概觀:使用網站信箱與您的小組共同作業

重要: 從2017年3月開始, SharePoint 中的 [網站信箱] 功能已過時。 這項功能將會在未來版本中完全移除。 新的 SharePoint 組織不能再存取網站信箱功能。 現有的 SharePoint 組織不能再建立新的網站信箱。 2017年3月之前設定並部署的任何網站信箱都將繼續運作。
我們將提供一個程式,協助您將現有的網站信箱網站轉成2017年9月的 Microsoft 365 群組。 如果您目前使用的是 SharePoint的網站信箱功能,您應該考慮改為 Microsoft 365 群組 改為支援電子郵件共同作業案例。 如需詳細資訊,請參閱使用 Office 365 群組(而非網站信箱)。

附註: 網站信箱功能將保持受到支援,但在 SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、SharePoint 2013 和 SharePoint 2010 產品中已過時。 我們建議客戶認識共用信箱,就是網站信箱的替代方案。

網站信箱是一個可透過 SharePoint 網站存取的中央電子郵件和文件共用帳戶。 您的小組可能會選擇使用網站信箱來收集相關的小組層級電子郵件對話,或共同作業來撰寫重要的電子郵件訊息。 您的小組也可能會認為,使用網站信箱安全地共用重要文件,是非常實用的做法。

在您設定網站的網站信箱之後,就會建立新的電子郵件帳戶,該帳戶會使用您網站的名稱。 例如,假設您的小組網站使用此 URL:http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite。 該郵件信箱的電子郵件地址就會是 HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com。 若要深入瞭解,請參閱新增網站信箱以在內容中保留電子郵件

收集小組層級的電子郵件對話

許多團隊會定期使用電子郵件訊息來進行交談。 其中一些交談會產生資訊,在未來可能是很實用的參考。 您可以將工作中最實用的電子郵件轉寄到您的網站信箱,而不是在您自己的收件匣中將該資訊轉寄。 對您網站擁有「參與」許可權的每個人都可以開啟網站信箱並查看該郵件。 這會在網站信箱中提供電子郵件記錄,讓小組成員可以找到他們日後所需的資訊。

收集這些小組級電子郵件交談的另一個好處,就是在傳送電子郵件訊息給小組時,將網站信箱電子郵件地址抄送給您。 您甚至可以將網站信箱電子郵件地址納入連絡人群組或通訊群組清單,以便在您傳送郵件到小組時,自動將其納入。

電子郵件訊息,其中 [副本] 欄位包含網站信箱。

想要深入了解嗎?    請參閱 使用網站信箱協調小組的電子郵件

與他人共用文件

每個小組都有必須儲存在特定位置的特定文件類型,這些文件通常也必須與他人共用。 如果您將小組的檔儲存在您的 SharePoint 網站上,您可以使用網站信箱應用程式,與擁有網站存取權的人員共用這些檔。

重要:  使用者在 Outlook 中檢視網站信箱時,他們會在該網站的文件庫中看到所有文件的清單。 網站信箱會對所有使用者都顯示同一份文件清單,因此某些使用者可能會看到他們沒有權限開啟的文件。

想要深入了解嗎?    請參閱使用網站信箱在文件上共同作業

另請參閱

使用網站信箱來組織小組或專案的電子郵件

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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