撰寫有效替代文字所必須知道的項目

如果圖片有一千個字,那麼看不到的人有什麼意義? 在我們的數位世界中,容易受到視覺障礙的人遺漏重要資訊或產生令人沮喪且消極的體驗。 例如,在會議之後,主題演講者會傳送給他們的簡報。 簡報中包含資訊圖表,以說明重要的重點。 若沒有資訊圖表的說明,任何有視覺障礙的人都無法理解資訊圖表,也不會在金鑰資訊上錯失。

替代文字 (替代文字) 是說明性文字,可傳達數位設定(例如應用程式或網頁)中視覺效果專案的意義與內容。 當螢幕閱讀器(例如 Microsoft 朗讀程式、JAWS 及 NVDA 使用替代文字的數位內容)時,它們會大聲讀出替代文字,讓人們能夠更清楚地瞭解畫面上的內容。 精心撰寫、描述性的替代文字會大大減少不確定性並改善使用者體驗。

人們會聽到客觀的文字,但瞭解他們的 subjectively。 本主題說明如何在 Microsoft Office 產品中瞭解、撰寫及使用有效的替代文字。

坐在電腦前的一組人員

何時使用替代文字?

影像和圖片

請務必以簡明且明確的方式來傳達影像的內容和用途。 [替代文字] 不應超過一句話或二,這就是一些 thoughtfully 已選取文字所要執行的時間。 考慮影像的重要資訊。 例如,重要的內容可能是設定、人員臉部的情緒、色彩或相對大小。

在 Windows 版 Word 中含有替代文字範例的 [替代文字] 窗格。

不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。 在下列範例中,替代文字是指的是圖像,並不會完全描述影像的內容。

Windows 版 Word 中不佳的替代文字範例。

圖表、流程圖與圖表

當您處理提供詳細資訊的物件(例如資訊圖表)時,請使用替代文字,以提供傳達給物件的資訊。 例如,將圖表描述為「顯示依時間銷售額的橫條圖」,對於盲人而言將是不有用的。 嘗試傳達洞察力;例如,「橫條圖顯示銷售額隨時間變化。 在7月,「品牌 B」的銷售已超過品牌 B 的銷售量,且總在一年內不斷增加。」

替代文字應該清楚描述流程圖的起點、進度及結果。

Windows 版 Word 中的圓形圖替代文字範例。

影片

不會說明其內容的影片需要替代文字來描述視覺體驗,即使使用者聽到音樂、背景音效及語音也一樣。 [替代文字] 應該描述影片的內容和用途。

在理想的情況下,影片應該包含第二個音軌,其中包含純粹視覺效果的影片元素描述,且視覺障礙的人員無法存取。

何時不使用替代文字?

裝飾性視覺物件

裝飾性物件新增視覺效果,但不提供資訊 (例如,) 的 [樣式框線]。 使用螢幕閱讀程式的人會聽到這些是裝飾性,因此他們知道他們不會遺失任何重要資訊。 若要將視覺效果標示為裝飾性,只要在 [替代文字] 窗格開啟時,選取 [標示為裝飾性] 核取方塊即可。 文字項目欄位會變成灰色。

在 Windows 版 Word 中選取 [標示為裝飾性] 選項的 [替代文字] 窗格。

提示: 如果您將檔匯出為 PDF,您標示為裝飾性的任何視覺效果都會自動標示為 [偽像],這表示在流覽 Pdf 時,螢幕閱讀程式會忽略這些視覺效果。 

交叉分析篩選器和資料表

如果 Microsoft Office 協助工具檢查程式在缺少替代文字時無法標示物件,您就不需要為它寫入替代文字。 交叉分析篩選器和表格就是這些物件的範例。

如何新增替代文字至物件?

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下該物件,然後選取 [編輯替代文字]。

      Excel Win32 [編輯替代文字] 功能表的圖形
    • 選取物件。 選取 [格式] > [替代文字]。

      Windows 版 Outlook 功能區上的 [替代文字] 按鈕。
  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Windows 版 Word 中的 [替代文字] 對話方塊

在 Microsoft Office 中使用替代文字的秘訣

  • 請記得在您的審查程式中使用 [ Microsoft Office 協助工具檢查程式]。 它會檢查所有相關的視覺內容是否都有替代文字,同時也提供其他建議來改善內容的協助工具(例如檢查對比比率)。 若要執行協助工具檢查程式,只需按一下功能區上的 [ 審閱 ] 索引標籤,然後按一下 [ 檢查協助工具]。 如需協助工具檢查程式的詳細資訊,請移至 利用協助工具檢查程式來改善協助工具

  • 請勿使用檔案名、重複的文字或 Url 作為替代文字。 [協助工具檢查程式] 會標示這些專案,因為它們對於有視覺障礙的人來說沒有用。 如需詳細資訊,請移至 協助工具檢查程式的規則

  • 如果有一個構成語義群組的物件群組,例如一組所有顯示狗的相片,請為整個群組指派替代文字。 如果已將物件組合在一起以進行格式設定,請將物件取消群組,並為每個物件指派適當的替代文字。

提示: 若要對您在 [ 替代文字 ] 窗格中輸入的文字進行拼寫檢查及修正,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,然後從建議的替換專案中選取。

附註: 如果您已使用 Microsoft Office 一段時間,您可能會注意到使用 [ 替代文字 ] 窗格來建立兩個欄位、[ 標題 ] 和 [ 描述]。 現在,我們使用單一 描述 欄位,只要您做為作者,就能讓單一欄位變得更容易且更容易混淆,而使用螢幕閱讀器的人也能使用內容。

自動替代文字

在 Microsoft 365中,可以自動產生替代文字。 當您插入圖片時,您可能會在圖片底部看到 [自動產生替代文字] 的橫條圖。

在 Office 2019中,插入影像時不會自動產生替代文字。 如果您想要新增自動替代文字,請在 [替代文字] 窗格中選取 [為我產生描述] 按鈕。 根據影像的內容而定,此功能有時會提供描述性的標記,而您有時會取得完整的句子。

如果產生自動替代文字,請記住要在 [ 替代文字 ] 窗格中進行審閱及編輯,並移除在該處新增的任何批註,例如「在高可信度中產生的描述」。

在 Windows 版 Word 中,在影像的下邊緣自動產生替代文字的影像。

開啟自動替代文字

在您可以使用自動替代文字之前,您必須先在任何 Office 產品中啟用 Office 智慧型服務。

  1. 選取[檔案] >選項> 一般],然後核取 [ Office 智慧型服務] 底下的 [啟用服務]已選取。

  2. 選取 [輕鬆存取] 索引標籤,並確認已在 [自動替代文字] 底下選取 [自動為我產生替代文字]。

關閉自動替代文字

  1. 選取[檔案 >選項] > [輕鬆存取],然後取消選取 [自動替代文字] 底下的 [自動產生替代文字] 選項。

在哪裡可以找到替代文字功能指導方針

取得其他資源以協助您撰寫有效的替代文字:

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