清單和文件庫欄的類型與選項

清單和文件庫欄的類型與選項

欄的類型會決定資料在清單或文件庫中的儲存和顯示方式。 當您為清單或文件庫建立欄時,請選擇一個欄類型,指出要儲存在欄中的資料類型,例如只有數位、格式化的文字,或自動計算的數位。

本文將討論您可以建立的預設欄類型,以及何時使用每一種欄類型。 欄會新增到清單或文件庫的一或多個視圖,可協助以有意義的方式顯示資料。 視貴組織的不同,可能會提供其他類型的欄。 

欄類型

欄類型

描述

單行文字

在單行中顯示少量未格式化的文字,包括:

  • 只有文字,例如名字、姓氏或部門名稱

  • 文字和數位的組合,例如街地道道位址或帳戶號碼

  • 未用於計算的數位,例如員工識別碼、電話號碼、郵遞區號或零件編號

長度上限:255 個字元

您可以將現有的單文字欄變更為多行文字欄,而不會失去已儲存在該欄中的任何資料。

更多選項:

  • 指派字元限制    設定您想要的字元數上限 ,以限制 字元數。 例如,如果欄儲存五位數的員工識別碼,您可以使用此功能協助確保人員只輸入五個字元。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定文字,同時也允許使用者在需要時輸入不同的文字。 當您設定 預設值時,除非使用者需要變更預設值,否則您可以接受預設值,以更快速地輸入資訊。 

多行文字

在多行上顯示格式化的文字或冗長的文字和數位,例如專案描述。

長度上限:63,999 個字元

您可以指定在使用者輸入專案相關資訊時要顯示的文字行數。

當您在清單或文件庫中查看欄時,此類型的欄會顯示所有文字。

您可以用以下方式 自訂 多行文字欄:

  • 使用 增強型的豐富文字 (包含圖片、表格和超連結) (僅適用于清單 ) 此選項可讓您進行基本格式格式化,例如粗體、斜體、點符或編號清單、彩色文字和背景色彩,以及超連結、圖片和表格。 

  • 新增變更 至現有文字 (僅適用于 清單) 如果 版本設定 已啟用清單的 版本設定 ,此選項可讓人員新增專案的新文字,而不取代該專案的任何現有文字。 如果您選擇附加變更,則使用者可以輸入專案的其他相關資訊,同時檢視先前輸入的文字,以及輸入文字的日期和時間。 在清單中 (而不是專案表單中的欄位) 欄會顯示超連結 [查看專案,而不是文字」,而且人員可以按一下超連結來查看該專案欄中儲存的所有資訊。

    如果您選擇不附加變更,專案的新文字會取代欄中該專案的任何現有文字。

    重要: 如果您在建立欄之後關閉此選項,則除了最近輸入專案之外的所有資訊都將被刪除。

位置

新增來自您或Bing 地圖服務目錄中的豐富位置資料。 位置欄提供其他欄,可篩選、排序及搜尋相關資訊,包括街地道址、城市、省/市、國家/地區、郵遞區號、座標或名稱。

Number

儲存不是貨幣值的數值。

提示在數位和貨幣欄之間選擇

數位和貨幣欄類型都儲存數值,而且兩者均提供預先定義的格式,決定資料的顯示方式。

  • 使用 數位 欄儲存數位資料,以用於非財務計算或不需要高精確度的數學計算。

  • 使用 貨幣 欄來儲存數值資料,進行財務計算,或當您不希望在計算中輸入四分位數時。 與 數位欄 不同, 貨幣 欄在小數點左邊是 15 位數,右邊是 4 位數。

您可以用以下 方式自訂數位 欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的數位範圍。 例如,如果欄儲存活動的出席者人數,而您想要將出席者限制為特定數位,您可以輸入出席者人數上限作為最大值。

  • 包含小數位數    指定數位是否包含小數位數和要儲存的小數位數。 如果欄可能需要儲存超過五個小數位數的數位, 您可以選擇自動如果 資料行儲存計算結果,而且您希望結果盡可能精確,則自動也是不錯的選擇。 不過,如果您想要確保欄中的所有值都有相同的小數位數,建議將小數位數限制為零、只針對全數位,或將小數位數限制為 5。

  • 將數位格式化為百分比    顯示 成百分比 設定可讓您以百分比顯示和儲存數位,當數位用來計算其他值時,該數位會視為百分比。

是/否

儲存 True/false 或 yes/no 資訊,例如某人是否會參加活動。 當 人員輸入 專案相關資訊時,會以單一核取方塊顯示是/否欄。 若要指出 ,小組成員會選取核取方塊。 若要指出 ,小組成員會清除核取方塊。

/ 否欄中的資料可用於計算其他資料行。 在這些情況下, 會轉換成 1 (1) 的數值, 而 No 會轉換成零 (0) 。

個人或群組

提供可搜尋的人員與群組清單,使用者可以從中選擇何時新增或編輯專案。 例如,在工作清單上,名為指派給的人員或群組欄可以提供可指派任務之人員的清單。 清單的內容取決於網站 SharePoint 目錄服務和群組的組。 若要自訂清單的內容,您可能需要與系統管理員聯繫。

您可以用以下方式自訂人員 或群組 欄:

  • 允許多個選取專案    允許人員選取他們喜歡的選項數目,或將選取範圍數限制為只有一個選項。

  • 包含或排除人員群組    指定清單是否只包含個別人員,或另外包含電子郵件通訊群組清單 SharePoint 群組。 

附註: 新式瀏覽器中無法顯示目前狀態 ,之前 (名稱 ) 目前狀態 。 貴組織可能會按照在檔案模式中顯示傳統SharePoint網站中的步驟,選擇Internet Explorer 10目前狀態

日期及時間

儲存日曆日期,或同時儲存日期和時間。 日期格式會因網站的地區設定而不同。 如果沒有您想要的格式,請要求系統管理員為網站新增適當區域的支援。

您可以用以下方式 自訂 日期和時間欄:

  • 只包含日期,或同時包含日期和時間    指定您想要只包含日曆日期,還是同時包含一天的日曆日期和時間

選擇

讓使用者從您提供的選項清單中選擇。 當您想要確保欄中的所有資料一致時,此欄類型是理想的選擇,因為您可以限制儲存在欄中的值。

使用者可以從下拉式功能表或選項按鈕中選擇。 若要在這些格式之間選擇,請選取更多選項,然後在使用顯示 選項下,選取您偏好的格式。

您也可以使用以下方式自訂 選項 欄:

  • 定義選項清單    提供使用者可以選擇的確切值清單。 若要提供此清單,請將選項方塊中的範例文字取代為您想要的值。 在個別行輸入每個值。 若要開始新的一行,請按 Enter。

