建立新資料庫

本文涵蓋開始建立 Access 建立資料庫的基本程式,該資料庫將用於桌上型電腦,而非網頁。 本文說明如何使用範本建立桌面資料庫,以及如何建立自己的資料表、表單、報表及其他資料庫物件,以從頭開始建立資料庫。 此外,本文也說明一些您可以將現有資料納入新資料庫的技巧。

本文內容

概觀

當您第一次啟動 Access,或關閉資料庫而不關閉 Access 時,會顯示 Microsoft Office Backstage 檢視。

Backstage 檢視是一個起點,您可從建立新資料庫、開啟現有資料庫、從 Office.com 查看精選內容 —您可以使用 Access 對資料庫檔案或資料庫外部執行的任何操作,而不是在資料庫內執行任何操作。

建立資料庫

當您開啟 Access 時,Backstage 檢視會顯示新的Tab。 新增 選項卡提供數種建立新資料庫的方法:

  • 空白資料庫    您可以從頭開始。 如果您有非常特定的設計需求,或是有您需要納入或合併的現有資料,這是一個很好的選項。

  • 與 Access 一起安裝的範本    如果您要開始新專案並想從頭開始,請考慮使用範本。 Access 預設會安裝數個範本。

  • 來自範本 Office.com    除了 Access 的範本之外,您還可以在 Office.com上找到更多範本。 您甚至不需要開啟瀏覽器,範本可從新增的視窗中使用。

新增到資料庫

使用資料庫之後,您可以新增欄位、資料表或應用程式元件。

應用程式元件是一項功能,讓您一起使用數個相關的資料庫物件,就像它們一樣。 例如,應用程式元件可能包含資料表和以資料表為基礎的表單。 您可以使用應用程式元件,同時新增資料表和表單。

您也可以建立查詢、表單、報表、宏 -所有您習慣使用的資料庫物件。

使用範本建立資料庫

Access 隨附各種範本,您可以根據需要或作為起點使用。 範本是現成使用的資料庫,其中包含執行特定工作所需的所有資料表、查詢、表單、宏和報表。 例如,您可以使用範本來追蹤問題、管理連絡人,或記錄支出。 某些範本包含少數範例記錄,協助說明使用方式。

如果其中一個範本符合您的需求,通常使用這個範本是啟動資料庫的最快方法。 不過,如果您在另一個程式中有資料要導入 Access,您可能會認為建立資料庫比較好,而不需要使用範本。 範本已定義資料結構,可能需要許多工作才能將現有資料調整為範本的結構。

  1. 如果您開啟了資料庫,請在 [檔案 > 的選項卡上,按一下 [關閉。 Backstage 檢視會顯示新的Tab。

  2. 在 Access 中,有一些範本是內建于 Access 的 ,因此可在新的選項卡中取得陣列範本。 您可以下載其他範本, Office.com。 請參閱本文的下一節以瞭解詳細資料。

  3. 選取您用中的範本。

  4. Access 在檔案名方塊中建議資料庫的檔案名,您可以變更檔案名 。如果您想要的話,也可以變更檔案名。 若要將資料庫儲存在與檔案名方塊下方顯示的資料夾不同的資料夾中,請按一下 替代文字 ,流覽至要儲存它的資料夾,然後按一下 [確定。 或者,您也可以建立資料庫,並連結至 SharePoint 網站。

  5. 按一下 [建立]。

    Access 會從您選取的範本建立資料庫,然後開啟資料庫。 對於許多範本,會顯示一個表單,您可以在其中開始輸入資料。 如果您的範本包含範例資料,您可以按一下記錄選取器 (記錄左側的網底方塊或列) ,然後執行下列操作來刪除每一個記錄:

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。 按鈕圖像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後開始輸入。 使用 瀏覽窗格 流覽您可能想要使用的其他表單或報表。 某些範本包含可讓您在不同資料庫物件之間移動的流覽表單。

有關使用範本的資訊,請參閱使用範本建立 Access 桌面資料庫一文

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建立資料庫而不使用範本

如果您對於使用範本沒有興趣,可以建立自己的資料表、表單、報表及其他資料庫物件來建立資料庫。 在大多數情況下,這涉及下列其中一項或兩項:

  • 在您建立新資料庫時,輸入、將資料或將資料輸入到所建立的資料表中,然後使用建立索引鍵上的資料表命令,以您建立的新資料表重複程式。

  • 從其他來源匯出資料,並在這一過程中建立新資料表。

建立空白資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增],然後按一下 [空白資料庫]。

  2. 在檔案名方塊中 輸入 檔案名。 若要從預設變更檔案的位置,請按一下 [流覽尋找位置 替代文字 (將資料庫放在 [檔案名) 旁;流覽至新位置,然後按一下[確定

