概觀:網站擁有者的網站管理、權限和共用

概觀:網站擁有者的網站管理、權限和共用

使用本文做為您網站的管理模型構想和最佳做法的概覽。 如果您是一個網站擁有者,建議您建立一個管理模型,也就是用來解決您網站的原則、程序、角色及責任等事項的模型。 像這樣的模型將可協助您管理人員使用您網站的方式。 例如,您可能會要求取出檔案,以防止多位人員嘗試同時編輯某個檔案。 

附註: 許多共用和權限規則是由您的 SharePoint 系統管理員決定。 請將本文作為基本指南,以了解您身為網站擁有者可控制的內容。 與您的 SharePoint 系統管理員合作,以變更組織的管理原則。

支援網站的角色與職責

定義角色和職責,而在 規劃,並 組建 您的網站時,將降低員工在團隊輪調時,清理或重新組織網站的需求。 網站管理應考慮包括使用者訓練計劃、監視網站使用狀況、稽核內容和將期望與管理網站的小組成員溝通。 

請考慮優先考慮和定義下列項目:

  • 網站擁有者的網站訓練: 為新的網站擁有者提供基本的瀏覽、搜尋及文件管理訓練。

  • 網站支援: 請在您的小組中指派一位特定的專家,協助您疑難排解問題,並負責連絡 SharePoint 系統管理員。

  • 網站建立與使用指南: 組織經常會有與網站建立相關的公司原則。 提供適合指導方針的最新連結,並提供網站擁有者和內容作者的連絡資訊,以防他們需要協助。 

  • 內容發佈和稽核: 視需要隨時規劃網站和頁面內容,以便保持網站的相關性。 建立稽核排程,並指派大型清單和文件庫的內容擁有者。 

預設 SharePoint 群組

標題

預設權限等級

用於

擁有者

完全控制

必須能夠管理網站權限、設定及外觀的人員。

成員

編輯和參與

必須能編輯網站內容的人員。 權限等級取決於用於建立網站的網站範本。

訪客

唯讀

必須能查看網站內容但無法進行編輯的人員。

新式網站控管

在新式 SharePoint 中,網站管理比先前的版本更重要,因為有更多的控制項和選項來建立網站。 您的組織管理將取決於貴組織對內容的控制程度,將決定網站建立和網站擁有者控管的詳細資料。 您的 SharePoint 系統管理員可以協助您瞭解有關安全性需求、政府法規、公司商標、協助工具和訓練指導方針的政策。 在建立網站管理方案之前,請與您的 SharePoint 系統管理員共同深入瞭解貴組織的網站建立和使用原則。

新式 SharePoint 網站導覽結構

最有效的 SharePoint 網站可協助使用者快速找到所需的資訊,讓他們能夠使用發現的資訊來做出決策、瞭解正在發生的事情、存取所需的工具,或與同事共同協助解決問題。 深入瞭解 SharePoint 的 規劃網站導覽

資訊架構的其中一部分可能會包含資訊分類。 若您要發佈的資訊對公司十分重要而需要特殊的安全性,或資訊必須施行法規遵循規則。您可以考慮設定分類配置,指出需要格外小心管理的內容類型。 將資訊組織成特定的清單及文件庫後,您可以使用管理功能,以 管理內容的查看方式

新式 SharePoint 架構的設計很靈活,可適應貴組織不斷變動的需求。 新式 網站可以將中樞網站建立關聯。 關聯的網站隨後會與該中樞共用瀏覽和品牌。如果網站擁有者核准,也可以共用中樞權限。

在判斷您網站的導覽結構時,請考慮下列事項:

  • 您要在網站中放置哪種內容? 內容要以何種方式轉變成頁面、清單和文件庫?

  • 網站資訊要以何種方式呈現?

  • 網站使用者應如何瀏覽整個網站?

  • 如何指定特定目標對象的資訊?

  • 如何設定搜尋並將其最佳化?

