Access 提供多種方法讓您新增或移除資料工作表中的資料行。 您可以使用 [資料工作表檢視] 來新增或移除資料行,以及設定這些資料行的資料類型。 您也可以從工作窗格新增欄位,或者您也可以開啟資料工作表的基礎資料表,並在 [設計檢視] 中新增欄位。 本主題說明如何使用各種方法。

如需有關如何建立和使用資料工作表的詳細資訊,請參閱使用資料工作表工具建立表單 (機器翻譯) 和使用資料工作表 (機器翻譯) 等文章。

您想要做什麼?

了解資料工作表中的資料行

資料工作表以視覺化方式呈現資料庫資料表中所包含的資訊,或查詢所傳回的結果。 資料工作表中的資料行所呈現之內容與資料庫資料表中的欄位相同。 當您從資料工作表中新增或移除資料行時,就是新增或移除資料工作表的基礎資料表中的欄位。 如果該欄位包含資料,您也會消除該資訊。

使用資料行

Access 可讓您更加快速輕鬆地新增或移除資料表欄位,因為您可以在 [資料工作表檢視] 中執行這些工作。 根據預設,[資料工作表檢視] 中的所有資料表現在都包含標示為 [按一下以新增] 的空白資料行。 若要新增資料行,請在該資料行標題下方的第一個空白儲存格中輸入資料。 您也可以在空白資料行中貼上一或多項資料。 您不必再使用 [設計檢視] 來新增或移除資料行,但您還是可以視需要這麼做。

此外,您不必再針對新資料行設定更多常見資料類型。 根據預設,資料庫資料表中的欄位必須包含特定資料類型,例如文字、日期和時間、數字等。 您通常會在設計資料庫的資料表時設定資料類型。 不過,Access 現在會在您第一次於新資料行中輸入資料時,推斷大多數資料類型。 例如,如果您在新資料表的第一個欄位中輸入名稱,Access 會將該欄位設定為 [文字] 資料類型。 如果您貼上日期,Access 會將該欄位設定為 [日期/時間] 資料類型,依此類推。 如果您貼上混合的資料內容 (例如來自多個國家/地區的郵遞區號),Access 會選取最適合用來保存資訊的資料類型 (通常是 [文字] 資料類型)。 如需詳細資訊,請參閱本文稍後所述的<了解 Access 如何在輸入資訊時指派資料類型>一節。

如需有關如何設定資料類型的詳細資訊,請參閱 Access 桌面資料庫的資料類型 (機器翻譯) 一文。 如果您不熟悉關聯式資料庫的設計規則,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

下列節所述的步驟說明如何使用 [資料工作表檢視] 和 [設計檢視],以新增和移除資料工作表中的資料行。

使用 [資料工作表檢視] 新增資料行

本節所述的步驟說明如何使用 [資料工作表檢視] 將資料行新增到資料工作表,為資料行命名,以及輸入資料。 請記住,當您繼續進行時,按照這些步驟會新增並變更資料工作表的基礎資料表中的欄位。

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,找出並按兩下您要新增欄位的資料表。

    Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 捲動到資料工作表的右方或左方 (視您的 Windows [地區及語言] 設定而定),然後找出空白資料行。

    根據預設,[按一下以新增] 文字會顯示在空白資料行的資料行標題中。

  3. 在標題下方的第一個空白資料列中輸入一些資料。

    -或-

    從第一個空白欄位開始,將一或多項資料貼到欄位中。

    儲存變更。

    Access 會根據您輸入的資料類型來設定欄位的資料類型。 例如,如果您輸入名稱,Access 會將資料類型設定為 [文字]。

    如需有關 Access 如何設定資料類型的詳細資訊,請參閱<了解 Access 如何在輸入資訊時指派資料類型>一節。 如需有關如何手動設定資料類型的資訊,請參閱本文稍後所述的設定 [資料工作表檢視] 不會推斷的資料類型

  4. 按兩下資料行標題,然後輸入新欄位的名稱。

    -或-

    以滑鼠右鍵按一下資料行標題,然後按一下捷徑功能表上的 [重新命名欄位]。 接著,輸入欄位的名稱。

  5. 儲存變更。

頁面頂端​​

使用 [資料工作表檢視] 移除資料行

從資料工作表中移除資料行前,請記住下列重要事項:

  • 當您移除資料行時,會刪除資料行中的所有資料,而且無法復原刪除動作。 基於這個原因,您應在刪除資料行前先備份資料表。

  • 您需要執行一些額外的工作,才能刪除某些類型的資料行。 例如,您無法使用 [資料工作表檢視] 刪除主索引鍵欄位。 您必須使用 [設計檢視] 來執行該工作。 此外,您需要先刪除欄位與欄位從中取得其資料的資料表之間的關聯,才能刪除主索引鍵或查閱欄位。 本文的討論範圍不包括說明如何刪除相關欄位。

