更新資料時的設計考慮

設計完善的資料庫不僅有助於確保資料完整性,而且更容易維護及更新。 Access 資料庫並非與 Microsoft Word 檔或 Microsoft PowerPoint 投影片組相同的檔案。 相反地,它是物件(資料表、表單、報表、查詢等)的集合,必須共同運作才能正常運作。

使用者主要透過控制項輸入資料。 您對指定控制項所做的動作,取決於針對基礎資料表欄位設定的資料類型、針對該欄位設定的任何屬性,以及針對該控制項設定的屬性。 最後,請考慮使用其他資料庫技術,例如驗證、預設值、清單和查閱,以及串聯更新。 

如需從使用者觀點更新資料的詳細資訊,請參閱新增、編輯及刪除記錄的方法

本文內容

資料庫設計對資料輸入有何影響

您在資料庫中保留的資訊會儲存在資料表中,其中包含特定主語(例如資產或連絡人)的相關資料。 資料表中的每一筆記錄都包含一個專案(例如特定連絡人)的相關資訊。 記錄是由欄位組成,例如 [名稱]、[位址] 和 [電話號碼]。 記錄通常稱為列,而欄位通常稱為資料行。 這些物件必須遵循一組設計原則,否則資料庫將無法正常運作或全部失敗。 接著,這些設計原則會影響您輸入資料的方式。 請考量下列事項:

  • 資料表    Access 會將所有資料儲存在一個或多個資料表中。 您使用的資料表數目視資料庫的設計和複雜度而定。 雖然您可以在表單、報表或查詢所傳回的結果中查看資料,但 Access 只會儲存資料表中的資料,而資料庫中的其他物件則是根據這些資料表來建立。 每個資料表都應該以一個主語為基礎。 例如,商務連絡人資訊表格不應該包含銷售資訊。 如果有的話,尋找及編輯正確的資訊可能會變得困難(如果不可能)。

  • 資料類型    通常,資料表中的每個欄位只接受一種類型的資料。 例如,您無法將筆記儲存在設定為接受數位的欄位中。 如果您嘗試在此類欄位中輸入文字,Access 會顯示錯誤訊息。 不過,這並不是一個困難且快速的規則。 例如,您可以在設定為 [簡短文字] 資料類型的欄位中儲存數位(例如郵遞區號),但您無法對該資料執行計算,因為 Access 會將它視為一段文字。

    有一些例外狀況,記錄中的欄位應該只接受一個值。 例如,您不能在 [位址] 欄位中輸入一個以上的位址。 這與 Microsoft Excel 相反,它可讓您在單一儲存格中輸入任意數目的名稱或位址或圖像,除非您將該儲存格設定為接受有限類型的資料。 

  • 多重值欄位    Access 提供稱為多重值欄位的功能,可將多個資料片段附加到單一記錄,以及建立可接受多個值的清單。 您隨時可以識別多重值清單,因為 Access 會在每個清單專案旁顯示覆選框。 例如,您可以將 Microsoft PowerPoint 投影片組和任何數目的圖像附加至資料庫中的記錄。 您也可以建立名稱清單,並視需要選取其中許多名稱。 多重值欄位的使用似乎會破壞資料庫設計的規則,因為您可以針對每個資料表欄位儲存一個以上的記錄。 但 Access 會將資料儲存在特殊的隱藏資料表中,以強制執行「幕後幕後」這項規則。

  • 使用表單    您通常會在您想要讓資料庫更容易使用時建立表單,並協助確保使用者正確地輸入資料。 如何使用表單來編輯資料,取決於表單的設計。 表單可以包含任何數目的控制項,例如清單、文字方塊、按鈕甚至是資料工作表。 而且,每個表單上的控制項可讀取或寫入資料到基礎資料表欄位。

如需詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本概念建立資料表及新增欄位

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設定欄位或控制項的預設值

如果有大量記錄對指定的欄位(例如城市或國家/地區)共用相同的值,您可以設定綁定至該欄位的控制項或欄位本身的預設值,以節省時間。 當您開啟表單或資料表以建立新記錄時,您的預設值會出現在該控制項或欄位中。