  • 啟用其他自訂選項    若要允許使用者輸入選項清單中未包含的值,請開啟可以 手動新增值。 如果您不知道使用者需要輸入的所有專案值,那麼這麼做是一個好辦法。 如果您偏好使用者只使用您指定的值,請關閉 可以 手動新增值

超連結

儲存指向網頁、圖形或其他資源的超連結。

超連結會儲存網頁 (圖形) 資源之統一資源定位器及 URL。 視您選擇的顯示格式不同,它會顯示可按一下以存取資源的超連結,或圖形而非圖形檔案的 URL。

當使用者新增清單專案的超連結時,他們必須輸入出現在欄中的 URL 和描述性文字。 如果 URL 適用于圖形檔案 ,例如 HTTP://www.example.com/image.gif,則他們可以選擇輸入圖形的描述性替代文字,該文字會顯示在瀏覽器中關閉圖形或仰賴螢幕閱讀軟體將螢幕上的圖形轉換成口語文字。

貨幣

儲存貨幣值。

提示在數位和貨幣欄之間選擇

數位和貨幣欄類型都儲存數值,而且兩者均提供預先定義的格式,決定資料的顯示方式。

  • 使用 數位 欄儲存數位資料,以用於非財務計算或不需要高精確度的數學計算。

  • 使用 貨幣 欄來儲存數值資料,進行財務計算,或當您不希望在計算中輸入四分位數時。 與 數位欄 不同, 貨幣 欄在小數點左邊是 15 位數,右邊是 4 位數。

您可以用以下 方式自訂貨幣 欄:

  • 指定允許的最小值和最大值    限制使用者可以輸入的貨幣值範圍。 例如,如果欄儲存報告事件的費用,而貴組織將報表限制于特定範圍內的金額,您可以將這些限制指定為最小值和最大值。

  • 包含小數位數    指定值是否包含小數位數和要儲存的小數位數。 對於貨幣值,您可以選擇兩個小數位數,或者,如果您只希望儲存四進制值,可以選擇零。 對於需要高精確度的計算中使用的非金錢值,您可以選擇將小數位數限制為零到五,或者,若要更精確地計算,請選擇自動,以針對計算結果自動使用適當的小數位數。

  • 選擇貨幣格式    選取資料行的特定貨幣格式,以確保欄中的所有值都是以相同的貨幣為基礎。 下拉式方塊提供超過 100 個國家/地區選項,因此您可以指定大部分當地格式的貨幣。

影像

新增單一圖像檔案至清單或文件庫中的專案。

在清單或文件庫中新增影像欄之後,您可以:

  • 使用清單或文件庫表單新增影像。 例如,在螢幕擷取畫面下方的 裝置相片 是影像欄。

    影像欄新增專案
  • 在檢視表單中的專案或檔案屬性時,選取編輯 (鉛筆) 圖示或刪除垃圾 (圖示,即可檢視、取代) 影像。

    圖像欄的查看、取代或刪除

[受管理的中繼資料]

可讓網站使用者從特定的受管理字詞集選取值,並套用這些值至其內容。 您可以建立並設定 Managed Metadata 資料行,以與現有的字詞組或片語進行連結,或者您也可以為受管理的中繼資料欄建立一組新的字詞組。

受管理的中繼資料欄具有數種獨特的功能和特性,可協助使用者選取及將字詞用於內容,例如支援「類型前」,以及支援字詞、描述、同字及多語言值的解說。

受管理的中繼資料欄可促進跨網站中繼資料的一致使用,因為它們會為使用者提供可適用于其內容的字詞清單。

這些條款來自字詞庫系統管理員或其他具有管理字詞許可權之人員在字詞庫管理工具中集中管理的字片語。 每當特定受管理的中繼資料欄所綁定的字詞集更新時,更新的字詞就會自動提供給任何可用受管理中繼資料欄的使用者。

您可以用下列方式自訂受管理的中繼資料欄:

建立欄1

選取一組或一個術語  指定包含要與此欄建立關聯之所需值的片語。  

找到片語時,按一下該片語以選取要顯示在欄中的第一層階層。 只有在使用者選取值時,您所選之詞下方的層級才能顯示。 

顯示預設值  當某人新增專案時,系統會自動選取特定值,同時允許使用者在需要時選取不同的字詞。  

預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果與欄相關聯的術語組代表貴組織經營的各種地理位置,而且有一個與此清單或文件庫中的內容相關的主要位置術語,您可以選取該詞做為預設值。 因此,當新增專案至清單或文件庫時,會自動選取該位置項,而使用者不需要選取位置,除非位置不同。 

選擇顯示格式  從片語選取的值可以顯示為單一值,只具有單一的術語標籤 (範例:雪梨) ,或具有該詞 & 其父項的完整階層式路徑 (範例:地理位置:澳洲:雪梨)  

允許使用者輸入新值 啟用此選項將允許使用者新增字詞到字詞集。 請注意,只有在將期限設定指定為開放供使用者供稿時,才能使用此選項。 

允許多個值  選取此選項可讓資料行包含多個值。 請注意,啟用這項功能會防止排序清單視圖中的資料。  

有關什麼是受管理的中繼資料及如何使用它,請參閱受管理的中繼資料簡介。 

附註: 管理中繼資料選項目前正在推出給目標發行客戶,部分使用者可能無法使用。

附註: 您可以在清單文件庫中 新增、變更、顯示/隱藏或刪除欄,以及從 SharePoint中的頁面 或網站 建立或刪除#x0。 有關管理包含許多專案的清單或文件庫詳細資訊,請參閱在 SharePoint 中管理大型清單和文檔SharePoint。

從下列其中一個SharePoint選取您流覽的視圖:

欄可協助建立清單或文件庫中專案有意義的視圖。 您可以使用欄來排序、分組及篩選項目,也可以自動計算專案的資料,並顯示這些計算的結果。 欄也能夠指定當某人將專案新增到清單或文件庫時,應該輸入哪些專案相關資訊。 新增專案時,會出現表單,並提供欄位和選項以輸入資訊。 當您建立清單或文件庫時,會自動建立特定欄,例如標題或修改者。 您可以建立其他欄來滿足您的需求。 您建立欄會決定該表單中會出現哪些欄位和選項,以及可新加到清單或文件庫的視圖的欄。

當您建立欄時,您可以指定您想要的欄類型。 在某些情況下,您也可以為現有的資料行選擇不同的欄類型,但這取決於該欄中目前儲存的資料種類和數量。 變更現有欄的欄類型可能會損壞已儲存在該欄中的資料。 基於這些原因,在建立資料行之前,必須決定要儲存的資料類型。 決定您想要的欄類型時,請考慮下列事項:

  • 您想要儲存哪種資料? 只有字母? 僅提供數位? 已格式化的文字? 例如,您無法將字母儲存在數位 欄中 。 瞭解您想要儲存的資料類型是選擇最適當的欄類型的第一個步驟。

  • 您想要將資料用於財務計算嗎? 如果是這樣,則 貨幣 欄類型是最佳選項。

  • 您想要將資料用於數學計算嗎? 這些計算必須有多精確? 您可以在數位或 貨幣資料行計算資料, 但不能計算 文字 欄。 此外,貨幣 欄中的計算最 精確。

  • 您想要如何排序欄中的資料? 在文字欄中,數位會排序為字元字串 (1、10、100、2、20、200) ,而不是數值。 若要將數位排序為數值,請使用數位或貨幣欄。 此外,如果許多日期格式儲存在文字欄中,則 無法正確排序 。 若要確保正確排序日期,請使用 日期和時間 欄。

  • 您想要確保人員在欄中輸入資訊嗎? 如果是這樣,您可以指定資料行為必填專案,而人員無法新增專案,而不需要輸入資訊。

用來在單行中收集和顯示少量未格式化的文字,包括:

  • 只有文字,例如名字、姓氏或部門名稱

  • 文字和數位的組合,例如街地道道位址或帳戶號碼

  • 未用於計算的數位,例如員工識別碼、電話號碼、郵遞區號或零件編號

單行文字欄最多可在一行中顯示 255 個字元。 如果您要為清單或文件庫建立欄,並想要一次顯示格式化文字或多行文字,請建立多行 文字 欄。 您可以將現有的單文字欄變更為多行文字欄,而不會失去已儲存在該欄中的任何資料。

您可以用以下方式 自訂單行 文字欄:

  • 指派字元限制    設定您想要的字元數上限 ,以限制 字元數。 例如,如果欄儲存五位數的員工識別碼,您可以使用此功能協助確保人員只輸入五個字元。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定文字,同時也允許使用者在需要時輸入不同的文字。 當您設定 預設值時,除非使用者需要變更預設值,否則您可以接受預設值,以更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與大多數專案的特定公司合作,您可以輸入公司名稱做為預設值。 因此,當新專案新加入清單時,公司名稱會自動顯示,而小組成員則不需要輸入名稱。

    預設值可以是您指定的文字,或稱為計算值的計算結果。 當您想要自動顯示特定文字時,計算值會很有説明,但文字可能會依據專案新增者、專案新增時間或其他原因而有所差異。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定文字做為預設值。 公式可以依據其他資料行或系統函數中的資訊來計算值,例如 [today],以表示目前日期,或 [me],以顯示新增或變更專案的人名

用於清單或文件庫,以收集及顯示格式化的文字,或多行冗長的文字和數位,例如專案描述。 多 文字欄最多可儲存 63,999 個字元,而且您可以指定在使用者輸入專案相關資訊時要顯示的文字行數。 當您在清單或文件庫中查看欄時,此類型的欄會顯示所有文字。

您可以用以下方式 自訂 多行文字欄:

  • 指派顯示限制    使用編輯的行數設定,限制人員輸入專案相關資訊時 出現的行數 。 例如,如果欄儲存有關日曆事件的冗長筆記,您可以選擇顯示十行文字。 這可方便人員輸入資訊,因為他們可以輕鬆查看所有輸入的文字。 相反地,如果欄只儲存關於事件的一或兩個句子,您可能會選擇只顯示兩行或三行文字。

    如果您指派顯示限制,不會限制欄出現在清單中時顯示的文字量。 為專案輸入的所有文字會顯示在欄中。

  • 啟用   停用文字格式設定 (僅適用于清單) 使用增強型的豐富文字 (包含圖片、表格和超連結的豐富文字) 可設定使用者是否可以將格式設定套用為粗體、斜體或色彩至文字。 如果已停用,清單將不支援任何格式選項;如果已啟用,清單會支援基本格式,例如粗體、斜體、點符或編號清單、彩色文字和背景色彩,以及超連結、圖片和表格。

  • 新增變更 (僅適用于   清單) 如果清單已啟用 版本設定 ,將變更新增到現有文字會指定人員是否可以新增專案的新文字,而不取代該專案的任何現有文字。 如果您選擇不附加變更,專案的新文字會取代欄中該專案的任何現有文字。 如果您選擇附加變更,使用者可以輸入專案的其他資訊,同時檢視先前輸入的文字,以及輸入文字的日期和時間。 當在清單中查看時 ,而不是以專案表單中的欄位的形式,欄會顯示超連結 [查看專案,而不是文字,而且人員可以按一下超連結以查看該專案欄中儲存的所有資訊。

    重要: 如果您在建立欄之後關閉此選項,則除了最近輸入專案之外的所有資訊都將被刪除。

新增來自您或Bing 地圖服務目錄中的豐富位置資料。 位置欄提供其他欄,可篩選、排序及搜尋相關資訊,包括街地道址、城市、省/市、國家/地區、郵遞區號、座標或名稱。

用來儲存不是貨幣值的數值。

提示數位或貨幣欄

數位和貨幣欄類型都儲存數值。 使用 數位 欄儲存數位資料,以用於非財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用 貨幣 欄來儲存數值資料,進行財務計算,或當您不希望在計算中輸入四分位數時。 與 數位欄 不同, 貨幣 欄在小數點左邊是 15 位數,右邊是 4 位數。 數位和貨幣欄類型都提供預先定義的格式,可決定資料的顯示方式。

您可以用以下 方式自訂數位 欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的數位範圍。 例如,如果欄以百分比儲存任務已完成的作業量,您可以將零指定為最小值,將百分比指定為最大值。 同樣地,如果欄儲存活動的出席者人數,而您想要將出席者限制為特定數位,您可以輸入出席者人數上限作為最大值。

  • 包含小數位數    指定數位是否包含小數位數和要儲存的小數位數。 如果欄可能需要儲存超過五個小數位數的數位,您可以選擇選取要包含的小數位數時自動。 如果 資料行儲存計算結果,而且您希望結果盡可能精確,則自動也是不錯的選擇。 不過,如果您想要確保欄中的所有值都有相同的小數位數,建議將小數位數限制為零、只針對全數位,或將小數位數限制為 5。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,會自動顯示特定數位,同時也允許使用者在需要時輸入不同的數位。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存每個團隊成員擁有的電腦數目,且每個團隊成員至少有一部電腦,請輸入 1 做為預設值。 因此, 當新增 專案到清單中時,1 會自動顯示,而小組成員則不需要輸入數位。

    預設值可以是您指定的數位,或稱為計算值的計算結果。 當您想要自動顯示特定數位時,計算值會很有説明,但數位可能會依據專案新增者、專案新增時間或其他原因而有所差異。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定數位做為預設值。 公式可以依據其他資料行或系統函數的資訊來計算數位。

