範本的集合,請參閱讓您的範本更易於存取取得 Office 的易於存取的範本。 如果您必須使用表格版面配置,請確認它設計為跨欄逐列讀取,並嘗試盡量減少在達到末尾所需的 Tab 按鍵或撥動的次數。

瀏覽和焦點順序

螢幕助讀程式使用者依賴 Tab 鍵或撥動來瀏覽您的文件。 每個 Tab 按鍵或撥動會將焦點移至文件中的下一個部分,並讓螢幕助讀程式讀出該部分的內容。

若要執行易於存取的瀏覽,請確認文件內容中的各個部分已按邏輯方式排序。 如果文件內容是由個別的文字或影像部分組成,且彼此相鄰或重疊(例如 PowerPoint 投影片),這就特別重要。 如果各個部分沒有以邏輯方式組織,螢幕助讀程式就會以錯誤的順序朗讀,讓使用者很難了解內容。 若要測試瀏覽,請啟用螢幕助讀程式,並透過在螢幕上按 Tab 鍵或向左或向右撥動以便在文件中移動。 請確認焦點會在文件中按預期方式移動。

另請參閱

影片:建立易於存取的文件

影片:在 Excel​​ 中建立更易於存取的表格

影片:在 Excel 中建立更易於存取的圖表

影片:在 PowerPoint 中建立更易於存取的投影片

建立易於存取的 PDF

針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援

Microsoft 盡最大的努力為所有客戶提供最佳的體驗。 如果您是殘疾人士或有任何協助工具相關問題,請連絡 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 以取得技術協助。 殘疾人士 Answer Desk 支援小組受過許多常用輔助技術的訓練,並可提供英文、西班牙文、法文和美國手語的協助。 請移至 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 網站,了解您所在地區的連絡人詳細資料。

如果您是政府、商業或企業使用者,請連絡企業殘疾人士 Answer Desk

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