在表格中

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在視圖頂端,選取欄位。

  3. 在視圖底部,選取[一般] 索引標籤。

  4. 將 [預設值] 屬性設定為您想要的值。

在表單中

  1. 在 [版面配置] 或 [設計檢視] 中開啟表單。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您要使用的控制項,然後按一下 [屬性]。

  3. 在 [資料] 索引標籤上,將 [預設值] 屬性設定為您想要的值。

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使用驗證規則來限制資料

您可以在 Access 桌面資料庫中使用驗證規則來驗證資料。 驗證規則可以設定在資料表的 [設計] 或資料表的 [資料工作表] 檢視中。 在 Access 中有三種類型的驗證規則︰

  • 欄位驗證規則    您可以使用欄位驗證規則來指定所有有效欄位值必須符合的準則。 除非您在函數中使用目前的欄位,否則您不需要將該欄位指定為規則的一部分。 使用輸入遮罩能讓幫助您遵守欄位中字元類型的輸入限制。 例如,日期欄位可能有驗證規則不允許過去的值。

  • 記錄驗證規則    您可以使用記錄驗證規則來指定所有有效記錄必須符合的條件。 您可以使用記錄驗證規則來跨欄位比較值。 例如,有兩個日期欄位的記錄可能需要一個欄位的值永遠位於另一個欄位的值前面(例如,[開始時間] 為 [結束日期] 之前)。

  • 在表單上驗證    您可以使用表單上控制項的 [驗證規則] 屬性來指定所有輸入該控制項的值都必須符合的準則。 [驗證規則] 控制項屬性的運作就如同 [欄位驗證規則]。 通常,無論用於何處,如果規則僅適用於該表單而不是資料表的話,您會使用表單驗證規則而不是欄位驗證規則。

如需詳細資訊,請參閱使用驗證規則限制資料輸入

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使用值清單與查閱欄位

Access 中有兩種類型的清單資料:

  • 值清單    這些都包含您手動輸入的硬編碼值集。 這些值會駐留在欄位的 [資料列來源] 屬性中。

  • 查閱欄位    這些會使用查詢從另一個資料表中檢索值。 欄位的 [資料列來源] 屬性包含查詢,而不是以硬式編碼值清單的方式顯示。 查詢會從資料庫中的一個或多個資料表中檢索值。 根據預設,查閱欄位會以清單的形式向您呈現這些值。 視您設定查閱欄位的方式而定,您可以從該清單中選取一或多個專案。

    注意事項    查閱欄位可能會混淆新的 Access 使用者,因為專案清單會出現在一個位置(Access 從查閱欄位中的資料建立的清單),但是資料可以駐留在其他位置(包含資料的資料表)。

根據預設,Access 會在下拉式方塊控制項中顯示清單資料,不過您可以指定清單方塊控制項。 隨即會開啟一個下拉式方塊來呈現清單,然後在您進行選取之後關閉。 相反地,清單方塊會保持開啟狀態。

若要編輯清單,您也可以執行 [編輯清單專案] 命令,或者您可以直接在來源資料表的 [資料列來源] 屬性中編輯資料。 當您更新查閱欄位中的資料時,會更新來源資料表。

如果清單方塊或下拉式方塊的 [資料列來源類型] 屬性設定為 [值清單],您可以在 [表單檢視] 中開啟表單時編輯值的清單,避免切換至 [設計檢視] 或 [版面配置] 視圖、開啟屬性工作表,以及在每次需要變更清單時編輯控制項的 [資料列來源] 屬性。 若要編輯值清單,必須將清單方塊或下拉式方塊的 [允許值清單編輯] 屬性設定為[是]

如需詳細資訊,請參閱使用清單方塊或下拉式方塊建立挑選清單

避免在 [表單檢視] 中編輯值清單

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的表單,然後按一下 [設計檢視] 或 [版面配置視圖]。

  2. 按一下控制項加以選取,然後按 F4 以顯示內容表。

  3. 在屬性工作表的 [資料] 索引標籤上,將 [允許值清單編輯] 屬性設定為 []。

  4. 按一下[檔案],然後按一下 [儲存],或按 Ctrl + S 按鈕影像

指定不同的表單來編輯值清單

根據預設,Access 會提供內建的表單,以編輯值清單的目的。 如果您想要使用另一個表單來實現此目的,您可以在 [清單專案編輯表單] 屬性中輸入表單的名稱,如下所示:

