新增連絡人

您可以將新連絡人存到通訊錄中,以收集及組織人員相關資訊。 連絡人就像是儲存連絡人資訊的電子卡片。 連絡人可以和姓名和電子郵件地址一樣基本,也可以包含更多資訊,例如街地道道位址、多個電話號碼,以及個人資料圖片。

您可以控制在連絡人卡片中新增及更新及移除哪些資訊。

部分填入 Outlook 連絡人卡片

將某人儲存為連絡人後,您可以在電子郵件中輸入他們名稱的數個字母, Outlook 會填入他們的電子郵件地址。 或者,按一下幾下,您就能打電話給該人員,而不需要查看其電話號碼。

  1. 開啟郵件,讓人員的名稱顯示在以下其中一行中:From:、To:、Cc:密件副本:。

  2. 以滑鼠右鍵按一下適當的名稱,選擇 [ 新到 Outlook 連絡人

  3. 在開啟的視窗中,填寫您想要儲存的詳細資訊。

    從郵件新增連絡人至 Outlook

    附註: Outlook 在 [電子郵件> 方塊中插入連絡人的電子郵件地址,以及郵件中可在適當方塊中提供的連絡人任何其他資訊。 如果連絡人在貴組織中,其中可能包含其職稱、部門、電話號碼和辦公室。

  4. 選取 [儲存]。

  1. 按一下畫面底部的 [人員]

    按一下 [連絡人]

  2. 從檔案功能表中,選取 新的連絡人 或按 Ctrl+N。

    [連絡人] 索引標籤上的 [新增連絡人] 按鈕

    提示: 若要從另一個資料夾建立 Outlook,請按 Ctrl+Shift+C。

  3. 輸入名稱及您要包含關於該連絡人的任何其他資訊。

  4. 如果您想要立即建立另一個連絡人,請選擇&新 (,就不需要為每個連絡人從頭開始) 。

    提示: 

    • 若要新增同一家公司的另一 連絡人,請選擇儲存新&旁的向下箭&,然後選擇同一家公司 的連絡人

    • 建立同一公司的新連絡人

  5. 當您輸入完新連絡人後,請選擇儲存並關閉& 關閉

您可以為某人儲存多個電話號碼、電子郵件地址或郵件標籤。

  1. 如果您之前尚未新增連絡人,請建立新連絡人。 否則,請開啟現有的連絡人。

  2. 按一下電子郵件、任何電話號碼欄位或商務位址旁的向下箭號,然後從下拉式方塊選取其中一個其他選項。 例如,若要新增第二封電子郵件,請選取 電子郵件 2。 若要新增 TTY/TDD 電話號碼,請按一下任何電話欄位旁的箭號,然後選取 TTY/TDD。 

為連絡人新增額外的電子郵件地址

如果您在電腦上儲存人員的圖片 (或其他位置) ,您可以在他們的連絡人資訊中使用它。

  1. 按一下新連絡人方塊中的影像圖示。

    按一下該圖像圖示以新增相片

  2. 在 [新增連絡人圖片> 方塊中找出您想要使用 的圖片 ,然後按一下 [ 確定

  • 從 .csv 或 .pst 檔案中輸入連絡人    .csv 檔案包含您匯出為文字檔的連絡人,其中連絡人資訊的每一部分會以逗號 (.csv 表示「逗號分隔值」) 。

.pst 檔案是從 Outlook 匯出成其他電腦可以讀取的格式的檔案。

如需 深入瞭解,請參閱 將連絡人導入 Windows 的 Outlook。

  • 從 Excel 取得連絡人    您可以使用匯進和匯出精靈來匯出 Excel 檔案中儲存的連絡人資訊,例如 .xlsx 或 .xls。

如需 深入瞭解,請參閱 將連絡人導入 Windows 的 Outlook。

您可以控制將哪些資訊新加到連絡人卡片。 您可以選擇更新和刪除資訊。

部分填入 Outlook 連絡人卡片

若要變更連絡人卡片中名稱的顯示方式

  1. 在檔案選項卡上,選擇選項>人員

  2. 名稱與歸檔下,執行下列操作:

    • 在預設的 「全名」訂單清單中 ,選擇一個選項。

      Outlook 人員選項,顯示全名訂單清單選項。

      選項

      範例

      第一 (中間) 最後一個

      Molly N Dempsey

      最後一個

      Dempsey Molly

      第一個 Last1 Last2

      Molly Jones Dempsey

    • 在預設的 「檔案為」順序清單中 ,選擇一個選項。

      Outlook 人員選項,顯示檔案為訂單清單選項。

      選項

      範例

      最後,第一個

      Dempsey, Molly N

      第一份清單

      Molly N Dempsey

      公司

      Contoso Ltd.

      最後, (公司)

      Dempsey,Molly (Contoso Ltd.)

      公司 (最後一個)

      Contoso Ltd. (德蒲賽,Molly N)

  3. 完成時按一下 [確定]。

更新現有連絡人卡片上的資訊

  1. 2010年 12 月 15 日到 2012 年 12 月 13 日 ,在 2012 年 12 月 3

    在 Outlook 的首頁上,選擇尋找群組中的通訊錄。

  2. [通訊錄:連絡人:連絡人> 對話方塊中,在 [通訊錄> 清單中,選擇儲存連絡人資訊的通訊錄。

  3. 選取您想要變更的連絡人,以滑鼠右鍵按一下連絡人卡片,並根據需要修改或更新資訊。

  4. 選擇儲存&關閉>關閉>檔案。

若要新增分機號碼

  1. 在連絡人卡片的電話號碼,選擇商務

    附註: 請勿選擇商務、商務傳真或行動信箱旁的下拉式箭號。 選擇實際方塊。

  2. 在 [ 檢查電話號碼 > 對話方塊中,填寫 [ 電話詳細資料,包括 分機號碼> 方塊。

    在 Outlook 的 [連絡人卡片上,電話號碼下,選擇一個選項,並根據需要更新 [檢查電話號碼> 對話方塊。

將連絡人卡片轉給同事或商務同事

  1. 開啟連絡人卡片。

  2. 在連絡人的 Tab上,在動作群組中,選擇在轉場清單中,選擇為Outlook 連絡人

    在 Outlook 的連絡人選項卡上,選擇動作群組中的 Foward,然後選擇選項。

    附註: 連絡人卡片會以電子郵件訊息中的附件形式轉用。

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從連絡人中建立連絡人

  1. 在 [ 檔案」 功能表上,指向 [ 新增,然後按一下 [連絡人> 。

    鍵盤快速鍵 若要建立連絡人,請按 Ctrl+Shift+C。

  2. 輸入連絡人的名稱。

  3. 輸入您想要為連絡人包含的資訊。

    附註: 

    • 若要指定您希望連絡人的名稱顯示在郵件的連絡人行中,請于顯示方式方塊中輸入名稱。

    • 若要輸入多個欄位專案 ,例如多個電話號碼或電子郵件地址,請按一下欄位旁的向下箭號。

    • 如果您有一個連絡人的一個郵件標籤,請選取 "這是郵寄地址" 核取方塊,以建立合併列印期間要使用的位址。

    提示: 您可以使用相同的公司資訊,快速建立另一個連絡人。 在目前的連絡人的 [動作> 功能表上 ,按一下 [ 來自同一家公司的新連絡人

您可以使用現有連絡人 連絡人 現有連絡人建立新連絡人,然後在必要時變更任何資訊。

  1. 在 [連絡人」 的 [ 名片 視圖> 中,按一下要做為範本的連絡人。

    附註: 您也可以在位址卡和詳細位址 視圖中 完成此 程式。

  2. 按 CTRL+C,然後按 CTRL+V。

  3. 在 " 偵測到重複的連絡人 " 方塊中,選取新增 連絡人 選項。

    當您將連絡人或 電子名片 名稱或電子郵件名稱與連絡人資料夾中已存在的連絡人或電子郵件名稱相同時, Microsoft Outlook 會顯示一個對話方塊,其中提供將重複的連絡人新增為新連絡人的選項,或使用重複連絡人的新資訊更新現有連絡人。 若要瞭解更多內容,請參閱解決 或刪除重複的連絡人