  • 將數位格式化為百分比    顯示 成百分比 設定可讓您以百分比顯示和儲存數位,當數位用來計算其他值時,該數位會視為百分比。

用來儲存 True/false 或 yes/no 資訊,例如某人是否會參加活動。 當 人員輸入 專案相關資訊時,會以單一核取方塊顯示是/否欄。 若要指出 ,小組成員會選取核取方塊。 若要指出 ,小組成員會清除核取方塊。

/ 否欄中的資料可用於計算其他資料行。 在這些情況下, 會轉換成 1 (1) 的數值, 而 No 會轉換成零 (0) 。

您可以為欄位選擇預設值,以自訂是 / 否欄。 預設值是當某人新增專案時自動出現的選取專案。 如果需要,人員可以選取不同的值。 如果是是/否欄,您可以指定是否自動選取核取方塊,指出是值,或否,表示否值

用來提供可搜尋的人員與群組清單,使用者可以從中選擇何時新增或編輯專案。 例如,在工作清單上,名為指派給的人員或群組欄可以提供可指派任務之人員的清單。 清單的內容取決於網站 SharePoint 目錄服務和群組的組。 若要自訂清單的內容,您可能需要與系統管理員聯繫。

您可以用以下方式自訂人員 或群組 欄:

  • 允許多個選取專案    允許人員選取他們喜歡的選項數目,或將選取範圍數限制為只有一個選項。

  • 包含或排除人員群組    指定清單是否只包含個別人員,或另外包含電子郵件通訊群組清單 SharePoint 群組。 例如,在工作清單中,您可能只想包含個別人員,以確保特定人員負責每項工作。 在 Projects 清單中,您可能會想要包含電子郵件通訊群組清單 SharePoint 群組,以確保團隊與每個專案相關聯。

附註: 新式瀏覽器中無法顯示目前狀態 ,之前 (名稱 ) 目前狀態 。 貴組織可能會按照在檔案模式中顯示傳統SharePoint網站中的步驟,選擇Internet Explorer 10目前狀態

用來儲存日曆日期,或同時儲存日期和時間。 日期格式會因網站的地區設定而不同。 如果沒有您想要的格式,請要求系統管理員為網站新增適當區域的支援。

您可以用以下方式 自訂 日期和時間欄:

  • 只包含日期,或同時包含日期和時間    指定您想要只包含日曆日期,還是同時包含一天的日曆日期和時間。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,會自動顯示特定的日期或時間,同時也允許使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存發生支出的日期,且大部分支出都發生于會計年度的第一天,您可以將會計年度的第一天指定為預設值。 因此,當新增專案加入清單時,該日期會自動顯示,而小組成員則不需要輸入日期。

    預設值可以是您指定的值、專案新加到清單或文件庫的日期,或計算的結果 ,稱為計算值。 當您想要自動顯示特定日期或時間,但日期或時間可能會因專案而異時,計算值會很有説明。 若要使用計算值,請輸入公式做為預設值。 公式可以依據 [today] 等其他資料行或系統函數的資訊來計算值,以表示目前日期。 例如,如果您希望欄顯示目前日期之後 30 天的日期,在 [計算值] 方塊中輸入方體 =[TODAY]+30。

用來讓人員從您提供的選項清單中選擇。 當您想要確保欄中的所有資料一致時,此欄類型是理想的選擇,因為您可以限制儲存在欄中的值。

您可以用以下方式自訂 選項 欄:

  • 定義選項清單    提供使用者可以選擇的確切值清單。 若要提供此清單,請將選擇方塊中的範例文字取代為您想要的值。 在個別行輸入每個值。 若要開始新的一行,請按 ENTER。

  • 啟用其他自訂選項    若要允許使用者輸入選項清單中未包含的值,請開啟可以 手動新增值。 如果您不知道使用者需要輸入的所有專案值,那麼這麼做是一個好辦法。 如果您偏好使用者只使用您指定的值,請關閉 可以 手動新增值

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動選取特定值,同時也允許使用者在需要時選擇不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與大多數專案的特定公司合作,您可以輸入公司名稱做為預設值。 因此,當新專案新加入清單時,公司名稱會自動顯示,而小組成員則不需要選擇名稱。

    預設值可以是您指定的值,或稱為計算值的計算結果。 當您想要自動在欄中顯示特定文字時,計算值會很有説明,但文字可能會依據專案新增者、專案新增時間或其他原因而有所差異。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定文字做為預設值。 公式可以依據 [today] 等其他資料行或系統函數的資訊來計算值,以表示目前日期,或 [me],以顯示新增或變更專案的人名。

    從下拉式功能表中,選取您想要顯示的預設選項,或選取 None, 將預設選項留白。

  • 選擇顯示格式    透過下拉式功能表或選項按鈕顯示選項。 首先,選取 更多選項,然後在使用顯示 選項下,選取您偏好的格式。

新式體驗中的選項欄

用來儲存網頁、圖形或其他資源的超連結。

超連結 會儲存網頁 (圖形) 資源之統一資源定位器 URL。 視您選擇的顯示格式不同,它會顯示可按一下以存取資源的超連結,或圖形而非圖形檔案的 URL。

當使用者新增清單專案的超連結時,他們必須輸入出現在欄中的 URL 和描述性文字。 如果 URL 適用于圖形檔案 ,例如 HTTP://www.example.com/image.gif,則他們可以選擇輸入圖形的描述性替代文字,該文字會顯示在瀏覽器中關閉圖形或仰賴螢幕閱讀軟體將螢幕上的圖形轉換成口語文字。

用來儲存貨幣值。

提示數位或貨幣欄

數位和貨幣欄類型都儲存數值。 使用 數位 欄儲存數位資料,以用於非財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用 貨幣 欄來儲存數值資料,進行財務計算,或當您不希望在計算中輸入四分位數時。 與 數位欄 不同, 貨幣 欄在小數點左邊是 15 位數,右邊是 4 位數。 數位和貨幣欄類型都提供預先定義的格式,可決定資料的顯示方式。

您可以用以下 方式自訂貨幣 欄:

  • 指定允許的最小值和最大值    限制使用者可以輸入的貨幣值範圍。 例如,如果欄儲存報告事件的費用,而貴組織將報表限制于特定範圍內的金額,您可以將這些限制指定為最小值和最大值。

  • 包含小數位數    指定值是否包含小數位數和要儲存的小數位數。 對於貨幣值,您可以選擇兩個小數位數,或者,如果您只希望儲存四進制值,可以選擇零。 對於需要高精確度的計算中使用的非金錢值,您可以選擇將小數位數限制為零到五,或者,若要更精確地計算,請選擇自動,以針對計算結果自動使用適當的小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,會自動顯示特定值,同時也允許使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存設定新帳戶所發生的支出,而且所有新帳戶的費用通常相同,您可以將該金額指定為預設值。 因此,當新增專案加入清單時,該值會自動顯示,而小組成員則不需要輸入數位。