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的表單,然後按一下快捷方式功能表上的 [設計檢視] 或 [版面配置視圖]。

  2. 按一下控制項加以選取,然後按 F4 以顯示內容表。

  3. 在屬性工作表的 [資料] 索引標籤上,按一下 [清單專案編輯表單] 屬性方塊中的下拉式箭號。

  4. 按一下您要用來編輯值清單的表單。

  5. 按一下檔案,然後按一下 [儲存],或按 Ctrl + S 按鈕影像

檢查表單中的查閱欄位

  1. 在 [版面配置] 或 [設計檢視] 中開啟表單。

  2. 以滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項,然後按一下 [屬性]。

  3. 在屬性工作表中,按一下 [全部] 索引標籤,找出 [資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性。 [資料列來源類型] 屬性應包含值清單資料表/查詢,而 [資料列來源] 屬性應包含以分號或查詢分隔的專案清單。 如需更多空間,請以滑鼠右鍵按一下屬性,然後選取 [縮放] 或按 Shift + F2。

    值清單通常會使用這個基本語法: "item"; "專案";"item"

    在這種情況下,清單是以雙引號括住的一組專案,並以分號分隔。

    選取查詢使用這個基本語法:選取 [table_or_query_name]。 [[table_or_query_name]中的 field_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表或查詢,以及該資料表或查詢中的欄位。 第二個子句只參照資料表或查詢。 以下是要記住的重點: SELECT 子句不需要包含資料表或查詢的名稱,雖然建議這樣做,而且它們必須包含至少一個欄位的名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此,您隨時都可以讀取 FROM 子句,以尋找查閱欄位的來來源資料表或來源查詢。

  4. 執行下列其中一項操作。

    • 如果您使用的是值清單,請編輯清單中的專案。 請確定您使用雙引號括住每個專案,並以分號分隔每個專案。

    • 如果查閱清單中的查詢參照另一個查詢,請在 [設計檢視] 中開啟第二個查詢(在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計檢視])。 請注意出現在 [查詢設計工具] 上方區段中的資料表名稱,然後移至下一個步驟。

      否則,如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表,請記下資料表的名稱,然後移至下一個步驟。

  5. 在 [資料工作表視圖] 中開啟資料表,然後視需要編輯清單專案。

檢查資料表中的查閱欄位

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在查詢設計格線的上半部區段中,按一下 [資料類型] 欄中的 [任何文字]、[數位] 或 [是/否] 欄位,或將焦點放在其中。

  3. 在資料表設計格線線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後查看 [資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性。

    [資料列來源類型] 屬性必須是 [讀取值清單] 或 [資料表/查詢]。 [資料列來源] 屬性必須包含值清單或查詢。

    值清單使用這個基本語法: "item"; "專案";"item"

    在這種情況下,清單是以雙引號括住的一組專案,並以分號分隔。

    通常,選取 [查詢] 使用這個基本語法:選取 [table_or_query_name]。 [[table_or_query_name]中的 field_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表或查詢,以及該資料表或查詢中的欄位。 第二個子句只參照資料表或查詢。 以下是要記住的重點: SELECT 子句不需要包含資料表或查詢的名稱,雖然建議這樣做,而且它們必須包含至少一個欄位的名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此,您隨時都可以讀取 FROM 子句,以尋找查閱欄位的來來源資料表或來源查詢。

  4. 執行下列其中一項操作。

    • 如果您使用的是值清單,請編輯清單中的專案。 請確定您使用雙引號括住每個專案,並以分號分隔每個專案。

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照其他查詢,請在 [功能窗格] 中,在 [設計檢視] 中開啟第二個查詢(以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計檢視])。 請注意出現在 [查詢設計工具] 上方區段中的資料表名稱,然後移至下一個步驟。

