您的 Outlook 信箱就這麼大,而電子郵件卻不停地傳入。 為了防止信箱爆掉,您可以把您要保留的舊項目移到「封存」,這是一個獨立的 Outlook 資料檔 (.pst),可以根據需要隨時從 Outlook 開啟。

附註: 如果您包含帳戶,且貴組織使用線上Outlook Microsoft Exchange Server,系統不會針對任何帳戶顯示Exchange Server命令及功能。 您的網路系統管理員也可以停用此功能。

在預設情況下,Outlook 會使用 [自動封存] 定期封存項目。 若要深入了解,請參閱自動封存較舊的項目

您也可以隨時手動封存項目。 如此一來,可以控制要封存哪些項目、要將其儲存在何處,以及項目要過多久才封存。

  1. 執行下列其中一項操作:

    • [Outlook 2013:按一下 [檔案>[>清理工具>檔案


      封存

    • Outlook 2016 中:按一下 [檔案] > [資訊] > [工具] > [清理舊項目]

      清理舊項目

    提示: 如果郵件設定檔是連線到 Exchange Server,您可能就無法使用 [封存] 與 [自動封存]。 此外,您的組織可能會有郵件保留原則來覆寫 [自動封存]。 詳細資訊請詢問您的系統管理員。

  2. 按一下 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,然後選擇您要封存的資料夾。

  3. 在 [封存郵件早於] 下,輸入日期。

    [封存] 對話方塊

  4. 如果您要使用不同的設定來封存一些資料夾,可以建立多個 .pst 檔案。 例如,您希望 [寄件備份] 資料夾保留項目的時間久於 [收件匣] 資料夾項目保留的時間。

  5. 選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 方塊,來封存那些排除在自動封存之外的個別項目。 這個選項並不會移除那些項目的排除設定,而是僅針對這次的封存忽略 [不自動封存] 設定。

  6. 按一下 [確定]。

關閉 [自動封存]

若只要在需要時封存,請關閉 [自動封存]。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

  2. 在 [自動封存] 下,按一下 [自動封存設定]。

  3. 清除 [每 n 天自動封存] 方塊。

重要:  不再支援 Office 2010。 升級至 Microsoft 365 即可隨時隨地在任何裝置上工作,並繼續獲得支援。

立即升級

根據預設,較Outlook定期自動封存的專案。 若要深入瞭解自動封存,請參閱使用 自動封存備份或刪除專案

除了自動封存或取代專案之外,您也可以手動備份和存檔專案。 手動存檔提供彈性,並可讓您指定檔案包含哪些資料夾,以及使用哪些Outlook資料檔案 (.pst) 。

若要手動Outlook專案,請執行下列操作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [清理工具> 。

  3. 按一下 [存檔> 。

  4. 按一下 [ 存檔此資料夾及所有子資料夾選項 ,然後按一下要存檔的資料夾。 您選取資料夾的任何子資料夾都包含在此手動存檔中。

  5. 在 [封存郵件早於] 下,輸入日期。

    [封存] 對話方塊

  6. 如果您不想使用預設檔案或位置,請按一下 [檔案存檔>下的 [流覽來指定新檔案或位置。 流覽以尋找您想要的檔案,或輸入檔案名,然後按一下 [ 確定。 目的地檔案位置會出現在檔案 檔案方塊中。

  7. 選取選取 選取的 包含 「請勿自動封存」專案核取方塊,以包含任何可能會個別標示為無法自動封存的專案。 此選項不會從這些專案移除該排除專案,但只會忽略此檔案的不 自動 存檔核取方塊。

關閉 [自動封存]

如果您只想手動存檔,則必須關閉自動封存。 執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]。

  3. 在 [進一步」選項卡的 [自動封存>下,按一下[自動封存設定。

  4. 清除 每 n 天執行自動封存 核取方塊。

重要:  不再支援 Office 2007. 升級至 Microsoft 365 即可隨時隨地在任何裝置上工作,並繼續獲得支援。

立即升級

自動封存預設為開啟,會自動將舊專案移至已排定的間隔的檔案位置。 不過,您可以手動將專案備份並歸檔到您指定的位置。

附註: 自動 Microsoft Office Outlook 2007 設定可自訂。 您可能會發現自動封存可以符合您的需求,而不是手動備份或存檔專案。 詳細資訊,請參閱 使用自動封存備份或刪除專案

  1. 在 [ 檔案> 功能表上,按一下 [ 檔案存檔>

  2. 選取的 檔案此資料夾及所有子資料夾 選項,然後指定日期在檔案 專案比

    資料夾清單中封存的資料夾

  3. 如果您不想使用預設檔案或位置,請按一下 [檔案存檔> 下的 [流覽> 以指定新檔案或位置。

  4. 如果您想要 取代先前的 設定,不自動封存特定專案,請選取的包含專案與「請勿自動封存」核取方塊。 如果您選擇在此程式期間手動存檔這些專案,除非您日後再次手動重設該設定,否則這些專案會再次受到請勿 自動 存檔設定所影響。

  5. 按一下 [確定]。

附註: Outlook為指定資料夾和位置中的專案自動建立另一個檔案。

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