    預設值可以是您指定的值,或稱為計算值的計算結果。 當您想要自動顯示特定值時,計算值會很有説明,但該值可能會因專案、新增專案者、專案新增時間或其他原因而有所差異。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定文字做為預設值。 公式可以依據其他資料行或系統函數的資訊來計算值。

  • 選擇貨幣格式    選取資料行的特定貨幣格式,以確保欄中的所有值都是以相同的貨幣為基礎。 下拉式方塊提供超過 100 個國家/地區選項,因此您可以指定大部分當地格式的貨幣。

用於從裝置新增單一影像檔案至清單或文件庫中的專案。

在清單或文件庫中新增影像欄之後,您可以:

  • 使用清單或文件庫表單新增影像。 例如,在螢幕擷取畫面下方的 裝置相片 是影像欄。

    影像欄新增專案
  • 在檢視表單中的專案或檔案屬性時,選取編輯 (鉛筆) 圖示或刪除垃圾 (圖示,即可檢視、取代) 影像。

    圖像欄的查看、取代或刪除

使用此欄類型可讓網站使用者從一組特定的受管理字詞中選取值,並套用這些值至其內容。 使用者可以建立並設定 Managed Metadata 資料行,以與現有的字詞組或術語進行連結,或者也可以為受管理的中繼資料欄建立一組新的字詞組。

受管理的中繼資料欄具有數種獨特的功能和特性,可協助使用者選取及將字詞用於內容,例如支援「類型前」,以及支援字詞、描述、同字及多語言值的解說。

受管理的中繼資料欄可促進跨網站中繼資料的一致使用,因為它們會為使用者提供可適用于其內容的字詞清單。

這些條款來自字詞庫系統管理員或其他具有管理字詞許可權之人員在字詞庫管理工具中集中管理的字片語。 每當特定受管理的中繼資料欄所綁定的字詞集更新時,更新的字詞就會自動提供給任何可用受管理中繼資料欄的使用者。

您可以用下列方式自訂受管理的中繼資料欄:

建立欄1

選取一組或多個片語 – 指定包含要與本欄建立關聯之所需值的片語。  

找到片語時,按一下該片語以選取要顯示在欄中的第一層階層。 只有在使用者選取值時,您所選之詞下方的層級才能顯示。 

顯示預設值: 當某人新增專案時,系統會自動選取特定值,同時允許人員在需要時選取不同的字詞。  

預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果與欄相關聯的術語組代表貴組織經營的各種地理位置,而且有一個與此清單或文件庫中的內容相關的主要位置術語,您可以選取該詞做為預設值。 因此,當新增專案至清單或文件庫時,會自動選取該位置術語,而使用者不需要選取位置,除非位置不同。 

選擇顯示格式從片語選取的值可以顯示為單一值,只顯示單一值 (例如:Sydney) ,或是其父項 & 的完整階層式路徑 (範例:地理位置:澳洲:雪梨)  

允許使用者輸入新值- 啟用此選項將允許使用者在字詞集新增字詞。 請注意,只有在指定供使用者供稿使用這個字詞組時,才能使用此選項。 

允許多個值– 選取此選項可讓資料行包含多個值。 請注意,啟用這項功能會防止排序清單視圖中的資料。  

有關什麼是受管理的中繼資料及如何使用它,請參閱受管理的中繼資料簡介。 

附註: 管理中繼資料選項目前正在推出給目標發行客戶,部分使用者可能無法使用。

欄可協助建立清單或文件庫中專案有意義的視圖。 您可以使用欄來排序、分組及篩選項目,也可以自動計算專案資料並顯示這些計算的結果。 欄也能夠指定當某人將專案新增到清單或文件庫時,應該輸入哪些專案相關資訊。 新增專案時,會出現表單,並提供欄位和選項以輸入資訊。 當您建立清單或文件庫時,會自動建立特定欄,例如標題和修改者。 您可以建立其他欄來滿足您的需求。 您建立欄會決定該表單中會出現哪些欄位和選項,以及可新加到清單或文件庫的視圖的欄。

當您建立欄時,您可以指定您想要的欄類型。 在某些情況下,您也可以為現有的資料行選擇不同的欄類型,但這取決於該欄中目前儲存的資料種類和數量。 變更現有欄的欄類型可能會損壞已儲存在該欄中的資料。 基於這些原因,在建立資料行之前,必須決定要儲存的資料類型。 決定您想要的欄類型時,請考慮下列事項:

  • 您想要儲存哪種資料? 只有字母? 僅提供數位? 已格式化的文字? 例如,您無法將字母儲存在數位 欄中 。 瞭解您想要儲存的資料類型是選擇最適當的欄類型的第一個步驟。

  • 您想要將資料用於財務計算嗎? 如果是這樣,則 貨幣 欄類型是最佳選項。

  • 您想要將資料用於數學計算嗎? 這些計算必須有多精確? 您可以在數位或貨幣資料 計算資料, 但不能計算 文字 欄。 此外,貨幣 欄中的計算最 精確。

  • 您想要如何排序欄中的資料? 在文字欄中,數位會以字元字串 (1、10、100、2、20、200 等) ,而不是數值。 若要將數位排序為數值,請使用數位或貨幣欄。 此外,如果許多日期格式儲存在文字欄中,則 無法正確排序 。 若要確保正確排序日期,請使用 日期和時間 欄。

  • 您想要確保人員在欄中輸入資訊嗎? 如果是這樣,您可以指定資料行為必填專案,而人員無法新增專案,而不需要輸入資訊。

使用此欄欄位類型,在單行中收集和顯示少量未格式化的文字,包括:

  • 只有文字,例如名字、姓氏或部門名稱

  • 文字和數位的組合,例如街地道道位址或帳戶號碼

  • 未用於計算的數位,例如員工識別碼、電話號碼、郵遞區號或零件編號

單行文字欄會在單行顯示 255 個字元。 如果您要為清單或文件庫建立欄,並想要一次顯示格式化文字或多行文字,請建立多行 文字 欄。 您可以將現有的單文字欄變更為多行文字欄,而不會失去已儲存在該欄中的任何資料。

您可以用以下方式 自訂單行 文字欄:

  • 指派字元限制    設定您想要的字元數上限 ,以限制 字元數。 例如,如果欄儲存五位數的員工識別碼,您可以使用此功能協助確保人員只輸入五個字元。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定文字,同時也允許使用者在需要時輸入不同的文字。 當您設定 預設值時,除非使用者需要變更預設值,否則您可以接受預設值,以更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與大多數專案的特定公司合作,您可以輸入公司名稱做為預設值。 因此,當新專案新加入清單時,公司名稱會自動顯示,而小組成員則不需要輸入名稱。

