建立 PowerPoint 簡報的基本工作

建立 PowerPoint 簡報的基本工作

PowerPoint 簡報的運作方式與投影片放映類似。 您用一張張的投影片來訴說一個故事或傳達訊息。 將每張投影片想像成空白的畫布,放上圖片和文字來幫您講出您的故事。

選擇佈景主題

當您開啟 PowerPoint 時,即會看到一些內建佈景主題和範本。 一套佈景主題代表一種投影片設計,其中包含成套的色彩、字型及陰影或反射等特殊效果。

  1. 在 [功能區] 的 [檔案] 索引標籤上選取 [新增],然後選擇佈景主題。

    PowerPoint 顯示佈景主題的的預覽,右側還包含可從中選擇的四種色彩變化。

  2. 按一下 [建立],或挑選一種色彩變化後按一下 [建立]

    顯示 PowerPoint 裡 [佈景主題] 中的 [建立新簡報]

延伸閱讀:在 PowerPoint 使用或建立佈景主題

插入新投影片

  • [常用] 索引標籤上,按一下 [新投影片] 的下半部,然後挑選投影片版面配置。

    顯示 PowerPoint 功能區中 [常用] 索引標籤上的 [新增投影片] 按鈕

延伸閱讀:新增、重新排列及刪除投影片

儲存簡報

  1. 選擇 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]。

  2. 挑選或瀏覽到資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入簡報的名稱,然後選擇 [儲存]。

附註: 如果您時常將檔案儲存到特定資料夾,您可以「固定」路徑,讓該路徑每次都可直接選取 (如下所示)。

儲存 PowerPoint 簡報

提示: 處理時也請隨時儲存工作。 常常按 Ctrl+S

延伸閱讀:儲存簡報檔案

新增文字

選取文字版面配置區,開始輸入。

顯示 PowerPoint 中新增文字至文字欄位

設定文字格式

  1. 選取文字。

  2. 在 [繪圖工具] 下,選擇 [格式]。

    顯示 PowerPoint 功能區上的 [繪圖工具] 索引標籤

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要變更文字的色彩,請選擇 [文字填滿],然後選擇色彩。

    • 若要變更文字的外框色彩,請選擇 [文字外框],然後選擇色彩。

    • 若要套用陰影、反射、光暈、浮凸、立體旋轉、轉換,請按一下 [文字效果],然後選擇想要的效果。

延伸閱讀:

新增圖片

[插入] 索引標籤中,請執行下列其中一項:

  • 如果要插入儲存在本機磁碟機或內部伺服器的圖片,請選擇 [圖片]、瀏覽到圖片,然後選擇 [插入]。

  • 若要從網頁插入圖片,請選擇 [線上圖片],然後使用搜尋方塊來尋找圖片。

    PowerPoint 中的 [插入圖片] 對話框

    選擇圖片,然後按一下 [插入]

新增圖形

您可以新增圖形來說明投影片。 

  1. 選取 [插入] 索引標籤上的 [圖形],然後從顯示的功能表中選取圖形。

  2. 在投影片區域中,按一下並拖曳滑鼠以繪製圖形。

  3. 選取功能區上的 [格式][圖形格式] 索引標籤。 開啟 [圖形樣式] 圖庫,以將色彩和樣式 (包括網底) 快速新增至選取的圖形。

    圖案樣式群組

新增演講者備忘稿

資訊愈精簡扼要,投影片的效果愈好。 您可以將有用的資訊和記事放在演講者備忘稿中,在進行簡報時參考。

  1. 若要開啟備忘稿窗格,請在視窗底部按一下 [備忘稿] PowerPoint 中的 [備忘稿] 按鈕

  2. 在投影片下方的 [備忘稿] 窗格中按一下滑鼠,然後開始輸入備忘稿。

    顯示 PowerPoint 中的演講者 [備忘稿] 窗格

延伸閱讀:

發表簡報

[投影片放映] 索引標籤上,執行下列其中一項操作:

離開投影片放映檢視

若隨時要離開投影片放映檢視,只要按下鍵盤上的 Esc 鍵即可。

選擇佈景主題

開始新的 PowerPoint 簡報時,可以選擇佈景主題或範本。 佈景主題是一種投影片設計,其中包含成套的色彩、字型及陰影或反射等特殊效果。

  1. 選取 [檔案] 索引標籤上的 [新增],然後在 [可用的範本和佈景主題] 下選擇 [佈景主題]

    隨著您每按一下佈景主題時,PowerPoint 會在右側顯示預覽。

  2. 找到您要的項目後,請按一下 [建立]