管理新式網站中的權限

維持貴組織中重要任務資訊的完整性、機密性與隱私性,取決於您如何執行網站安全,也就是您如何選擇網站存取權的授與對象。 管理新式網站中的權限會同時涉及使用者和使用者群組。 新式通訊和小組網站中的權限來自網站範本,其 為每個網站提供不同的選項。

通訊網站不會與 Microsoft 365 群組相關聯,並擁有三個預設角色:網站擁有者、網站成員和網站訪客。 

以下是制定權限策略時所應注意的一些重點:

  • 請遵循最低權限原則: 只提供人員執行其指定工作所需的最低權限等級。

  • 使用標準預設群組: 您可以將人員新增至標準的預設群組 (如成員、訪客及擁有者),藉此提供其存取權。

  • 請考慮依安全性等級劃分內容: 為重要文件建立專用的網站或文件庫,而不要讓這些文件散落在大型文件庫中,並以專屬權限加以保護。

依標題的新式網站權限

標題

權限等級

有以下權限:

網站擁有者

完全控制

除了網站成員可以執行的所有動作以外,擁有者也可以:

變更網站佈景主題

變更瀏覽版面配置

變更網站標誌

新增或移除網站擁有者

編輯網站成員設定

新增或移除網站訪客

編輯網站設定

刪除網站

新增 Microsoft 365 群組

將網站與中樞建立關聯

網站成員

編輯和參與

新增、編輯和刪除清單

新增、編輯和刪除文件庫

新增或移除網站成員

新增、編輯和移除文件

新增、編輯和刪除頁面

新增、編輯、刪除新聞文章

新增、編輯和刪除頁面區段

新增、編輯和刪除網頁組件

新增、編輯和刪除網站導覽

建立或刪除頁面範本

檢視網站使用計量

網站訪客

唯讀

檢視內容

更多網站擁有者適用的資源:

網站控管

「管理模型」是網站中不為人所見,但卻極為重要的部分,此模型會設定原則、角色、職責,以及您所制定用以決定群組人員使用 SharePoint 的方式。

許多組織會在系統管理中心或網站集合層級中建立管理模型,並由 IT 部門或小組負責建立及維護。 如果您是網站擁有者,您必須了解網站集合或伺服器陣列是否已有控管模型。 若是如此,您可以使用它來引導您的網站使用者,或建立其他控管模型來處理您的特定問題。 例如,如果您是網站集合的子網站 (如傳統小組網站) 的網站擁有者,建議您建立自己的控管模型, 以解決子網站中的特定問題。

網站的控管模型可讓網站使用者易於知道何時應建立新的子網站、清單或其他網站內容。 確保子網站和內容在過時會淘汰,以節省儲存空間並保持搜尋結果準確。 讓使用者存取正確的內容,並透過讓子網站擁有者知道哪些範本和主題可供使用,使得整個網站上的網站品牌保持相同。 它也可讓您在人員離開組織或角色變更時,更容易變更網站擁有者。

良好的網站控管模型應著重於下列部分:

  • 架設網站

  • 權限管理

  • 資訊架構

  • 網站生命週期與淘汰網站

  • 儲存限制

  • 資訊分類

  • 自訂

  • 資料保護

  • 瀏覽

  • 搜尋

  • 網站支援角色與職責

前一個清單中的一些部分可能已經由網站集合或組織層級控管模型為您決定,例如網站有多少儲存空間,以及您可以對網站的外觀進行哪種自訂。 其他可能不相關的問題,取決於您小組網站的複雜程度,以及使用網站的人數。 即使您不必對這些主題做出決策,最好還是知道有哪些決策,以便您通知網站使用者並強制執行相應的原則。

架設子網站

您也許想要讓小組成員在小組網站下建立供特定專案使用的子網站。

能夠任意架設新的子網站的功能對群組而言十分方便,但若未加以限制,可能會造成情況失控。 任由子網站自由增生,可能會發生問題。 例如:

  • 使用者找不到正確的子網站,或無法確認是否有該子網站。

  • 在數個子網站上存放重複的資訊,不僅佔用寶貴的儲存空間,同時還浪費維護的人力。

  • 子網站仍存留過時的資訊 (可能是數年前的資訊),並顯示在搜尋結果中。 使用者可能無法辨別何者才是正確的資訊版本。

  • 管理眾多子網站的權限可能會變成主要的工作,而且使用者可能會獲取其不應存取之資訊的存取權。

  • 當員工退出群組時,其所建立的子網站可能會因此而棄置,造成其他網站使用者對於搜尋結果產生疑慮及困惑。

您可以就下列幾方面設定網站架設原則,節省您的時間與精力:

  • 誰可以建立子網站?