    預設值可以是您指定的文字,或稱為計算值的計算結果。 當您想要自動顯示特定文字時,計算值會很有説明,但文字可能會依據專案新增者、專案新增時間或其他原因而有所差異。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定文字做為預設值。 公式可以依據其他資料行或系統函數中的資訊來計算值,例如 [today],以表示目前日期,或 [me],以顯示新增或變更專案的人名

    單行文字欄的選項

在清單或文件庫中使用此欄欄位類型,以收集並顯示格式化文字或多行冗長的文字和數位,例如專案描述。 多 文字欄最多可儲存 63,999 個字元,而且您可以指定在使用者輸入專案相關資訊時要顯示的文字行數。 當您在清單或文件庫中查看欄時,此類型的欄會顯示所有文字。

您可以用以下方式 自訂 多行文字欄:

  • 指派顯示限制    使用編輯的行數設定,限制人員輸入專案相關資訊時 出現的行數 。 例如,如果欄儲存有關日曆事件的冗長筆記,您可以選擇顯示十行文字。 這可方便人員輸入資訊,因為他們可以輕鬆查看所有輸入的文字。 相反地,如果欄只儲存關於事件的一或兩個句子,您可能會選擇只顯示兩行或三行文字。

    如果您指派顯示限制,不會限制欄出現在清單中時顯示的文字量。 專案輸入的所有文字會顯示在欄中。

  • 允許無限    長度 (只在文件庫中) 在文件庫中使用多行文字時,您可以指定欄位的長度沒有限制。

  • 啟用或   停用文字格式設定 (僅適用于清單) 指定文字類型以允許設定使用者是否可以將格式設定套用至文字,例如粗體、斜體或色彩。 有兩個選項: 純文字,不支援任何格式選項;或 增強的豐富文字,支援基本格式,例如粗體、斜體、點符或編號清單、彩色文字和背景色彩。 它也有超連結、圖片和表格的其他選項。

  • 新增變更 (僅適用于   清單) 如果清單已啟用 版本設定 ,將變更新增到現有文字會指定人員是否可以新增專案的新文字,而不取代該專案的任何現有文字。 如果您選擇不附加變更,專案的新文字會取代欄中該專案的任何現有文字。 如果您選擇附加變更,使用者可以輸入專案的其他資訊,同時檢視先前輸入的文字,以及輸入文字的日期和時間。 當在清單中查看時 ,而不是以專案表單中的欄位的形式,欄會顯示超連結 [查看專案,而不是文字,而且人員可以按一下超連結以查看該專案欄中儲存的所有資訊。

    重要: 如果您在建立欄之後關閉此選項,則除了最近輸入專案之外的所有資訊都將被刪除。

文字欄的多重正弦值選項

設定清單

文件庫的多行欄文字

設定文件庫的

使用此欄欄位類型,讓人員從您提供的選項清單中選擇。 當您想要確保欄中的所有資料一致時,此欄類型是理想的選擇,因為您可以限制儲存在欄中的值。

提示: 若要將欄中的值限制為只儲存于網站中的值,請使用 Lookup 欄,而不是 選項 欄。 您可以在本文稍後深入瞭解 Lookup 欄。

您可以用以下方式自訂 選項 欄:

  • 定義選項清單    提供使用者可以選擇的確切值清單。 若要提供此清單,請將個別行框中的輸入每個選項中的範例文字取代為您想要的值。 在個別行輸入每個值。 若要開始新的一行,請按 ENTER。

  • 選擇顯示格式    允許多個選取專案,但不含核取方塊或單一選取專案。 請注意, SharePoint 只會以傳統模式顯示選項按鈕 SharePoint。

  • 啟用其他自訂選項    若要允許人員輸入選項清單中未包含的值,請開啟 填入 選項。 如果您不知道使用者需要輸入的所有專案值,那麼這麼做是一個好辦法。 如果您偏好讓人員只使用您指定的值,請關閉 填入選項

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動選取特定值,同時也允許使用者在需要時選擇不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與大多數專案的特定公司合作,您可以輸入公司名稱做為預設值。 因此,當新專案新加入清單時,公司名稱會自動顯示,而小組成員則不需要選擇名稱。

    預設值可以是您指定的值,或稱為計算值的計算結果。 當您想要自動在欄中顯示特定文字時,計算值會很有説明,但文字可能會依據專案新增者、專案新增時間或其他原因而有所差異。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定文字做為預設值。 公式可以依據 [today] 等其他資料行或系統函數的資訊來計算值,以表示目前日期,或 [me],以顯示新增或變更專案的人名。

選項欄的選項

使用此欄欄位類型可儲存不是貨幣值的數值。

提示數位或貨幣欄

數位和貨幣欄類型都儲存數值。 使用 數位 欄儲存數位資料,以用於非財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用 貨幣 欄來儲存數值資料,進行財務計算,或當您不希望在計算中輸入四分位數時。 與 數位欄 不同, 貨幣 欄在小數點左邊是 15 位數,右邊是 4 位數。 數位和貨幣欄類型都提供預先定義的格式,可決定資料的顯示方式。

您可以用以下 方式自訂數位 欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的數位範圍。 例如,如果欄以百分比儲存任務已完成的作業量,您可以將零指定為最小值,將百分比指定為最大值。 同樣地,如果欄儲存活動的出席者人數,而您想要將出席者限制為特定數位,您可以輸入出席者人數上限作為最大值。

  • 包含小數位數    指定數位是否包含小數位數和要儲存的小數位數。 如果欄可能需要儲存超過五個小數位數的數位,您可以選擇選取要包含的小數位數時自動。 如果 資料行儲存計算結果,而且您希望結果盡可能精確,則自動也是不錯的選擇。 不過,如果您想要確保欄中的所有值都有相同的小數位數,建議將小數位數限制為零、只針對全數位,或將小數位數限制為 5。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,會自動顯示特定數位,同時也允許使用者在需要時輸入不同的數位。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存每個團隊成員擁有的電腦數目,且每個團隊成員至少有一部電腦,請輸入 1 做為預設值。 因此, 當新增 專案到清單中時,1 會自動顯示,而小組成員則不需要輸入數位。

    預設值可以是您指定的數位,或稱為計算值的計算結果。 當您想要自動顯示特定數位時,計算值會很有説明,但數位可能會依據專案新增者、專案新增時間或其他原因而有所差異。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定數位做為預設值。 公式可以依據其他資料行或系統函數的資訊來計算數位。