  3. 按一下 [建立]。

    Access 會使用名為 Table1 的空白資料表建立資料庫,然後在資料工作表視圖中開啟 Table1。 游標會位在 [按一下以新增資料行> 的第 一個空白儲存格 中。

  4. 開始輸入以新增資料,或者您可以貼上來自另一個來源的資料,如將另一個來源的資料複製到 Access 資料表一節 中所述

在資料工作表視圖中輸入資料的設計與在 Excel 工作表中操作非常類似。 資料表結構會在您輸入資料的同時建立。 當您在資料工作表中新增資料行時,資料表中會定義新的欄位。 Access 會根據您的輸入資料自動設定每個欄位的資料類型。

如果您目前不想在 Table1 中輸入資料,請按一下 [ 關閉 按鈕圖像 。 如果您對資料表做了任何變更,Access 會提示您儲存變更。 按一下[是, 以儲存您的變更;按一下[否

提示:  Access 在位於 [安裝磁碟機]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\的資料夾中尋找名為 Blank.accdb 的檔案。 如果有 ,Blank.accdb 就是所有新空白資料庫的範本。 它包含的任何內容會由所有新的空白資料庫繼承。 這是發佈預設內容的方式,例如零件編號或公司免責聲明與政策。

重要: 如果您關閉 Table1 而不至少存一次,Access 會刪除整個資料表,即使您已輸入資料。

新增資料表

您可以使用建立索引鍵上之資料表群組中的命令,將新資料表新增到現有資料庫。

Access 功能區圖像

從資料表視圖開始建立資料表    在資料工作表視圖中,您可以立即輸入資料,讓 Access 在幕後建立資料表結構。 功能變數名稱會以數位 (欄位1、Field2 等) ,Access 會根據您的輸入資料自動設定每個欄位的資料類型。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]。 按鈕圖像

    Access 會建立資料表,並選取 [按一下以新增資料行 > 中第一個空白 儲存格。

  2. 在 [欄位&刪除群組中,按一下要新增的欄位類型。 如果您沒看到想要的類型,請按一下 [更多欄位 按鈕圖像

  3. Access 會顯示常用欄位類型的清單。 按一下您想要的欄位類型,Access 會將新欄位新增到插入點的資料工作表。

    您可以拖曳欄位來移動欄位。 當您拖曳資料工作表的欄位時,垂直插入列會出現在欄位的放置位置。

  4. 若要新增資料,請開始輸入第一個空白儲存格,或貼上來自另一個來源的資料,如將另一個來源的資料複製到 Access 資料表一節 所述

  5. 若要重新命名資料行 (欄位),請按兩下資料行標題,然後輸入新名稱。

    您應該為每個欄位指定有意義的名稱,如此一來,當您在欄位清單窗格中看到該欄位時,就可以知道 其中包含的內容

  6. 若要移動欄,請按一下其標題以選取該欄,然後將該欄拖曳到您想要的位置。 您也可以選取多個連續的欄,然後將它們一次拖曳到新的位置。 若要選取多個連續欄,請按一下第一欄的欄標題,然後按住 SHIFT,再按一下最後一欄的欄標題。

從設計檢視開始建立資料表    在設計檢視中,您先建立資料表結構。 接著,您可以切換到資料工作表視圖來輸入資料,或使用一些其他方法輸入資料,例如,如按上或進行匯出。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]按鈕影像

  2. 在資料表各欄位的 [欄位名稱] 資料行中輸入名稱,然後從 [資料類型] 清單中選取資料類型。

  3. 您可以根據需要,在描述列中輸入每個 欄位 的描述。 當游標位於資料工作表視圖中的該欄位時,描述會顯示在狀態列上。 描述也會做為表單或報表上您從欄位清單窗格拖曳欄位所建立之任何控制項的狀態列文字,以及當您使用表單精靈或報表精靈時為該欄位建立的任何控制項。

  4. 加入所有欄位之後,請儲存資料表:

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]

  5. 您隨時都可以切換到資料工作表視圖,然後按一下第一個空白儲存格,即可在表格中開始輸入資料。 您也可以貼上來自另一個來源的資料,如將另一個來源的資料複製到 Access 資料表一節 所述

在 [設計檢視] 中設定欄位屬性    無論您以何種方式建立資料表,檢查及設定欄位屬性是一個很好的方式。 雖然某些屬性可在資料工作表視圖中使用,但某些屬性只能在設計檢視中設定。 若要切換到 [設計檢視>,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表格,然後按一下 [設計檢視。 若要查看欄位的屬性,請按一下設計格線線中的欄位。 屬性會顯示在設計格線線下方 ,在欄位 屬性下方