      否則,如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表,請記下資料表的名稱,然後移至下一個步驟。

  5. 在 [資料工作表視圖] 中開啟資料表,然後視需要編輯清單專案。

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刪除值清單或查閱欄位中的資料

值清單中的項目與記錄中的其他值位於同一個資料表中。 相反地,查閱欄位中的資料會駐留在一或多個其他資料表中。 若要從值清單中移除資料,請開啟資料表並編輯專案。

從查閱清單中移除資料則需要執行額外的步驟,而這些步驟會根據查閱清單的查詢是從資料表還是從另一個查詢中取得其資料而有所不同。 如果查閱清單的查詢是根據資料表,您需識別該資料表以及包含清單中顯示之資料的欄位。 接著,您需開啟來源資料表並編輯該欄位中的資料。 如果查閱清單的查詢是根據另一個查詢,您必須開啟該第二個查詢、尋找第二個查詢取得其資料的來源資料表和欄位,然後變更該資料表中的值。

從值清單中移除資料

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在設計格線的上方區段中,選取包含值清單的資料表欄位。

  3. 在格線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料列來源] 屬性。

    根據預設,雙引號會括住值清單中的項目,而分號會區隔每個項目:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. 視需要從清單中移除項目。 請記得刪除括住每個刪除的項目的引號。 此外,請勿保留開頭的分號,請勿保留成對的分號 (;;),而且如果您移除清單中的最後一個項目,請刪除最後的分號。

    重要    如果您從值清單中刪除項目,而資料表中的記錄已經使用該刪除的項目,該刪除的項目仍會屬於記錄的一部分,直到您變更記錄為止。 例如,假設貴公司在「A 城市」有一座倉庫,但後來售出該大樓。 如果您從倉庫清單中移除「A 城市」,則會在資料表中看見「A 城市」,直到您變更這些值為止。

移除查閱欄位中的資料

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在設計格線的上方區段中,選取查閱欄位。

  3. 在設計格線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性。

    [資料列來源類型] 屬性應顯示 [資料表/查詢],而 [資料列來源] 屬性必須包含參照資料表或另一個查詢的查詢。 查閱欄位的查詢永遠會以 [選取] 這個字開始

    選取查詢通常 (但不一定) 會使用此基本語法:選取 [table_or_query_name].[field_name] 從 [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表和該資料表中的欄位,相反地,第二個子句僅參照資料表。 請記住這一點:FROM 子句一律會告訴您來源資料表或查詢的名稱。 SELECT 子句可能不一定會包含資料表或查詢的名稱,雖然它們一律會包含至少一個欄位的名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。

  4. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照另一個查詢,請按一下 [建立] 按鈕(在屬性工作表的 [資料] 索引標籤上,按一下 [ [建立器] 按鈕 下一步]),在 [設計檢視] 中開啟查詢。 記下顯示在查詢設計工具之上方區段中的資料表名稱,然後繼續執行步驟 5。

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表,請記下資料表名稱,然後繼續執行步驟 5。

  5. 在 [資料工作表視圖] 中開啟來源資料表。

  6. 找出包含查閱清單中所用之資料的欄位,然後視需要編輯資料。

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資料類型如何影響您輸入資料的方式

當您設計資料庫表格時,會為該表中的每個欄位選取一個資料類型,這個程式可協助確保更精確的資料輸入。

查看資料類型

執行下列其中一個動作:

使用 [資料工作表] 視圖

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 在 [欄位] 索引標籤的 [格式設定] 群組中,查看 [資料類型] 清單中的值。 當您將游標放在表格中的各種欄位時,此值會變更:

    資料類型清單

使用 [設計檢視]

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 查看設計格線線。 格線的上方區段會顯示每個資料表欄位的名稱和資料類型。

    [設計檢視] 中的欄位

資料類型如何影響資料輸入

您針對每個資料表欄位所設定的資料類型,提供在欄位中允許的資料類型的第一層控制。 在某些情況下(例如 [長文字] 欄位),您可以輸入您想要的任何資料。 在其他情況下(例如 [自動編號] 欄位),欄位的 [資料類型] 設定可讓您完全不輸入任何資訊。 下表列出 Access 提供的資料類型,並說明它們對資料輸入有何影響。