  • 將數位格式化為百分比    顯示 成百分比 設定可讓您以百分比顯示和儲存數位,當數位用來計算其他值時,該數位會視為百分比。

數值欄的選項

使用此欄欄位類型來儲存貨幣值。

提示數位或貨幣欄

數位和貨幣欄類型都儲存數值。 使用 數位 欄儲存數位資料,進行非財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用 貨幣 欄來儲存數值資料,進行財務計算,或當您不希望在計算中輸入四分位數時。 與 數位欄 不同, 貨幣 欄在小數點左邊是 15 位數,右邊是 4 位數。 數位和貨幣欄類型都提供預先定義的格式,可決定資料的顯示方式。

貨幣欄的選項

您可以用以下 方式自訂貨幣 欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的貨幣值範圍。 例如,如果欄儲存報告事件的費用,而貴組織將報表限制于特定範圍內的金額,您可以將這些限制指定為最小值和最大值。

  • 包含小數位數    指定值是否包含小數位數和要儲存的小數位數。 對於貨幣值,您可以選擇兩個小數位數,或者,如果您只希望儲存四進制值,可以選擇零。 對於需要高精確度的計算中使用的非金錢值,您可以選擇將小數位數限制為零到五,或者,若要更精確地計算,請選擇自動,以針對計算結果自動使用適當的小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,會自動顯示特定值,同時也允許使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存設定新帳戶所發生的支出,而且所有新帳戶的費用通常相同,您可以將該金額指定為預設值。 因此,當新增專案加入清單時,該值會自動顯示,而小組成員則不需要輸入數位。

    預設值可以是您指定的值,或稱為計算值的計算結果。 當您想要自動顯示特定值時,計算值會很有説明,但該值可能會因專案、新增專案者、專案新增時間或其他原因而有所差異。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定文字做為預設值。 公式可以依據其他資料行或系統函數的資訊來計算值。

  • 選擇貨幣格式    選取資料行的特定貨幣格式,以確保欄中的所有值都是以相同的貨幣為基礎。 下拉式方塊提供超過 100 個國家/地區選項,因此您可以指定大部分當地格式的貨幣。

使用此欄欄位類型來儲存日曆日期,或同時儲存日期和時間。 日期格式會因網站的地區設定而不同。 如果沒有您想要的格式,請要求系統管理員為網站新增適當區域的支援。

您可以用以下方式 自訂 日期和時間欄:

  • 只包含日期,或同時包含日期和時間    指定您想要只包含日曆日期,還是同時包含一天的日曆日期和時間。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,會自動顯示特定的日期或時間,同時也允許使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄儲存發生支出的日期,且大部分支出都發生于會計年度的第一天,您可以將會計年度的第一天指定為預設值。 因此,當新增專案加入清單時,該日期會自動顯示,而小組成員則不需要輸入日期。

    預設值可以是您指定的值、專案新加到清單或文件庫的日期,或計算的結果 ,稱為計算值。 當您想要自動顯示特定日期或時間,但日期或時間可能會因專案而異時,計算值會很有説明。 若要使用計算值,請輸入公式做為預設值。 公式可以依據 [today] 等其他資料行或系統函數的資訊來計算值,以表示目前日期。 例如,如果您希望欄顯示目前日期之後 30 天的日期,在 [計算值] 方塊中輸入方體 =[TODAY]+30。

日期時間欄的選項

使用此欄欄位類型,讓人員根據網站中已儲存的資訊來選擇值。 例如,如果您希望欄儲存指派員工的客戶帳戶名稱,且帳戶清單必須僅限於網站上的客戶帳戶清單,您可以建立一個顯示客戶帳戶清單中的名稱的檢查欄。 視您是否允許人員選取多個值 ,Lookup 欄中的選項清單會顯示在展開的方塊中,稱為下拉式功能表或清單方塊。

您可以用以下方式 自訂 Lookup 欄:

  • 選擇尋找值的來源    指定您網站上包含要儲存在欄中的值的清單、文件庫或討論區。 來源不能是 子網站、 工作區網站Wiki 或部落格。 指定您想要的清單、文件庫或討論區之後,您可以指定該清單、文件庫或討論區中的哪個欄包含您希望人員選擇的值。

  • 允許多個選取專案    允許人員選擇他們喜歡的值數目,或限制他們只能選擇一個值的值數目。 如果使用者可以選擇多個值,所有值會顯示在欄中,以分號分隔 (;) 。

  • 選擇要顯示的欄    您可以新增一或多個欄以顯示此欄類型的特定域值。

[尋找欄選擇圖》 對話方塊

使用此欄欄位類型可儲存 True/false 或 yes/no 資訊,例如某人是否會參加活動。 當 人員輸入 專案相關資訊時,會以單一核取方塊顯示是/否欄。 若要指出 ,小組成員會選取核取方塊。 若要指出 ,小組成員會清除核取方塊。

/ 否欄中的資料可用於計算其他資料行。 在這些情況下, 會轉換成 1 (1) 的數值, 而 No 會轉換成零 (0) 。

您可以為欄位選擇預設值,以自訂是 / 否欄。 預設值是當某人新增專案時自動出現的選取專案。 如果需要,人員可以選取不同的值。 如果是是/否欄,您可以指定是否自動選取核取方塊,指出是值,或否,表示否值

是/否欄的選項

使用此欄欄位類型提供可搜尋的人員與群組清單,使用者可以從中選擇何時新增或編輯專案。 例如,在工作清單上,名為指派給的人員或群組欄可以提供可指派任務之人員的清單。 清單的內容取決於網站 SharePoint 目錄服務和群組的組。 若要自訂清單的內容,您可能需要與系統管理員聯繫。

您可以用以下方式自訂人員 或群組 欄:

  • 允許多個選取專案    允許人員選取他們喜歡的選項數目,或將選取範圍數限制為只有一個選項。

  • 包含或排除人員群組    指定清單是否只包含個別人員,或另外包含電子郵件通訊群組清單 SharePoint 群組。 例如,在工作清單中,您可能只想包含個別人員,以確保特定人員負責每項工作。 在 Projects 清單中,您可能會想要包含電子郵件通訊群組清單 SharePoint 群組,以確保團隊與每個專案相關聯。

  • 僅將清單限制為網站使用者    指定清單是否包含目錄服務中所有的人員與群組,或只包含那些擁有網站存取權的人和群組, SharePoint 群組。

  • 指定要顯示的資訊    選擇您想要顯示有關人員或群組的資訊。 例如,在大型組織的連絡人清單中,您可以選擇顯示人員的名稱、圖片和詳細資料,例如技能和專長。 在小型團隊的連絡人清單中,您可以選擇只顯示人員的名稱或電子郵件地址。

附註: 新式瀏覽器中無法顯示目前狀態 ,之前 (名稱 ) 目前狀態 。 貴組織可能會按照在檔案模式中顯示傳統SharePoint網站中的步驟,選擇Internet Explorer 10目前狀態