    若要取得詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本 功能、在Access中新增或變更資料表的主鍵、建立、 編輯或刪除關係,以及建立或刪除多重值欄位。

在 [資料工作表檢視] 中移除資料行

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要移除的資料行的標題資料列。

  2. 按一下捷徑功能表上的 [刪除欄位]。

  3. 按一下 [是] 以確認刪除。

  4. 儲存變更。

頁面頂端​​

使用 [設計檢視] 新增資料行

如果您對於舊版 Access 很熟悉,您可能已有使用 [設計檢視] 的經驗。 [設計檢視] 能提供比 [資料工作表檢視] 更大的彈性,因為您可以設定所有可用的資料類型,還可以建立查閱欄位,完全不必離開 [設計檢視]。

在 [設計檢視] 中新增資料行

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

    -或-

    按一下 Access 狀態列上的 [設計檢視]。

  2. 在 [欄位名稱] 資料行中,選取空白資料列,然後輸入新欄位的名稱。

  3. 在 [資料類型] 資料行的新欄位名稱旁邊,選取新資料行的資料類型。

  4. 儲存變更。

頁面頂端​​

使用 [設計檢視] 移除資料行

在 [資料工作表檢視] 中刪除資料行的規則也適用於 [設計檢視]:如果您刪除資料行,也會遺失該資料行中的所有資料。 此外,您必須先刪除這些欄位的關聯,才能刪除主索引鍵或查閱欄位。

若要取得詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本 功能、在Access中新增或變更資料表的主鍵,以及建立或刪除多重值欄位等文章

在 [設計檢視] 中移除資料行

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

    -或-

    按一下 Access 狀態列上的 [設計檢視]。

  2. 選取您要刪除的欄位 (資料列)。

  3. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [刪除列]。

    -或-

    按 DELETE。

  4. 儲存變更。

頁面頂端​​

了解 Access 如何在輸入資訊時指派資料類型

當您建立空白資料工作表時,Access 會在您第一次在該欄位中輸入資料時,為每個欄位指派資料類型。 下表列出您可輸入的各種資料類型,以及 Access 可套用到各個欄位的資料類型。

附註: 您無法在欄位中輸入資料來設定 [附件] 或 [OLE 物件] 資料類型,而您也無法在欄位中輸入資料來啟用 RTF 編輯支援。

下表說明 Access 如何在您在 [資料工作表檢視] 中輸入資料時,設定欄位的資料類型。

如果您輸入:

Access 會具下列資料類型的欄位:

立民

簡短文字 (文字)

超過 256 個字元的文字區塊或文字與數字。

長文字 (備忘)

附註: 您無法使用 [資料工作表檢視] 來啟用 RTF 格式設定。 此外,如果您為 [備忘] 欄位啟用 [僅新增] 這項屬性,當您將游標放在該欄位中時,Access 會根據預設隱藏任何文字。

如需有關如何啟用 RTF 格式設定的資訊,請參閱建立或刪除 RTF 欄位 (機器翻譯) 一文。

http://www.contoso.com

Access 可辨識下列網際網路通訊協定:http、ftp、gopher、wais、file、https、mhtml、mailto、msn、news、nntp、midi、cid、prospero、telnet、rlogin、tn3270、pnm、mms、outlook。

附註: 您必須以非空白字元遵循通訊協定,Access 才能辨識通訊協定並設定 [超連結] 資料類型。

超連結

50000

數字,長整數

50,000

數字,長整數

50,000.99

數字,雙精準數

50000.389

數字,雙精準數

12/31/2019

Windows [地區及語言] 設定中所指定的日期和時間格式會控制 Access 格式化 [日期/時間] 資料的方式。

日期/時間

2019 年 12 月 31 日

附註: 您必須輸入或貼上比星期幾名稱更多的內容,Access 才能推斷 [日期/時間] 資料類型。 例如,如果您輸入「星期二」,Access 會選取 [文字] 資料類型。 若要讓 Access 推斷 [日期/時間] 資料類型,除了星期幾以外,您還必須輸入月份。

日期/時間

10:50:23

日期/時間

上午 10:50

日期/時間

17:50

日期/時間

$12.50

Access 會辨識 Windows [地區及語言] 設定中所指定的貨幣符號。

貨幣

21.75

數字,雙精準數

123.00%

數字,雙精準數

3.46E + 03

數字,雙精準數

頁面頂端

設定 [資料工作表檢視] 不會推斷的資料類型

根據預設,您無法使用 [資料工作表檢視] 執行某些工作:

  • 您無法將資料貼到空白欄位中來設定 [附件] 或 [OLE 物件] 資料類型。

  • 您無法貼上資料來啟用 [長文字] ([備忘]) 欄位的 RTF 編輯功能。 若要啟用 RTF 支援,您必須在 [設計檢視] 中為欄位設定選項。

本節所述的步驟說明如何執行這些工作。

設定 [附件] 資料類型

  1. 如果您還沒選取資料工作表中的空白資料行 (標示為 [按一下以新增]),請這樣做。

  2. 在下拉式清單中,選取 [附件]。

  3. 儲存變更。

頁面頂端​​

將 [長文字] ([備忘]) 欄位新增到具有 RTF 編輯功能的資料表

  1. 如果您還沒選取資料工作表中的空白資料行 (標示為 [按一下以新增]),請這樣做。

  2. 在下拉式清單中,選取 [RTF 文字]。

  3. 儲存變更。

將資料行轉換為查閱欄位

根據預設,您無法使用 [資料工作表檢視] 將新資料行轉換為查閱欄位。 如果您大致上不熟悉 Access,查閱欄位會顯示來自清單中其他來源 (資料表或項目清單) 的資料。 根據預設,Access 會使用下拉式清單顯示查閱資料,但也可使用表單中的清單方塊 (不會開啟或關閉的清單)。

您可以建立兩種查閱欄位:以資料表為基礎的清單或值清單。 以資料表為基礎的清單使用查詢來擷取其他資料表中的資料,而值清單會顯示一組硬式編碼值。 下列程序說明如何建立這兩種類型的清單。

新增查閱欄位

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下新資料工作表的基礎資料表,然後按一下 [設計檢視]。

    -或-

    按一下 Access 狀態列上的 [設計檢視]。

    資料表隨即在 [設計檢視] 中開啟。

  2. 選取您要轉換的欄位。

    -或-

    選取 [欄位名稱] 資料行中的空白資料列,然後輸入新欄位的名稱。

  3. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [查閱欄]。

    -或-

    在 [設計檢視] 的 [資料類型] 資料行中,按一下向下箭號,然後選取 [查閱精靈]。

    [查閱精靈] 隨即啟動。

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 建立以資料表為基礎的清單    

      1. 選取 [我希望查閱欄查詢資料表或查詢中的值],然後按一下 [下一步]。

      2. 在 [檢視] 底下,選取選項,從清單中選取資料表或查詢,然後按一下 [下一步]。 例如,如果要使用查閱欄位的資料表中的值,請按一下 [資料表]。 如果要使用查詢,請按一下 [查詢]。 若要查看資料庫中所有資料表和查詢的清單,請按一下 [兩者]。

      3. 將要顯示在查閱清單中的欄位從 [可用的欄位] 窗格移動到 [選取的欄位] 窗格,然後按一下 [下一步]。

      4. 您可視需要針對您在上一個步驟中選取的欄位選擇一或多種排序選項,然後按一下 [下一步]。

      5. 您可視需要調整查閱清單中每個資料行的寬度,然後按一下 [下一步]。

      6. 您可視需要在 [您要為您的查閱欄使用何種標籤] 底下的文字方塊中輸入名稱。

      7. 您可視需要選取 [允許多重值] 核取方塊。 選取此選項可讓您選取並儲存清單中的多個項目。

      8. 按一下 [完成]。 如果 Access 提示您儲存資料表,請按一下 [是]。 Access 會將查閱查詢新增到新資料表中。 根據預設,查詢會擷取您指定的欄位,以及來源資料表的主索引鍵值。 接著,Access 會設定查閱欄位的資料類型,以符合來源資料表中主索引鍵欄位所設定的資料類型。 例如,如果來源資料表中的主索引鍵欄位使用 [自動編號] 資料類型,Access 會將查閱欄位的資料類型設定為 [數字] 資料類型。

      9. 返回 [資料工作表檢視],移至查閱欄位,然後選取清單中的項目。

  5. 建立以值為基礎的清單    

    1. 按一下 [我會輸入我想要的值],然後按一下 [下一步]。

    2. 在 [欄數] 方塊中,輸入要在清單中顯示的資料行數目,然後前往第一個空白儲存格並輸入值。

      當您輸入第一個值時,其他空白儲存格會顯示在目前儲存格的下方。

    3. 當您完成輸入第一個值時,請使用 TAB 或向下箭號鍵,將焦點移至下一個儲存格,然後輸入第二個值。

    4. 重複步驟 2 和 3,直到完成建立清單為止,然後按一下 [下一步]。

    5. 您可視需要選擇輸入新欄位的名稱,然後按一下 [完成]。

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