若要查看每個欄位屬性的描述,請按一下屬性,並閱讀欄位屬性下屬性清單旁邊的方塊 中的描述。 您可以按一下說明按鈕以取得更詳細的資訊。

下表說明一些經常調整的欄位屬性。

屬性

描述

[欄位大小]

對於文字欄位,此屬性會設定欄位中可儲存的字元數上限。 最大值為 255。 對於 Number 欄位,此屬性會設定要儲存為長整數 (雙整數等值之數位) 。 為了更有效率的資料儲存空間,建議您配置資料所需的最小空間。 如果日後需要變更,您可以向上調整值。

設定格式

此屬性會設定資料的顯示方式。 這不會影響實際資料,因為它儲存在欄位中。 您可以選取預先定義的格式或輸入自訂格式。

[輸入遮罩]

使用此屬性為此欄位中輸入的所有資料指定模式。 這有助於確保所有資料正確輸入,且包含所需的字元數。 有關建立輸入遮罩的協助, [建立器] 按鈕 屬性方塊右邊的 [輸入遮罩。

[預設值]

使用此屬性來指定每次新增記錄時,此欄位會顯示的預設值。 例如,如果您有一個日期/時間欄位,而您一直想要記錄新增記錄的日期,您可以輸入 "Date () " (而不輸入引號) 做為預設值。

必要

此屬性會設定此欄位是否需要值。 如果您將此屬性設為 Yes,Access不允許您新增記錄,除非為此欄位輸入值。

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將資料從另一個來源複製到 Access 資料表

如果您的資料目前儲存在另一個程式 ,例如 Excel,您可以複製並貼到 Access 資料表中。 一般而言,此功能最適合用在已經分隔的資料行資料,例如 Excel 工作表中的資料。 如果您的資料是在文書處理程式中,最好使用索引鍵來分隔資料行,或在複製資料之前,將資料轉換為文字處理程式中的表格。 如果您的資料需要編輯或操作 (例如,將全名分隔為名字和姓氏) ,您可能會想要先執行此操作,然後再複製資料,特別是如果您不熟悉 Access。

將資料貼上至空白資料表時,Access 會根據在何處找到的資料,來設定每個欄位的資料類型。 舉例來說,假如貼上的欄位只包含日期值,Access 會套用該欄位為日期/時間資料類型。 如果貼上的欄位只包含「是」和「否」的字詞,Access 會套用該欄位為是/否資料類型。

Access 根據貼上資料第一資料列中找到的內容來命名欄位。 如果所資料的第一列在類型上與後續的列類似,Access 會判斷第一列是資料的一部分,並指派欄位一般名稱 (F1、F2 等) 。 如果所資料的第一列與後續的資料列不同,Access 會判斷第一列包含功能變數名稱。 Access 會依此命名欄位,而且不會包含資料的第一列。

如果 Access 指定通用欄位名稱,則應該儘快重新命名欄位,避免造成混淆。 請使用下列程序:

  1. 按 CTRL+S 以儲存表格。

  2. 在 [資料工作表視圖> 中,按兩下每一欄標題,然後輸入每一欄的描述性功能變數名稱。

  3. 再次儲存資料表。

附註: 您也可以切換到設計檢視並編輯功能變數名稱,以重新命名欄位。 若要切換到 [設計檢視>,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表格,然後按一下[設計檢視。 若要切換回 [資料工作表視圖,請在功能窗格中按兩下資料表。

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從另一個來源來匯出、附加或連結至資料

您可能有儲存在另一個程式中的資料,而您想要將資料導入至新資料表,或將其附加到 Access 中現有的資料表。 或者,您可能與將資料保留在其他程式中的人合作,而您想要在 Access 中連結以使用這些資料。 無論是哪種方式,Access 都可以輕鬆處理來自其他來源的資料。 您可以從 Excel 工作表、另一個 Access 資料庫中的資料表、SharePoint 清單,或從各種不同的其他來源,來匯出資料。 您使用的程式會根據您的來源而稍有不同,但下列程式將可開始。

  1. 在 Access 的 [外部資料 & 連結 群組中,按一下要輸入之檔案類型的命令。

    [外部資料] 索引標籤上的 [匯入與連結] 群組

    比方說,如果您要從 Excel 工作表匯入資料,按一下Excel。 如果您沒看到所需的程式類型,請按一下 [ 更多

    附註: 如果您在匯出 & 連結群組中找不到正確的格式類型,您可能需要啟動最初建立資料的程式,然後使用該程式將資料儲存為常見的檔案格式 (例如 分隔符號文字檔) ,才能將資料導入 Access。