如需詳細資訊,請參閱Access 桌面資料庫的資料類型修改或變更欄位的資料類型設定

資料類型

資料輸入的效果

簡短文字

請注意,自 Access 2013 起,[文字] 資料類型已重新命名為 [簡短文字]。

[簡短文字] 欄位接受文字或數位字元,包括分隔專案清單。 [文字] 欄位所能接受的字元數比長文字欄位少(從0到255個字元)。 在某些情況下,您可以使用轉換函數,在簡短文字欄位中的資料上執行計算。

長文字

注意,從 Access 2013 開始,Memo 資料類型已重新命名為 [長文字]。

您可以在此類型欄位中輸入大量的文字和數位資料,最多64000個字元。 此外,您也可以將欄位設定為支援 rtf 格式設定,您可以套用 word 處理常式(例如 Word)中的常用格式類型。 例如,您可以將不同的字型和字型大小套用到文字中的特定字元,並將它們設為粗體或斜體等。 您也可以在資料中新增超文字標記語言(HTML)標記。 如需詳細資訊,請參閱插入或新增 rtf 文字欄位

此外,長文字欄位的屬性稱為 [只附加]。 當您啟用該屬性時,您可以將新資料新增至長文字欄位,但您無法變更現有的資料。 此功能是用來在問題追蹤資料庫等應用程式中,您可能需要保留永久記錄,以保持不變。 當您將游標放在已啟用 [只追加] 屬性的長文字欄位中時,該欄位中的文字就會消失。 您無法將任何格式設定或其他變更套用至文字。

就像 [簡短文字] 欄位一樣,您也可以針對長文字欄位中的資料執行轉換函數。

Number

您只能在這種類型的欄位中輸入數位,而且您可以對 [數值] 欄位中的值執行計算。

大型數字

注意,大型數位資料類型只適用于 Office 365 訂閱版本的 Access 中。

您只能在這種類型的欄位中輸入數位,而且您可以對大型數位欄位中的值執行計算。

如需詳細資訊,請參閱使用大型數字資料類型

日期/時間

您只能在這種類型的欄位中輸入日期和時間。 

您可以設定欄位的輸入遮罩(在您選取該欄位時所顯示的文字和預留位置字元系列),您必須在空格和遮罩提供的格式中輸入資料。 例如,如果您看到 MMM_DD_YYYY 等遮罩,您必須在所提供的空白處鍵入 Oct 11 2017。 您無法輸入完整的月份名稱或兩位數的年份值。 如需詳細資訊,請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式

如果您沒有建立輸入遮罩,您可以使用任何有效的日期或時間格式輸入值。 例如,您可以輸入11月11日2017、10/11/17、10月11日、2017等。

您也可以將顯示格式套用到欄位。 在這種情況下,如果沒有輸入遮罩,您可以使用幾乎任何格式輸入值,但 Access 會根據顯示格式顯示日期。 例如,您可以輸入10/11/2017,但可能會將顯示格式設定為將值顯示為11年10月的2017。

如需詳細資訊,請參閱插入今天的日期

貨幣

您只能在這種類型的欄位中輸入貨幣值。 此外,您不需要手動輸入貨幣符號。 根據預設,Access 會套用 Windows [地區設定] 中指定的貨幣符號(¥、¥、$ 等)。 如有需要,您可以變更此貨幣符號以反映不同的貨幣。

自動編號

您可以隨時輸入或變更此類型欄位中的資料。 每當您將新記錄新增至資料表時,Access 就會增加 [自動編號] 欄位中的值。

計算

您可以隨時輸入或變更此類型欄位中的資料。 這個欄位的結果是由您定義的運算式決定。 每當您新增或編輯表格中的新記錄時,Access 就會更新計算欄位中的值。

是/否

當您按一下已設定為此資料類型的欄位時,Access 會根據您設定欄位的方式,顯示覆選框或下拉式清單。 如果您設定欄位的格式來顯示清單,您可以從清單中選取[是] 或 [否]、[] 或 [] 或 [開啟] 或 [關閉],這取決於套用至欄位的格式。 您無法在清單中輸入值,或直接從表單或表格變更清單中的值。

OLE 物件

當您想要顯示由其他程式建立的檔案中的資料時,您可以使用這種類型的欄位。 例如,您可以在 [OLE 物件] 欄位中顯示文字檔、Excel 圖表或 PowerPoint 投影片組。