  • 是否需要提前核准新的子網站? 若需要,核准的準則是什麼?由誰來核准?

  • 新增的子網站必須使用既有的範本與佈景主題嗎?

  • 網站上可以儲存多少資訊? 換言之即是資訊可佔用多少伺服器磁碟空間?

  • 在網站上執行瀏覽策略有哪些規則?

  • 資訊應在子網站上儲存多久的時間之後,才可刪除或封存?

如需詳細資訊,請參閱建立網站或子網站

權限管理

維持貴組織中重要任務資訊的完整性、機密性與隱私性,取決於您如何執行網站安全,也就是您如何選擇網站存取權的授與對象。

授與及限制網站的存取權稱為權限管理,是網站擁有人最重要的職責之一。

以下是制定權限策略時所應注意的重點。

  • 務必遵循最低權限原則:只提供人員執行其指定工作所需的最低權限等級。

  • 您可以將人員新增至標準的預設群組 (如成員、訪客及擁有人),藉此提供其存取權。 請將大部分的人員加入 [成員] 或 [訪客] 群組,並限制 [擁有者] 群組中的人數。

  • 您可以使用權限繼承建立單純且易於檢視的階層。 換言之,您應避免將權限授與個人,而應將權限授與群組。 如有可能,請讓子網站直接繼承小組網站的權限,而不要授與專屬權限。

  • 利用權限繼承來組織內容:您可以考慮使用安全性層級區隔內容。例如,您可以為重要文件建立專用網站或文件庫,而不要讓這些文件散落在大型文件庫中,並以專屬權限加以保護。

如需設定權限的相關資訊,請參閱了解 SharePoint 中的權限等級編輯清單、文件庫或個別項目的權限

資訊架構

網站的資訊架構就像書本的目錄:它會決定該網站中資訊 (網頁、文件、清單及資料) 的組織方式,以及向網站使用者呈現資訊的方式。 資訊架構通常是以網站內容、搜尋關鍵字、資料類型及其他概念的階層式清單方式記錄。

若要建立資訊架構,您必須分析網站所要呈現的資訊。 以下是制定資訊架構時可以運用的一些問題:

  • 您要在網站中放置哪種內容? 內容要以何種方式轉譯成子網站、清單、文件庫等等?

  • 網站資訊要以何種方式呈現?

  • 網站使用者應如何瀏覽整個網站?

  • 如何指定特定目標對象的資訊?

  • 如何設定搜尋並將其最佳化?

資訊架構的其中一部分可能會包含資訊分類。

若您要處理的資訊對公司而言十分重要而需要特殊的安全性,或資訊必須施行檢核規則,您可以設定分類配置,指出需要格外小心管理的內容類型。

將資訊組織成特定的清單及文件庫後,可以使用管理功能設定內容的管理方式。 例如:

要求取出檔案

當您要求取出檔案時,您可以確保在存入檔案之前,只有一個人可以編輯檔案。 要求取出文件可避免因多位人員同時變更文件造成編輯衝突與混亂。 要求取出也有助於提醒小組成員在存入檔案時加上註解,讓您能夠更容易追蹤每個版本中的變更項目。 如需詳細資訊,請參閱設定文件庫來要求取出檔案

追蹤版本

如果您需要保留舊版檔案,文件庫可協助您追蹤、儲存及還原檔案。 您可以選擇以相同方式追蹤所有版本。 或者您可以選擇將部分版本指定為主要版本 (例如在手冊中加入新章節),以及將部分版本指定為次要版本 (例如修正拼字錯誤)。 為協助管理儲存空間,您可以選擇您要儲存的每種版本類型的數目。 如需版本設定的詳細資訊,請參閱如何對清單或文件庫中的工作進行版本設定?