使用此欄欄位類型可儲存網頁超連結,或在內部網路或網際網路上顯示圖形。

超連結 或圖片 欄會儲存網頁 (圖形) 資源之統一資源定位器 URL。 視您選擇的顯示格式不同,它會顯示可按一下以存取資源的超連結,或圖形而非圖形檔案的 URL。

若要將 URL 顯示為超連結,請選取 超連結 格式。 當人員輸入專案相關資訊時,他們可以輸入出現在欄中的 URL 和描述性文字,而不是 URL。 若要顯示圖形,請選取圖片格式,而不是圖形檔案的URL。 當使用者輸入專案相關資訊時,他們必須輸入圖形檔案的完整 URL ,例如 HTTP://www.example.com/image.gif,而且可以選擇輸入圖形的描述性替代文字,這些文字會顯示在瀏覽器中關閉圖形或仰賴螢幕閱讀軟體將螢幕上的圖形轉換成口語文字。

圖片/超連結欄選項

使用此欄欄位類型來顯示僅根據清單或文件庫中其他欄計算結果的資訊。 例如,使用 =[quantity] * [專案價格] 來計算總價。

當您將計算結果欄新增到清單或文件庫時,會建立包含運算子的公式,例如減法 (-) ,以及新增 (+) 、函數、特定值及其他資料行的參照。 公式可以計算日期和時間、執行數學方程式,或操作文字。 例如,在 [工作] 清單中,您可以使用此類型的欄,根據 [開始日期] 和 [完成日期] 欄 (=[日期完成]-[開始日期]) 來計算完成每項工作所需的日曆天數。 在連絡人清單中,您可以使用 [計算]欄來合併連絡人的名字和姓氏,然後根據 [名字] 和 [姓氏] 欄 (=[名字]&" "&[姓氏]) 來分隔連絡人。 請注意,計算欄中的公式只能參照同一個清單或文件庫中的其他資料行。

除了輸入計算公式之外,您還可以指定要計算返回的資料類型,以及如何儲存及顯示該資料。 若要深入瞭解每種資料類型,請參閱本文的適當一節。

有關要用於計算欄位之公式和函數的更多資訊,請參閱清單的常見公式SharePoint範例。 本文包含許多常見的公式,以及可用來在 SharePoint中使用之所有函數的描述#x0。

計算結果欄選項

使用此欄為使用任務工作流程時,為核准者建立其他選擇。

工作工作流程通常只會提供核准或拒絕的結果,限制處理專案或檔的方式。 您可能需要將工作指派給其他人,或將工作交還給提交者以瞭解更多資訊。 您可以使用工作結果欄提供選項欄欄位,讓您選取不同的完成準則選項。 例如,您可以要求對專案進行說明,或指派專案給某人,讓核准者在工作流程中擁有更大的彈性。

任務結果欄選項

當您在選項欄位中輸入選項時,任務結果欄與選項欄位類似。 您可以將個別選項設為預設值,或使用計算值。 若要使用計算值,請輸入公式,而非特定數位做為預設值。 公式可以依據其他資料行或系統函數的資訊來計算數位。 您也可以選擇是否需要欄值,以及讓值在所有專案之間是唯一的。

有關在 SharePoint中使用工作與工作結果的深入教學課程,請參閱使用SharePoint 2013 工作流程使用 Visual Studio 2012

使用此欄顯示來自外部來源的資料,例如 CRM 應用程式、資料庫或試算表。

外部資料欄可讓您連接到外部資料源,以提供資料庫、試算表和 CRM 應用程式等。 例如,與 SAP 或 Microsoft CRM 等商務用應用程式連結時,可以從外部資料源提供可在清單中顯示及使用之最新客戶資訊。 使用外部庫存資料庫,您的清單可以呈現目前的價格、描述或出貨重量,這些重量可用於計算或查詢其他資料行。

外部資料行選項

外部資料必須符合一些先決條件,才能存取外部資料。 這些工作通常是由您的系統管理員完成,而且需要建立帳戶和存取資料的許可權、啟用 商務資料連線安全市集服務

有關建立、更新及重新更新外部資料行的更多資訊,請參閱 在清單或文件庫中建立及更新外部資料欄,或在 Excel Services (SharePoint Server) 中處理外部資料

使用此欄類型可讓網站使用者從一組特定的受管理字詞中選取值,並套用這些值至其內容。 使用者可以建立並設定 Managed Metadata 資料行,以與現有的字詞組或術語進行連結,或者也可以為受管理的中繼資料欄建立一組新的字詞組。 受管理的中繼資料欄具有數種獨特的功能和特性,可協助使用者選取及將字詞用於內容,例如支援「類型前」,以及支援字詞、描述、同字及多語言值的解說。

受管理的中繼資料欄可促進跨網站中繼資料的一致使用,因為它們會為使用者提供可適用于其內容的字詞清單。 這些條款來自字詞庫系統管理員或其他具有管理字詞許可權之人員在字詞庫管理工具中集中管理的字片語。 每當特定受管理的中繼資料欄所綁定的字詞集更新時,更新的字詞就會自動提供給任何可用受管理中繼資料欄的使用者。 您可以用下列方式自訂受管理的中繼資料欄。

管理中繼資料欄的選項

多重值欄位    選取允許 多個值 核取方塊可讓資料行包含多個值。 請注意,啟用這項功能會防止排序清單視圖中的資料。

顯示格式    從片語選取的值可以顯示為單一值或完整階層路徑。

  • 選取欄位 的顯示字詞卷 標核取方塊,以顯示設定為單一值的字詞值。 例如:City。

  • 選取 在欄位中顯示 字詞的整個路徑核取方塊,以顯示設定為完整階層路徑之字詞的值。 例如:位置、洲、國家/地區、城市。

片語設定    顯示企業管理字詞集的字詞,或建立自訂字詞集,以與網站集合中的其他人共用。

  • 使用受管理的字詞組    輸入一或多個以分號分隔的字詞,然後 選取尋找以 篩選選項,只包含包含所需字詞的選項。 找到包含要在此欄中顯示之值清單的字詞組之後,按一下某個單項以選取要顯示在欄中的第一層階層。 當使用者選擇值時,將會看到您選取之詞下方的所有層級。

建立自訂的字詞組    輸入自訂字片語的描述,並直接在提供的方塊中輸入字片語階層,或按一下 [使用字詞集 管理員 編輯以開啟並使用字詞管理工具。

有關受管理的中繼資料詳細資訊,請參閱受管理的 中繼資料簡介。 本文將說明什麼是受管理的中繼資料,以及如何使用它。

附註: 雖然網站集合中的所有使用者都可以使用自訂字詞,但集合中的字詞在關鍵字中Enterprise提供。

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