  2. 在 [ 取得外部資料」 對話方塊中,按一下 [ 流覽以尋找來源資料案,或在 [檔案名> 方塊中輸入來源資料 案的完整 路徑。

  3. 按一下所有程式都 (您想要的選項,有些程式則讓您在 [指定資料儲存方式及位置) 下附加或連結資料。 您可以建立使用所輸入資料的新資料表,或在某些程式中使用 () 您可以將資料附加到現有資料表,或建立連結資料表,以維護來源程式中資料的連結。

  4. 如果精靈啟動,請遵循精靈接下來幾頁的指示進行。 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]

    如果您從 Access 資料庫匯出物件或連結資料表,會顯示 [匯出 物件連結 資料表對話方塊。 選擇您想要的專案,然後按一下 [ 確定

    確切的程式取決於您選擇是否要匯出、附加或連結資料。

  5. Access 會提示您是否要儲存您剛才完成的匯出作業詳細資料。 如果您認為未來會再次執行這個相同的匯出作業,請按一下 [儲存 導入步驟,然後輸入詳細資料。 之後,您可以按一下外部資料標籤上之 按鈕圖像 連結&儲存的 Import連結群組中,輕鬆地重複此作業。 若不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]

如果您選擇匯出資料表,Access 會將資料導入新資料表,然後在功能窗格中的 表格群組下 顯示資料表。 如果您選擇將資料附加至現有資料表,資料會新加到該資料表中。 如果您選擇連結至資料,Access 會于功能窗格中的資料 表群組下 建立連結資料表。

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新增應用程式元件

您可以使用應用程式元件新增功能至現有的資料庫。 應用程式元件可以像單一資料表一樣簡單,也可以包含數個相關物件,例如資料表和綁定表單。

例如,批註應用程式元件包含具有自動編號識別碼欄位、日期欄位和備忘欄位的表格。 您可以將它新增到任何資料庫,並像目前一樣使用,或使用最小自訂功能。

  1. 開啟要新增應用程式元件的資料庫。

  2. 按一下 [建立] 索引標籤。

  3. 在範本 群組 中,按一下 [應用程式元件。 可用元件清單隨即開啟。

  4. 按一下要新增的應用程式元件。

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開啟現有的 Access 資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  2. 在 [ 開啟 的對話方塊中,流覽至您想要開啟的資料庫。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 按兩下資料庫,以 [存取選項選項> 對話方塊指定的預設模式或系統管理政策所設定的模式開啟該資料庫。

    • 按一下 [ 開啟以開啟資料庫,以在多使用者環境中共用存取權,好方便您和其他使用者讀取及寫入資料庫。

    • 按一下 [開啟>按鈕旁的箭鍵,然後按一下[開啟唯讀開啟資料庫以唯讀存取,以便您進行查看,但無法編輯該資料庫。 其他使用者仍然可以讀取及寫入資料庫。

    • 按一下 [開啟>按鈕旁的箭鍵,然後按一下[獨佔式開啟以使用獨佔式存取開啟資料庫。 當您以獨佔存取開啟資料庫時,任何嘗試開啟資料庫的人,都會收到「檔案已在使用中」訊息。

    • 按一下 [開啟>按鈕旁的箭鍵,然後按一下[開啟獨佔式唯讀模式開啟資料庫以唯讀存取。 其他使用者仍然可以開啟資料庫,但僅限於唯讀模式。

附註: 您可以直接以外部檔案格式開啟資料檔案,例如 dBASE、Microsoft Exchange 或 Excel。 您也可以直接開啟任何 ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server。 Access 會自動在資料檔案所在的資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結至外部資料庫中的每個資料表。

提示

  • 若要開啟最近開啟的其中一個資料庫,請在[檔案>的選項卡上,按一下 [最近值,然後按一下該資料庫的檔案名。 Access 會使用上次開啟資料庫時相同的選項設定來開啟資料庫。 如果最近使用的檔案清單並未顯示,請在 [檔案 > 的 Tab 上,按一下 [選項。 在 [ 存取選項> 對話方塊中,按一下 [用戶端設定。 在 顯示畫面下,輸入要顯示在最近使用的檔案清單中,最多 50 份檔的數量。

    您也可以在 Backstage 的流覽列顯示最近的資料庫,以便按兩下存取:1) [檔案) ,2) 最近要開啟的資料庫。 在靠近最近點選的底端,選取快速存取此數目的最近資料庫核取方塊,然後調整要顯示的資料庫數目。

  • 如果要開啟資料庫,只要按一下 [檔案> Tab上的 [開啟> 命令,就可以按一下 [開啟的最近使用的檔》 對話方塊中,查看您先前開啟之資料庫的快速鍵清單。

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