  4. 按一下 [新增]

    新連絡人 會出現在複製 的連絡人旁的名片中。

  5. 按兩下新連絡人以開啟該連絡人,然後根據需要編輯資訊。

  6. 按一下 [儲存後關閉]

  1. 開啟或預覽包含要新加入連絡人清單之名稱的電子郵件訊息。

  2. 以滑鼠右鍵按一下要加入連絡人的寄件者名稱,然後按一下快捷方式功能表上的 [新到連絡人。

    附註: 在 Outlook 中,當您回復連絡人時,無法自動將連絡人資訊新增到連絡人或通訊錄。

當您在電子郵件訊息中儲存收到的電子名片時,即會建立新連絡人。 如果您已經有相同名稱的連絡人,您可以將複本儲存為新連絡人,或更新原始連絡人。

  1. 在開啟的郵件中,以滑鼠右鍵按一下卡片,然後按一下快捷方式功能表上的 [新到連絡人。 新連絡人會在連絡人表單中開啟。

  2. 在 [連絡人」選項卡的 [儲存群組中,按一下 [儲存&關閉

  3. 如果您已經有同名的連絡人,Outlook 會偵測到重複的連絡人。 請執行下列其中一項操作:

    • 選取 新增連絡人。 這會建立重複的連絡人,包括連絡人表單和電子名片。

    • 選取 更新資訊。 會列出現有的重複連絡人。 按兩下連絡人以進行更新,然後更新連絡人表單上的資訊並儲存。

新的連絡人資訊現在會儲存于連絡人中,並可在電子名片和其他視圖中使用。 您可以在儲存連絡人資訊之前和之後對連絡人資訊進行變更。 若要在儲存卡片之後對卡片進行變更,請參閱建立 電子名片中的指示

附註: 

  • 您也可以以滑鼠右鍵按一下郵件標題中附加的 .vcf 檔案,以開啟快捷方式功能表並新增連絡人,或選擇其他選項。

  • 如果您按一下 連絡人表單& [儲存新連絡人與新增資料> 選項,即會儲存已開啟的連絡人,並開啟新的空白連絡人表單。

您必須使用 Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003 或 Exchange Server 2007 帳戶,才能使用這項功能。 因為大多數的家用及個人帳戶並無法使用 Microsoft Exchange。

  1. 開啟要建立連絡人的公用資料夾。

    作法

    1. 如果看不到 資料夾清單 ,請按一下 [前往> 功能表, 然後按一下 [ 資料夾清單> 。

    2. 按一下 [公用資料夾」,然後按一下要開啟的資料夾。

      如果您想要開啟的資料夾位於另一個資料夾內,請按一下每個子資料夾旁的加 (+) ,直到您找到想要的資料夾。

  2. 在 [ 檔案」 功能表上,指向 [ 新增,然後按一下 [連絡人> 。

  3. 輸入新連絡人的名稱。

  4. 輸入您想要為連絡人包含的資訊。

    附註: 

    • 若要指定您希望連絡人的名稱顯示在郵件的連絡人行中,請于顯示方式方塊中輸入名稱。

    • 若要輸入多個欄位專案,例如一種以上類型的電話號碼或位址,請按一下欄位旁的向下箭號。

    • 如果您有一個連絡人的一個郵件標籤,請選取 "這是郵寄地址" 核取方塊,以建立合併列印期間要使用的位址。

  5. 按一下 [儲存並關閉

    您只能在連絡人資料夾中建立 連絡人。 例如,您無法在郵件資料夾中建立新連絡人。

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