附件提供更快、更輕鬆、更靈活的方式來查看其他程式中的資料。

超連結

您可以在此類型的欄位中輸入任何資料,而 Access 會將它包裝在網址中。 例如,如果您在欄位中輸入一個值,Access 就會在您的文字周圍加上HTTP://www。your_text.com。 如果您輸入有效的網址,您的連結就會運作。 否則,您的連結將會產生錯誤訊息。

此外,編輯現有的超連結可能會比較困難,因為使用滑鼠按一下超連結欄位時會啟動瀏覽器,並會將您帶到連結中指定的網站。 若要編輯超連結欄位,請選取連續的欄位,然後使用 TAB 鍵或方向鍵將焦點移到 [超連結] 欄位,然後按 F2 來啟用編輯。

附件

您可以將其他程式的資料附加到此類型的欄位,但您無法輸入或輸入文字或數位資料。

如需詳細資訊,請參閱將檔案和圖形附加至資料庫中的記錄

查詢精靈

查閱嚮導不是資料類型。 相反地,您可以使用此嚮導來建立兩種下拉式清單:值清單和查閱欄位。 值清單使用您在使用查閱嚮導時手動輸入的專案的分隔清單。 這些值可以獨立于您資料庫中的任何其他資料或物件。

相比之下,lookup 欄位會使用 query 來從資料庫中的一或多個其他資料表中檢索資料。 [查閱] 欄位隨即會在下拉式清單中顯示資料。 根據預設,查閱嚮導會將資料表欄位設為 [數值] 資料類型。

您可以直接在資料表中與查閱欄位搭配使用,也可以在表單和報表中使用。 根據預設,查閱欄位中的值會顯示為一個名為下拉式方塊的清單控制項類型,也就是含有下拉式箭號的清單:

空白查閱清單

您也可以使用清單方塊來顯示數個有捲軸的專案,以查看更多專案:

表單上的基本清單方塊控制項

根據您設定查閱欄位和下拉式方塊的方式,您可以編輯清單中的專案,並將專案新增至清單,只要關閉查閱欄位的 [限制使用清單] 屬性即可。

如果您無法直接編輯清單中的值,您必須在預先定義的值清單中,或在充當查閱欄位來源的資料表中新增或變更資料。

最後,當您建立查閱欄位時,您可以選擇性地將其設定為支援多個值。 當您這麼做時,產生的清單會顯示每個清單專案旁邊的核取方塊,而且您可以視需要選取或清除任何多個專案。 下圖說明典型的多重值清單:

核取方塊清單

如需有關建立多重值查閱欄位以及使用產生的清單的詳細資訊,請參閱建立或刪除多重值欄位

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資料表欄位屬性如何影響您輸入資料的方式

除了控制資料庫結構的設計原則,以及控制您可以在指定欄位中輸入內容的資料類型之外,還有幾個欄位屬性也會影響您在 Access 資料庫中輸入資料的方式。

查看資料表欄位的屬性

Access 提供兩種方式來查看資料表欄位的屬性。

在資料工作表視圖中

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 按一下 [欄位] 索引標籤,然後使用 [格式設定] 群組中的控制項來查看每個資料表欄位的屬性。

在 [設計檢視] 中

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在格線的下半部,按一下[一般] 索引標籤(如果尚未選取的話)。

  3. 若要查看查閱欄位的屬性,請按一下 [查閱] 索引標籤。

屬性如何影響資料輸入

下表列出對資料輸入有最大影響的屬性,並說明它們如何影響資料輸入。

屬性

資料表設計格線線中的位置

可能的值

嘗試輸入資料時的行為

[欄位大小]

[一般] 索引標籤

0-255

字元限制只適用于設定為 [文字] 資料類型的欄位。 如果您嘗試輸入的字元數超過指定的字元數,則欄位會將其減少。

必要

[一般] 索引標籤

是/否

當您開啟時,這個屬性會強制您在欄位中輸入一個值,而 Access 不會讓您儲存任何新的資料,直到您完成必要的欄位為止。 關閉時,欄位就會接受 null 值,這表示欄位可以保留空白。