您可以指定文件是否需要核准。 文件在由擁有核准與拒絕權限的人員核准或拒絕之前,都會維持在擱置狀態。 您可以控制哪些群組的使用者可以在文件核准之前檢視文件。 如果您的文件庫包含需要先完成才能讓其他人查看的重要指導方針或程序,這個功能會很有用。 如需文件核准詳細資訊,請參閱要求核准網站清單或文件庫中的項目

文件庫支援 RSS 技術,因此您工作群組的成員可以自動接收及檢視合併位置中新聞與資訊的更新或摘要。 您可以使用 RSS 技術來於文件庫發生變更 (例如檔案文件庫中儲存的檔案出現變更) 時提供警示。 RSS 摘要可讓工作群組的成員查看已變更檔案的合併清單。 您也可以建立電子郵件警示,就可以在檔案變更時獲得通知。 如需 RSS 摘要的詳細資訊,請參閱管理網站或網站集合的 RSS 摘要

文件庫或內容類型可以使用您的組織已針對商務程序定義的工作流程,例如管理文件核准或檢閱。 您的群組可以對其文件套用商務程序 (稱為工作流程),其中指定需要依序執行的動作,例如核准或翻譯文件。 工作流程是對文件或項目執行一連串動作或工作的自動化方式。 預設有三個工作流程可供文件庫使用:核准 (將文件路由傳送給一群人員以供核准);收集意見反應 (將文件路由傳送給一群人員以取得意見反應,然後將文件傳回給起始該工作流程的人員來完成工作流程);以及收集簽章 (將文件路由傳送給一群人員來收集他們的數位簽章)。 如需工作流程的詳細資訊,請參閱 SharePoint 所包含工作流程的概觀

如果您的群組使用數種類型的檔案 (例如工作表、簡報及文件),您可以透過啟用及定義多種內容類型來擴充文件庫的功能。 內容類型可增加跨多個文件庫的彈性與一致性。 每種內容類型可以指定一個範本,甚至可以指定一個工作流程處理。 範本可做為起點,用於格式化和任何重複使用文字,以及用於套用至該類型文件的內容 (例如部門名稱或合約號碼)。 如需內容類型的詳細資訊,請參閱內容類型與內容類型發佈簡介

如果您有一組敏感檔案,且知道文件使用方式將會對您很有幫助的話,您可以定義允許您啟用事件 (例如檔案變更、複製或刪除) 追蹤的「稽核」原則。 如需設定稽核的資訊,請參閱設定網站集合的稽核設定

網站生命週期與淘汰網站

文件工作站和討論區網站之類的網站在無用之後,往往會遭到閒置,進而佔用寶貴的儲存空間並使搜索結果變得混亂。 最好設定一個審查網站及其內容的時間表 (至少每年一次),看看它們是否值得保留。

也建議您記住一點,那就是您組織內較大型的管理模型也可能會用在注意過時網站。 例如,系統管理員可能會自動刪除已經 90 天沒有人瀏覽的網站。 身為網站擁有者,您會收到警告您網站將被刪除的電子郵件。 如需生命週期與淘汰原則的詳細資訊,請參閱網站關閉原則

儲存限制

系統管理員可能已針對您的群組可使用的磁碟儲存空間設下限制。 您需要確定是否有這項限制,如果有,請決定要如何在您的網站、頁面和檔案庫中分配磁碟儲存空間。

對於要上傳至文件庫的文件,SharePoint Server 預設會限定每份不得超過 50 MB。 除此之外,依預設,小組網站擁有人會在儲存量達到配額的 90% 時收到通知。

在知道您有哪些限制之後,您就可以使用像是版本或稽核追蹤這樣的功能來確保您的網站不會超出限制。 

搜尋

內容會出現在網站、清單、文件庫、網頁組件和清單欄等許多位置。 根據預設,當某人搜尋網站時,網站和頁面上的所有內容都會出現在搜尋結果中。

網站擁有人可以選擇是否要在搜尋結果中顯示網站內容。 您若是禁止網站內容顯示在搜尋結果中,則其下所有子網站的內容亦不會出現在搜尋結果中。

依預設,針對無權讀取特定內容的使用者,其搜尋結果中不會出現該具限制權限的內容。 您可以變更此設定,讓設限的內容出現在搜尋結果中,但無讀取權限的使用者仍無法開啟這類內容。

資料保護

備份與復原功能可以保護您的資料避免意外遺失。 備份頻率和復原速度與等級,是由系統管理員設定。 如需復原網站中的內容,請深入了解復原資源回收筒中的項目

其他資源

需要建立網站

如何刪除網站

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