新增清單方塊或下式方塊

在 Access 桌面資料庫中的表單上輸入資料時,從清單中選取值比記住要輸入的值更快速且更容易。 選項清單也有助於確保在欄位中輸入的值是適當的。 清單控制項可以連接到現有的資料,也可以顯示您建立控制項時輸入的固定值。 請繼續閱讀以瞭解 Access 表單可用的清單控制項,以及如何建立及自訂它們。

您想要做什麼?

瞭解清單方塊控制項的類型

Access 提供表單的兩個清單控制項:清單方塊和下式方塊。

清單方塊    清單方塊控制項會顯示值或選項的清單。 清單方塊包含資料列,而且通常會調整為一次顯示數列的大小。 列可以有一或多個欄,可顯示標題或不含標題。 如果清單的列數超過控制項可以顯示的資料列數,Access 會在控制項中顯示捲軸。 使用者僅限於清單方塊中提供的選項;無法將值輸入清單方塊。

清單方塊

下拉式方塊    下拉式方塊控制項提供更精簡的方式來呈現選項清單;清單會隱藏,直到您按一下下拉式箭鍵。 下式方塊也讓您能夠輸入不在清單中的值。 如此一來,下拉式方塊控制項即結合文字方塊和清單方塊的功能。

使用下拉式方塊 (下拉式清單)

1. 按一下箭號以顯示下拉式清單。

2. 按一下下拉式清單中的選項。

清單方塊和下框可以綁定或未繫結控制項。 這些控制項可以在您自己輸入的固定清單中查詢值,或查詢資料表或查詢中的值。 若要建立可查詢資料表或查詢中值的繫結欄位表框或下 記錄來源 ,請確定表單是以包含 外部索引鍵 欄位或查詢 查閱欄位。 這可建立將清單方塊或下式方塊中資料連結至表單上資料所需的關聯。

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使用精靈建立清單方塊或下式方塊

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的表單,然後按一下 [設計檢視] 。

    附註: 此程式會假設表單已綁定至資料表或查詢。 如果表單未綁定,部分步驟將不適用。 若要判斷表單是否與資料表或查詢繫結,請按 F4 以顯示內容表。 在屬性 的資料索引卷起, 記錄 來源屬性方塊會顯示該表單所綁定的資料表或查詢。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,確定已選取 [使用控制項精靈] 按鈕影像

  3. 按一下 [清單 替代文字下式方塊 按鈕影像 工具。

  4. 在表單上,按一下要放置清單方塊或下式方塊的位置。

    • 根據您的選擇,清單方塊精靈或下式方塊精靈會啟動。

  5. 當精靈詢問如何取得控制項的值時,請執行下列其中一項操作:

    • 如果您想要顯示來自記錄來源的目前資料,請按一下 [我希望清單方塊/下式方塊查詢資料表或查詢 中的值

    • 如果您想要顯示很少變更的固定值清單,請按一下 [我要輸入的值

    • 如果您希望控制項執行尋找作業,而不是做為資料輸入工具,請按一下表單上根據我在清單方塊/下式方塊中選取的值來尋找 記錄。 這會使用內嵌宏建立未繫結控制項,根據使用者輸入的值執行尋找作業。

  6. 請遵循指示指定值顯示方式。

  7. 如果您在精靈第一頁選擇前兩個選項的其中一個選項,精靈會詢問當您選取值時,Access 要執行什麼操作。 執行下列其中一個動作:

    • 若要建立 未繫結控制項,請按一下 [記住值供日後使用。 這表示 Access 會保留選取的值,直到使用者變更或關閉表單,但不會將值寫入資料表。

    • 若要建立 繫結控制項,請按一下此欄位中的 [儲存該值,然後選取要繫結控制項的欄位。

  8. 按一下 [ 下一步>,然後輸入控制項的標籤。 此標籤會顯示在控制項旁邊。

  9. 按一下 [完成]