Null 值與零值不一樣。 0是一個數位,而 "null" 是遺失、未定義或未知的值。

允許零長度字串

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,您可以輸入零長度字串(不含字元的字串)。 若要建立零長度字串,您可以在欄位中輸入一對雙引號("")。

[索引]

[一般] 索引標籤

是/否

當您編制資料表欄位的索引時,Access 會禁止您新增重複的值。 您也可以從多個欄位中建立索引。 如果您這樣做,您可以複製一個欄位中的值,而不是在這兩個欄位中。

[輸入遮罩]

[一般] 索引標籤

預先定義或自訂的文字與預留位置字元集合

輸入遮罩會強制您以預先定義的格式輸入資料。 當您選取表格中的欄位或表單上的控制項時,就會顯示遮罩。 例如,假設您按一下日期欄位並查看這組字元: YYYY 年 MMM。 這是輸入遮罩。 它會強制您輸入月份值做為三個字母的縮寫(例如 OCT),並以四位數(例如10月-15-2017)輸入年份值。

輸入遮罩只控制您輸入資料的方式,而不是 Access 儲存或顯示該資料的方式。

如需詳細資訊,請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式,以及設定日期和時間欄位的格式

[限制為] 清單

[查閱] 索引標籤

是/否

啟用或停用查閱欄位中專案的變更。 使用者有時會嘗試手動變更查閱欄位中的專案。 當 Access 禁止您變更欄位中的專案時,此屬性會設定為[是]。 如果已啟用此屬性,且您需要變更清單中的專案,您必須開啟清單(如果您想要編輯值清單),或是包含清單之來來源資料的表格(如果您想要編輯查閱欄位)並變更其中的值。

允許值清單編輯

[查閱] 索引標籤

是/否

啟用或停用值清單的 [編輯清單專案] 命令,但無法用於查閱欄位。 若要啟用 [查閱] 欄位的命令,請在 [清單專案編輯表單] 屬性中輸入有效的表單名稱。 您可以用滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項,以開啟快捷方式功能表上的 [允許值清單編輯] 命令。 當您執行此命令時,會出現 [編輯清單專案] 對話方塊。 或者,如果您指定 [清單專案編輯表單] 屬性中的表單名稱,Access 就會啟動該表單,而不是顯示對話方塊。

您可以從表單上的清單方塊和下拉式方塊控制項,以及位於資料表和查詢結果集中的下拉式方塊控制項執行 [編輯清單專案] 命令。 表單必須在 [設計檢視] 或 [流覽] 視圖中開啟;資料表和查詢結果集必須在 [資料工作表視圖] 中開啟。

清單項目編輯表單

[查閱] 索引標籤

資料輸入表單的名稱

如果您輸入資料輸入表單的名稱做為此 table 屬性中的值,該表單會在使用者執行 [編輯清單專案] 命令時開啟。 否則,當使用者執行命令時,就會出現 [編輯清單專案] 對話方塊。

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使用串聯更新來變更主鍵和外鍵值

有時,您可能需要更新主要鍵值。 如果您使用該主鍵做為外鍵,您可以透過外鍵的所有子實例自動更新您的變更。

在提醒中,主鍵是唯一識別資料庫資料表中每個資料列(記錄)的值。 外鍵是與主鍵相符的資料行。 通常,外鍵位於其他資料表中,可讓您在資料表中的資料之間建立關聯(連結)。

例如,假設您使用產品識別碼編號做為主鍵。 單一 ID 編號可唯一識別一個產品。 您也可以使用該 ID 號碼做為訂單資料資料表中的外鍵。 如此一來,您可以找出所有涉及每個產品的訂單,因為任何時候某人為該產品訂貨時,識別碼都會成為訂單的一部分。

有時候,這些識別碼號碼(或其他主鍵類型)也會變更。 在這些情況下,您可以變更您的主鍵值,並讓該變更自動在所有相關的子記錄之間進行層疊。 您可以在兩個數據表之間開啟參照完整性與串聯更新,以啟用此行為。

請記住這些重要規則:

  • 您只能針對設定為 [文字] 或 [數值] 資料類型的主鍵欄位啟用串聯更新。 您無法針對設定為 [自動編號] 資料類型的欄位使用串聯更新。

  • 您只能在具有一對多關聯的資料表之間啟用層疊更新。

如需建立關聯的詳細資訊,請參閱。 請參閱資料表關聯性指南,以及建立、編輯或刪除關聯

下列程式會直接參與並說明如何先建立關聯,然後針對該關聯啟用串聯更新。

建立關聯

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [資料庫關聯圖] 群組中,按一下 [顯示資料表]。

  3. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,選取 [資料表] 索引標籤,選取您要變更的資料表,按一下 [新增],然後按一下 [關閉]。

    您可以按 SHIFT 來選取多個資料表,或者您可以個別新增每個資料表。 在關聯的「一」和「多」端,只選取表格。

  4. 在 [資料庫關聯圖] 視窗中,從關聯「一」端的資料表中拖曳主鍵,並將其放在關聯「多」端之資料表的外鍵欄位。

    [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話方塊:

    [編輯關聯] 對話方塊及現有關聯

  5. 選取 [強制參考完整性] 核取方塊,然後按一下 [建立]。

在主鍵中啟用層疊更新

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. [資料庫關聯圖] 視窗隨即出現,並顯示資料庫中資料表之間的連接(顯示為連接線)。 下圖顯示的是一個典型的關聯:

  3. 以滑鼠右鍵按一下父表和子資料工作表之間的聯接線,然後按一下 [編輯關聯]。

    兩個資料表之間的關聯

    [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話方塊:

    [編輯關聯] 對話方塊

  4. 選取 [串聯更新關聯欄位],確定已選取 [強制執行參照完整性] 核取方塊,然後按一下[確定]

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為什麼識別碼似乎略過數

當您建立的欄位已設定為 [自動編號] 資料類型時,Access 會在每一筆新記錄中自動產生該欄位的值。 這個值預設會增加,所以每一筆新記錄都會取得下一個可用的連續數位。 [自動編號] 資料類型的用途是提供適合用來做為主鍵的值。 如需詳細資訊,請參閱新增、設定、變更或移除主鍵

當您從包含設定為 [自動編號] 資料類型之欄位的資料表中刪除列時,該列的 [自動編號] 欄位中的值並不會自動重複使用。 出於這個原因,Access 產生的數位可能不是您想要看到的數位,而且差距可能會出現在識別碼編號的順序中,這是由設計所組成。 您應該只依賴 [自動編號] 欄位中值的唯一性,而不是其順序。

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使用查詢大量更新資料

附加、更新及刪除查詢是大量新增、變更或移除記錄的強大方式。 此外,當您使用良好的資料庫設計原則時,大量更新就會更容易且更有效率。 使用附加、更新或刪除查詢可以節省時間,因為您也可以重複使用該查詢。

重要    在使用這些查詢前,請先備份您的資料。 您可以在手邊進行備份,協助您快速修正可能不小心所犯的任何錯誤。

附加查詢    用來將許多記錄新增至一或多個資料表。 新增查詢最常使用的一種用途,就是將來源資料庫中一或多個資料表中的一組記錄新增至目的地資料庫中的一個或多個資料表。 例如,假設您要取得一些新的客戶,以及包含這些客戶之資訊資料表的資料庫。 若要避免手動輸入新的資料,您可以將它附加到資料庫中適當的資料表或資料表。 如需詳細資訊,請參閱使用新增查詢將記錄新增至資料表

更新查詢    用來新增、變更或刪除許多現有記錄的部分(但非全部)。 您可以將更新查詢想成 [尋找及取代] 對話方塊的強化版。 您輸入一個 select 準則(相當於搜尋字串的大致相當)與更新條件(相當於替換字串的大致相當)。 與對話方塊不同的是,更新查詢可接受多個準則,讓您可以一次更新大量記錄,並讓您變更多個資料表中的記錄。 如需詳細資訊,請參閱建立和執行更新查詢

刪除查詢    當您想要快速刪除大量資料或定期刪除一組資料時,刪除功能非常有用,因為查詢可以指定準則來快速尋找及刪除資料。 如需詳細資訊,請參閱新增、編輯及刪除記錄的方法

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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