檢視清單或文件庫中項目或檔案的版本歷程記錄

當您在清單或文件庫中啟用版本設定功能時,您可以在清單中儲存、追蹤及還原專案,以及在其變更時,在文件庫中的檔案。 文件庫可以追蹤主要版本,例如在檔中新增節的內容,以及次要版本(例如修正拼寫錯誤的版本)。 清單只能追蹤主要版本。 如需有關版本設定的詳細資訊,請參閱 版本設定如何在 SharePoint 清單或文件庫中運作

附註: 預設會在 SharePoint 文件庫中開啟版本設定,在 SharePoint 清單中則預設為關閉。 如需設定版本設定的詳細資訊,請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

在 Microsoft 365 或 SharePoint Server 2019 中查看 SharePoint 中的版本歷程記錄

  1. 從 [快速啟動] 列開啟清單或文件庫。

    如果清單或文件庫的名稱未出現,請按一下 [ 網站內容 ] 或 [ 查看所有網站內容],然後按一下清單或文件庫的名稱。

  2. 以滑鼠右鍵按一下專案或檔案名稱與日期之間的空間,然後按一下功能表中的 [ 版本歷程記錄 ]。 您可能需要捲動功能表,才能查看 版本歷程記錄

    如果您沒有看到版本歷程記錄,請按一下對話方塊中的省略號 (...) ,然後按一下 [ 版本歷程記錄]。

    您會看到檔案版本的清單。

    含3個版本的 [版本歷程記錄] 對話方塊。
  3. 在 [ 版本歷程記錄 ] 對話方塊中,將游標暫留在您想要查看的版本旁,然後按一下右側的向下箭號,以取得選項清單。

    版本歷程記錄選項 ([查看]、[還原]、[刪除])

    按一下 [ 查看]。

    附註: 針對所有檔版本(最新版本),您會看到 [ 查看]、[ 還原] 和 [ 刪除]。 在最新版本中,您只會看到 [ 查看還原]。

  4. [ 版本歷程記錄 ] 對話方塊隨即開啟,並提供各種您可以選取的動作。

    可用的動作會因版本及管理員或擁有者所設定的屬性而有所不同。

    選項會根據您選取的是最新檔案或較舊版本而變更。

    最新版本檔案的 [版本歷程記錄] 視窗包含管理、通知、取出或建立工作流程的動作。

    SharePoint 2016 [版本歷程記錄] 對話方塊

    舊版本檔案的版本歷程記錄的視圖會顯示還原或刪除該版本的選項。

    顯示舊版的 SharePoint 2016 [歷程記錄] 對話方塊

在 SharePoint Server 2016、2013或2010中查看版本歷程記錄

  1. 流覽至包含您要探索之專案或檔案的清單或文件庫。

  2. 將游標暫留在您要查看其歷程記錄的專案或檔案上,按一下出現的箭號,然後從下拉式清單中選取 [ 版本歷程記錄 ]。

    SharePoint 檔案的下拉式清單。 已選取 [版本歷程記錄]。

    [ 版本歷程記錄 ] 對話方塊隨即開啟。

    附註: 如果您沒有看到 [ 版本歷程記錄 ] 命令,您的清單或文件庫可能不會追蹤版本。 如需詳細資訊,請參閱網站的系統管理員或擁有者。

    顯示主要版本、次要版本和註解的版本歷程記錄

圖說文字 1

最新的次要版本

圖說文字 2

上次檢入檔案的人員所留下的批註。

圖說文字 3

檔案的第一個版本。 第一個版本總是編號為1.0。

從 Microsoft Office 檔中查看版本歷程記錄

如果您使用的是 Microsoft Office 檔,例如 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案,您可以從應用程式視圖中查看版本歷程記錄,而不是返回清單或文件庫來查看歷程記錄。

下列範例是來自 Microsoft PowerPoint 檔案的 Backstage 檢視。 它同時顯示主要和次要版本。

PowerPoint Backstage 區域中的版本歷程記錄

下一個範例是來自 Microsoft Word 檔案。 只有主要版本會出現在此版本歷程記錄中。 這可能表示只會在文件庫中啟用主要版本,也可能表示您只有擁有查看主要版本的許可權,而不是次要版本。

Microsoft Word 文件之 [Backstage 檢視] 中的版本歷程記錄

圖說文字 1

檔案的目前版本

圖說文字 2

已簽入此版本之人員有批註的版本。 將游標暫留在作者名稱旁邊的圖示上,即可查看批註。

  1. 流覽至您網站上包含您要開啟之檔案的文件庫。

  2. 將游標暫留在檔案名上,直到您看到下拉式箭號,然後按一下 <應用程式名稱> 中的 [編輯 ]。 在上述範例中,您可以選取 [ 在 Microsoft Word 中編輯]。

    附註: 如果您的文件庫需要取出檔案,或者您想要取出檔案,您必須先取出檔案,然後才能開啟檔案。

  3. 在應用程式中,選取 [檔案 ] 索引標籤以公開 Backstage 檢視。 [ 管理版本 ] 按鈕旁會出現版本歷程記錄,如上述兩個範例所示。

  4. 從清單中選取您要查看的版本。 該版本將會開啟,讓您可以進行查看

    Microsoft Word 檔案版本歷程記錄的 Backstage 檢視。 已選取版本4。

    您只要查看檔案或開啟,您就可以在檔案頂端的黃色橫幅中按一下 [ 還原 ],將它設為目前版本,或者,您也可以按一下 [ 比較],將所選版本與目前版本進行比較。

    應用程式檔案頂端的黃色橫幅包含兩個按鈕,可讓您比較版本與目前版本,或是還原檔案讓它成為目前版本

  5. 完成查看所選版本之後,請將它關閉。 訊息方塊會詢問您是否要儲存檔案。 您可以將它儲存到本機磁片磁碟機,或按一下 [ 不要儲存]。

  6. 若要繼續在您最初開啟的檔案中工作,請選取檔頂端的其他其中一個索引標籤(例如 [ 首頁])。

預設會在 SharePoint 文件庫中開啟版本設定,在 SharePoint 清單中則預設為關閉。 若要查看功能表或功能區上的 [版本歷程記錄] 選項,必須開啟版本設定。 若要開啟版本歷程記錄,請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定

當您設定版本設定時,請設定要儲存的最大版本數。 當已儲存的版本數上限時, SharePoint 會刪除最舊的版本,以適應較新的版本。 您可以將 SharePoint 設定為儲存更多的版本,最多可達系統限制。 如需詳細資訊,請參閱 版本設定如何在 SharePoint 清單或文件庫中運作

是的,您可以在 Office 桌面應用程式中查看舊版版本。 如需詳細資訊,請參閱 在 OneDrive 中還原先前版本的檔案。

其他協助與資源

以下是有關版本設定及相關主題的詳細資訊的連結:

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