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新增欄位至表單以建立清單方塊或下式方塊

您可以在表單中新增一個 Lookup 欄位,以建立繫結欄位表框或下式方塊。

  1. 在資料表中建立一個查找欄位。 您建立的 Lookup 欄位可以是多重值,也可以包含單一值。

    有關建立多重值 Lookup 欄位的資訊,請參閱建立或刪除 多重值欄位一文

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 建立以包含 Lookup 欄位的記錄來源為基礎的新表單。 例如,在功能窗格中,選取包含 [查詢> 欄位的資料表或查詢,然後按一下 [表單群組中表單 按鈕影像

      Access 會自動為 Lookup 欄位建立下式方塊。

    • 新增清單方塊或下式方塊至表單:

      1. 在設計檢視中,開啟以包含 Lookup 欄位的記錄來源為基礎的表單。

      2. 如果沒有 顯示 [欄位清單 窗格>,請按 Alt+F8 以顯示它。

      3. 按兩下 [Lookup 欄位,或將 [欄位清單窗格的 [Lookup> 欄位拖 曳到表單上。 Access 會自動建立一個與欄位綁定的下式方塊。

        提示: 若要將下式方塊變更為清單方塊 (反之亦然) ,請以滑鼠右鍵按一下控制項,按一下快捷方式功能表上的 [變更為,然後按一下您想要的控制項類型。

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使用精靈建立清單方塊或下式方塊

當您在沒有使用精靈的情況下建立清單方塊或下下拉式列示方塊時,您可以自己設定控制項的許多屬性。 如果您想要特定屬性詳細資訊,請按一下適當的屬性方塊,然後按 F1。

  1. 在設計檢視中開啟表單。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,確定未選取 [使用控制項精靈]。

    按鈕影像

  3. 按一下 [ 清單方塊 替代文字下式方塊 按鈕影像 工具。

  4. 在表單內按一下以建立預設大小的控制項,或按一下並拖曳,直到控制項成為您想要的大小。

  5. 當控制項仍為選取狀態時,請按 F4 以開啟其屬性工作表。

  6. 使用下表的指引設定資料列來源類型和資料列來源屬性。

若要執行此動作...

將列來源類型屬性設為...

並設定 Row Source 屬性,如下所示:

顯示資料表或查詢的值,或 SQL 語句的結果

資料表/查詢

在下拉式清單中,選取包含要顯示在清單方塊或下拉式方塊中的值的資料表或查詢。

-或-

輸入 SQL 語句。

-或-

在屬性 的 [資料> 索引卷 [建立器] 按鈕 開啟查詢建立器。 有關建立查詢的資訊,請參閱建立 簡單的選取查詢一文

顯示固定值清單

值清單

輸入以分號分隔的固定值清單 ; (;) 。 例如 ,North;南部;東部;西部

-或-

在屬性的 [資料 [建立器] 按鈕 上,按一下 [編輯清單專案 [建立器] 按鈕開啟對話方塊,然後在個別的行中輸入專案。

顯示資料表或查詢的欄位清單

欄位清單

在下拉式清單中,選取包含要顯示在清單方塊或下拉式方塊中的功能變數名稱的資料表或查詢。

  1. 如果您想要在控制項中顯示多個資料行,請按一下 [欄計數屬性方塊,然後輸入您想要的欄數。 設定欄 屬性以調整欄寬。 有關每個屬性的資訊,將游標放在屬性方塊中,然後按 F1。

  2. 如果您希望 Access 儲存您選取的值,請按一下 [控制項來源屬性框,然後選取要繫結欄位表框或下式方塊的欄位。

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自訂清單方塊或下式方塊

在設計檢視開啟表單時,請確保已選取清單方塊或下層方塊,然後按 F4 以開啟控制項的屬性工作表。 然後,執行下列其中一項操作:

  • 變更清單方塊或下式方塊中的排序次序    如果您使用精靈建立清單方塊或下式方塊,Access 會自動根據第一個可見欄排序組成清單的列。 如果您想要指定不同的排序次序,或將控制項的 Row Source 屬性設定為儲存的查詢,請使用下列程式:

    • 按一下 [ 資料標籤 ,然後按一下列 來源屬性 方塊。

    • 在屬性 的 [資料> 索引卷 [建立器] 按鈕 開啟查詢建立器。

    • 您想要 排序之欄的排序列中,指定您想要的排序次序。

  • 從清單方塊或下式方塊綁定欄    

    在清單 或下式方塊的綁定欄屬性方塊中,指定對應到欄在清單方塊或下式方塊中位置的號碼。 例如,輸入 1 以將清單方塊或下式方塊的第一欄綁定至 Control Source 屬性中指定的基礎欄位。 計算欄數時,請包含隱藏的欄。

    如果您將綁定 欄屬性 設為 0,Access 會保存清單索引,而不是其中一個資料行的值。 如果您要儲存一系列數位,而不是清單值,這項功能就很實用。

  • 隱藏表單上清單方塊或下式方塊中的欄    

    • 在欄寬屬性方塊中,輸入要隱藏之欄或欄的0。

      例如,假設您有一個具有 0.5" 寬 SupplierID 欄和 2" 寬 SupplierName 欄的綁定雙欄下拉式方塊。 SupplierID 欄是清單中的第一欄,因此欄寬屬性設為0.5";2"。 若要隱藏 SupplierID 欄,請設定欄寬屬性為 0";2"。 SupplierID 資料行仍然可以是綁定資料行,即使它是隱藏的。

      附註: 在下式方塊中,當清單未顯示時,下式方塊的文字方塊部分會顯示第一個可見的欄。 例如,由於 SupplierID 資料行為隱藏狀態,因此會顯示上一個範例中的 SupplierName 資料行。 如果 SupplierID 資料行並未隱藏,則會顯示該欄,而非 SupplierName 資料行。

  • 新增欄標題至表單上的下一個方塊    

    • 在 [ 欄標題屬性 方塊中, 按一下是 以顯示欄標題。 只有在清單開啟時,下下拉式列示方塊中的標題才會出現。

      如果下式方塊或清單方塊是以記錄來源為基礎,Access 會使用記錄來源的功能變數名稱做為欄標題。 如果下拉式方塊或清單方塊是以固定值清單為基礎,Access 會使用值清單 (資料 來源屬性) 的第一個 n 個專案做為欄標題,其中 n = Column Count 屬性中設定的數量。

  • 關閉表單上下一個下框的填入就地輸入功能    

    • 在自動 展開屬性 方塊中,按一下 [否

      當自動 展開屬性 設為 No時,您必須從清單中選取值,或輸入整個值。

  • 設定表單上下式方塊清單方塊部分的寬度    

    • 在清單 寬度 屬性方塊中,使用 Windows 控制台中設定 (單位輸入您想要) 。 若要使用預設的度量單位,請包含度量標記。 例如,輸入2 cm。 請務必為捲軸保留足夠的空間。

      下拉式方塊的清單方塊部分可以比文字方塊部分寬,但不能較窄。 自動 () 的預設設定,讓清單方塊的寬度與下式方塊的文字方塊部分相同。

  • 設定表單上下式方塊中要顯示的列數上限    

    • 在清單 屬性方塊中,輸入數位。

      如果實際列數超過清單列屬性中指定的數位,下式方塊中會顯示垂直捲動條。

  • 將下式方塊專案限制為表單上下式方塊清單部分中的專案    

    • 在 [ 限制到清單屬性 方塊中,按一下 [是

      附註: 

      • 如果下式方塊中顯示的第一欄不是綁定欄,Access 會限制清單專案,即使限制清單屬性設為No。

      • 如果 限制清單 屬性設為 No,則當您輸入不在清單中的專案時,如果下層方塊已綁定,則專案會儲存在基礎欄位中,但是不會新增到清單中。 若要新增專案至清單,請使用 On Not In List 屬性和 Not In List 事件。

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