    顯示主題預覽

延伸閱讀:在 PowerPoint 使用或建立佈景主題

插入新投影片

  • [常用] 索引標籤上,按一下 [新投影片] 的下半部,然後挑選投影片版面配置。

    顯示 PowerPoint 功能區中 [常用] 索引標籤上的 [新增投影片] 按鈕

延伸閱讀:新增、重新排列及刪除投影片

儲存簡報

  1. 選擇 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]。

  2. [檔案名稱] 方塊中輸入簡報的名稱,然後選擇 [儲存]

提示: 處理時也請隨時儲存工作。 常常按 Ctrl+S

延伸閱讀:儲存簡報檔案

新增文字

選取文字版面配置區,開始輸入。

顯示 PowerPoint 中新增文字至文字欄位

設定文字格式

  1. 選取文字。

  2. 在 [繪圖工具] 下,選擇 [格式]。

    顯示 PowerPoint 功能區上的 [繪圖工具] 索引標籤

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要變更文字的色彩,請選擇 [文字填滿],然後選擇色彩。

    • 若要變更文字的外框色彩,請選擇 [文字外框],然後選擇色彩。

    • 若要套用陰影、反射、光暈、浮凸、立體旋轉、轉換,請按一下 [文字效果],然後選擇想要的效果。

延伸閱讀:

新增圖片

  1. 選擇 [插入] 索引標籤上的 [圖片]

  2. 瀏覽您要的圖片,然後選擇 [插入]

新增圖形

您可以新增圖形來說明投影片。 

  1. 選取 [插入] 索引標籤上的 [圖形],然後從顯示的功能表中選取圖形。

  2. 在投影片區域中,按一下並拖曳滑鼠以繪製圖形。

  3. 選取功能區上的 [繪圖工具格式]。 開啟 [圖形樣式] 圖庫,以將色彩和樣式 (包括網底) 快速新增至選取的圖形。

    圖案樣式群組

新增演講者備忘稿

資訊愈精簡扼要,投影片的效果愈好。 您可以將有用的資訊和記事放在演講者備忘稿中,在進行簡報時參考。 在 [標準模式] 中,[筆記] 窗格就位於投影片檢視視窗下方。

  1. [檢視] 索引標籤上的 [簡報檢視] 群組中,按一下 [標準模式]

  2. 在投影片下方的 [備忘稿] 窗格中按一下滑鼠,然後開始輸入備忘稿。

    顯示投影片視窗下方的 [備忘稿] 窗格

發表簡報

[投影片放映] 索引標籤上,執行下列其中一項操作:

  • 若要從第一張投影片開始簡報,請按一下 [開始投影片放映] 群組中的 [從開始]

    顯示 PowerPoint 功能區上的 [投影片放映] 索引標籤

  • 如果您檢視的不是第一張投影片,並想從現在的位置開始,請按一下 [從目前投影片]

  • 如果您必須向遠端的使用者發表簡報,按一下 [投影片廣播] 即可在 Web 上設定簡報。 若要深入了解,請參閱 將 PowerPoint 簡報線上廣播至遠端對象

離開投影片放映檢視

若隨時要離開投影片放映檢視,只要按下鍵盤上的 Esc 鍵即可。

建立深刻有力簡報的秘訣

請考慮下列秘訣以引起觀眾的興趣。

最小化投影片數量

若要維持訊息的清楚,並引起觀眾的注意和興趣,請保持簡報投影片數量的最小化。

選擇觀眾易用的字型大小

觀眾必須能夠從遠處讀取投影片。 一般來說,如果字型大小小於 30 便可能令觀眾難以看到。

保持投影片文字的簡單

您希望簡報對象聆聽您的簡報資訊,而不是閱讀畫面。 使用項目符號或簡短句子,並嘗試將每個項目維持一行的長度。

有些投影機會裁剪投影片的邊緣,所以長句可能會遭裁剪。

使用視覺效果來表達您的訊息

圖片、圖表、圖形和 SmartArt 圖形 都能為觀眾提供視覺上的提示以便記憶。 新增有意義的藝術以補充投影片上的文字和訊息。

不過就跟文字相同,請避免在投影片上包含太多視覺效果。

讓圖表和圖形的標籤容易理解

僅使用足夠的文字,讓圖表或圖形中標籤元素易於理解。

套用不誇張且一致的投影片背景

選擇迷人且一致的 範本 或不會太引人注目的 佈景主題。 您不希望背景或設計貶低您的訊息。

不過,您也想要在背景色彩和文字色彩之間提供對比。 PowerPoint 中的內建佈景主題在淺色背景搭配深色文字之間或深色背景搭配淺色文字間提供出對比。

如需有關如何使用佈景主題的詳細資訊,請參閱套用佈景主題增加簡報的色彩及樣式

檢查拼字及文法。

若要贏得並維保持觀眾對您的尊重,請務必 檢查簡報中的拼字和文法

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