從 Mac 版 Outlook 自動傳送「不在辦公室」回覆

每當您要讓傳送電子郵件給您的人員知道您不會立即回覆其訊息時，您可以從 Outlook 傳送不在辦公室自動回覆。

較新的版本 Office 2011



設定自動回覆有兩種不同的方式。您所選的方式取決於您在 Outlook 中擁有的電子郵件帳戶類型。

如果您有 Exchange 或 Outlook.com 帳戶，請檢視以下內容

您可以為不在辦公室的時間設定自動回覆，並指定結束日期來讓回覆在您回來時自動停止，或者，您可以手動關閉自動回覆。

設定您不在辦公室時的自動回覆

在瀏覽窗格的左下角按一下 [郵件]。
在 [工具] 索引標籤上，按一下 [不在辦公室]。
在 [自動回覆設定] 方塊中，在左側選取您要設定不在辦公室回覆的帳戶，選取 [為帳戶 "X" 傳送自動回覆] 方塊 ("X" 是您要傳送不在辦公室回覆的帳戶)。
在 [每位寄件者僅回覆一次] 下輸入您的自動回覆。
若要設定開始和結束日期，選取 [僅在此時段傳送回覆] 核取方塊，然後輸入開始和結束日期和時間。

附註: 當您選取此方塊並設定開始和結束日期和時間後，您的不在辦公室回覆便會在到了結束日期和時間時自動關閉。
若要設定回覆組織外部人員的選項 (如果 Exchange 系統管理員已啟用)，請選取 [同時傳送回覆給組織外部的寄件者] 方塊，選取 [傳送給所有的外部寄件者]，然後在 [每位外部寄件者僅回覆一次] 下方輸入您的自動回覆。
按一下 [確定]。

關閉自動回覆

您可以在 Outlook 中設定郵件規則來自動回覆新電子郵件訊息。在 Outlook 中可以設定所有帳戶類型的郵件規則，包括 Exchange、POP 和 IMAP 帳戶。

重要: 電子郵件規則是由 Outlook 執行，而非郵件伺服器，因此您的電腦必須開啟且 Outlook 必須開啟，才能傳送自動回覆郵件。

建立電子郵件規則以自動回覆傳入訊息

在瀏覽窗格的左下角選擇 [郵件]。
在 [組合管理] 索引標籤上，選擇 [規則]，然後選取 [編輯規則]。
在 [規則] 方塊的左窗格中，選取您要為其建立規則的帳戶類型，例如 [Exchange]、[IMAP] 或 [POP]。

提示: 如果您不知道自己的帳戶類型，請參閱我不確定我擁有的帳戶類型，然後回到此節中的步驟 4。
在 [規則] 方塊中，選擇 [新增規則] 。
在 [規則名稱] 方塊中，輸入規則名稱，例如 [休假回覆]。
選取 [執行下列] 下方的 [變更狀態] 按鈕，然後選擇 [回覆]。
按一下 [回覆文字]，輸入您要 Outlook 傳送的自動回覆，然後選取 [確定]。

在 [規則] 方塊中，您會看到已建立的 [休假回覆] 規則。

附註: Outlook 會根據您建立的規則傳送自動回覆，直到您手動關閉電子郵件規則為止。

手動關閉電子郵件規則

在 Outlook 功能表列中，選擇 [工具] > [帳戶]。
在 [帳戶] 方塊的左窗格中按一下帳戶。
帳戶類型會列在右側的 [帳戶描述] 上方。
若要回到 [規則] 方塊，請按一下 [全部顯示]，然後選擇 [規則]。
若要設定自動回覆規則，請移至我有 Hotmail、Gmail、Yahoo! 或是其他 POP 或 IMAP 帳戶中的步驟 4。若要設定 Exchange 伺服器帳戶的不在辦公室回覆，請移至我有 Exchange Outlook.com 帳戶。

設定自動回覆有兩種不同的方式。您所選的方式取決於您在 Outlook 中擁有的電子郵件帳戶類型。

開啟郵件答錄機助理員

在瀏覽窗格底部按一下 [郵件] 。

附註: 如果您有多個 Exchange 帳戶，必須分別為每個帳戶開啟或關閉郵件答錄機助理員。若要選擇您要開啟郵件答錄機助理員的帳戶，請先在資料夾清單中，選擇該帳戶中的一個資料夾，然後繼續下一個步驟。
在 [工具] 索引標籤上，按一下 [不在辦公室]。
按一下 [傳送不在辦公室訊息]。
在 [回覆郵件] 方塊中，輸入您要包含在自動回覆的文字。

請執行下列其中一項操作。

若要	執行此動作
設定 [不在辦公室] 訊息的開始日期和結束日期	選取 [以下時段我不在辦公室] 核取方塊，然後設定開始日期和結束日期。
設定組織外部的回覆選項 (如果 Microsoft Exchange 系統管理員有啟用的話)	選取 [將公司外部的回覆傳送到] 核取方塊，然後將資訊填寫完畢。

若要

執行此動作

設定 [不在辦公室] 訊息的開始日期和結束日期

選取 [以下時段我不在辦公室] 核取方塊，然後設定開始日期和結束日期。

設定組織外部的回覆選項 (如果 Microsoft Exchange 系統管理員有啟用的話)

選取 [將公司外部的回覆傳送到] 核取方塊，然後將資訊填寫完畢。

郵件答錄機助理員可搭配執行 Microsoft Exchange Server 的伺服器使用，在您不在辦公室時自動回覆電子郵件。由於是 Exchange 伺服器會傳送郵件，而不是 Outlook，因此不需要開啟 Outlook 就能傳送郵件回覆。

附註: 您的代理人無法為您開啟或關閉郵件答錄機助理員。

關閉郵件答錄機助理員

在瀏覽窗格底部按一下 [郵件] 。

附註: 如果您有多個 Exchange 帳戶，必須分別為每個帳戶開啟或關閉郵件答錄機助理員。若要選擇您要關閉郵件答錄機助理員的帳戶，請先在資料夾清單中，選擇該帳戶中的一個資料夾，然後繼續下一個步驟。
在 [工具] 索引標籤上，按一下 [不在辦公室]。
按一下 [不要傳送不在辦公室訊息]。

提示: 當您為 [不在辦公室] 訊息設定開始日期和結束日期之後，一到結束日期，它就會自動關閉。如果您想要在結束日期之前關閉 [不在辦公室] 訊息，請按一下 [不要傳送不在辦公室訊息]。